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Lorsque les projets prennent du retard ou dépassent le budget, cela a un impact sur le succès et la croissance de votre entreprise. Certains facteurs échappent à tout contrôle, mais l’élaboration d’un planning de projet précis est une priorité absolue pour n’importe quelle organisation. La planification de projet permet aux membres de l’équipe de s’aligner sur les détails clés du projet tels que les tâches à accomplir, les délais, le périmètre du projet, les coûts, etc.

Même si la planification d’un projet est facile, l’élaboration d’un planning réaliste et efficace n’est pas aussi simple que cela. sachant que cela implique de rassembler et d’analyser les données nécessaires, d’obtenir l’avis des intervenants concernés, puis d’établir un échéancier précis auquel tout le monde adhère. Bien entendu, plus le projet est important, plus la planification est difficile et complexe. Pour bien comprendre le processus d’élaboration d’un planning de projet, commençons par voir comment la planification s’inscrit dans le concept plus large de la gestion de projet.

Quel est le rôle de la planification dans la gestion de projet ?

Dans la gestion de projet, la planification est le processus qui consiste à définir un projet en détail et à créer un plan permettant de savoir quand et comment le projet sera mené à bien. L’élaboration d’un planning incluant un échéancier avec des durées précises pour chaque tâche donne aux membres de l’équipe une visibilité sur le travail à accomplir et leur permet de garder le cap.

Les plannings de projets se décomposent en tâches et en jalons. Le planning doit également identifier toutes les ressources nécessaires à la réalisation du projet et fixer un calendrier d’exécution. Des contraintes et dépendances réalistes doivent être prises en compte au cours de ces étapes, chacune étant essentielle à la gestion des coûts.

Élaborer un planning de projet peut sembler laborieux, mais la construction préalable d’une structure de décomposition du travail peut faciliter le processus. Une structure de décomposition du travail est une représentation visuelle du périmètre du projet et des livrables à fournir. Elle permet à toute l’équipe de voir d’un coup d’œil les tâches nécessaires à la réalisation du projet et constitue une base solide à la réalisation du planning du projet.

Planification de projet et Programmation de projet

Bien qu’étroitement liés, la planification et la programmation du projet sont des processus distincts. La programmation du projet est un processus global qui consiste à définir le cadre général d’un projet. Elle implique souvent la création d’une structure de décomposition du travail et s’effectue avant la planification du projet. La planification concerne les aspects plus détaillés d’un projet tels que les tâches à accomplir et les délais spécifiques.

Les avantages de la planification dans la gestion de projet

Dans la gestion de projet, la planification peut avoir un impact considérable sur la productivité d’une entreprise. Voici quelques-uns des avantages de la création d’un planning de projet efficace :

L’alignement de tous les membres de l’équipe sur les objectifs du projet

Sans planning de projet, votre équipe ne sait pas ce qu’elle doit faire ni quand elle doit le faire. En éliminant toute ambiguïté, la planification permet à tous les intervenants de garder le même cap et de poursuivre les objectifs du projet. Quand les employés peuvent passer rapidement d’une tâche à l’autre et transmettre leur travail au membre de l’équipe suivant si nécessaire, les projets sont réalisés dans les délais et dans le respect du budget.

L’identification précoce des obstacles

Rien n’est pire que de rencontrer un obstacle inattendu au beau milieu d’un projet. Outre les dépenses et le temps supplémentaires nécessaires pour relever ce nouveau défi, il existe un risque de devoir retravailler une partie du projet déjà terminée. L’élaboration préalable d’un planning robuste aide à identifier les problèmes potentiels et à prévoir des solutions avant que ceux-ci ne fassent échouer le projet.

L’allocation de ressources suffisantes

Vous devez déterminer avec certitude les ressources nécessaires à la réalisation du projet, qu’il s’agisse des budgets, des matériaux, de la main-d’œuvre ou des équipements. Un planning de projet détaillé permet de vérifier que vous n’avez oublié aucune étape nécessaire et que vous savez exactement ce dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet dans le délai prévu.

