La gestión de procedimientos tradicional ya no funciona. Te contamos cómo solucionarlo

Los trabajadores conectados se han convertido en la piedra angular de las iniciativas de transformación digital. Sin embargo, en muchas organizaciones, los programas de incorporación y desarrollo profesional no se han adaptado correctamente para ellos, afirma Peter Wilson, consultor sénior de industria de la división Asset Lifecycle Intelligence de Hexagon.
A continuación, explicamos cómo hacerlo mejor.

En una encuesta reciente de Microsoft, el 55 % de los trabajadores de campo afirmó no haber recibido formación sobre las tecnologías y las herramientas necesarias para realizar su trabajo. ¿Hay algo que no funciona en la experiencia de incorporación y desarrollo profesional que ofrecen las organizaciones?

Numerosas organizaciones industriales se enfrentan a un problema común: su transformación digital requiere trabajadores sobre el terreno conectados y con autoridad para tomar decisiones, pero su experiencia de incorporación y desarrollo profesional no respalda ese objetivo.

Una de las principales razones es la existencia de un enfoque muy centralizado y descendente de la gestión del conocimiento, en lugar de emplear uno colaborativo. Con demasiada frecuencia, los trabajadores experimentados saben desempeñar su trabajo, pero sus conocimientos no figuran en la documentación ni en los materiales de formación: hasta el 90 % de los conocimientos operativos de una planta se almacenan solo en la mente de los empleados!

Esto ocasiona problemas frecuentes: los trabajadores se ven obligados a aprender sobre la marcha. Cuando consultan contenidos y procedimientos, lo único que encuentran es información parcial, desfasada o inexacta. Además, con frecuencia observan discrepancias entre lo descrito en la documentación formativa (el «trabajo en teoría») y la realidad de lo que pueden o deben hacer.

Por si fuera poco, la formación suele impartirse en entornos con limitaciones (en un ordenador portátil o en un aula) que distan mucho del contexto en el que se utilizará la información.

¿Cuáles son las consecuencias?

Esta situación afecta directamente a la calidad, la seguridad, la eficacia y la productividad,

y las consecuencias más comunes son los errores o incidentes. Si nos fijamos en los errores humanos en entornos industriales, la causa principal en el 30 % de los casos es la falta de información o feedback adecuados.

Además, los trabajadores malgastan tiempo y energía buscando información que no está fácilmente accesible. A modo de ejemplo, 7 de cada 10 trabajadores afirman que utilizan Google para buscar información sobre cómo desempeñar sus tareas.

Una tercera consecuencia, que se suele pasar por alto, es la rotación de personal: si los trabajadores sobre el terreno no se sienten empoderados, respaldados o formados, se acabarán marchando. Una encuesta de LinkedIn reveló que las empresas mejor valoradas en cuanto a la formación de empleados registraban un índice de abandono un 53 % inferior que las demás. 

¿Cómo lo soluciona AcceleratorKMS?

Hemos diseñado AcceleratorKMS para satisfacer las necesidades del trabajador conectado, proporcionando una experiencia móvil, personalizada, a la carta y basada en el trabajo real que se desempeña.

En primer lugar, nos encargamos de solucionar las discrepancias entre el trabajo y su documentación. AcceleratorKMS emplea los datos sobre el trabajo real para identificar qué problemas se encuentran o a qué información complementaria se accede. Esta información puede segmentarse a nivel individual o demográfico para personalizar significativamente la experiencia de aprendizaje, pero también para ofrecer un ciclo continuo de feedback que mejore el contenido.

En segundo lugar, garantizamos que se pueda acceder a los contenidos esenciales en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto incluye la digitalización de documentos antiguos y la división del contenido en información fácilmente digerible que se pueda utilizar sobre la marcha para la tarea en cuestión. Se puede incorporar esta información a la del equipo para ofrecer una visión integral de la tarea.

En tercer lugar, combinamos la formación, la colaboración y la tutoría. Los usuarios pueden dar su opinión al instante y notificar inmediatamente la información incorrecta. Los expertos en la materia pueden revisar fácilmente los procedimientos y contenidos para garantizar su exactitud. Además, gracias a la recopilación de datos sobre el trabajo real, podemos garantizar el cumplimiento de los procedimientos.

¿Qué beneficios obtendrán las organizaciones al adoptar AcceleratorKMS?

Nuestros clientes han observado una mejora en el cumplimiento de los procedimientos de hasta un 99 %. Casi han eliminado los incidentes provocados por la información. Además, los expertos en la materia malgastan hasta un 68 % menos de tiempo en revisar contenidos y procedimientos existentes, y un 91% menos de tiempo a elaborar nuevos procedimientos.

En general, los trabajadores aumentan el tiempo que pueden dedicar al mantenimiento hasta un 7,1 %. En sectores altamente competitivos, esto puede traducirse en una importante ventaja competitiva.