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Lorsque des millions sont en jeu dans un projet de construction, éviter les erreurs coûteuses devient la priorité numéro un. Étant soumis à des paramètres de temps stricts et à des contraintes financières, vous devez tenir compte de tous les détails et de toutes les éventualités.

La gestion des projets de construction vous aide à atteindre cet objectif, que vous construisiez des raffineries de pétrole et de gaz, des centrales électriques ou des infrastructures de pointe. De la planification et de la conception à la gestion des ressources en passant par l’affectation budgétaire et plus encore, la gestion des projets de construction vous aide à maintenir l’efficacité et la bonne marche de l’ensemble du processus de construction.

Lisez la suite pour découvrir comment réussir la gestion des projets de construction dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que la gestion des projets de construction ?

La gestion d’un projet de construction consiste à diriger et à organiser chaque partie du cycle de vie du projet, de l’idéation à l’achèvement. Il s’agit d’une approche holistique dont l’objectif est de réaliser les projets dans les délais et dans les budgets impartis. La gestion des projets de construction est une discipline complexe qui nécessite de répondre à de nombreuses problématiques importantes telles que le contrôle des coûts, la planification, l’approvisionnement et l’évaluation des risques. Les chefs de projet interagissent avec tous les membres de l’équipe impliqués dans un projet de construction, des architectes aux exploitants en passant par les sous-traitants.

Qui est responsable de la gestion des projets de construction ?

La gestion d’un projet de construction implique tous les membres de l’équipe, des planificateurs financiers et des cadres supérieurs aux sous-traitants, ingénieurs, membres de l’équipe sur le terrain, etc. Toutefois, aucun n’a un rôle aussi essentiel au processus que le chef de projet. La fonction de chef de projet peut être assurée par un sous-traitant, un exploitant gérant les projets en interne ou même un responsable de travaux dédié.

Le chef de projet a pour but de veiller à ce que l’ensemble du processus de construction se déroule sans heurts et conformément au plan. Il est responsable du respect d’un calendrier serré et du budget, de l’affectation des ressources, de l’évitement des écarts d’objectifs et de la qualité. Il évalue les risques en temps réel et informe les intervenants. En centralisant les informations et en rationalisant la communication, le chef de projet rend possibles des processus efficaces qui ne pourraient autrement pas être mis en place.

Quelles sont les cinq étapes des projets de construction ?

Il est indispensable de comprendre les cinq grandes étapes des projets de construction pour bien gérer ceux-ci.

1. La planification et le développement

La première et plus importante partie du processus de construction consiste à déterminer s’il faut réaliser un projet. Interrompre un projet après son démarrage est coûteux, et plus le projet progresse, plus les pertes potentielles sont importantes. Les études de faisabilité, la budgétisation des investissements, les listes avantages/inconvénients et la contribution des intervenants sont des éléments essentiels à cette étape. Vous pouvez utiliser ces pratiques, et d’autres, pour répondre à des questions clés sur le projet :

• Le retour sur investissement sera-t-il positif ?
• Est-il possible de gérer les risques associés ?
• S’inscrit-il dans le portefeuille de votre entreprise ?

Pour répondre à ces questions ainsi qu’à d’autres questions pertinentes, utilisez une combinaison d’informations issues d’une analyse solide des données et des commentaires des principaux intervenants de votre équipe. L’analyse fournit aux décideurs un point de vue objectif sur le projet proposé, tandis que la contribution détaillée des membres de l’équipe peut aider à identifier des problèmes potentiels qui pourraient sinon passer inaperçus.

2. La conception

Une fois que vous avez pris la décision de réaliser le projet, il est temps de laisser libre cours à votre créativité. La phase de conception consiste à développer en détail le projet, de l’idée de base aux plans détaillés du modèle final. Votre conception évoluera entre le premier jet et les plans et spécifications définitifs, mais chaque itération doit répondre aux exigences du projet tout en respectant le calendrier et le budget.

Une fois la conception finalisée et approuvée, il est temps de passer à la phase de préconstruction.

