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Lorsque les organisations prennent de l’ampleur, il est souvent difficile d’aligner les projets sur les objectifs de haut niveau de l’entreprise. La direction peine à hiérarchiser les projets, à allouer les ressources et à atteindre une efficacité optimale. C’est là que la gestion de portefeuille de projets (PPM) prend toute son importance.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets (PPM) ?

La PPM est une stratégie qui évalue les projets potentiels en fonction de leurs succès et de leurs risques éventuels, puis désigne le personnel, les ressources et les délais de manière à maximiser les performances de l’organisation.

Utilisons une analogie : la PPM revient à gérer un portefeuille financier censé générer suffisamment de fonds pour payer les études supérieures d’un enfant dans dix ans. Un portefeuille peut être composé de plusieurs comptes, et chaque compte peut avoir un profil d’investissement différent, certains penchant vers les actions et d’autres vers les gains à court et à long terme. Le travail du gestionnaire de portefeuille consiste à sélectionner la combinaison parfaite d’investissements et à les gérer de manière à atteindre l’objectif décennal.

De même, le portefeuille de projets de votre organisation peut être constitué de sous-portefeuilles, de programmes et/ou de projets.

Pourquoi la gestion de portefeuille de projets est-elle si importante ?

Quel que soit l’aspect de votre portefeuille, la PPM est essentielle, car elle vous aide, vous et votre équipe, à garder un œil sur les objectifs généraux.

Le fait de se concentrer sur des projets individuels accroît le risque d’augmentation des frais généraux et conduit à une diminution du ROI. Cependant, en centralisant la gestion des projets sous forme de portefeuille, vous pouvez concentrer vos efforts sur les bons projets au bon moment.

Par ailleurs, une approche centralisée fournit aux gestionnaires une base solide pour mener à bien les projets ; or, tout cela commence par un processus de PPM solide.

Le processus de gestion de portefeuille de projets

Le processus de PPM est une boucle continue qui permet aux équipes de répondre à

l’évolution des tendances du marché tout en continuant à prendre en compte les facteurs qui entravent la réussite du projet. Cette nature cyclique et flexible permet de prendre des décisions relatives aux projets en gardant à l’esprit les objectifs de l’organisation.

Bien que le processus soit malléable, il comporte des phases distinctes.

Le cycle de vie de la gestion de portefeuille

Le PMI définit trois phases du processus ou du cycle de vie du portefeuille : la planification, l’autorisation, la surveillance et le contrôle. Le PMI classe ensuite ces trois phases en deux groupes : le groupe de processus d’alignement et le groupe de processus de suivi et de contrôle.

Voici une vue d’ensemble de chaque groupe.

Le groupe de processus d’alignement

Le groupe de processus d’alignement concerne la manière dont les projets sont sélectionnés, introduits et classés. Il doit également inclure des informations à jour sur la manière dont les projets s’alignent sur les objectifs stratégiques et les règles opérationnelles actuelles. Cette approche permet d’évaluer des projets individuels, tandis que le portefeuille est géré comme un tout.

Ce groupe est le plus actif lorsqu’une organisation met à jour ses objectifs stratégiques et établit ses budgets et ses plans. En fonction de l’organisation, cela peut être fait chaque année, chaque trimestre ou plus fréquemment.

Le groupe de processus de suivi et de contrôle

Le groupe de processus de suivi et de contrôle évalue les indicateurs de performance et surveille l’alignement avec les objectifs stratégiques. Il garantit que l’ensemble du portefeuille fonctionne selon des mesures prédéfinies par l’organisation. Ces mesures peuvent par exemple inclure le ROI ou la valeur actuelle nette. Elles peuvent aussi permettre de suivre les performances par catégorie ou sous forme agrégée. Parfois, même les composants individuels du portefeuille font l’objet d’un suivi.

Les étapes de la gestion du portefeuille de projets

Le processus de PPM se compose de cinq étapes qui garantissent le maintien d’un alignement de haut niveau à la fois sur l’ensemble du portefeuille et tout au long du cycle de vie de la PPM.

