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Gestión de proyectos de construcción: Definición, proceos y más

Cuando hay millones en juego en un proyecto de construcción, evitar errores costosos se convierte en la prioridad número uno. Sujeto a estrictos parámetros de tiempo y limitaciones financieras, debe considerar cada detalle y contingencia.

La gestión de proyectos de construcción lo ayuda a hacer precisamente esto, ya sea que esté erigiendo refinerías de petróleo y gas, construyendo plantas de energía o trabajando en infraestructura de vanguardia. Desde la planificación y el diseño hasta la gestión de recursos, la asignación de presupuestos y más, la gestión de proyectos de construcción le ayuda a mantener todo el proceso de construcción eficiente y avanzando.

Siga leyendo para descubrir cómo puede comenzar con la gestión de la construcción hoy mismo.

¿Qué es la gestión de proyectos de construcción?

La gestión de proyectos de construcción implica dirigir y organizar cada parte del ciclo de vida del proyecto, desde idearlo hasta finalizarlo. Es una práctica holística con el objetivo de entregar proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto. La gestión de proyectos de construcción es una disciplina compleja que requiere abordar muchas preocupaciones importantes, incluido el control de costos, la programación, las adquisiciones y la evaluación de riesgos. Los gerentes de proyecto interactúan con todos los miembros del equipo involucrados en un proyecto de construcción, desde arquitectos hasta propietarios y contratistas.

¿Quién es responsable de la gestión de los proyectos de construcción?

La gestión de proyectos de construcción involucra a miembros del equipo, desde planificadores financieros y ejecutivos de alto nivel hasta contratistas, ingenieros, miembros de la cuadrilla en campo y otros. Sin embargo, ninguno es tan crítico para el proceso como el gerente de proyecto. El rol de gerente de proyecto puede ser desempeñado por un contratista, un propietario que maneja los proyectos internamente o incluso un gerente de construcción especial.

El objetivo del gerente de proyecto es garantizar que todo el proceso de construcción se desarrolle sin problemas y de acuerdo con el plan. Son responsables de mantener un programa estricto, mantenerse dentro del presupuesto, asignar recursos, evitar el descontrol y garantizar la calidad. Evalúan los riesgos en tiempo real y mantienen informadas a las partes interesadas. Al centralizar la información y agilizar la comunicación, el gerente de proyecto habilita procesos eficientes que de otra manera no serían posibles.

¿Cuáles son las 5 etapas de los proyectos de construcción?

Comprender las cinco etapas principales de los proyectos de construcción es imprescindible para administrarlos con éxito.

1. Planificación y desarrollo

Determinar si seguir un proyecto es la primera y más importante parte del proceso de construcción. Detener los proyectos una vez que han comenzado es costoso y cuanto más avanzan, mayores son las posibles pérdidas. Los estudios de viabilidad, la elaboración de presupuestos de capital, las listas favorables a los contras y las extensas aportaciones de las partes interesadas son elementos básicos de esta etapa. Puede utilizar estas prácticas y otras para responder preguntas clave sobre el proyecto:

  • ¿Producirá un ROI positivo?
  • ¿Son manejables los riesgos relacionados?
  • ¿Se adapta a la cartera de su empresa?

Para responder a estas y otras preguntas relevantes, utilice una combinación de conocimientos provenientes de análisis de datos sólidos y comentarios de las partes interesadas clave de su equipo. El análisis proporciona a los responsables de la toma de decisiones una perspectiva objetiva sobre el proyecto propuesto, mientras que la amplia información de los miembros del equipo puede ayudar a identificar problemas potenciales que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.

2. Diseño

Una vez que se haya decidido por un proyecto, es hora de que empiece a fluir la creatividad. La fase de diseño implica desarrollar todo, desde el concepto básico del proyecto hasta los planos detallados que muestran el diseño final. Su diseño evolucionará desde los bocetos iniciales hasta los dibujos y especificaciones terminados, pero cada iteración debe cumplir con los requisitos del proyecto, manteniendo la línea de tiempo en mente y los costos bajo control.