3. La préconstruction

La préconstruction consiste à créer une feuille de route qui vous guidera tout au long du processus de construction. Il s’agit d’établir une stratégie de projet indiquant à chacun ce qu’il doit faire, quand, comment et ce que cela doit coûter. Si toutes les parties s’en tiennent au plan et exécutent leurs tâches sans heurts, le projet sera livré à temps, conformément aux normes et dans le respect du budget.

La préconstruction implique une grande variété de tâches critiques. Voici quelques-unes des plus importantes :

• Définir et allouer des ressources.
• Établir des mini-budgets.
• Créer des calendriers et des échéances.
• Répartir les tâches.
• Planifier le travail et les opérations à effectuer à l’aide de structures de décomposition du travail (WBS), de structures d’organisation (OBS) et d’autres outils.

L’évaluation des risques et la planification des mesures d’urgence constituent aussi une partie importante de la phase de préconstruction. Lors d’un projet de construction, les choses se passent rarement comme prévu, souvent en raison de facteurs indépendants de votre volonté. Les chefs de projet et autres intervenants doivent donc se préparer à ce que les choses tournent mal. Plus vous serez proactif, moins vous perdrez de temps, d’argent et de ressources à essayer de vous remettre sur les rails en cas de problème.

4. L’approvisionnement

L’approvisionnement englobe la recherche, l’achat et le transport des matériaux et des services dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Les responsables des achats et de la chaîne d’approvisionnement doivent apporter leur contribution lors des étapes de planification afin de limiter au maximum les dépassements budgétaires imprévus pendant cette phase. Même ainsi, une certaine volatilité est inévitable, les prix étant soumis aux fluctuations du marché. Vous devez tenir compte de ce risque, dans la mesure du possible, par une planification rigoureuse de la préconstruction.

L’approvisionnement en matériaux sur les marchés locaux, régionaux ou mondiaux présente des avantages et des inconvénients. L’approvisionnement local peut être plus rapide, mais avec un coût plus élevé, tandis que les matériaux moins coûteux expédiés sur de longues distances exposent à plus de risques de retards et d’interruptions de la chaîne d’approvisionnement. Effectuez des recherches approfondies afin de pouvoir choisir les bonnes options pour répondre aux exigences budgétaires et respecter le calendrier.

Le choix du moment de l’approvisionnement est une autre décision importante. Au lieu d’effectuer les achats avant le début du projet de construction, vous pouvez vous procurer les ressources dont vous avez besoin au fur et à mesure de l’avancement du projet pour répondre à l’évolution des besoins. Bien que cette stratégie offre une flexibilité supplémentaire, réduise les coûts de stockage et préserve les liquidités, elle risque de retarder les expéditions ou de provoquer des pénuries pouvant ralentir l’ensemble du projet. Elle vous expose aussi à de possibles hausses de prix. Quelle que soit l’approche choisie, essayez d’aligner les bons de commande sur votre plan de construction et prévoyez des mesures d’urgence pour préserver votre budget et votre calendrier si la situation évolue.

5. La construction

Vous avez établi votre plan, chacun sait ce qu’il a à faire et vous disposez des ressources nécessaires pour démarrer. La construction peut commencer. Tous les efforts de préparation et de planification s’avèrent payants à cette étape, car ils permettent au processus de construction de se dérouler en douceur, jusqu’à la fin du projet. Bien entendu, même les plans les plus minutieux ne peuvent pas prévoir toutes les difficultés. Il est donc essentiel de suivre et d’évaluer régulièrement l’avancement au cours de cette phase pour garder le cap.

Lorsqu’il faut procéder à des modifications parce que les circonstances ou les objectifs évoluent, la gestion des modifications entre en jeu. Les chefs de projet doivent s’adapter à l’évolution des besoins tout en respectant les paramètres du plan du projet. Recherchez une solution de gestion des modifications capable de vous aider à analyser l’impact des changements et à minimiser leur impact sur le projet.

Les quatre processus fondamentaux de la gestion des projets de construction

Maintenant que vous connaissez les principales étapes d’un projet de construction, examinons le rôle de la gestion de la construction. Ces processus de gestion de la construction sont essentiels au bon déroulement d’un projet du début à la fin.

