Skip to main content

Previsibilidade do projeto

A previsibilidade do projeto trata-se de prever com precisão o resultado de um projeto antecipadamente o suficiente para que seja possível identificar pontos problemáticos, tomar ações corretivas e manter o projeto em curso.

Para um portfólio de projetos, a ideia de previsibilidade pode ser expandida para o conjunto de projetos inteiro. Nesse contexto, previsibilidade de projetos trata-se de elevar a consistência e minimizar surpresas entre um grande número de projetos.

Tradicionalmente, quando líderes do setor buscam determinar o sucesso de projetos do portfólio de projetos inteiro, eles focam na variância de resultados. No entanto, a variância não é um fator de previsão confiável, já que mostra apenas a diferença entre custos e cronogramas reais e planejados. (na realidade, variância é até mesmo aceitável em porcentagens menores.)

Ao invés disso, a previsibilidade do projeto foca na pontualidade das informações no ciclo de um projeto – quando mudanças prováveis ao resultado são identificadas.

No setor de engenharia e construção, por exemplo, é estimado que 98% dos megaprojetos excedem o orçamento em mais de 30%. O quanto disso poderia ser evitado ao prever excessos mais cedo e resolvendo-os rapidamente?

Por que a previsibilidade de projetos é importante?

Construir processos e sistemas que melhoram a previsibilidade de projetos é crucial para o sucesso de uma organização de muitas maneiras.

Previsões oportunas fornecem tempo suficiente para corrigir o curso, aumentando a probabilidade de atingir objetivos e reduzir a variância de resultados. A resposta para uma previsão preocupante pode ser a redução do escopo de alguns requisitos, modificar casos de negócios existentes ou até mesmo desistir do projeto. No entanto, quanto mais cedo os líderes seniores tiverem a oportunidade de tomar essas difíceis decisões, melhor para a organização – isso pode levar a economias de custos significativas, bem como a um alto retorno sobre capital empregado (ROCE) e custos de oportunidade economizados.

Outro motivo para a importância da previsibilidade de projetos é a credibilidade organizacional. Atrasos crônicos e excessos de custos podem ter um impacto negativo na percepção da empresa. Especialmente para empreiteiras, quanto piores os danos à reputação, mais difícil será conseguir futuros projetos. Se os problemas continuarem por algum tempo, isso poderá até mesmo reduzir o valor para acionistas e levar à falência de uma organização.

A previsibilidade garante que organizações sejam reconhecidas por sua excelência na execução, e não por apagar incêndios urgentes.

Os pilares da previsibilidade de projeto

Atingir a previsibilidade de projeto requer uma base sólida de melhores práticas. É um processo continuo que requer compromisso a longo prazo, desde executivos seniores até todos os funcionários hierarquia abaixo. Isso também requer incentivos e uma cultura de tomada de decisões baseadas em dados.

Temos aqui os cinco blocos de construção da previsibilidade de projeto:

1. Gerenciamento de portfólio

O objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é identificar a combinação ideal de projetos que possa proporcionar o máximo de valor estratégico à organização.

Para determinar o portfólio certo, projetos são inspecionados minuciosamente, classificados e avaliados para mensurar sua contribuição potencial à organização. Ele também ajuda a compará-los a indicadores passados para chegar a métricas antecipadas da performance do projeto.

Analisar a disponibilidade de recursos é uma parte crucial deste pilar, uma vez que é necessário para compreender a capacidade dos recursos e comparar isso à demanda do portfólio. Dessa maneira, é possível estimar se há bloqueios iminentes durante a execução. Caso os recursos não estejam disponíveis conforme esperado, organizações podem planejar de acordo. Por exemplo, é possível contratar novas pessoas, mover recursos de outros projetos como uma alternativa, considerar um maior orçamento para adquirir novos equipamentos etc.

2. Gerenciamento de projetos e contratos

Aprofundando ainda mais a partir dos portfólios, chegamos ao gerenciamento de projetos e contratos. No contexto da previsibilidade, o foco aqui está em integrar funções de mudanças e riscos ao restante da plataforma de projetos. Este pilar é um reconhecimento de dinâmicas em constante mudança nos projetos e uma evolução das suposições que existiam no início, ao decidir sobre o portfólio. Essas mudanças devem ser abordadas rapidamente para causar o mínimo de impacto sobre projetos em andamento.

