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Documents d’appel d’offres, contrats des sous-traitants, cahiers des charges, calendriers et devis quantitatifs ne sont que quelques-uns des documents nécessaires à tout projet de construction, et ce, avant même que la construction ne commence réellement. Garder un œil sur la paperasse, noter les changements et communiquer les mises à jour aux bonnes personnes peut rapidement devenir incontrôlable sans une bonne gestion des documents. Cependant, trouver un bon processus de gestion des documents de construction est une tâche en soi.

Ce guide ultime vous présentera les concepts clés, les raisons pour lesquelles ils sont importants et, surtout, comment faire en sorte que la mise en œuvre fonctionne pour votre organisation.

Table des matières :

Qu’est-ce que la gestion des documents de construction ?
Les avantages de la gestion des documents de construction
Quand faut-il avoir recours à la gestion de documents ?
Six conseils pour la mise en œuvre d’un processus de gestion des documents
Choisir le bon logiciel de gestion des documents de construction

Qu’est-ce que la gestion des documents de construction ?

La gestion des documents de construction est une discipline qui s’attache à réguler le flux de documents. Si elle concerne le stockage, la recherche, la modification et le partage d’un document, elle relève de la gestion des documents.

La gestion des documents de construction peut s’appliquer aux documents physiques et numériques, bien que de nombreuses organisations passent au numérique pour mieux gérer la quantité de documents qu’exigent les projets de construction modernes.

À l’époque où les plans de type « blueprints » étaient imprimés sur du papier bleu, la documentation pouvait simplement inclure un ensemble de plans avec quelques annotations pour les exceptions et les augmentations. Désormais, même les projets de construction les plus modestes commencent par des dessins, des spécifications, des estimations, des rapports de consultants, des fichiers BIM, etc. Leur gestion permet de créer une source unique d’informations fiables à laquelle toute votre équipe peut se fier, même si les plans changent.

Le contrôle des documents dans les projets de construction

Dans les projets de construction, la gestion des documents est soutenue par la structure que forme le contrôle des documents. Alors que la gestion des documents concerne principalement le flux d’informations, le contrôle des documents désigne le processus de saisie des informations de manière cohérente et structurée pour chaque type de document. Il s’agit notamment de gérer les différentes versions des examens, des révisions et des approbations, et de conserver les archives pour que les intervenants consultent les versions les plus récentes.

Ainsi, avec le contrôle des documents, votre équipe peut valider en toute confiance les faits avec des enregistrements précis en guise de preuves. Ensemble, la gestion et le contrôle des documents génèrent des workflows numériques spécifiques, des notifications et des processus de révision qui permettent de synchroniser les équipes et de réunir les bonnes personnes à mesure qu’un projet progresse. Dans le secteur de la construction où les enjeux sont importants et les marges bénéficiaires extrêmement serrées, ce type de collaboration est essentiel pour les constructeurs, les investisseurs et les compagnies d’assurance, qui se basent sur la responsabilité pour gérer les risques.

Les avantages de la gestion des documents de construction

Les systèmes de gestion des documents dans le secteur de la construction offrent aux intervenants les avantages essentiels suivants :

1. Une source unique d’informations fiables

La collaboration d’une équipe requiert un flux de communication continu. Lorsqu’il s’agit de prendre des décisions aussi simples que l’approbation d’une demande d’achat ou l’engagement d’un sous-traitant, vous avez besoin d’un accès immédiat à des informations fiables comme le statut et les prix. En bref, votre équipe et vous avez besoin d’une source unique d’informations fiables.

Un système moderne de gestion des documents doit fournir un référentiel central et facile d’accès pour tous les documents essentiels à un projet. Cette centralisation est la clé de l’efficacité de la collaboration, de la réduction des erreurs, de la prévention des doublons, etc.

2. Une amélioration de la communication entre et parmi les services et les intervenants

Outre la création d’un espace de stockage centralisé pour les documents essentiels, une bonne gestion des documents peut améliorer la qualité de la communication entre les services et les intervenants internes et externes dont :

• Les entrepreneurs et sous-traitants : Ces intervenants peuvent ne pas être physiquement présents lors des réunions du personnel et de l’équipe et ont donc tout intérêt à avoir un accès fiable aux informations sur les changements qui concernent leurs domaines d’intervention. Imaginons par exemple qu’un électricien attende d’en savoir plus pour déplacer un câblage. Avec un bon système de gestion des documents, plutôt que de courir après le sous-traitant principal pour obtenir des renseignements, l’électricien sait exactement où trouver les informations essentielles lui permettant de se mettre à la tâche, comme les approbations et les ordres de travail mis à jour.
• Les chefs de projet : Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans les projets de construction, en gérant non seulement des délais serrés, mais aussi des budgets serrés. Les systèmes de gestion de la documentation fournissent le cadre dont les chefs de projet ont besoin pour effectuer des modifications. Par exemple, en veillant à ce que les équipes sachent exactement où se trouvent les documents dans leur version la plus récente, les équipes peuvent gagner du temps et éviter de gaspiller des ressources en travaillant à partir d’informations périmées.
• L’équipe de comptabilité : Un bon système de gestion des documents peut inviter automatiquement les membres de l’équipe de comptabilité à examiner des éléments comme les centres de coûts avant que les demandes de matériel soient envoyées pour l’approvisionnement. Cela a pour effet de réduire le temps que l’organisation consacre aux rapprochements comptables.
• Les travailleurs sur les chantiers : Les travailleurs sur le terrain sont souvent tenus à l’écart d’une grande partie des communications liées à un projet. Pourtant, un processus efficace de gestion des documents permet de faire en sorte que les communications essentielles à propos, par exemple, de la sécurité atteignent tout le monde de manière fiable et en temps voulu.