1. Déterminer les objectifs de l’entreprise. Afin de s’entendre sur les projets adaptés à votre organisation, les équipes doivent être sur la même longueur d’onde. L’un des moyens les plus populaires pour créer cet alignement consiste à élaborer une carte stratégique décrivant exactement les objectifs de l’entreprise et la manière dont les membres de l’équipe doivent les hiérarchiser.
2. Collecter et rechercher des informations sur les projets potentiels. Dressez une liste d’idées de projets potentiels et faites des recherches sur ces idées. L’inspiration peut venir d’idées des membres de l’équipe, de retours d’expérience des clients ou d’exigences réglementaires particulières. Rassemblez ensuite quelques éléments généraux sur ces idées, comme les besoins potentiels en ressources.
3. Affinez votre liste et sélectionnez les meilleurs projets. Les éléments généraux issus de l’étape précédente vous donneront les outils nécessaires pour choisir les projets qui correspondent le mieux à vos objectifs d’entreprise. Utilisez ces données pour définir les différenciateurs d’un projet et élaborer un portefeuille provisoire qui maximisera probablement votre rendement tout en équilibrant le risque.
4. Validez la faisabilité du portefeuille et lancez les projets. Ensuite, vous devrez valider le portefeuille de projets en fonction de leur faisabilité et des ressources disponibles. Développez les éléments généraux qui ont déjà été collectés et créez une image plus réaliste des ressources nécessaires pour mener à bien un projet et identifier les contretemps potentiels. Si le projet semble toujours réalisable, vous pouvez engager des ressources et aller de l’avant.
5. Gérer et surveiller le portefeuille. Une fois les projets lancés, vous et votre équipe devrez les gérer, en gardant un œil sur les performances et en réajustant les paramètres si nécessaire. Cela peut impliquer de gérer des questions telles que la modification du périmètre, la réaffectation des ressources et l’examen régulier du portefeuille dans son ensemble.

Les éléments clés de la gestion de portefeuille de projets

Bien que les étapes ci-dessus puissent sembler assez simples, il peut être difficile de démarrer le cycle de vie de la PPM et de le maintenir. Pour ce faire, réfléchissez bien aux questions à vous poser et aux outils que vous utiliserez pour garder le cap.

Se poser les bonnes questions

Bien que l’association entre la stratégie organisationnelle et les projets soit le plus souvent prise en compte au début du processus de planification du portefeuille, elle ne peut pas être traitée une seule fois seulement. Il doit s’agir d’un processus continu d’évaluation et de contrôle.

Quel que soit le moment où cette réflexion entre en jeu, le fait de poser les bonnes questions vous aidera à orienter chaque décision dans la bonne direction :

• Le projet est-il conforme à la stratégie organisationnelle ?
• Est-ce le bon moment pour se consacrer au projet ?
• Quelle valeur ajoutée apporte-t-il à l’organisation ?
• L’impulsion du projet est-elle interne (à l’initiative de l’organisation) ou externe (à l’initiative du client) ?
• Quelle est la place du projet dans la liste des priorités ? S’agit-il d’une urgence ou d’un simple besoin ?
• Le projet comporte-t-il des redondances ? D’autres projets internes sont-ils mis en œuvre pour réaliser des choses similaires ? Si oui, comment peuvent-ils se combiner ou se compléter ?
• Un projet peut-il servir de modèle à un autre ?
• Les ressources telles que le temps, le budget et la main-d’œuvre sont-elles disponibles pour l’exécution ?
• L’affectation de ressources à un projet a-t-elle un impact sur un autre projet (par exemple, est-il nécessaire de reprogrammer un projet pour en exécuter un autre) ?
• Les attentes des intervenants sont-elles réalistes ?
• Comment s’assurer que tous les acteurs sont sur la même longueur d’onde ?
• Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) qui indiquent le succès du projet et l’impact correspondant sur le portefeuille ?

Ces questions, et d’autres encore, vous aideront, vous et votre organisation, à adopter une vision plus globale des projets.

Autres outils et techniques de gestion de portefeuille de projets

En plus de poser des questions critiques, d’autres techniques de PPM fournissent un moyen structuré d’évaluer, de sélectionner et de hiérarchiser les aspects du groupe de processus d’alignement dans le cycle de vie de la gestion de portefeuille.

