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Documentos de licitação, contratos de prestadores, escopos de trabalho, cronogramas, listas de quantidades: Estes são apenas alguns dos documentos necessários para qualquer projeto de construção, e Isso é apenas antes de iniciar qualquer construção em si. Manter o controle de toda essa papelada, anotar mudanças e comunicar atualizações para as pessoas certas pode rapidamente sair do controle sem o gerenciamento de documentos adequado. Porém, determinar um bom processo de gerenciamento de documentos de construção é uma tarefa árdua em si.

Este guia definitivo o orientará ao longo dos principais conceitos, por que eles importam e, o mais importante, como fazer a sua implementação funcionar para a sua organização.

Índice:
O que é o gerenciamento de documentos de construção?
Benefícios do gerenciamento de documentos de construção
Quando o gerenciamento de documentos deve ser utilizado?
Seis dicas para implementar um processo de gerenciamento de documentos
Escolha o software de gerenciamento de documentos de construção certo

O que é o gerenciamento de documentos de construção?

O gerenciamento de documentos de construção é uma disciplina que aborda a regulagem do fluxo de documentos; quando tratar de armazenar, encontrar, alterar e compartilhar um documento, estará no domínio do gerenciamento de documentos.

O gerenciamento de documentos de construção pode ser aplicável a documentos físicos e digitais, apesar de muitas organizações preferirem os digitais para melhor gerenciar a quantidade de documentação que projetos de construção modernos exigem.

Quando as plantas baixas ainda eram de papel, a documentação poderia ter simplesmente incluído um conjunto de planos com anotações marginais sobre exceções e ampliações. Atualmente, até mesmo os mais modestos projetos de construção começam com desenhos, especificações, estimativas, relatórios consultivos, arquivos BIM e muito mais. Gerenciá-los cria uma única fonte de verdade com a qual a sua equipe inteira pode contar, até mesmo quando os planos mudam.

Controle de documentos em projetos de construção

Em projetos de construção, o gerenciamento de documentos é apoiado pelo andaime criado pelo controle de documentos. Ao passo que o gerenciamento de documentos se trata principalmente do fluxo de informações, o controle de documentos é o processo de capturar informações de maneira consistente e estruturada para cada tipo de documento. Isso inclui gerenciar diferentes versões de revisões e aprovações, além de manter registros para garantir que as partes interessadas consultem as versões mais recentes.

Portanto, o controle de documentos oferece à sua equipe a confiança para analisar fatos com registros precisos como provas. Juntos, o gerenciamento e o controle de documentos geram fluxos de trabalho definidos, notificações e processos de revisão que mantém equipes sincronizadas que reúnem as pessoas certas conforme o projeto progride. No mundo da construção com altos valores em jogo – onde margens de lucros são extremamente apertadas – esse tipo de colaboração é crítica para construtores, investidores e seguradores que utilizam a capacidade de responsabilização para gerenciar riscos.

Benefícios do gerenciamento de documentos de construção

Sistemas de gerenciamento de documentos na construção oferecem às partes interessadas esses principais benefícios:

1. Estabelece uma única fonte de verdade

Colaborar como uma equipe exige um fluxo contínuo de comunicação. Ao tomar decisões simples como aprovar uma requisição de compra ou um contrato com um prestador, você precisa de acesso imediato a informações confiáveis como status e preços. Em resumo, você e sua equipe precisam de uma única fonte de verdade com a qual todos possam contar.

Um sistema de gerenciamento de documentos moderno deve fornecer um repositório central de fácil acesso com todos os documentos críticos para um projeto. Essa centralização é essencial para uma colaboração eficiente, reduzindo erros, prevenindo documentos duplicados e muito mais.

2. Aumenta a comunicação entre departamentos e partes interessadas

Além de criar um espaço de armazenamento centralizado para documentos críticos, um bom gerenciamento de documentos pode melhorar a qualidade da comunicação entre departamentos e partes interessadas internas e externas, incluindo:

• Contratados e subcontratados: Essas partes interessadas podem não estar presentes fisicamente durante reuniões de pessoal e de equipes, de modo que são amplamente beneficiadas pelo acesso confiável a informações sobre qualquer alteração relacionada às suas áreas definidas. Por exemplo, digamos que um eletricista está esperando uma atualização para movimentar uma fiação existente. Ao invés de procurar a empreiteira para obter as atualizações, com um bom sistema de gerenciamento de documentos, esse eletricista saberá exatamente onde encontrar as informações críticas para avançar, tais como aprovações e ordens de trabalho atualizadas.
• Gerentes de projetos: Gerentes de projetos possui um papel vital em projetos de construção, gerenciando não apenas linhas do tempo complicadas, como também orçamentos limitados. Sistemas de gerenciamento de documentação fornecem a estrutura que os gerentes de projeto precisam para fazer as coisas acontecerem. Por exemplo, ao garantir que as equipes saibam exatamente onde estão os formulários e que encontrarão a versão mais atualizada, elas podem economizar tempo e prevenir o desperdício desnecessário de recursos gastos trabalhando com informações desatualizadas.
• Contabilidade: Um sistema de gerenciamento de documentos sólido pode solicitar automaticamente aos membros da equipe de contabilidade para revisar coisas como centros de custos antes que solicitações de materiais sejam enviadas para aquisição. O efeito em rede é reduzir o tempo da organização gasto em reconciliações.
• Trabalhadores do local de trabalho: As pessoas que realizam o trabalho no local são frequentemente deixadas com uma parte maior das comunicações relacionadas a um projeto. No entanto, um processo de gerenciamento de documentos eficaz garante comunicações críticas que afetam a segurança, por exemplo, comunicar-se com todos de maneira confiável e em tempo hábil.