3. Un meilleur contrôle et une réduction des coûts

Le dépassement des coûts est un problème récurrent des projets d’entreprise, neuf projets sur dix dépassant leur budget initial. L’un des principaux moyens de lutter contre le dépassement des coûts consiste à mettre en place un processus de gestion des documents bien rodé. Votre organisation se porte mieux lorsque tous les intervenants travaillent sur la base du même ensemble de plans et sont informés des modifications éventuelles.

Par exemple, un sous-traitant principal disposant de l’ensemble des plans, des calendriers et des cahiers des charges les plus récents sait à quoi accorder la priorité, à quel moment. De plus, il ou elle saura quelles modifications mettre en œuvre et lesquelles ignorer. En disposant de ces connaissances, l’entrepreneur principal peut se concentrer sur les bonnes tâches au bon moment, ce qui permet de réduire les coûts.

4. La création d’une procédure standard pour l’organisation et le traitement des documents

À la base, un système de gestion des documents rend opérationnel le traitement des documents par une organisation à tous les niveaux. Il remplace l’ancien système basé sur papier en permettant de trouver des copies de factures approuvées ou des tampons de date pour les matériaux reçus en quelques clics et frappes. Il en résulte une diminution des tâches administratives et le remplacement d’innombrables documents par une procédure standard efficace.

Quand utiliser la gestion des documents ?

Pour tirer véritablement parti des avantages de la gestion des documents, il est important de l’utiliser aux bons moments et de la bonne manière. Les contrats, ordres de modification, demandes de renseignements et dessins de conception ne sont que quelques-uns des formulaires à inclure dans le processus. Toutefois, veillez à prendre en compte les particularités du workflow de votre organisation et à inclure aussi tout autre formulaire nécessaire dans le processus.

Le processus lui-même doit se mettre en place à ces étapes critiques :

• La création initiale du projet : Lors de la création initiale d’un projet, les documents d’orientation tels que les propositions d’offres ou les demandes de propositions définissent l’intention ou les spécifications d’un projet. La saisie des documents de création de projet dans un système de gestion des documents permet aux intervenants d’examiner de manière rapide et facile l’avancement d’un projet par rapport aux engagements initiaux des propositions. Tenez compte des spécifications de durabilité indiquées dans les documents d’appel d’offres, par exemple, Comment l’engagement pris dans la réponse à l’appel d’offres a un impact direct sur le choix des matériaux de construction.
• Les révisions préalables à la livraison de documents : Quel que soit le document traité, celui-ci devra être révisé. Grâce à un système de gestion des documents bien conçu, vous pouvez faire participer aux révisions et au bon moment les bons représentants des clients, les bons gestionnaires et les bons experts. De plus, vous enregistrerez leurs analyses afin qu’elles soient disponibles pour référence au fur et à mesure de l’avancement du projet.
• Les changements et modifications : Le changement est permanent dans une équipe de projet. Les équipes de haut niveau saisissent, documentent et communiquent efficacement ce changement. Votre système de gestion des documents vous fournira des outils pour analyser les schémas de ces changements afin que vous puissiez les utiliser pour améliorer la qualité de votre travail et l’efficacité de votre équipe.
• Les vérifications et approbations : Contrairement aux révisions, qui peuvent être détaillées et nécessiter des modifications importantes d’un document, les approbations doivent être binaires : oui ou non. Cependant, leur suivi et leur documentation n’en sont pas moins essentiels.
• La réalisation : La documentation de la réalisation est la manière la plus simple de noter l’avancement d’un projet. Les cas d’utilisation varient des simples réceptions, comme les e-mails et les messages, aux validations sophistiquées au niveau des banques. Quelle que soit l’approche choisie, la documentation confirmant la réalisation est essentielle à votre système de gestion des documents.

Six conseils pour la mise en œuvre d’un processus de gestion des documents

Apprendre comment la gestion des documents se manifeste dans le workflow typique des projets de construction est une chose, mettre en œuvre un processus de gestion des documents fonctionnant pour votre équipe en est une autre. Voici six conseils à prendre en compte si vous envisagez d’améliorer ou de mettre en place un processus de gestion des documents :

1. Évaluez votre système actuel

Commencer par évaluer de manière réfléchie votre approche actuelle est toujours une bonne idée. Réfléchissez à la manière dont vous saisissez le flux des activités, de leur initiation à leur achèvement. Vous pouvez commencer par poser ces questions simples :

• Comment les évaluations permettent-elles d’évaluer la qualité ?
• Quels sont les enregistrements nécessaires à la validation externe des étapes ?
• Quelles procédures semblent bien fonctionner ?
• Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ?
• Comment un changement dans le système s’intègre-t-il aux objectifs d’entreprise ?