1. L’idéation et la recherche

L’idéation fait partie de la conception technique initiale (FEL), la partie du cycle de vie du projet dédiée à la planification et à la conception. À cette étape, les intervenants examinent minutieusement chaque détail d’un projet pour voir s’il s’aligne sur le portefeuille de projets actuel et futur de votre entreprise. Le projet proposé doit être pertinent en termes de retour sur investissement (ROI), de réglementation applicable, d’intégration à des projets existants, de risque et d’autres facteurs.

Au cours de ce processus, les idées sont affinées pour devenir des propositions de projet grâce à des recherches rigoureuses et à des analyses centrées sur les données. La budgétisation des investissements, les études de faisabilité, le brainstorming et la répartition financière sont quelques-unes des pratiques impliquées dans cette phase. Lors de l’examen du projet, sollicitez activement la contribution du plus grand nombre possible de membres de l’équipe afin de vous assurer qu’il s’inscrit parfaitement dans le portefeuille de votre organisation.

L’un des principaux objectifs de l’idéation est de fournir un flux constant de projets à forte valeur ajoutée tout en maintenant les risques à un niveau gérable. Un projet qui présente un potentiel de retour sur investissement important, mais qui comporte des risques élevés peut ne pas s’inscrire dans un portefeuille d’investissements sûrs et stables. Même si c’est le cas, il nécessitera une attention et une maintenance conséquentes tout au long du cycle de vie du projet.

2. La définition et la planification du projet

Une fois que vous avez choisi un projet, il est temps d’en préciser les détails afin d’éviter les écarts d’objectifs et de maintenir la cohésion de votre équipe une fois le projet lancé. Les détails importants à prendre en compte à ce stade incluent le périmètre du projet, la faisabilité du planning, les ressources requises, un budget raisonnable et précis, et les indicateurs clés de performance (KPI). Encore une fois, au cours de cette étape, il est essentiel de consulter le plus grand nombre possible de membres de l’équipe concernée et de déterminer combien de collaborateurs devront travailler sur le projet.

3. La définition des rôles

Compte tenu du nombre important d’intervenants impliqués dans un projet de construction, il est nécessaire de définir clairement le rôle de chacun. Cela permet de clarifier les missions des différents membres de l’équipe, de les responsabiliser et d’éviter toute confusion et tout retard. Lorsque tous les membres de l’équipe connaissent leur rôle dans le projet et savent comment accomplir leurs missions, les redondances disparaissent et aucune tâche ne passe à la trappe.

4. La finalisation et l’exécution des plans de construction

Avant le début des travaux, les chefs de projet doivent s’entretenir avec les intervenants concernés pour vérifier le plan et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Bien qu’il y ait de fortes chances que vous ayez à faire face à des difficultés et à des changements inattendus au fur et à mesure de l’avancement du projet, l’absence d’adhésion explicite avant le début de la construction est presque l’assurance que vous serez confronté à des défis supplémentaires en cours de projet.

Une fois la construction commencée, les chefs de projet doivent tout faire pour que le processus reste coordonné et efficace. Cela implique la mesure et le suivi rigoureux de l’avancement. Des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents et exhaustifs mis à jour en temps réel (ce dont 56 % des chefs de projet ne disposent pas) fournissent un aperçu inestimable des performances et de l’état du projet. Il est essentiel de choisir les bons indicateurs clés de performance, car ils permettent de suivre efficacement le projet d’un seul coup d’œil et de voir s’il dévie de ses objectifs. Grâce aux données sur l’état actuel de votre budget, des approvisionnements et d’autres aspects clés du projet, vous pouvez tirer les enseignements dont vous avez besoin pour maîtriser les coûts et respecter les délais.

Gestion des défis de la gestion des projets de construction

La gestion des projets de construction comporte son lot de défis. Voici quelques-uns des plus courants et plusieurs conseils pour y faire face.

La communication et la gestion des documents

Il n’est pas facile de maintenir les voies de communication entre tous les intervenants dans un projet de construction. Il peut être encore plus difficile de conserver un référentiel accessible et précis de tous les documents du projet. Cependant, les risques liés à une mauvaise communication et à une mauvaise gestion des documents sont trop importants pour être ignorés.