Ao gerenciar mudanças, riscos e problemas como parte de uma plataforma tecnológica holística, é possível avaliar automaticamente o impacto sobre a performance e previsões do projeto, logo, responder a eles no ponto mais precoce. Também oferece a oportunidade de conectar dados de projeto em tempo real com métricas de previsibilidade.

3. Controles de projetos e contratos

O objetivo deste pilar é aplicar controles mais rígidos integrando funções de projeto de ponta a ponta, incluindo contabilidade, cronogramas, gerenciamento de recursos, aquisições e orçamentos. Ao invés de utilizar soluções isoladas fragmentadas para cada uma dessas funções, ter uma solução consolidada (abordagem com uma plataforma, um login, um banco de dados) garante que esses dados sejam compartilhados entre diferentes departamentos do projeto e aumente a visibilidade geral.

Utilizar integração nativa e automatizada garante que gerentes de projetos recebam alertas e análises de dados praticamente em tempo real que podem impulsionar ações corretivas em tempo hábil. Além disso, proporciona transparência e promove uma cultura que apoia análises de cenários “e se” e o rastreamento até a causa-raiz de tendências.

4. Gerenciamento de performance

Para derivar um modelo de previsibilidade confiável, é necessário evitar métodos de previsão monolíticos e em cima da hora, em favor de métodos que ajustam constantemente as previsões de maneira regular durante a execução do projeto.

Para conseguir isso, é importante coletar dados de progresso confiáveis de fontes internas e externas em tempo real, reunir e mapeá-los até o impacto real sobre excessos de custos e cronogramas. Esse processo de medição do progresso com múltiplos métodos permite que a fonte certa do progresso seja atribuída ao entregável do projeto.

O outro aspecto do gerenciamento de performance é fornecer métricas no momento certo: antes que seja tarde demais para reagir. Construir ferramentas visuais, tais como painéis, pode ajudar a compartilhar informações com partes interessadas relevantes de maneira contínua.

5. Medição da previsibilidade

Para mensurar a previsibilidade com precisão, projetos devem empregar métricas que proporcionam visibilidade sobre linhas do tempo de previsões. O Construction Industry Institute (CII) recomenda dois índices de previsibilidade: Pontualidade de custo normalizada (NCT) e previsibilidade de custos (CP = NCT * % de desvio de custos). Enquanto a NCT mede a pontualidade da previsão, a CP é uma indicação da precisão das previsões ao considerar o tamanho de variâncias.

Se você criar um gráfico de bolhas cruzando a NCT e a CP, o ideal é estar na extremidade inferior do quadrante com uma NCT baixa (apontando para menos tempo utilizado para prever) e uma CP baixa (menor desvio da previsão). Esses gráficos podem fornecer uma noção definida de como projetos passados e presentes são comparados entre si.

NCT-CP Predictability Metrics in Bubble Chart

A medição da previsibilidade também trata de integrar previsões a incentivos. Isso pode incluir incentivos diretos (tais como bônus de projetos sendo vinculados a relatórios precoces e precisos) e incentivos indiretos (tais como correlacionar a competência e integridade de uma pessoa à alta previsibilidade). Por mais controverso que isso possa ser, incentivos de previsibilidade de projetos tendem a servir como um regulador-chave de comportamentos e propensões humanas, entre as maiores causas de excessos em projetos.

Melhores práticas na previsibilidade de projetos

Apesar da previsibilidade ser um conceito intuitivo, implementá-la no campo pode ser uma enorme tarefa quando organizações executam centenas ou milhares de projetos simultaneamente. Além disso, múltiplos fatores estão em jogo aqui, tais como dependências de recursos, compromissos de clientes, requisitos e orçamentos. Qualquer um desses fatores pode mudar, tornando o processo de previsibilidade inteiro ainda mais complexo.

