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Les organisations veulent que leurs projets soient couronnés de succès et répondent aux attentes des clients ainsi qu’à leurs objectifs internes. Mais quelle est la réalité sur le terrain ? Dans un rapport du PMI, 14 % des projets informatiques étudiés ont été considérés comme des échecs. Seuls 57 % des projets se sont terminés dans les limites de leur budget initial, les autres dépassant l’objectif fixé.

Cela n’est clairement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car, en plus d’affecter les marges, les dépassements de coûts entravent leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre ce qu’est la gestion des coûts de projet et comment être efficace dans ce domaine peut aider les organisations à garder le cap.

Dans cet article, nous examinons ce qu’est la gestion des coûts de projet, ses avantages et les étapes de sa mise en œuvre.

Qu’est-ce que la gestion des coûts de projet ?

La gestion des coûts de projets est le processus d’estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts tout au long du cycle de vie du projet ayant pour objectif de maintenir les dépenses dans les limites du budget approuvé.

Un projet peut être considéré comme réussi si :

• il répond aux exigences et au périmètre prévus,
• sa qualité d’exécution est d’un niveau élevé,
• il est achevé dans les délais et
• il est achevé dans le respect du budget.

La gestion des coûts de projet est donc l’un des principaux piliers de la gestion de projet, pertinente dans tous les secteurs, qu’il s’agisse de la fabrication, du commerce de détail, de la technologie, de la construction, etc. Elle contribue à créer une base financière d’après laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l’état actuel des coûts de leur projet et rectifier la trajectoire de celui-ci si nécessaire.

Pourquoi la gestion des coûts de projet est-elle importante ?

L’importance de la gestion des coûts est facile à comprendre. Prenons un exemple simple et concret : si vous décidez de construire une maison, la première chose à faire est de définir le budget. Lorsque vous avez une idée du montant à consacrer au projet, l’étape suivante consiste à diviser le budget global en dépenses pour les sous-tâches et postes inférieurs.

Le budget déterminera des points de décision cruciaux comme le choix de l’entrepreneur. Pouvez-vous faire appel à un professionnel pointu qui construira la maison et réalisera intégralement le projet ou devez-vous vous contenter de quelqu’un capable de vous aider avec certaines étapes et de travailler avec un budget plus réduit ? Combien d’étages la maison doit-elle avoir ? Quelle est la qualité des matériaux que vous souhaitez utiliser ?

Sans un budget prédéfini, il est non seulement difficile de répondre à ces questions, mais il devient impossible d’évaluer si vous avancez dans la bonne direction une fois le projet démarré. Dans les grandes organisations, ce problème est amplifié par la gestion simultanée de plusieurs projets, la modification des hypothèses initiales et l’apparition de coûts imprévus. C’est dans ce cas que la gestion des coûts peut s’avérer utile.

En mettant en œuvre des pratiques efficaces de gestion des coûts, les chefs de projet peuvent :

• Définir des attentes claires avec les intervenants
• Contrôler les écarts de trajectoire grâce aux transparences établies avec le client
• Suivre la progression et réagir par des mesures correctives à un rythme rapide
• Maintenir la marge prévue, augmenter le retour sur investissement et éviter de perdre de l’argent sur le projet
• Générer des données de référence pour les projets futurs et suivre l’évolution des coûts à long terme

Les quatre étapes de la gestion des coûts de projet

Si la gestion des coûts est considérée comme un processus continu, il est utile de diviser la fonction en quatre étapes : planification des ressources, estimation, budgétisation et contrôle. Elles sont le plus souvent séquentielles, mais il est possible que des changements de ressources surviennent en cours de projet, obligeant à ajuster les budgets. Il se peut aussi que les écarts observés au cours du processus de contrôle nécessitent des révisions de l’estimation.

Examinons chacune de ces quatre étapes en détail.

1. La planification des ressources d’un projet

La planification des ressources est le processus d’identification des ressources nécessaires pour exécuter un projet et le mener à bien. Les ressources incluent, par exemple, les personnes (employés et sous-traitants) et les équipements (infrastructures, gros véhicules de construction et autres équipements spécialisés en nombre limité).

La planification des ressources s’effectue au début d’un projet, avant le début réel du travail.

Pour commencer, les chefs de projet doivent d’abord disposer de la structure de décomposition du travail (WBS). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la WBS et se demander combien de personnes avec quels types de compétences sont nécessaires à l’accomplissement de cette tâche, et quels types d’équipement ou de matériel sont requis.

En adoptant cette approche à l’échelle des tâches, il devient possible pour les chefs de projet de dresser un inventaire précis et complet de toutes les ressources, qui sert ensuite d’entrée à l’étape suivante de l’estimation des coûts.