Una vez finalizado y aprobado el diseño, es hora de pasar a la fase previa a la construcción.

3. Previo a la construcción

La fase previa a la construcción implica la creación de una hoja de ruta que lo guiará a través del proceso de construcción. Se trata de crear un plan de juego para el proyecto que muestre a todos lo que deben hacer, cuándo deben hacerlo, cómo deben lograrlo y cuánto debe costar. Si todas las partes se adhieren al plan y ejecutan sus funciones a la perfección, entregarán el proyecto a tiempo, según el estándar y dentro del presupuesto.

La fase previa a la construcción implica una amplia variedad de tareas críticas. Éstos son algunos de los más importantes:

  • Definir y asignar recursos.
  • Establezca mini-presupuestos.
  • Cree programas y tiempos de entrega.
  • Distribuya tareas.
  • Diseñe una ruta de trabajo y las operaciones a través de estructuras de desglose del trabajo (WBS), estructuras de desglose de la organización (OBS) y otras herramientas.

La evaluación de riesgos y la planificación de contingencias también son una parte importante de la fase previa a la construcción. Las cosas rara vez salen según lo planeado durante un proyecto de construcción, con frecuencia son factores fuera de su control, por lo que los gerentes de proyecto y las partes interesadas deben prepararse para que las cosas salgan mal. Cuanto más proactivo sea, menos tiempo, dinero y recursos perderá tratando de volver a encarrilarse si se producen contratiempos.

4. Adquisiciones

Las adquisiciones abarcan el abastecimiento, la compra y el transporte de los materiales y servicios que necesita para completar un proyecto. Los gerentes de compras y cadena de suministro deben proporcionar información en las etapas de planificación para mantener al mínimo los sobrecostos inesperados durante esta etapa. Aun así, es inevitable cierta volatilidad, ya que los precios están sujetos a cambios en el mercado. Debe tener en cuenta este riesgo en la medida de lo posible mediante una sólida planificación previa a la construcción.

Existen ventajas e inconvenientes en el suministro de materiales de los mercados locales, regionales o globales. La adquisición local puede llevar menos tiempo, pero puede tener un costo mayor, mientras que los materiales menos costosos enviados a largas distancias pueden estar más sujetos a retrasos e interrupciones de la cadena de suministro. Realice una investigación exhaustiva para que pueda elegir las opciones adecuadas para cumplir con los requisitos presupuestarios y cumplir con el programa.

Elegir cuándo realizar las adquisiciones es otra decisión importante. En lugar de completar la adquisición antes de arrancar el proyecto de construcción, puede obtener los recursos que necesita a medida que avanza el proyecto para cumplir con los requisitos en evolución. Si bien esta estrategia proporciona flexibilidad adicional, reduce los costos de mantenimiento y preserva la liquidez, corre el riesgo de retrasos en los envíos o falta de materiales que pueden retrasar todo el proyecto. También lo expone a posibles aumentos de precios. Cualquiera que sea el enfoque que elija, intente alinear las órdenes de compra con su plan de construcción y tenga las contingencias establecidas para preservar su presupuesto y programa a medida que cambien las circunstancias.

5. Construcción

Ya hizo su plan, todos saben cuáles son sus tareas y usted tiene los recursos que necesita para comenzar. Ahora puede comenzar la construcción. Toda su preparación y planificación dan sus frutos en esta etapa, lo que ayuda a que el proceso de construcción avance sin problemas y termine con éxito. Incluso los planes más minuciosos no pueden anticipar todos los contratiempos en el camino, eso está claro, por lo que el monitoreo y la evaluación regulares del progreso durante esta fase es vital para mantener el rumbo.

Cuando tenga que hacer ajustes debido a nuevas circunstancias u objetivos, entra en juego la gestión del cambio. Los gerentes de proyecto deben adaptarse según sea necesario mientras permanecen dentro de los parámetros del plan del proyecto. Busque una solución de gestión de cambios que pueda ayudar a analizar el impacto de los cambios y minimizar su impacto en el proyecto.