3. Ajuda a controlar e reduzir gastos

Excesso de custos é um problema perene com projetos empresariais, com nove a cada dez projetos excedendo seus orçamentos originais. Uma principal maneira para combater o excesso de custos é com um processo de gerenciamento de documentos bem lubrificado. A sua organização é beneficiada quando todos trabalham com o mesmo conjunto de planos e sabem quando alterações são realizadas.

Por exemplo, uma empreiteira que possui o conjunto mais atual de plantas baixas, linhas do tempo e escopos de trabalho sabe o que deve ser priorizado e quando. Além disso, ele ou ela saberá quais alterações implementar e quais ignorar. Ter esse conhecimento em mãos significa que a empreiteira pode focar nas tarefas certas no momento certo, mantendo os custos baixos.

4. Cria um procedimento padrão para organizar e manipular documentos

Em seu cerne, um sistema de gerenciamento de documentos operacionaliza a manipulação de documentos de uma organização em todos os níveis. Ele substitui a antiga corrida por papéis para encontrar cópias aprovadas de faturas ou carimbos de data de materiais recebidos por poucos cliques e pressionamentos de teclas consistentes. O resultado minimiza tarefas administrativas e substitui um tornado de documentos por um procedimento padrão eficiente.

Quando o gerenciamento de documentos deve ser utilizado?

Para realmente aproveitar os benefícios do gerenciamento de documentos, é importante utilizá-lo nos momentos certos e da maneira correta. Contratos, ordens de alteração, RFIs e desenhos de projeto são apenas alguns dos formulários que devem ser incluídos no processo. No entanto, certifique-se de considerar qualquer idiossincrasia do fluxo de trabalho da sua organização e também de incluir qualquer outro formulário necessário no processo.

O processo em si deverá entrar em ação nestas etapas críticas:

• Criação inicial do projeto: Quando um projeto é inicialmente criado, definir documentos como propostas de lance ou solicitações de propostas captura o objetivo ou as especificações de um projeto. Capturar documentos de criação de projeto em um sistema de gerenciamento de documentos garante que as partes interessadas possam revisar o progresso de um projeto de maneira rápida e fácil em relação ao que foi inicialmente prometido nas propostas. Considere especificações de sustentabilidade confirmadas em documentos para licitações, por exemplo: Como a confirmação foi realizada na resposta da licitação afeta diretamente a escolha dos materiais de construção.
• Revisões antes da entrega de documentos: Independentemente do documento com o qual estiver lidando, será necessário revisá-lo. Com um sistema de gerenciamento de documentos bem projetado, é possível obter os representantes de clientes, gerentes e especialistas corretos envolvidos em revisões no momento certo. Além disso, você capturará suas análises, de modo que estarão disponíveis para referência conforme o projeto continuar.
• Alterações e edições: As alterações são contínuas em uma equipe de projeto. Equipes de alta qualidade as capturam, documentam e comunicam com eficácia. O seu sistema de gerenciamento de documentos fornecerá as ferramentas para analisar os padrões dessas alterações para que você possa utilizá-las para melhorar a qualidade do seu trabalho e a eficiência da sua equipe.
• Verificações e aprovações: Diferente das revisões, que podem ser detalhadas e requerem alterações extensivas a um documento, aprovações devem ser binárias: sim ou não. Porém, rastrear e documentá-las não é menos crítico.
• Entrega: Documentar a entrega é a maneira mais simples de constatar o progresso de um projeto. Casos de uso variam desde recibos simples como e-mails e mensagens até validações sofisticadas no nível bancário. Seja qual for a abordagem, a documentação para confirmar a entrega é crítica para o seu sistema de gerenciamento de documentos.