Quelques conseils à prendre en compte durant le processus :

• Tenez compte des données historiques (plannings et efforts passés) avant de déterminer les sous-tâches et les ressources correspondantes.
• Demandez l’avis des experts et des membres de l’équipe. L’approche collaborative fonctionne bien, en particulier dans le cas des projets pour lesquels il n’existe pas de données antérieures.
• Évaluez l’impact du temps sur les besoins en ressources. Par exemple, une ressource peut n’être disponible que dans quelques mois, ce qui décale le planning du projet. Cela peut avoir un impact sur l’estimation des coûts.
• Bien que cette étape se déroule au stade de la planification, les chefs de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez identifier un besoin d’une ressource possédant une certaine expertise, mais, si cette ressource n’est pas disponible au sein de l’organisation, vous devez envisager d’engager un sous-traitant ou de former votre équipe pour la mettre à niveau. Toutes ces variables réelles ont un impact sur la gestion des coûts.

2. L’estimation des coûts

L’estimation des coûts est le processus de calcul des coûts associés à toutes les ressources nécessaires à l’exécution du projet. Le calcul des coûts requiert les informations suivantes :

• Les ressources nécessaires (résultat de l’étape précédente)
• Les coûts de chaque ressource (par exemple, le coût horaire du personnel, les coûts d’embauche des fournisseurs, les coûts d’acquisition des serveurs, les coûts par unité de matériel, etc.)
• La durée pendant laquelle chaque ressource est requise
• La liste des hypothèses
• Les risques potentiels
• Les coûts de projet antérieurs et les références du secteur, le cas échéant
• Un aperçu de la santé financière de l’entreprise et des structures hiérarchiques

L’estimation est sans doute l’étape de gestion des coûts la plus complexe, car elle nécessite une très grande précision. Les chefs de projet doivent aussi tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l’inflation et la valeur économique temporelle.

Plus l’écart entre les coûts estimés et réels est important, moins un projet a de chances de réussir. Cependant, il existe un large éventail de modèles d’estimation à utiliser. L’estimation par analogie est un bon choix si vous disposez de nombreuses données historiques sur les coûts de projets similaires. Certaines organisations préfèrent utiliser des approches mathématiques comme la modélisation paramétrique ou la méthode PERT.

Il est également possible de choisir une approche descendante ou ascendante. L’approche descendante est souvent utile si des données antérieures sur les coûts sont disponibles. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement l’expérience de la réalisation de projets similaires et peuvent donc prendre une bonne décision. La méthode ascendante fonctionne pour les projets pour lesquels les organisations n’ont pas beaucoup d’expérience et, par conséquent, il est alors logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la faire remonter au niveau supérieur.

L’estimation des coûts comme outil d’aide à la décision

Il est utile de rappeler que l’estimation des coûts a lieu au stade de la planification et que, par conséquent, tout n’est pas encore figé. Dans de nombreux cas, les équipes de projet proposent plusieurs solutions pour un projet, et l’estimation des coûts les aide à décider de la voie à suivre. Il existe de nombreuses méthodes de calcul des coûts, telles que le calcul des coûts par activité, le calcul des coûts par poste et le calcul des coûts du cycle de vie, qui permettent d’effectuer cette analyse comparative.

Le calcul des coûts du cycle de vie, par exemple, prend en compte le cycle de vie complet d’un projet. Par exemple, dans les projets informatiques, les coûts de maintenance sont souvent ignorés alors que les coûts du cycle de vie s’inscrivent dans le long terme et tiennent compte de l’utilisation des ressources jusqu’à la fin du cycle. De même, dans les projets de fabrication, l’objectif est de minimiser les coûts de service et les frais de remplacement futurs.

Parfois, le processus d’estimation permet également aux équipes d’évaluer et de réduire les coûts. L’analyse de la valeur, par exemple, permet d’obtenir la valeur optimale d’un projet tout en réduisant les coûts.

3. La budgétisation des coûts

La budgétisation des coûts peut être considérée comme faisant partie de l’estimation ou comme un processus distinct. La budgétisation est le processus d’affectation de coûts à une certaine partie du projet, comme les tâches ou les modules individuels, pour une période de temps spécifique. Les budgets incluent des réserves pour les imprévus allouées afin de gérer les coûts inattendus.

Par exemple, imaginons que le coût total estimé pour un projet qui s’étend sur trois ans est de 2 millions de dollars. L’affectation budgétaire étant une fonction du temps, le chef de projet décide de ne tenir compte que des deux premiers trimestres pour l’instant. Il identifie les tâches à effectuer et alloue un budget de, disons, 35 000 $ pour cette période et ces tâches. Le chef de projet utilise la WBS et certaines des méthodes d’estimation décrites dans la section précédente pour parvenir à ce chiffre.

La budgétisation crée une base de coûts par rapport à laquelle il est possible de continuer à mesurer et à évaluer la performance des coûts du projet. En l’absence de budget, le coût total estimé resterait un chiffre abstrait, et il serait difficile de le chiffrer en cours de projet. L’évaluation des performances d’un projet permet de déterminer le montant du budget à affecter aux phases ultérieures du projet.

Une autre raison de consolider les budgets est que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs attendus pour leur financement. Lors des phases initiales, le chef de projet dispose d’une enveloppe financière limitée et doit fixer les objectifs en conséquence. C’est un peu comme si vous faisiez construire les fondations et un étage de la maison durant les premiers mois et que vous acheviez le reste du projet plus tard, au fur et à mesure que vous économisez.