4 procesos básicos de la gestión de proyectos de construcción

Ahora que conoce las principales etapas de un proyecto de construcción, echemos un vistazo a cómo se adapta en la administración de la construcción. Estos procesos de administración de la construcción son la clave para mantener un proyecto funcionando sin problemas de principio a fin.

1. Ideación e investigación

La ideación es parte de la carga inicial (FEL), la parte de planificación y diseño del ciclo de vida del proyecto. Es cuando las partes interesadas analizan cada detalle de un proyecto para ver si se alinea con la cartera de proyectos actual y futura de su empresa. El proyecto propuesto debe tener sentido en términos de ROI, regulaciones aplicables, integración con proyectos existentes, riesgo y otros factores.

En este proceso, las ideas se detallan en propuestas de proyectos a través de una investigación rigurosa y un análisis basado en datos. El presupuesto de capital, los estudios de viabilidad, la lluvia de ideas y los desgloses financieros son solo algunas de las prácticas involucradas en esta fase. Al considerar el proyecto, pida la opinión de tantos miembros del equipo como sea posible para asegurarse de que se alinee de manera integral con la cartera de su organización.

Uno de los principales objetivos de la ideación es garantizar un flujo constante de proyectos de alto valor mientras se mantiene el riesgo en un nivel manejable. Un proyecto que tiene el potencial de un ROI significativo, pero genera riesgos importantes, puede no encajar en una cartera de inversiones estables y seguras. Incluso si es así, requerirá mayor atención y mantenimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto.

2. Defina y planifique el proyecto

Una vez que se haya decidido por un proyecto, es hora de desarrollar los detalles para evitar que el alcance se filtre y mantener a su equipo alineado una vez que arranca el proyecto. Los detalles importantes que deben abordarse en esta etapa incluyen el alcance del proyecto, un programa factible, los recursos necesarios, un presupuesto razonable y preciso e indicadores clave de desempeño (KPI). Invitar a la retroalimentación de tantos miembros relevantes del equipo como sea posible durante esta fase debería ser nuevamente una prioridad, también se debe determinar al personal que requerirá el proyecto.

3. Determine funciones

Con las muchas partes involucradas en cualquier proyecto de construcción, es necesario definir claramente las funciones de cada persona. Esto aclara las responsabilidades de todos, le permite responsabilizar a los miembros del equipo y evita confusiones y demoras. Cuando todos los miembros del equipo conocen sus funciones en el proyecto y cómo realizar sus tareas, las redundancias desaparecen y las tareas no se omiten.

4. Finalizar y ejecutar planes de construcción

Antes de arrancar la construcción real, los gerentes de proyecto deben reunirse con las partes interesadas adecuadas para revisar el plan y asegurarse de que todos estén en la misma página. Si bien es muy probable que tenga que lidiar con dificultades y cambios inesperados a medida que avanza el proyecto, no obtener una aceptación explícita antes de arrancar la construcción garantiza que enfrentará desafíos adicionales en el camino.

Una vez que arranca la construcción, los gerentes de proyecto deben hacer todo lo posible para mantener el proceso coordinado y eficiente. Esto significa medir y hacer un seguimiento riguroso del progreso. Los KPI relevantes y completos actualizados en tiempo real, que alrededor del 56% de los gerentes de proyectos no tienen, brindan información invaluable sobre el desempeño y el estado del proyecto. La selección de los KPI correctos es fundamental, ya que brindan una manera de monitorear eficientemente el proyecto de un vistazo y saber si se presenta alguna desviación. Con datos sobre el estado actual de su presupuesto, adquisiciones y otros aspectos clave del proyecto, puede obtener la información que necesita para controlar los costos y cumplir con los tiempos de entrega.

Manejo de desafíos de gestión de proyectos de construcción

La gestión de proyectos de construcción implica su parte de desafíos. Estos son algunos de los más comunes y algunas sugerencias sobre cómo superarlos.

Gestión de comunicación y documentos

Mantener líneas de comunicación entre todos en un proyecto de construcción no es fácil. Y mantener un repositorio accesible y preciso de todos los documentos del proyecto puede resultar aún más difícil. Pero los riesgos que se generan por una mala comunicación y gestión de documentos son demasiado grandes para ignorarlos.