Voici une présentation rapide de cinq de ces outils et techniques de PPM :

• L’analyse coûts-bénéfices : un ratio utilisé pour évaluer le risque par rapport aux avantages de tout projet. Plus les coûts sont faibles et les avantages élevés, plus un projet a de chances de réussir.
• Arbre de décision : un outil visuel d’analyse qualitative parfaitement adapté à l’évaluation de scénarios affectés par de nombreux facteurs subjectifs. Les outils de PPM établissent des scénarios de simulation et fournissent une base d’évaluation des résultats possibles.
• Modèle de notation : une technique analytique qui associe les facteurs quantitatifs et qualitatifs d’une décision avec des pondérations et des scores. Cette technique crée une base rationnelle afin d’accorder la priorité aux projets ayant obtenu les meilleurs scores.
• Valeur commerciale estimative (ECV) : l’ECV intègre le risque dans une formule similaire à la valeur actuelle nette (VAN) pour évaluer les probabilités de réussite des projets commerciaux et techniques.
• Matrice d’objectifs : Cette méthode divise la stratégie organisationnelle de haut niveau en plusieurs objectifs commerciaux et attribue des notes aux projets en fonction de leur alignement sur chaque objectif. La matrice permet de prendre en compte des sous-objectifs afin de créer une manière nuancée d’évaluer les projets par rapport aux objectifs.

Choisir le bon outil de PPM

Le choix d’un excellent outil de PPM est tout aussi important au processus PPM que le fait de poser les bonnes questions et d’utiliser les bonnes techniques.

En plus de vous aider à mieux comprendre chaque détail de votre portefeuille dans son ensemble, un bon outil de PPM soutient et renforce les personnes et les processus impliqués. Pour ce faire, il aligne la sélection des projets sur les processus budgétaires de votre organisation, en veillant à ce que les projets correspondent aux priorités, soient compatibles avec les budgets et soient réalisables avec la main-d’œuvre disponible.

Voici quelques-uns des attributs et fonctions indispensables d’un logiciel de PPM :

• La planification stratégique
• La planification des investissements
• La gestion des opportunités
• Le développement de projet
• La gestion de ressources
• Analyse de portefeuille et rapports
• Processus de franchissement d’étapes et workflows automatisés

Les données issues de ces fonctions vous donnent un aperçu objectif et en temps réel de l’évolution des projets. Elles vous permettent de prendre des décisions éclairées en évaluant des scénarios de simulation tels que :

• Que se passerait-il en cas d’annulation d’un projet spécifique ?
• Comment un retard de trois semaines dans ce projet affecterait-il les ressources d’un autre projet?
• Quel serait l’impact du partage d’une ressource entre plusieurs projets ?
• Quel serait l’impact sur la feuille de route de l’année prochaine si le budget était augmenté de 10 % cette année ?

Un outil de PPM robuste doté d’une interface utilisateur intuitive offre un moyen rapide d’examiner ces questions et bien d’autres encore.

Gestion de portefeuille de projets et gestion de projet

Bien qu’il puisse sembler que la PPM et la gestion de projet soient interchangeables, il existe quelques différences importantes entre ces deux concepts. La gestion de projet (et donc les chefs de projet) a pour objectif de « bien exécuter les projets ». Les gestionnaires de portefeuille et de projet, quant à eux, ont pour objectif « d’exécuter les bons projets ».

Plus encore, la PPM s’intéresse à la situation dans son ensemble et à la manière dont tous les projets d’une organisation concourent collectivement à la réalisation des objectifs stratégiques et de ROI. Par exemple, la gestion de projet peut consister à s’assurer que les bonnes personnes sont affectées aux bonnes tâches pour un projet spécifique. La PPM, quant à elle, concerne la manière dont un projet spécifique s’intègre à un portefeuille et veille à ce que ce dernier soit performant.

Le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets

Le rôle principal d’un gestionnaire de portefeuille de projets est de fusionner la stratégie commerciale de l’entreprise avec la mise en œuvre du projet. À la différence d’un gestionnaire de projet, un gestionnaire de portefeuille se concentre sur la sélection des projets plutôt que sur la répartition des tâches. En d’autres termes, un gestionnaire de portefeuille de projets s’intéresse à la question « quoi » alors qu’un chef de projet se concentre sur la question « comment ».