4. Le contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est le processus consistant à mesurer les écarts de coûts par rapport à la base de référence et à prendre les mesures appropriées, comme l’augmentation du budget alloué ou la réduction du périmètre du travail, pour corriger ces écarts. Le contrôle des coûts est un processus continu qui s’effectue tout au long du cycle de vie du projet. Il s’agit autant d’établir des rapports clairs et en temps opportun que d’effectuer des mesures.

Avec la base de référence des coûts, le plan de gestion des coûts est une donnée essentielle du contrôle des coûts. Ce plan contient des détails comme la manière dont les performances du projet sont mesurées, le seuil de déviation, les mesures mises en œuvre si le seuil est dépassé et la liste des personnes et des rôles qui ont l’autorité exécutive pour prendre des décisions.

La gestion de la valeur acquise (EVM) est l’une des approches les plus populaires de mesure des performances des coûts. Prenons un exemple.

Au bout d’une semaine, vous mesurez la progression de la tâche X et constatez qu’elle est terminée à 25 %. Maintenant, comment savoir si vous êtes sur la bonne voie pour respecter le budget de la tâche ?

Tout d’abord, un chef de projet calcule la valeur planifiée de cette tâche (au stade de la planification). Disons que la tâche X a un budget de 4 000 $ et doit être achevée à 50 % au bout d’une semaine.

Valeur planifiée (PV) de la tâche X au bout d’une semaine = 4 000 $ * 0,5 = 2 000 $

Valeur acquise (EV) de la tâche X au bout d’une semaine = 4 000 $ * 0,25 = 1 000 $

Maintenant, déterminons aussi le coût réel (CA) du travail, qui implique d’autres variables telles que les coûts de l’équipement et du matériel (disons 800 $).

Écart de calendrier = EV – PV = 1 000 $ – 2 000 $ = -1 000 $.

Écart des coûts = EV – AC = 1 000 $ – 800 $ = 200 $

L’écart de calendrier négatif indique que la tâche prend du retard, mais l’écart positif sur les coûts indique qu’elle est en deçà du budget.

Lorsqu’il s’agit de gérer des centaines de tâches dans le cadre d’énormes projets, le contrôle des coûts peut fournir le niveau de transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir à la situation rapidement.

Logiciel de gestion des coûts de projet

Tout comme d’autres aspects de la gestion de projet, la gestion des coûts est complexe et fait intervenir de nombreuses variables. Le processus lui-même est élaboré et nécessite une attention particulière aux détails ainsi qu’une approche rigoureuse. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet peut considérablement simplifier ce processus.

Passons en revue certains avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des coûts de projet :

• L’automatisation des analyses quantitatives fastidieuses pendant l’estimation et la mesure permet d’éviter les erreurs manuelles
• L’intégration des données dans la planification, l’estimation, la budgétisation et le contrôle permettent d’effectuer un suivi continu et d’obtenir proactivement des réponses rapides plutôt que de se contenter d’interventions ponctuelles
• La prise de décision est facilitée par le fait que le logiciel de calcul des coûts aide à évaluer les solutions alternatives en utilisant des scénarios prévisionnels et des analyses de simulations
• La création claire et facile de rapports sous la forme de tableaux de bord et d’autres interfaces utilisateur enrichies
• La complexité de la gestion multidevise des projets sur différents sites géographiques est simplifiée par le logiciel de gestion des coûts de projet
• De nombreuses solutions de calcul des coûts de projet permettent l’intégration de tiers, de sorte que les données peuvent être mises en commun et analysées
• L’analyse comparative et la normalisation sont possibles grâce à la disponibilité de données sur les performances de plusieurs projets

Gestion des coûts et performances des projets d’entreprise

Dans le rapport « Pulse of the Profession 2018 » du PMI, 41 % des personnes interrogées ont déclaré que leurs projets étaient d’une grande complexité. Il n’est donc pas surprenant que 40 % des participants à l’enquête considèrent « qu’investir dans la technologie pour améliorer la réussite des projets » est leur priorité absolue.

La gestion des coûts est étroitement liée à la capacité d’une organisation à réussir ses projets actuels et futurs. Investir dans un logiciel de gestion des coûts fiable peut permettre de réaliser d’énormes économies. Une bonne solution de gestion des coûts ne traitera pas cette gestion comme une fonction isolée, mais l’exploitera comme faisant partie intégrante des performances du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.

Consultez ces ressources supplémentaires pour plus d’informations sur la gestion des coûts de projets :

Produit : EcoSys

Les solutions : gestion de portefeuille de projets, contrôles et gestion de projet, gestion de la valeur acquise

Domaine de processus : contrôle des coûts

Blog : 6 Best Practices for Project Controls (Six bonnes pratiques pour les contrôles de projet), Foundations of Good Earned Value Management (Les bases d’une bonne gestion de la valeur acquise)