Chacun de ces avantages amène d’autres résultats positifs pour votre entreprise. Par exemple, si votre organisation offre aux membres de l’équipe une visibilité sur les objectifs du projet et sur les outils requis, ces membres seront encore plus motivés pour accomplir leurs tâches. Les employés motivés et impliqués constituent l’une des ressources les plus précieuses d’une entreprise. De plus, de tels employés servent d’exemple à suivre pour tous les membres de votre organisation.

Comment visualiser les plannings de projet

Il existe de nombreuses manières de visualiser les plannings de projet, ce qui est une bonne chose. Après tout, chaque projet est différent, et les membres des équipes peuvent préférer certains modes de visualisation à d’autres. Les diagrammes de Gantt, les listes de tâches et les calendriers sont trois des moyens les plus courants pour visualiser les plannings de projets :

• Diagrammes de Gantt. Un diagramme de Gantt décompose le planning de projet sous forme de diagramme à barres. Chaque barre représente la période de temps dans laquelle chaque tâche doit être commencée et achevée. Les dates figurent généralement sur l’axe des abscisses et les jalons/tâches sur l’axe des ordonnées.
• Listes de tâches. Les listes de tâches ne font pas intervenir de graphiques, mais constituent une méthode simple et claire pour visualiser le planning d’un projet.
• Calendriers. Les calendriers offrent aux membres d’une équipe une manière familière de visualiser les dates de début et de fin des tâches ainsi que l’ensemble de la chronologie du projet.

Les six étapes du processus de planification d’un projet

Un planning de projet de qualité est le résultat d’un processus réfléchi et efficace. Suivez ces six étapes pour réussir la planification d’un projet.

1. Définir le projet

Si vous planifiez le projet sous la forme d’une structure de décomposition du travail avant de commencer le processus de planification, cela vous sera utile au cours de cette étape. En utilisant le cadre que vous avez créé pour le projet, définissez les tâches et jalons nécessaires à la réalisation du travail. Même si l’objectif n’est pas de passer du temps à détailler les étapes de chaque workflow lors de l’élaboration du planning, vous devez être suffisamment précis pour distinguer chaque tâche et garantir l’exactitude du planning.

2. Déterminer la séquence des tâches et des jalons du projet

Une fois que vous avez déterminé les tâches et les jalons nécessaires à la réalisation du projet, vous devez les classer dans le bon ordre. Certaines tâches peuvent dépendre de l’achèvement des tâches précédentes. Si une dépendance n’est pas prise en compte lors de cette étape, les autres membres de l’équipe devront attendre pour accomplir leurs tâches, ce qui aura un impact sur le calendrier. Même s’il n’existe aucune dépendance, les membres de l’équipe doivent savoir quand ils sont censés accomplir chaque tâche.

3. Définir le chemin critique

Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches qui doit être achevée à temps pour ne pas retarder la date de fin du projet. Un retard dans l’une de ces tâches retarde d’autant l’achèvement du projet. Définir précisément le chemin critique vous permet de savoir quelles tâches doivent être accomplies à quel moment pour que le projet respecte le planning. Il est nécessaire de tenir compte des dépendances identifiées ci-dessus lors de la définition du chemin critique. Il est aussi recommandé de consulter les membres de l’équipe qui effectueront les tâches suivantes.

4. Allouer suffisamment de ressources

Les membres de l’équipe doivent-ils avoir accès à certains équipements pour accomplir une tâche ? L’intégration d’un nouvel employé dans une équipe aiderait-elle celle-ci à accomplir plus rapidement les tâches qui lui sont confiées ? Collectez les données dont vous avez besoin pour bien comprendre les besoins en ressources du projet et les limites de capacité de votre organisation, puis tâchez de les aligner pour que votre planning soit réalisable. En tenant compte du coût des ressources ainsi que du temps supplémentaire nécessaire pour les obtenir avant le début du projet, votre planning restera en phase avec la réalité.

5. Établir un planning

Vous êtes maintenant prêt à établir votre planning avec des dates précises pour chaque partie du projet. Votre planning doit refléter le chemin critique et les séquences que vous avez établis ci-dessus afin de tenir compte de toutes les contraintes ou dépendances identifiées. Par ailleurs, n’oubliez pas de tenir compte des week-ends, des congés programmés des membres de l’équipe, des vacances et d’autres facteurs susceptibles d’avoir un impact sur les heures de travail disponibles. Bien que vous puissiez vous attendre à ce que votre planning évolue en raison de changements de périmètre du projet, de variations inattendues de la productivité et d’autres problèmes potentiels, il est préférable de commencer le projet avec un planning aussi précis que possible.

