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Documentos de licitación, acuerdos de contratistas, alcances de trabajo, programas, lista de cantidades: Estos son solo algunos de los documentos necesarios para cualquier proyecto de construcción, y eso es antes de comenzar la construcción de algún edificio real. Controlar todo este papeleo, notar los cambios y comunicar las actualizaciones a las personas adecuadas puede salirse de control rápidamente sin una gestión adecuada de los documentos. Pero descubrir un buen proceso para la gestión de documentos en el tema de la construcción es toda una tarea.

Esta guía innovadora lo guiará a través de conceptos clave, por qué es importante y, lo más importante, descubrirá cómo hacer que la implementación funcione para su organización.

Contenido:
¿Qué es la gestión de documentos en la construcción?
Beneficios de la gestión de documentos en la construcción
¿Cuándo se debe utilizar la gestión de documentos?
6 consejos para implementar un proceso de gestión de documentos
Elija el software de gestión de documentos de construcción adecuado

¿Qué es la gestión de documentos en la construcción?

La gestión de documentos en la construcción es una disciplina que se ocupa de regular el flujo de documentos; si se trata de almacenar, encontrar, cambiar y compartir un documento, se incluye en el ámbito de la gestión de documentos.

La gestión de documentos en la construcción puede aplicarse a documentos físicos y digitales, aunque muchas organizaciones se están volviendo digitales para manejar mejor la cantidad de documentación que requieren los proyectos de construcción modernos.

Cuando los planos todavía eran azules, la documentación podría haber incluido simplemente un conjunto de planos con anotaciones en los márgenes para excepciones y aumentos. Hoy en día, incluso los proyectos de construcción más modestos comienzan con dibujos, especificaciones, estimaciones, informes de consultores, archivos BIM y más. Administrarlos crea una única fuente de verdad en la que todo su equipo puede confiar, incluso cuando los planes cambian.

Control de documentos en proyectos de construcción

En proyectos de construcción, la gestión de documentos está respaldada por el andamiaje creado por el control de documentos. Cuando la gestión de documentos se basa principalmente en el flujo de información, el control de documentos es el proceso de capturar información de una manera coherente y estructurada para cada tipo de documento. Esto incluye administrar diferentes versiones de comprobaciones, revisiones y aprobaciones, y mantener archivos para garantizar que las partes interesadas hagan referencia a las versiones más recientes.

Por lo tanto, el control de documentos le da a su equipo la confianza para validar hechos con registros precisos como evidencia. Juntos, la gestión y el control de documentos generan flujos de trabajo digitales definidos, notificaciones y procesos de revisión que mantienen a los equipos sincronizados y unen a las personas adecuadas a medida que avanza el proyecto. En el mundo de la construcción de alto riesgo, donde los márgenes de beneficio son extremadamente ajustados, este tipo de colaboración es fundamental para los constructores, inversores y compañías de seguros que utilizan la responsabilidad para gestionar el riesgo.

Beneficios de la gestión de documentos en la construcción

Los sistemas de gestión de documentos en la construcción ofrecen a las partes interesadas estos beneficios básicos:

1. Establezca una única fuente real

Colaborar en equipo requiere un flujo continuo de comunicación. Cuando toma decisiones tan simples como aprobar una solicitud de compra o el compromiso de un contratista, necesita acceso inmediato a información confiable como el estado y los precios. En resumen, usted y su equipo necesitan una única fuente de verdad con la que todos puedan contar.

Un sistema de gestión de documentos moderno debe proporcionar un depósito central de fácil acceso para todos los documentos críticos de un proyecto. Esta centralización es clave para una colaboración eficiente, reducción de errores, prevención de documentos duplicados y más.

2. Aumenta la comunicación entre departamentos y partes interesadas

Además de crear un espacio de almacenamiento centralizado para documentos críticos, una buena gestión de documentos puede mejorar la calidad de la comunicación entre los departamentos y las partes interesadas internas y externas, que incluyen:

• Contratistas y subcontratistas:: Es posible que estas partes interesadas no estén físicamente presentes durante las reuniones de personal y equipo, por lo que se benefician enormemente del acceso confiable a la información sobre cualquier cambio relacionado con sus áreas definidas. Por ejemplo, digamos que un electricista espera instrucciones sobre una actualización para mover algunos cables existentes. En lugar de andar detrás del contratista general en busca de actualizaciones, con un buen sistema de gestión de documentos, ese electricista sabe exactamente dónde encontrar la información crítica para seguir avanzando, como aprobaciones y órdenes de trabajo actualizadas.
• Gerentes y proyectos: Los gerentes de proyecto desempeñan un papel fundamental en los proyectos de construcción, ya que gestionan no solo los estrictos tiempos de entrega, también los presupuestos. Los sistemas de gestión de la documentación proporcionan el marco que necesitan los gerentes de proyecto para cambiar las cosas. Por ejemplo, al asegurarse de que los equipos sepan exactamente dónde se encuentran los formularios y que los obtendrán en la versión más actualizada, los equipos pueden ahorrar tiempo y evitar el desperdicio de recursos innecesarios dedicados a trabajar con información obsoleta.
• Contabilidad: Un sistema de gestión de documentos sólido puede solicitar automáticamente a los miembros del equipo de contabilidad que revisen cosas como los centros de costos antes de que las solicitudes de materiales se envíen para su adquisición. El efecto neto es reducir el tiempo que la organización dedica a las conciliaciones.
• Trabajadores en el centro de trabajo: Las personas que realizan el trabajo en sitio suelen quedar fuera de gran parte de las comunicaciones relacionadas con un proyecto. Sin embargo, un proceso de gestión de documentos eficaz garantiza que las comunicaciones críticas que afecten a la seguridad, por ejemplo, lleguen a todos de forma confiable y puntual.