Desde órdenes de cambio hasta adquisiciones en curso, una falta de comunicación que retrasa solo un proceso crítico puede detener todo el proyecto, generar sobrecostos o causar conflictos entre las partes. Evite los desafíos de intentar administrar la comunicación a través de correo electrónico, chat, teléfono y otros canales con una solución de software que centraliza la información y la comunicación en una sola plataforma.

Además de facilitar la comunicación frecuente, los gerentes de proyecto son responsables de la gestión de documentos. Los contratistas, las compañías de seguros, los propietarios y otras partes necesitan una única fuente de verdad en la que puedan confiar. Puede comenzar a crear un proceso de gestión de documentos ideal examinando el sistema de administración de documentos actual de su organización, centralizando los documentos existentes, estandarizando los procesos y aprovechando una solución de administración de documentos con las características que necesita..

Estimación

No se puede enfatizar lo suficiente la complejidad y la importancia de estimar los costos, los recursos necesarios y la línea de tiempo en la construcción. Incluso un pequeño error en la estimación puede provocar una pérdida en un proyecto dados los estrechos márgenes en la industria de la construcción. Un margen de error significativo al estimar el costo de un proyecto a gran escala, como la construcción de una planta de energía, podría incluso provocar que el proyecto se cierre a mitad de camino, con una gran cantidad de costos irrecuperables. Si bien las fluctuaciones de precios, las caídas de divisas, la escasez de material y otros factores pueden hacer que la estimación sea una ciencia inexacta en el mejor de los casos, existen herramientas de previsión disponibles para ayudarlo a considerar todas estas variables y lograr que sus estimaciones sean lo más precisas posible.

Datos en silos

Cuando los datos están descentralizados y es difícil acceder a ellos, la falta de comunicación es desenfrenada y los proyectos rara vez salen según lo planeado. Los silos de datos pueden afectar el control de costos, el programa del proyecto, la evaluación de riesgos y más. Si su contratista se queda esperando información que ya está disponible o decide seguir adelante sin ella, enfrentará demoras o se verá obligado a cruzar los dedos y esperar lo mejor.

Para acabar con los silos de datos, adopte una solución de gestión de datos que facilite la centralización e integración de información relevante.. Las mejores herramientas conectan todos sus sistemas y permiten que su equipo acceda rápidamente a la información sin importar dónde residan.

Falta de datos en tiempo real para la evaluación de riesgos y la gestión de cambios.

Compartir datos con su equipo no tiene importancia si la información está desactualizada. Los proyectos de construcción son, por su naturaleza, trabajos en curso, por lo que necesita datos en tiempo real para estar al tanto de los nuevos desarrollos y abordar los desafíos a medida que surgen. Una vez más, la solución de software adecuada es la respuesta. La plataforma que elija debe facilitar la inmersión en los datos con paneles e informes actualizados y, al mismo tiempo, proporcionar las herramientas que necesita para visualizar los flujos de trabajo y ver el impacto de sus decisiones.

Facilite la gestión de proyectos de construcción

La gestión de proyectos de construcción mantiene a los equipos alineados y conduce al éxito. Pero tratar de aplicar todas las prácticas de gestión de proyectos mencionadas anteriormente por su cuenta sólo generará frustración. Necesita el software adecuado para comenzar a obtener los beneficios de una gestión de proyectos eficaz lo antes posible.

Las soluciones de gestión de proyectos de construcción le permiten mejorar la previsión, centralizar la información, aumentar la eficiencia y mantener bajos los costos. EcoSys ofrece una solución de rendimiento de proyectos empresariales de primera línea que le ayuda a hacer eso y mucho más. Le quita un peso de encima a través de una plataforma fácil de usar que mitiga el riesgo, elimina errores y facilita la comunicación. Para obtener más información sobre cómo EcoSys puede hacer que su próximo proyecto de construcción sea un éxito, comuníquese con nosotros hoy mismo.