Seis dicas para implementar um processo de gerenciamento de documentos

Saber como o gerenciamento de documentos se manifesta no fluxo de trabalho típico dos projetos de construção é uma coisa, implementar um processo de gerenciamento de documentos que trabalhe a favor da sua equipe é algo completamente diferente. Aqui estão seis dicas para considerar se você estiver pensando em melhorar ou estabelecer um processo de gerenciamento de documentos:

1. Avalie o seu sistema atual

É sempre uma boa ideia começar com uma avaliação ponderada da sua abordagem atual. Pense sobre como você está capturando o fluxo de atividades conforme elas progridem desde o início até a conclusão. Você pode começar fazendo estas perguntas simples:

• Como avaliações são realizadas para melhorar a qualidade?
• Quais registros são necessários para validar etapas externamente?
• Quais procedimentos parecem estar funcionando bem?
• O que não funciona bem?
• Como uma alteração no sistema alinha-se aos objetivos corporativos?

2. Examine a cultura da sua empresa

A cultura de uma empresa é como a corrente de um oceano, você terá maior sucesso trabalhando a seu favor do que contra ela. A maioria das empresas desenvolveu uma cultura baseada no que funciona para elas, portanto, comece por aí. Examine como pessoas e departamentos já fazem as coisas. Considere coisas como:

• Como tarefas comuns são realizadas atualmente, tais como desenvolvimento de novos produtos, aquisição e previsão? Determine quem visualiza quais documentos, quando e quais tarefas são realizadas (como revisões, assinaturas e similares).
• Descubra quais níveis de gerenciamento são necessários para aprovações e como o sistema de gerenciamento de documentação afetará os seus sistemas existentes.
• Obtenha aprovação não apenas da gerência, mas também dos membros de equipes de base que realizam tarefas rotineiras como contabilidade e recebimentos. A aprovação da equipe pode ser essencial para uma implementação bem-sucedida.

3. Nomeie uma pessoa indicada por uma equipe designada

A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos é um investimento significativo para a empresa, ela requer a responsabilidade de uma pessoa indicada e/ou de uma equipe designada para delegar e realizar o trabalho. Certifique-se de que a pessoa ou os gerentes da pessoa também aprovem o projeto antes de designá-la oficialmente à tarefa.

4. Centralize os seus documentos e padronize os seus processos

Conforme avaliar os seus sistemas atuais, é necessário começar a centralizar documentos existentes e a padronizar os seus processos. Este pode ser um ótimo momento para identificar as diferenças nas abordagens da empresa inteira e obter aprovação de partes interessadas envolvendo-as na avaliação. A abordagem considerada mais bem-sucedida pode ser a base para procedimentos na empresa inteira.

5. Conte com o software certo

Ao construir o seu sistema de gerenciamento de documentos, você terá muitas opções diferentes. Considerando que a integridade do seu sistema contará com o software escolhido, certifique-se de selecionar um que será robusto o suficiente para lidar com as suas necessidades. Ao ponderar as opções, considere se a solução:

• Cria um acesso centralizado a informações
• Gera notificações e rastreia atualizações automaticamente, aumentando a eficiência da equipe ao executar tarefas ordinárias
• Melhora a colaboração e a comunicação interna e entre equipes, especialmente via nuvem ao trabalhar remotamente ou no campo
• Reduz custos com a melhoria nas comunicações e os benefícios de um rastro de documentação impecável
• Integra-se aos processos digitais existentes para apoiar fluxos de trabalho como solicitações de alteração, relatórios de problemas ou medição do progresso

6. Obtenha feedback e ajuste de acordo

Sempre tenha em mente que você está construindo um sistema que deve trabalhar a favor das pessoas que o utilizarão. É claro que você precisará de feedback e aprovação para criar um novo sistema de gerenciamento de documentos. No entanto, também será necessário coletar feedback ao aplicar alterações e ajustar a sua implementação conforme apropriado.

Escolha o software de gerenciamento de documentos de construção certo

Até agora, você aprendeu sobre o básico do gerenciamento de documentos relativo a projetos de construção: o que é, por que importa e as melhores práticas para implementá-lo. No entanto, ainda há a questão de encontrar uma solução que se encaixe na sua organização, o que pode ser complicado.

O EcoSys Documents oferece uma solução que padroniza os processos e cria um repositório central para todos os documentos necessários ao longo do ciclo de vida de um projeto. Ele faz parte do sistema de performance de projetos corporativos EcoSys, vinculando o gerenciamento de documentos aos seus processos de construção críticos – desde a seleção do projeto e da estimativa até o gerenciamento de contratos e controles de projeto. Como resultado, equipes param de desperdiçar tempo realizando tarefas administrativas e perseguindo formulários e arquivos, cortando gastos e ajudando a manter tudo dentro do cronograma. Converse com um representante do EcoSys para agendar uma demonstração hoje mesmo.

Visite estes recursos adicionais para obter mais informações sobre o EcoSys e gerenciamento de documentos:

Produtos EcoSys: EcoSys, EcoSys Documents

Soluções EcoSys: Gerenciamento de portfólio de projetos, controles de projeto e gerenciamento de projetos

Área de processo: Gerenciamento de documentos