3. Ayuda a controlar y reducir el gasto

El sobrecosto es un problema constante en los proyectos empresariales, nueve de cada 10 proyectos superan sus presupuestos originales.. Una forma clave de combatir el exceso de costos es con un proceso de gestión de documentos bien diseñado. Su organización se beneficia cuando todos trabajan con el mismo conjunto de planes y saben cuándo se realizan los cambios.

Por ejemplo, un contratista general (GC) que tiene el juego de planos más actual, líneas de tiempo y alcances de trabajo sabe qué priorizar y cuándo. Además, sabrá qué cambios implementar y cuáles ignorar. Tener esta información a la mano significa que el GC puede enfocarse en las tareas correctas en el momento correcto, todo lo cual mantiene los costos bajos.

4. Crea un procedimiento estándar para organizar y manejar documentos

En su raíz, un sistema de gestión de documentos hace funcionar el manejo de documentos de una organización en todos los niveles. Reemplaza la antigua persecución de buscar copias de facturas aprobadas o sellos de fecha para los materiales recibidos con unos cuantos clics y pulsar algunas teclas. El resultado minimiza las tareas administrativas y reemplaza un montón de documentos con un procedimiento estándar eficiente.

¿Cuándo se debe utilizar la gestión de documentos?

Para obtener realmente los beneficios de la gestión de documentos, es importante utilizarla en los momentos adecuados y de la forma correcta. Los contratos, las órdenes de cambio, las solicitudes de información y los dibujos de diseño son solo algunos de los formularios que deben incluirse en el proceso. Sin embargo, asegúrese de considerar cualquier idiosincrasia del flujo de trabajo de su organización e incluya también cualquier otro formulario necesario en el proceso.

El proceso en sí debería comenzar con estos pasos críticos:

• Creación inicial del proyecto: Cuando se crea un proyecto inicialmente, la definición de documentos como propuestas de licitación o solicitudes de propuestas capturan la intención o las especificaciones de un proyecto. La captura de documentos de creación de proyectos en un sistema de gestión de documentos garantiza que las partes interesadas puedan revisar rápida y fácilmente el progreso de un proyecto según lo prometido inicialmente en las propuestas. Considere las especificaciones de sostenibilidad comprometidas en los documentos de licitación, por ejemplo: La forma en que se asumió el compromiso en la respuesta a la oferta afecta directamente la elección de los materiales de construcción.
• Revisiones antes de la entrega del documento: Independientemente del documento con el que esté trabajando, deberá revisarlo. Con un sistema de administración de documentos bien diseñado, puede lograr que los representantes, gerentes y expertos del cliente adecuados participen en las revisiones en el momento adecuado. Además, capturará sus análisis para que estén disponibles como referencia a medida que avanza el proyecto.
• Cambios y ediciones: El cambio es continuo en un equipo de proyecto. Los equipos de alta calidad lo capturan, documentan y comunican de manera eficaz. Su sistema de gestión de documentos le brindará herramientas para analizar los patrones de estos cambios para que pueda utilizarlos y mejorar la calidad de su trabajo y la eficiencia de su equipo.
• Verificaciones y aprobaciones: A diferencia de las revisiones, que pueden ser detalladas y requieren grandes cambios en un documento, las aprobaciones deben ser binarias, es decir, con respuestas como: sí o no. Pero darles seguimiento y documentarlas no es menos crítico.
• Entrega: Documentar la entrega es la forma más sencilla de anotar el progreso de un proyecto. Los casos de uso varían desde recibos simples como un correo electrónico y mensajería hasta validaciones sofisticadas a nivel de banco. Cualquiera que sea el enfoque, la documentación para confirmar la entrega es fundamental para su sistema de gestión de documentos.

