Reduzca los sobrecostos de proyectos en un 20 % - La clave es la visibilidad total
Hexagon encargó a Forrester Consulting la realización de un estudio de Impacto Económico Total™ (TEI) para examinar el posible retorno de la inversión (ROI) que las organizaciones pueden lograr al implementar EcoSys™. EcoSys es una solución de Rendimiento de Proyectos Empresariales (EPP) que respalda el éxito de todos los proyectos dentro de una organización al consolidar los datos de proyectos a nivel empresarial, a lo largo de todo el ciclo de vida, en una única plataforma de gestión.
Forrester entrevistó a cuatro organizaciones con experiencia en el trabajo con EcoSys de Hexagon. A partir de sus conversaciones con los responsables de la toma de decisiones, Forrester pudo cuantificar algunos de los beneficios principales de utilizar el software EPP. Estos beneficios se consolidaron en 5 hallazgos clave:
- EcoSys reduce los sobrecostos de proyectos
- EcoSys ayuda a ajustar el gasto de capital
- EcoSys mejora la productividad del controlador del proyecto
- EcoSys impulsa la colaboración
- EcoSys permite desmantelar sistemas heredados
Aquí, exploraremos cómo EcoSys reduce los sobrecostos del proyecto.
Desafío clave: Falta de visibilidad
La raíz de todos los desafíos experimentados por nuestros responsables de la toma de decisiones parecía ser la falta de visibilidad de datos importantes del proyecto, como el progreso, las métricas de productividad, la información presupuestaria y más. Esta escasa visibilidad fue causada por el uso de sistemas desarticulados para gestionar el ecosistema de proyectos a nivel empresarial.
Datos poco confiables
Antes de usar EcoSys, los entrevistados dependían de múltiples hojas de cálculo para gestionar los costos del proyecto. Esta forma anticuada de gestionar la información del proyecto obligaba a los equipos de proyecto a recopilar y evaluar manualmente los datos de rendimiento de una multitud de fuentes diferentes. Sin una única fuente de verdad, la información importante del proyecto a menudo llegaba tarde y era inexacta, lo que hacía que los informes fueran poco confiables.
Forecasting atrasado
Para agravar el problema, la recopilación manual de datos es un proceso engorroso que provocaba un retraso en la adquisición de datos. Esto conducía a una comprensión tardía de los costos inexactos del proyecto. Debido a esto, las previsiones de costos del proyecto no ofrecían una imagen real de las necesidades financieras del proyecto. Esto resultaba en la incapacidad de ser proactivo al identificar las causas de los sobrecostos del proyecto, y no había suficiente aviso para efectuar cambios positivos en los resultados.
La solución: Obtener datos de costos del proyecto casi en tiempo real
Los líderes de proyectos y carteras dentro de las organizaciones clientes sabían que necesitaban permitir que sus equipos vieran los datos de costos en tiempo real, analizaran rápidamente sus hallazgos y ajustaran los planes según fuera necesario. Los responsables de la toma de decisiones recurrieron a una solución EPP, que les proporcionó la agilidad para prever con precisión los costos del proyecto. Dado que los datos estaban disponibles a lo largo del ciclo de vida del proyecto, los equipos de proyecto obtuvieron un nivel extremo de visibilidad. Esto les permitió profundizar en las causas raíz y actuar rápidamente cuando surgían cambios de costos imprevistos.
“En cuanto a la gestión de costos, EcoSys nos ha proporcionado la capacidad de efectuar más análisis casi en tiempo real y tener agilidad dentro de la cartera. EcoSys se destaca en la gestión de costos”.
Director de Gestión de Proyectos, Industria Energética
El resultado: Reducción del 20 % en gastos excesivo
Después de adquirir un entorno de datos más completo, los equipos de proyecto pudieron asignar con precisión dinero, personal y otros recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La configurabilidad de la plataforma EcoSys contribuyó aún más al éxito en la gestión de costos, ya que los paneles de control se personalizaron para cada tipo de parte interesada. Esto fomentó una responsabilidad saludable, ya que se notificaba a múltiples profesionales en previsión de posibles gastos excesivos o variaciones.
“Este año no gastaremos más de lo previsto porque EcoSys ofrece una plataforma que nos permite gestionar nuestro presupuesto en tiempo real y responder a condiciones comerciales cambiantes. Hace dos años, gastamos un 15 % más de lo previsto. Este año, nos quedaremos un par de puntos porcentuales por debajo del plan. EcoSys ayuda a respaldar esa madurez”.
Director de Gestión de Proyectos, Industria Energética
Un estudio de Forrester Consulting descubrió que las organizaciones entrevistadas lograron una reducción promedio del 20 % en los sobrecostos de proyectos en un período de 3 años. Al analizar los beneficios modelados en una organización compuesta, se ahorraron USD 7,4 millones, lo cual de otro modo se habrían desperdiciado. Estos ahorros se destinaron a otros proyectos para maximizar los retornos generales del proyecto.