6. Suivre la progression du projet et modifier le planning en conséquence

Vous avez terminé de planifier le projet, et celui-ci est en cours d’exécution. Les contretemps et imprévus étant inévitables, il vous est conseillé de suivre la progression de chaque tâche et de chaque jalon. S’il s’avère que le planning doit être ajusté, modifiez-le rapidement afin d’assurer le bon déroulement du projet. Mettre en place des contrôles de projet efficaces est essentiel pour pouvoir respecter votre planning même en cas de problèmes importants.

Stratégies de planification dans la gestion de projet

Tous les projets (sauf s’ils sont vraiment simples) impliquent de nombreuses étapes distinctes et tâches dépendantes. Aussi, il est indispensable de créer un planning de projet les prenant en compte et les affichant pour tous les membres de l’équipe. Suivez ces conseils pour vous assurer d’élaborer des plannings qui contribuent au succès de votre organisation :

• Impliquer les intervenants concernés dès le début. Tirer parti des connaissances des membres de l’équipe sur le terrain permet d’éviter les erreurs de communication, d’identifier les problèmes potentiels et de s’assurer de créer un planning auquel tout le monde adhère.
• Référencer les données historiques. Il faut pratiquer pour atteindre la perfection et l’histoire se répète ! Utilisez les plannings des précédents projets comme points de référence et tirez-en des enseignements pour améliorer continuellement les nouveaux plannings.
• Veiller à ce que toutes les tâches (et sous-tâches) requises soient incluses. Les tâches imprévues, même les plus insignifiantes, peuvent affecter le périmètre de l’ensemble du projet. Vous devez identifier tous les composants nécessaires d’un projet pour créer un planning utile. Il n’est pas nécessaire d’énumérer les étapes du processus utilisées pour accomplir chaque tâche de votre planning, mais, s’il existe des sous-tâches spécifiques nécessaires à l’accomplissement d’une tâche plus importante, vous devez en tenir compte. Si vous disposez d’un modèle pour éviter les oublis prévisibles, utilisez-le.
• Prévoir une marge de manœuvre pour gérer les retards. Tenez compte des risques probables et improbables, et prévoyez du temps pour compenser ces retards potentiels afin de ne pas devoir modifier significativement le planning ou le périmètre du projet en cas d’aléas. Si le délai d’une tâche spécifique semble ambitieux, il peut être avisé de prévoir du temps supplémentaire.
• Définir clairement le chemin critique. Si cette étape est effectuée correctement, le planning du projet sera complet et précis. En identifiant clairement les tâches, en les classant par ordre de priorité et en leur affectant des ressources tout au long du chemin critique, il y a plus de chances que le projet soit mené à bien.

Identifier le bon logiciel de planification de projet

Si l’idée de vous lancer dans la planification d’un projet vous semble rebutante, sachez que vous n’êtes pas seul à ressentir cela. Alors que les organisations qui réalisent des projets très importants et complexes disposent des ressources nécessaires pour tirer parti des outils de planification spécialisés, celles qui réalisent des projets plus modestes se trouvent dans une situation plus incertaine.

EcoSys est une plateforme de performance des projets d’entreprise qui peut aider à atténuer les difficultés liées à la planification de projet en fournissant des outils pour améliorer l’efficacité, la prévisibilité et le contrôle. EcoSys vous permet de créer des plannings pour des projets de toute taille et offre une visibilité complète sur l’avancement et la performance des projets grâce à une intégration efficace de vos autres systèmes de planification. EcoSys se caractérise aussi par son intégration native entre la planification et les autres processus critiques des projets. Votre organisation peut alors facilement tirer parti des informations de planification dans toute l’entreprise pour la gestion des ressources, l’estimation et la budgétisation, la mesure de l’avancement et les prévisions, le contrôle des coûts, la gestion des risques, etc.

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