Ressources Hexagon pour vous

Lorsque le processus de projet commence, peu de choses sont aussi importantes que les détails des contrats applicables. Dans le secteur de la construction, de nombreux contrats se combinent pour fournir des paramètres et des spécificités qui donnent le ton à l’ensemble du processus. Une fois le projet commencé, le respect des délais et le suivi des exigences, des demandes et des promesses sont une priorité importante.

Si les informations ne sont pas saisies dans un système géré et normalisé, les contrats papier ou numériques peuvent se perdre dans la masse ou perdre leur statut prioritaire au fur et à mesure qu’ils passent d’un membre de l’équipe à l’autre. C’est la recette idéale pour de mauvaises performances, des questions sans réponses et une mauvaise réputation.

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats est un processus de supervision complexe qui suit les contrats de l’attribution préalable à l’achèvement et inclut l’exécution, la sélection des fournisseurs, la détection et le contrôle des problèmes, le suivi et le traitement. Lorsqu’ils sont mis en œuvre correctement, les processus de gestion des contrats garantissent que les budgets et les capacités sont en adéquation avec les objectifs du projet.

La meilleure gestion des contrats s’effectue de manière transparente au sein de l’organisation et s’intègre à la gestion et au contrôle du projet. Elle implique toujours les membres de l’équipe pour qu’ils apportent leur contribution et obtiennent des résultats, et surveille attentivement les performances et les délais des sous-traitants.

Si la gestion des contrats peut être bénéfique dans n’importe quel secteur, elle est essentielle pour les projets industriels et de construction. En fait, les contrats dans ces secteurs garantissent le respect des objectifs opérationnels et financiers et la réduction des risques. La supervision, le contrôle de la qualité et la capacité à gérer de nombreux professionnels en même temps peuvent tous être pris en charge par un programme de gestion des contrats spécifiquement mis en œuvre pour ces types de projets.

Les étapes de la gestion des contrats

La gestion des contrats ne consiste pas uniquement à créer des accords et à les faire approuver ; Elle comprend une série d’étapes qui permettent de suivre le processus jusqu’à son aboutissement. Tout faux pas peut entraîner des retards et des erreurs par la suite. Voici un aperçu des cinq aspects fondamentaux :

1. La création : Le système de gestion des contrats doit pouvoir intégrer des procédures standardisées avec des détails spécifiques aux objectifs de l’organisation. Les premières étapes consistent à identifier le type de contrat et à déterminer qui sera responsable de chaque tâche. Le processus de planification doit tenir compte des ressources de l’entreprise, des objectifs et des forces et faiblesses des membres de l’équipe tout en développant une vue d’ensemble des défis et risques potentiels.
2. La négociation : Le contrat doit être rédigé de manière à refléter les besoins et les valeurs de l’organisation, ce qui contribue à établir la confiance entre les deux parties. Une fois le contrat initial conçu, la négociation est l’étape suivante naturelle. Les postes peuvent être discutés, modifiés ou supprimés, dans le cadre du processus de négociation.
3. L’approbation : L’approbation inclut généralement plusieurs validations. De nombreux responsables, secteurs et même sous-traitants peuvent être amenés à signer les détails avant que l’accord final ne soit conclu.
4. La finalisation : Le processus de signature du contrat entre les entreprises est la dernière étape avant le lancement du projet. L’obtention rapide des signatures des diverses parties et entités (même lorsque la distance est un facteur) est cruciale pour éviter les reports du processus.
5. La gestion : Des changements peuvent encore survenir après le lancement du projet. Les révisions doivent être soigneusement gérées et communiquées aux parties concernées. Les échéances, audits, recettes et dépenses doivent être suivis, complétés et partagés avec le reste de l’équipe.

Un programme normalisé qui peut être adapté aux besoins spécifiques d’une organisation contribue au bon déroulement d’un contrat. Lorsque ces cinq aspects sont gérés avec soin, les chances de développer une relation fructueuse et de conclure une affaire augmentent de manière exponentielle.