Aqui estão algumas melhores práticas para ajudar a enfrentar o desafio da previsibilidade:

Estabelecer os cinco pilares da previsibilidade

Uma parte significativa desse processo é fazer os cinco pilares – gerenciamento de portfólio, gerenciamento de projetos e contratos, controles de projetos e contratos, gerenciamento de performance e medição da previsibilidade – funcionarem com eficácia. Como estes são os blocos fundamentais que permitem a previsibilidade, é importante conduzi-los corretamente e integrar dados desses pilares ao ciclo de vida inteiro do projeto.

Promover uma cultura de transparência

Atingir a previsibilidade está intimamente ligado ao fator humano, porque inclui não apenas as pessoas do projeto, como também a cultura organizacional e a estrutura de incentivos construída ao redor de projetos.

Por exemplo, a recompensa da maioria dos projetos ocorre por concluir tarefas dentro do cronograma e do orçamento. Logo, se um lembro de equipe identificar um problema em um estágio a 20% do projeto, ele não terá incentivo para relatar isso nesse ponto. A protensão ao otimismo entra em jogo e ele acredita que poderá, de alguma maneira, concluir o projeto em tempo. Na realidade, a situação piora e o problema é relatado quando o projeto está a 70%, quando é tarde demais para tomar ações corretivas. Relatórios tardios também possuem ramificações negativas potenciais, tais como culpa, microgerenciamento e, talvez, até mesmo uma cultura de equipe tóxica.

Portanto, é importante garantir que os incentivos estejam alinhados à sua abordagem em relação à previsibilidade do projeto. Se o objetivo for descobrir problemas potenciais antecipadamente, incentive divulgações precoces e reforce essa expectativa em reuniões e conversas individuais ao longo do ciclo de vida inteiro do projeto.

Aproveitar índices de previsibilidade

A análise de variância de resultado sozinha não é suficiente para melhorar a previsibilidade do projeto. Como alternativa, o CII introduziu o índice de previsibilidade. Esse índice mede a capacidade de uma equipe de projeto em prever a performance de custos e cronogramas avaliando três competências principais:

  • Pontualidade das previsões
  • Precisão das previsões
  • Desvios na conclusão

Computar essas métricas ajuda organizações a terem uma noção do quão bem seus projetos estão na escala da previsibilidade, porque diz indiretamente o quão bem os projetos estão sendo executados sem excessos.

Utilizar tecnologia como uma capacitadora

A tecnologia pode funcionar como um meio transformativo para a previsibilidade do projeto. No entanto, ela deve ser combinada com outros fatores, tais como pessoas e processos.

De acordo com a KPMG, o elo perdido para transformar a performance de organizações orientadas a projetos é a integração de pessoas, governança e tecnologia. Essa integração pode fazer uma enorme diferença para o sucesso de projetos.

Utilizar uma plataforma de performance de projetos corporativos pode ajudar a apoiar a previsibilidade entre portfólios de projetos e na organização em geral. Por exemplo, considere uma plataforma que contém todos os dados dos cinco pilares e pode computar automaticamente índices de previsibilidade em segundo plano, aplicar múltiplos métodos de previsão e identificar áreas problemáticas que exigem maior investigação.

Organizações podem ser altamente beneficiadas por uma solução que funcione como um centro de dados de projeto unificado, que colete dados de milhares de projetos internos e do setor inteiro ao longo de anos, e utilize esses dados para melhorar a previsibilidade de projetos.

Comparar dados de previsibilidade

A comparação de informações do projeto em relação a um conjunto de dados mais amplo é muito importante para reconhecer problemas e soar alarmes mais cedo. Também é um método útil para mensurar e comparar em relação a outros projetos, regiões, unidades de negócios etc.

No entanto, a comparação não é fácil de implementar porque nem sempre é uma comparação entre iguais quando se trata de projetos diferentes. A maioria das organizações não possui dados suficientes ou a experiência para isso, e as equipes com frequência são relutantes em compartilhar dados.

É com isso que plataformas de performance de projetos corporativos podem ser úteis. Ao oferecer um método otimizado para reunir métricas baseadas em previsibilidade entre organizações, elas são capazes de consolidar e analisar enormes volumes de dados. Elas também possuem a funcionalidade para normalizar dados de métricas para fatores externos, tais como mudanças regulatórias e eventos de risco imprevisíveis.