Le rôle du gestionnaire de portefeuille consiste fondamentalement à comprendre les contraintes de l’organisation ayant un impact sur le projet. Cela inclut le budget, le temps, les infrastructures et la main-d’œuvre. Ces contraintes, ainsi que les objectifs stratégiques de l’organisation, guident le gestionnaire de portefeuille dans sa sélection de projets. Chaque projet sélectionné nécessite un investissement en temps, en argent et en autres ressources limitées. L’efficacité d’un gestionnaire de portefeuille est déterminée par sa capacité à collaborer avec l’organisation et les équipes de projet individuelles.

Les responsabilités d’un gestionnaire de portefeuille de projets incluent :

• La gestion des demandes de projet
• L’affectation et la gestion de ressources
• La gestion des risques
• L’identification et la réduction des inefficacités
• La collaboration avec les intervenants de haut niveau
• La gestion des modifications
• Le suivi du ROI des projets

Les avantages de la PPM

Les bonnes pratiques de PPM apportent de la profondeur et de la maturité aux organisations en introduisant une approche harmonisée de la gestion de projet à grande échelle. Elles présentent des avantages tant quantitatifs que qualitatifs, ce qui les place au centre de la réussite des projets.

Selon un rapport du PMI, les organisations ayant des pratiques de PPM matures mènent à bien 35 % de leurs programmes en plus que les autres organisations, échouent moins souvent et gaspillent moins d’argent. Tous ces avantages se traduisent aussi indirectement par une amélioration de la satisfaction des clients.

La PPM offre de nombreux autres avantages. La prise de décision peut se concentrer plus facilement sur des faits que sur des facteurs subjectifs, en particulier lorsqu’une organisation poursuit un objectif important comme le fait de s’adapter à des modifications réglementaires imminentes. La PPM permet de prendre du recul et de réfléchir à la façon dont les ajustements nécessaires auront un impact sur le risque et les avantages des projets, et si cela modifie le calcul global de l’inclusion dans le portefeuille :

• Les changements ont-ils un impact sur la façon dont le projet s’aligne sur les objectifs de l’organisation ?
• Les réglementations ont-elles des répercussions à long ou à court terme ? Quand commencent-elles ? Ces réglementations entreront-elles en vigueur dans un avenir prévisible ou semblent-elles temporaires ?
• Quel sera l’impact des nouvelles réglementations sur le workflow et sur le planning du projet ?
• Quels besoins de suivi – comme la formation ou la gestion des modifications – cela va-t-il créer ?
• Quels sont les coûts associés à la mise en œuvre des ajustements nécessaires et ont-ils un impact sur la rentabilité ?
• La PPM peut vous aider à analyser la décision et à atténuer les risques.

De plus, la PPM favorise un environnement collaboratif plutôt que concurrentiel au sein de l’organisation, ce qui améliore réellement l’efficacité des ressources. Si les services internes ne sont pas en concurrence avec, par exemple, les ingénieurs informatiques pour atteindre le même objectif, cela libère des ressources qui peuvent être consacrées à d’autres objectifs, comme l’amélioration du service à la clientèle ou du ROI.

Les bonnes pratiques de la gestion du portefeuille de projets

La PPM comporte de nombreuses sous-disciplines et sa mise en œuvre peut varier d’une organisation à l’autre. Si certaines sont centrées sur la gestion des ressources, d’autres préfèrent bénéficier d’une visibilité continue des projets.

Voici notre liste de bonnes pratiques pour vous guider dans votre mise en œuvre de la PPM :