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Un contrat fournit des paramètres pour les aspects clés d’un projet, dont la stratégie et les relations de l’entreprise. Compte tenu de la concurrence sur le marché mondial actuel, les membres de l’équipe peuvent se trouver dans le monde entier, ce qui ajoute des défis liés au fuseau horaire, aux besoins culturels et à la compréhension.

Les contrats définissent notamment les conditions de paiement, les négociations, le workflow, les attentes en matière de services et les obligations de conformité. La gestion des contrats permet de réduire les risques en assurant la conformité lorsque nécessaire et en fournissant un contrôle et un suivi pour la prouver. Elle permet également d’améliorer les résultats en comparant les prix et en réduisant les dépenses. La visibilité en temps réel de tous les aspects d’un contrat au fil du temps permet à la direction de prendre des décisions centrées sur des données et de procéder aux corrections nécessaires avant qu’il ne soit trop tard.

Lorsqu’un contrat est établi, il doit refléter les objectifs, les délais, les budgets, les ressources, les risques, la réglementation et les spécifications. Chaque phase du processus requiert des éléments, un objectif et une gestion spécifiques afin qu’il soit possible de passer à l’étape suivante.

Les techniciens, ingénieurs et autres professionnels qualifiés doivent être choisis avec soin pour remplir le contrat et exécuter le projet. La technologie constitue un fil conducteur reliant tous les aspects du projet, permettant de combler les lacunes lors des révisions et de garantir la communication avec les bons membres de l’équipe, au moment opportun.

De nombreuses entreprises de construction doivent repenser la manière dont les processus opérationnels tels que la productivité, les performances, la main-d’œuvre et les stocks affectent la croissance et la rentabilité. La communication, le suivi, la gestion des révisions et toute une série d’autres tâches peuvent s’ajouter à un processus déjà complexe. Une bonne gestion des contrats et l’efficacité opérationnelle vont de pair.

Les défis de la gestion des contrats

Le suivi et la gestion des divers aspects variables d’un contrat peuvent présenter de nombreux défis. Dans le secteur de l’ingénierie et de la construction, les projets sont souvent larges et complexes, impliquant des coentreprises, de nombreux sous-traitants et des complications liées à l’exécution globale.

Les processus de gestion des contrats peuvent présenter des défis de taille, surtout en cas de traitement manuel. Les défis spécifiques incluent :

• L’ exécution : sans une gestion appropriée, les fichiers se perdent facilement et il est beaucoup plus long d’obtenir les approbations et signatures finales.
• Le suivi : il peut être difficile de suivre et de vérifier les contrats une fois qu’ils ont été signés et transmis à d’autres membres du personnel qui peuvent ne pas comprendre quels détails doivent être contrôlés. Les informations budgétaires, les e-mails, les informations relatives à des réunions importantes et les modifications sont bloquées en transit avant d’être traitées. Le temps étant de l’argent, les retards dans les projets diminuent la rentabilité.
• Les révisions : la gestion des modifications est toute aussi importante avant l’approbation d’un contrat qu’après son démarrage. Les projets de grande envergure incluent souvent des équipes nationales ou mondiales et s’accompagnent d’obstacles aux délais et à la cohésion. Les mises à jour des documents originaux peuvent prendre des jours, voire des semaines. De plus, si les équipes travaillent à partir de versions différentes, elles peuvent prendre de mauvaises décisions. Chacun de ces scénarios peut entraîner une augmentation des risques, le non-respect des délais, des erreurs et même des litiges.
• La conformité : les détails indiqués dans le contrat sont des obligations non négociables. D’un point de vue juridique, il peut exister des questions de réglementation ou de conformité pour lesquelles une procédure doit être suivie à la lettre. Le non-respect de ces règles peut avoir de graves conséquences juridiques et/ou financières.