6 consejos para implementar un proceso de gestión de documentos

Aprender cómo se manifiesta la gestión de documentos en el flujo de trabajo típico de los proyectos de construcción es una cosa; implementar un proceso de gestión de documentos que funcione para su equipo es otra cosa completamente distinta. A continuación, se incluyen seis consejos que debe tener en cuenta si está pensando en mejorar o establecer un proceso de gestión de documentos:

1. Evalúe su sistema actual

Siempre es una buena idea comenzar con una evaluación cuidadosa de su enfoque actual. Piense en cómo captura el flujo de actividades a medida que avanzan desde el inicio hasta su finalización. Puede comenzar con preguntas simples como:

• ¿Cómo se realizan las evaluaciones para mejorar la calidad?
• ¿Qué registros se necesitan para validar los pasos a nivel externo?
• ¿Qué procedimientos parecen funcionar bien?
• ¿Qué no funciona bien?
• ¿Cómo se alinea un cambio en el sistema con los objetivos corporativos?

2. Examine la cultura de su empresa

La cultura de la empresa es como la corriente de un océano: tendrá más éxito si trabaja con ella en lugar de en su contra. La mayoría de las empresas han desarrollado una cultura basada en lo que les funciona, así que empiece por ahí. Examine cómo hacen las cosas las personas y los departamentos. Considere cosas como:

• ¿Cómo se realizan hoy en día las tareas habituales, como el desarrollo de nuevos productos, la adquisición y la previsión? Determine quién ve qué documentos, cuándo y qué tareas realizan en ellos (como revisiones, aprobaciones y similares).
• Descubra qué niveles de gestión se requieren para las aprobaciones y cómo afectará el sistema de gestión de documentación a sus sistemas existentes.
• Obtenga la aceptación no solo de la administración, sino también de los miembros del equipo base que llevan a cabo tareas rutinarias como la contabilidad y la recepción. La aceptación del equipo puede ser clave para una implementación exitosa.

3. Nombre una persona de contacto o un equipo de referencia

La implementación de un sistema de gestión de documentos es una importante inversión de la empresa; requiere la responsabilidad de una persona de contacto y/o un equipo de referencia para delegar y que se haga el trabajo. Asegúrese de que los gerentes de esa persona o personas también acepten el proyecto antes de asignarlos oficialmente a la tarea.

4. Centralice sus documentos y estandarice sus procesos

A medida que evalúa sus sistemas actuales, debe comenzar a centralizar los documentos existentes y estandarizar sus procesos. Este puede ser un buen momento para identificar los diferentes enfoques en la empresa y obtener la aceptación de las partes interesadas al involucrarlas en la evaluación. Los enfoques que se consideren más exitosos pueden ser la base de los procedimientos en toda la empresa.

5. Confíe en el software adecuado

Al crear su sistema de gestión de documentos, tiene muchas opciones diferentes. Dado que la integridad de su sistema dependerá del software que elija, asegúrese de seleccionar uno que sea lo suficientemente robusto para satisfacer sus necesidades. Al revisar las opciones, considere si una solución:

• Crea acceso centralizado a la información
• Genera automáticamente notificaciones y realiza un seguimiento de las actualizaciones para aumentar la eficiencia de los equipos en la ejecución de tareas ordinarias.
• Mejora la colaboración y la comunicación dentro y entre equipos, especialmente a través de la nube cuando se trabaja de forma remota o en campo.
• Reduce los costos con la mejora en las comunicaciones y los beneficios de un seguimiento de documentación sin interrupciones
• Se integra con los procesos digitales existentes para admitir flujos de trabajo como solicitudes de cambio, informes de problemas o medición del progreso.

6. Obtenga comentarios y ajuste según corresponda

Siempre tenga en cuenta que está creando un sistema que tiene que funcionar para las personas que lo usarán. Por supuesto, querrá comentarios y aceptación mientras crea un nuevo sistema de gestión de documentos. Sin embargo, también querrá recopilar comentarios a medida que implementa los cambios y ajustar su implementación según corresponda.

Elija el software de gestión de documentos de construcción adecuado

A estas alturas, ya sabe todo sobre los conceptos básicos de la gestión de documentos en lo que respecta a los proyectos de construcción: qué es, por qué es importante y las mejores prácticas para implementarla. Pero aún queda la cuestión de encontrar una solución que se adapte a su organización, lo que puede ser complicado.

Los documentos EcoSys ofrecen una solución que estandariza los procesos y crea un repositorio central para todos los documentos necesarios a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Es parte del sistema de desempeño de proyectos empresariales EcoSys, así se vincula la gestión de documentos a sus procesos de construcción críticos, desde la selección y estimación de proyectos hasta la gestión de contratos y los controles de proyectos. Como resultado, los equipos dejan de perder tiempo realizando tareas administrativas, buscando formularios y archivos, lo que reduce el gasto y ayuda a mantener las cosas según lo programado. Hable con un representante de EcoSys para programar una demostración hoy mismo.

Visite estos recursos adicionales para obtener más información sobre EcoSys y la gestión de documentos:

Productos EcoSys: EcoSys, Documentos EcoSys

Soluciones EcoSys: Gestión de carteras de proyectos, Controles del proyecto y gerente de proyecto

        Área de proceso: Gestión de documentos