Qu’il s’agisse d’ordres de modification ou d’achats en cours, une mauvaise communication retardant un seul processus essentiel peut paralyser l’ensemble du projet, entraîner des dépassements budgétaires ou déclencher des conflits. Évitez les difficultés liées à la gestion de la communication par e-mail, chat, téléphone et autres canaux grâce à une solution logicielle qui centralise les informations et la communication sur une plateforme unique.

En plus de faciliter une communication régulière, les chefs de projet sont responsables de la gestion des documents. Les sous-traitants, compagnies d’assurance, exploitants et autres intervenants ont besoin de pouvoir compter sur une source unique d’informations fiables. Vous pouvez commencer à créer un processus de gestion de documents efficace en examinant le système de gestion des documents actuel de votre organisation, en centralisant les documents existants, en normalisant les processus et en tirant parti d’une solution de gestion des documents dotée des fonctionnalités dont vous avez besoin.

L’estimation

On ne soulignera jamais assez la complexité et l’importance d’estimer les coûts, les ressources nécessaires et les délais dans la construction. Compte tenu des marges serrées dans le secteur de la construction, une erreur d’estimation, même mineure, peut entraîner des pertes sur un projet. Une marge d’erreur significative lors de l’estimation des coûts d’un projet de grande ampleur, comme la construction d’une centrale électrique, peut même entraîner l’arrêt du projet en cours de route avec un montant énorme de coûts irrécupérables. Alors que les fluctuations de prix, les dépréciations de devises, les pénuries de matériaux et autres facteurs peuvent faire de l’estimation une science inexacte dans le meilleur des cas, des outils de prévision sont disponibles pour vous aider à prendre en compte toutes ces variables et à rendre vos estimations aussi précises que possibles.

Le cloisonnement des données

Lorsque les données sont décentralisées et difficiles d’accès, les erreurs de communication sont monnaie courante et les projets se déroulent rarement comme prévu. Le cloisonnement des données peut affecter le contrôle des coûts, le calendrier du projet, l’évaluation des risques, etc. Si votre sous-traitant attend des informations déjà disponibles ou décide de se mettre au travail sans les obtenir, vous allez devoir faire face à des retards ou être obligé de croiser les doigts.

Pour supprimer le cloisonnement des données, adoptez une solution de gestion des données facilitant la centralisation et l’intégration des informations pertinentes. Les meilleurs outils relient tous vos systèmes et permettent aux membres de votre équipe d’accéder rapidement aux données, où qu’ils se trouvent.

Le manque de données en temps réel pour l’évaluation des risques et la gestion des modifications

Le partage des données au sein de votre équipe n’a aucun intérêt si celles-ci sont obsolètes. Par nature, les projets de construction sont évolutifs. Vous avez donc besoin de données en temps réel pour rester au fait des nouveaux développements et régler les problèmes lorsqu’ils surviennent. Là encore, vous avez besoin de la bonne solution logicielle. La plateforme choisie doit faciliter l’exploration des données grâce à des tableaux de bord et à des rapports actualisés tout en fournissant les outils nécessaires à la visualisation des workflows et de l’impact de vos décisions.

Faciliter la gestion des projets de construction

La gestion des projets de construction permet aux équipes de garder le même cap et d’atteindre leurs objectifs. Toutefois, si vous essayez d’appliquer seul toutes les pratiques de gestion de projet abordées ci-dessus, cela ne peut qu’engendrer de la frustration. Vous avez besoin du logiciel adapté pour commencer à tirer parti dès que possible des avantages d’une gestion de projet efficace.

Les solutions de gestion des projets de construction vous permettent d’améliorer les prévisions, de centraliser les informations, d’augmenter l’efficacité et de maintenir les coûts à un faible niveau. La solution haut de gamme de réalisation des projets d’entreprise EcoSys vous aide à atteindre ces objectifs et plus encore. Elle allège la charge qui pèse sur vos épaules grâce à une plateforme facile à utiliser qui atténue les risques, élimine les erreurs et facilite la communication. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont EcoSys peut vous aider à réussir votre prochain projet de construction.