Les avantages de la gestion des contrats

La gestion des contrats améliore la communication, le temps de réponse, l’harmonisation des objectifs, la transparence et la responsabilité. Ces paramètres et d’autres mesures de performance du projet peuvent être suivis et améliorés grâce à une bonne gestion des contrats :

• L’efficacité : la gestion des contrats optimise le respect du contrat et peut réduire les frais d’exploitation. Tous les documents nécessaires sont stockés et peuvent être consultés au même emplacement, ce qui offre plus de transparence aux membres des équipes de différents services ainsi qu’aux sous-traitants travaillant hors site. De plus, l’automatisation permet d’accéder plus facilement aux documents et aux modifications, ce qui peut aussi réduire le temps de réponse aux modifications, aux ajouts ou aux défis. Les expériences positives en matière d’accords contractuels peuvent permettre d’obtenir de meilleurs prix et une plus grande disponibilité des matières premières ainsi que des coûts de service plus avantageux.
• La réduction des risques : les objectifs importants de l’entreprise sont identifiés lors de la rédaction d’un contrat. Un bon processus de gestion des contrats permet de définir les attentes relatives à ces priorités et de garantir le respect des engagements contractuels. L’avantage est multiple, puisque les organisations sont tenues de respecter les clauses de performance tandis que les fournisseurs doivent tenir compte de la conformité. Les réglementations étant en constante évolution, il est nécessaire de les surveiller constamment pour rester à jour et garantir la conformité de vos projets. Le suivi des actifs, des obligations et des provisions est indispensable pour atténuer le risque de perte financière. Le suivi qu’offre un outil de gestion des contrats permet d’évaluer en permanence et en temps réel les performances et la conformité.
• Développer des relations : une expérience contractuelle positive crée des partenariats commerciaux durables avec les fournisseurs et les sous-traitants. Dans le secteur de la construction en particulier, il est primordial de trouver une aide fiable pour les futurs projets.
• Le suivi et la documentation : les outils de gestion des contrats organisent et centralisent les documents et les processus pour rendre les informations et les analyses plus accessibles. La normalisation des rapports et de l’archivage se traduit par une précision et une visibilité qui, à leur tour, permettent d’obtenir des informations exploitables. Lorsque les contrats sont gérés avec transparence, les projets risquent moins d’être bloqués en raison d’un défi inconnu ou de problèmes de conformité.

Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats

De l’élaboration du contrat à l’achèvement du projet, la supervision du cycle de vie complet du projet est un choix évident pour maximiser les performances et les revenus. Les logiciels de gestion des contrats permettent d’aller encore plus loin et, grâce à l’automatisation, fournissent une source unique d’informations fiables et une vue en temps réel de l’activité quotidienne.

Une fois qu’un contrat est approuvé, il doit être accepté et signé par de nombreuses parties. Le processus se complique lorsqu’il faut obtenir plusieurs signatures provenant potentiellement de tout le pays, voire du monde entier. Les logiciels de gestion des contrats fournissent un outil de signature électronique qui résout ce problème, accélérant ainsi l’exécution.

Après l’exécution, une gestion efficace du contrat peut améliorer considérablement les résultats du projet. Les solutions logicielles peuvent intégrer les termes du contrat dans des règles opérationnelles qui garantissent la conformité, qu’il s’agisse du respect des délais, des conditions de paiement, des processus de gestion des modifications ou même de la visibilité des performances au fur et à mesure pour obtenir des avantages prédéterminés.