Desafios comuns para a previsibilidade de projetos

Há várias razões pelas quais projetos possuem uma baixa previsibilidade. Para começar, podemos agrupá-las em dois conjuntos: comportamento humano e design sistêmico.

Comportamento humano

Nesse relatório sobre a melhoria de resultados e previsibilidade de projetos, o CII identificou o comportamento humano como o maior fator contribuinte para excessos de projetos, superando os suspeitos usuais: problemas de planejamento, desenvolvimento de escopo e gerenciamento de projetos.

A propensão ao otimismo, a mentalidade de pessoas que acreditam que excessos de projeto podem, de alguma maneira, ser recuperados em tempo hábil, é um exemplo de como o comportamento humano pode afetar projetos negativamente.

Outra dimensão do comportamento humano é a atenção insuficiente aos detalhes. Isso pode ser traduzido na forma de não atribuir recursos suficientes, gerenciamento de mudanças e riscos insatisfatório ou um foco relapso em processos e controles de projeto. Conforme o tamanho dos projetos aumenta, erros como esses podem tornar-se impossíveis de corrigir ou gerenciar.

Design sistêmico

A relutância em entregar más notícias está ligada à baixa transparência e capacidade de responsabilização em organizações. Isso levanta a pergunta se há sistemas de relatórios fundamentais em vigor, bem como se organizações possuem os processos e sistemas certos para capturar uma única versão da verdade em meio ao caos.

Outro desafio comum é a baixa maturidade organizacional. A baixa maturidade pode estar no uso de uma abordagem básica e simples ao planejamento de projetos, estimativas e gerenciamento de riscos, sem considerar as complexidades do ambiente. Ou, o uso de sistemas e processos isolados em diversos projetos que dificulta para que pessoas comparem métricas com outros departamentos, resultando em dados insuficientes para tomar decisões sensíveis.

Muitos problemas sistêmicos podem ser atribuídos à falta de uma plataforma de performance de projetos corporativos com as ferramentas para consolidar dados e aproveitar performances passadas. Adotar uma plataforma de software como essa pode fornecer um mecanismo para ajustar comportamentos humanos, incentivando equipes a divulgar problemas mais cedo, destacar áreas de risco antecipadamente e vincular métricas do projeto ao sistema de recompensas.

Como alcançar a previsibilidade de projetos de nível mundial

A maioria das organizações possui alguns sistemas em vigor para capturar notícias ruins precocemente. O CII relata que, em média, o relatório de variâncias começa apenas a 65% da conclusão do projeto. Essa estatística infeliz fornece uma noção do porquê os projetos constantemente excedem seus cronogramas e custos.

Para ultrapassar os limites da previsibilidade e colocar os seus projetos no caminho do sucesso, aqui estão algumas dicas sobre como começar:

  • Adote todos os pilares da previsibilidade.
  • Capacite esses pilares com uma plataforma de tecnologia corporativa.
  • Implemente as melhores práticas discutidas acima.
  • Combine melhores práticas prontas com os dados e processos de negócios da sua própria organização.
  • Automatize integração, geração de relatórios e análises de previsibilidade.
  • Promova comportamentos transparentes e proativos.
  • Estabeleça esquemas de incentivos que encorajem equipes a divulgar notícias ruins antecipadamente.

Previsibilidade como uma métrica progressiva

Com tanta ênfase na previsibilidade, devemos reconhecer que ela atualmente age como uma métrica de “retrospecção”. O futuro está em desafiar o status quo e na transformação dessas métricas em indicadores preditivos.

Certamente, é possível alcançar isso quando empresas utilizam plataformas de performance de projetos ao melhor de suas capacidades. Ao agregar dados (por exemplo, informações de status não estruturados, informações sobre riscos e problemas, avaliações de competência de equipes) entre centenas de projetos e aplicar uma combinação de aprendizado de máquina e análise de big data, essas métricas de previsibilidade passadas podem servir como ferramentas analíticas preditivas.

Veja como o EcoSys pode ajudar a integrar maior previsibilidade aos seus projetos e à sua organização.