2. Examinez votre culture d’entreprise

La culture d’entreprise est comme le courant marin : vous aurez plus de succès si vous travaillez avec lui plutôt que contre lui. La plupart des entreprises ont développé une culture basée sur les pratiques qui fonctionnent pour elles, alors autant commencer par là. Intéressez-vous à la façon dont les personnes et les organisations fonctionnent actuellement. Examinez des facteurs comme :

• Comment les tâches courantes telles que la conception de produits, les achats et les prévisions sont-elles effectuées à l’heure actuelle ? Choisissez quelles personnes peuvent voir quels documents, à quel moment et quelles tâches elles effectuent sur ces documents (comme des révisions, des approbations, etc.).
• Découvrez quels sont les niveaux de gestion requis pour les approbations et comment le système de gestion de la documentation aura un impact sur vos systèmes existants.
• Obtenez l’adhésion non seulement de la direction, mais aussi des membres de l’équipe de base qui effectuent des tâches de routine comme la comptabilité et la réception. L’adhésion de l’équipe peut être la clé d’une mise en œuvre réussie.

3. Nommez une personne de référence ou une équipe à contacter

La mise en œuvre d’un système de gestion des documents est un investissement important pour l’entreprise ; elle nécessite la responsabilité d’un référent et/ou d’une équipe de référence à qui déléguer le travail. Veillez à ce que les responsables de cette personne ou de ces personnes adhèrent aussi au projet avant de les affecter officiellement à cette tâche.

4. Centralisez vos documents et normalisez vos processus

En évaluant vos systèmes actuels, vous devriez commencer à centraliser les documents existants et à normaliser vos processus. Ce peut être le moment idéal pour identifier les différences d’approches au sein de l’entreprise et pour obtenir l’adhésion des intervenants en les impliquant dans l’évaluation. Les approches jugées les plus efficaces peuvent servir de base aux procédures dans toute l’entreprise.

5. Misez sur le bon logiciel

Vous disposez de nombreuses options différentes pour mettre en place votre système de gestion des documents. Sachant que l’intégrité de votre système dépend du logiciel que vous choisissez, veillez à en sélectionner un qui soit suffisamment robuste pour répondre à vos besoins. En considérant les différentes options, demandez-vous si chaque solution disponible :

• Fournit un accès centralisé aux informations
• Génère automatiquement des notifications et assure le suivi des mises à jour, ce qui accroît l’efficacité des équipes dans l’exécution des tâches ordinaires
• Améliore la collaboration et la communication au sein des équipes et entre elles, notamment via le cloud en cas de travail à distance ou sur le terrain
• Réduit les coûts grâce à l’amélioration des communications et aux avantages d’une documentation simplifiée.
• S’intègre aux processus numériques existants pour prendre en charge des workflows comme les demandes de changement, les rapports sur les problèmes ou la mesure de l’avancement.

6. Obtenez un retour d’information sous forme de commentaires et adaptez-le en conséquence

Gardez toujours à l’esprit que vous créez un système qui doit fonctionner pour les personnes qui l’utiliseront. Vous aurez besoin d’obtenir un retour d’expérience et une adhésion à l’élaboration d’un nouveau système de gestion des documents. Toutefois, vous aurez aussi besoin de recueillir des retours d’expérience au fur et à mesure que vous effectuerez des changements et d’adapter la mise en œuvre en conséquence.

Choisir le bon logiciel de gestion des documents de construction

Vous connaissez maintenant les bases de la gestion des documents dans le cadre des projets de construction : ce qu’elle est, pourquoi elle est importante et les meilleures pratiques pour la mettre en œuvre. Il reste toutefois à trouver une solution adaptée à votre organisation, ce qui peut s’avérer délicat.

EcoSys Documents fournit une solution qui permet de normaliser les processus et de créer un référentiel central pour l’ensemble des documents nécessaires tout au long du cycle de vie d’un projet. Il fait partie du système de performance des projets d’entreprise EcoSys et permet donc d’associer la gestion de documents à vos processus de construction essentiels, de la sélection et de l’estimation des projets à la gestion des contrats et aux contrôles de projet. Ainsi, les équipes ne perdent plus de temps à effectuer des tâches administratives et à rechercher des formulaires et des fichiers, ce qui réduit les dépenses et permet de respecter le calendrier. Contactez un représentant EcoSys pour planifier une démonstration dès aujourd’hui.

Consultez ces ressources supplémentaires pour plus d’informations sur EcoSys et sur la gestion de documents :

Produits EcoSys : EcoSys, EcoSys Documents

Solutions EcoSys : Gestion de portefeuille de projets, Contrôles et gestion de projet

Domaine de processus : Gestion des documents