Afin de tirer réellement parti des avantages, un logiciel de gestion des contrats doit proposer les fonctionnalités suivantes :

• La planification des approvisionnements : les outils permettant d’évaluer et de gérer les clients et fournisseurs potentiels doivent être intuitifs. Le logiciel doit offrir des paramètres permettant de choisir les opportunités en accord avec les valeurs et services de votre entreprise.
• La gestion des fournisseurs et des offres : les contrats individuels au sein du contrat-cadre sont tout aussi importants. Le logiciel offre la possibilité de choisir et d’évaluer les fournisseurs et les sous-traitants sur la base de qualités prédéterminées et de leur expérience professionnelle antérieure.
• Le contrôle du budget et des coûts : le respect d’un budget prédéterminé est un élément essentiel d’un programme de gestion des contrats. Le logiciel ajoute une évaluation de la valeur, de la progression, de l’achèvement et des prévisions pour l’avenir.
• La gestion des modifications : si des éléments du contrat changent au fil du temps, les révisions doivent être prises en compte, approuvées et partagées avec l’équipe rapidement. le logiciel de gestion des contrats peut aussi calculer les répercussions sur les coûts et le planning.
• La gestion de l’avancement sur le terrain : le logiciel de gestion des contrats ne s’intéresse pas qu’aux contrats, il suit ce qui se passe sur le terrain, communique les modifications et l’avancement, et signale les problèmes instantanément. Cet accès en temps réel aide l’équipe à prévoir des actions alternatives et à prendre des décisions de manière proactive.
• L’administration : la communication et la collaboration sont des éléments clés de la réussite d’un contrat et d’un projet. Les clients et les sous-traitants peuvent rester sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la documentation et les modifications relatives aux réunions, aux mesures à prendre, aux responsabilités, à l’avancement et à l’état du projet.
• La conformité : une solution logicielle de gestion des contrats tient compte des informations importantes et les suit tout au long du cycle de vie du projet, en créant des alertes à l’intention des personnes concernées en cas de suspicion de violation. Une vue d’ensemble en temps réel vous permet d’agir de manière proactive, avant qu’un problème ne se présente.
• La documentation et les pistes d’audit : le logiciel de gestion des contrats permet à tous les membres de l’équipe d’être littéralement sur la même longueur d’onde au fur et à mesure des modifications. Les budgets, plannings, objectifs, audits et autres documents sont tous mis à jour et accessibles en temps réel. Le fait d’avoir accès à tous les aspects de l’évolution d’un projet au fur et à mesure dans une vue unique permet de réagir en temps utile, d’obtenir des résultats positifs, de réduire les risques et de diminuer les complications qui pourraient entraîner le non-respect des délais, des erreurs et même des litiges.

Les solutions de données permettent d’améliorer l’organisation générale des contrats et des projets grâce à des procédures et à des notifications automatisées. Une solution capable de prévenir efficacement les problèmes procure un avantage concurrentiel et améliore les performances globales du projet.

Une solution de gestion des contrats doit s’intégrer de manière transparente à d’autres systèmes de gestion de projet comme la gestion de portefeuille de projets et les contrôles de projet. Un logiciel qui gère l’ensemble du cycle de vie de votre projet peut fournir des ressources à tous les membres de l’équipe, quels que soient leurs rôles spécifiques. L’avantage de cette vision unifiée est inestimable pour l’équipe, le processus et les résultats.

Gestion des contrats et intégration du cycle de vie complet du projet

Une gestion des contrats bien planifiée n’est qu’un élément d’une méthode de contrôle bien planifiée. Les données de projet en temps réel sont continuellement mises à jour dans un système de cycle de vie et doivent être utilisées pour plus que les budgets et les plannings. Elles doivent servir à élargir les perspectives, vous aider à gérer le changement de manière proactive, à prendre de meilleures décisions et à permettre un alignement stratégique.

La plateforme de réalisation des projets d’entreprise est une plateforme unique qui unifie les portefeuilles, les contrôles de projet et la gestion des contrats. L’intégration native de ces processus dans un système facile à utiliser améliore la sélection stratégique des projets et permet de mener à bien chaque processus. Elle fournit des paramètres mesurables et exploitables qui améliorent la prévisibilité, l’efficacité et le contrôle de vos projets.

Visitez ces ressources supplémentaires pour plus d’informations sur la gestion des contrats tout au long du cycle de vie du projet et du portefeuille :

Solutions EcoSys : Gestion de portefeuille de projets, Contrôles et gestion de projet