• Comprenez la stratégie de l’entreprise : la PPM consistant à aligner des projets sur une stratégie d’entreprise, il est important de comprendre d’abord cette stratégie et son évolution. Par exemple, si l’objectif principal passe de l’augmentation de la productivité sur des marchés mondiaux spécifiques à l’innovation de produits, les priorités de la PPM doivent également évoluer.
• Identifiez le bon ensemble de projets : les entreprises confondent souvent activité et progrès. Un mauvais projet exécuté de manière irréprochable reste un échec, car il ne fait pas avancer l’entreprise dans la direction stratégique.
• Créez un bureau de gestion de projet (PMO) : la création d’un PMO pour gérer les activités de PPM formalise les processus et responsabilise le personnel. Cela reflète le soutien de la direction à l’approche de PPM.
• Créez des normes d’évaluation des projets : au fur et à mesure de l’évaluation des projets, il est essentiel de créer des critères communs ainsi qu’une liste de mesures pour les évaluer. C’est en effet la seule manière d’effectuer une comparaison fiable.
• Formulez une stratégie de gestion des risques : les gestionnaires de portefeuille peuvent réduire les risques en effectuant une analyse risques-avantages à l’aide de modèles de PPM tels que l’analyse coûts-rendements et l’ECV, et en investissant dans des projets offrant un rendement maximal.
• Formulez une stratégie de gestion des modifications : le changement est la seule constante. Les marchés changent, les technologies évoluent et les clients revoient leurs exigences. Une stratégie de gestion des modifications permet d’anticiper tout cela. Lorsqu’elles sont sélectionnées avec soin, les mesures peuvent déclencher des notifications qui permettent de réagir de manière appropriée et en temps opportun aux modifications imprévues.
• Utilisez un outil de PPM : les complexités de la PPM peuvent être simplifiées grâce à un logiciel qui peut aider à intégrer les contrôles de projet tactiques à la sélection stratégique des projets. Les outils comme le logiciel de performance des projets d’entreprise EcoSys aident les gestionnaires de portefeuille à tirer le meilleur parti de la PPM et à surveiller facilement les KPI du portefeuille.

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets

Lorsqu’elle est bien exécutée, la gestion d’un portefeuille de projets peut être vitale à la réussite de la croissance de toute entreprise ou organisation. Elle établit une structure d’évaluation et de sélection d’un portefeuille de projets et permet de les suivre de manière fluide au gré des modifications ainsi que de les guider jusqu’à leur achèvement grâce à des contrôles adaptés. Les outils logiciels simplifient considérablement la complexité du processus, en particulier lorsque ce processus implique un effort de collaboration.

Pour choisir votre logiciel de PPM, assurez-vous de vous adresser à un fournisseur ayant une expérience approfondie dans ce domaine. Ils vous aideront à anticiper la subtile dynamique d’équipe des logiciels de collaboration. Généralement, une organisation décide de mettre en œuvre un logiciel de PPM lorsqu’elle se développe au point où la prolifération des projets commence à affecter l’exécution des projets. L’utilisation d’un logiciel de PPM confère à une organisation un niveau de maturité qui lui permet de passer de manière plus rapide et durable à l’étape suivante de sa croissance.

Une maturité en évolution

Selon un rapport du PMI de 2018, seuls 30 % des organisations interrogées disent avoir atteint un niveau élevé de maturité en matière de gestion de portefeuille. Si la plupart des organisations connaissent et même pratiquent la PPM, toutes ne tirent pas pleinement parti de son potentiel.

Par exemple, les ressources sont-elles bien gérées ? Les processus de PPM sont-ils continus et adaptables ? Existe-t-il une culture centrée sur le portefeuille dans l’organisation ? Existe-t-il des outils efficaces pour soutenir le processus ? La réalisation d’une analyse des lacunes permet de révéler les étapes nécessaires pour faire progresser ce modèle de maturité.

Pour être efficace, votre PPM doit faire l’objet d’une collaboration uniforme et fiable à l’échelle de toute l’organisation, de la direction à la base. Pour avoir un impact positif sur la rentabilité, elle doit assurer la transparence des mesures clés et des aspects financiers des projets. L’objectif doit être d’éviter la concurrence et le cloisonnement organisationnel. La PPM encourage tous les membres de l’organisation à collaborer pour atteindre les objectifs stratégiques de celle-ci.

Consultez ces ressources supplémentaires pour plus d’informations sur la PPM :

• Les solutions : gestion de portefeuille de projets
• Produits : Logiciel de performance des projets d’entreprise EcoSys
• Blog : How to Optimize Project Portfolio Management (Comment optimiser la gestion de portefeuille de projets), Benefits of Construction Project Portfolio Management (Les avantages de la gestion de portefeuille des projets de construction), What is the Portfolio Management Lifecycle? (Quel est le cycle de vie de la gestion de portefeuille ?)