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Controles de projeto: Principais elementos, benefícios e desafios

Apesar dos melhores esforços e intenções, muitas organizações descobrem que projetos de grande escala erram seus alvos devido a uma série de razões: propensão ao otimismo, erros de estimativa manual, dados históricos insuficientes, não cumprimento de atividades e muitos outros fatores.

Quando se trata de projetos de capital de grande escala, 98% dos projetos incorrem em excessos de custos ou atrasos. Em média, aumentos de custos são estimados a 80% do valor original, e linhas do tempo são frequentemente atrasadas em 20 meses ou mais.

Portanto, qual é a diferença entre um projeto custoso e atrasado, e um entregue em tempo e dentro do orçamento? Em muitos casos, a resposta está em bons controles de projeto.

O que são controles de projeto?

Controles de projeto são processos para coleta e análise de dados de projetos, a fim de manter custos e cronogramas sob controle. As funções dos controles de projeto incluem iniciar, planejar, monitorar e controlar, comunicar e encerrar custos e cronogramas de projetos. Por fim, controles de projeto são processos iterativos para mensurar o status do projeto, prever resultados prováveis com base nessas medições e melhorar a performance do projeto se esses resultados projetados forem inaceitáveis.

Atividades que recaem nos controles de projeto podem incluir:

  • Alinhar projetos com metas e objetivos do portfólio/organização
  • Desenvolver uma estrutura de divisão de trabalhos (WBS)
  • Colaborar em cronogramas iniciais do projeto
  • Desenvolver um plano de gerenciamento de riscos
  • Orçamentos e previsões do projeto
  • Monitorar custos de projetos
  • Feedback e relatórios
  • Otimizar estratégias do projeto para permitir melhores resultados no futuro

Enquanto um projeto pode lidar com muitos parâmetros, tais como qualidade, escopo etc., a disciplina de controles de projeto foca nos fatores de custos e cronogramas, monitorando continuamente quanto a qualquer risco contra eles.

Hierarquicamente, controles de projeto são alinhados sob o gerenciamento do projeto. Um controlador de projeto deve estar relatando a um gerente de projeto sobre um projeto específico ou um portfólio inteiro de projetos. Controles de projetos são integrais para o gerenciamento de projetos bem-sucedidos, uma vez que alerta as partes interessadas do projeto sobre áreas problemáticas potenciais e permite que corrijam o curso, se necessário.

Para controles de projeto terem sucesso, não devem ser aplicados em impulsos ou no vácuo. Ao invés disso, atividades de controles de projeto devem ocorrer ao longo do ciclo de vida inteiro do projeto, desde a fase inicial até o encerramento, para monitorar e controlar os diversos fatores que afetam custos e cronogramas.

Entrelaçar controles de projeto com o restante do gerenciamento do projeto proporciona percepções oportunas que capacitam partes interessadas do projeto a tomar as decisões certas na hora certa.

Processos que definem controles de projeto

Os pontos fortes dos controles de projeto estão na abordagem focada em dados e na atenção aos detalhes. Um gerente de projeto não quer apenas saber que há um excesso de custos, ao invés disso, ele quer saber as causas originais, os números precisos e como isso pode ser corrigido. É aqui que uma solução de controles de projeto totalmente integrada pode ajudar com eficiência em obter respostas rapidamente e visibilidade sobre a performance, que podem reduzir custos do projeto.

Vejamos os pormenores dos processos que definem controles de projeto.

Planejamento de projeto

O planejamento é uma das etapas mais importantes na qual controladores e gerentes de projeto trabalham juntos. Seja criando planos de projeto, cronogramas, estruturas de divisão de trabalhos ou estimativas de custos, o planejamento proporciona a todos uma linha de base para trabalhar ao longo do projeto inteiro.

Orçamento

Integrar o processo de orçamento às atividades do projeto é essencial para calcular custos com precisão e entender quando e por que variâncias ocorrem. Com orçamentos cíclicos e o refinamento dos números, um modelo transparente estará disponível a gerentes seniores e membros de equipe para servir tanto como parâmetro de referência ao longo do projeto, quanto para entender fluxos de caixa de importância vital.

Gerenciamento de riscos

Controles de projeto fornecem uma abordagem meticulosa ao gerenciamento de riscos. Ao identificar riscos antecipadamente, monitorar riscos continuamente e desenvolver planos de contingência para abordar e minimizar problemas, é possível reduzir o impacto sobre orçamentos e cronogramas. Isso também ajuda a prevenir que alguns riscos ocorram no futuro.

Gerenciamento de mudanças

Quando um projeto desvia de suas estimativas originais, com frequência isso não ocorre devido a um único fator, mas devido ao efeito cumulativo de vários fatores que tendem a passar despercebidos. Por isso que o gerenciamento de mudanças é tão crítico. Ao rastrear mudanças e entender seu impacto, enquanto acompanha um processo claro para avaliação, aprovação e capacidade de responsabilização, projetos podem permanecer em suas trajetórias traçadas.

Previsão

Ao aumentar a precisão de estimativas de conclusão, controladores e gerentes de projeto podem obter muito mais percepções sobre os impulsionadores atuais dos excessos de custos e cronogramas. Uma boa medição de progresso é uma entrada crítica para o processo de previsão. Ela serve como a comparação em relação a custos reais e confirmados que permite aos controladores de projeto extrapolar uma previsão utilizando uma combinação de métodos e fórmulas de previsão padrão. Atualizações regulares e oportunas auxiliam o controlador de projeto, permitindo respostas e ações corretivas mais rápidas quando um projeto começa a sair do rumo.

Gerenciamento de performance

Definir e utilizar indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar a integridade do projeto e prever tendências é crucial para tomar ações corretivas. Organizações que utilizam informações de performance para gerenciar projetos, como os cálculos utilizados no gerenciamento de valor obtido, alcançam uma taxa de sucesso de 68%, comparada a uma taxa de sucesso de 7% para projetos que não aproveitam esses dados.

Administração de projetos

Esse processo envolve estabelecer processos e sistemas que ajudam membros de equipe na comunicação e colaboração entre si. O objetivo é rastrear atualizações de status, capturar minutas de reuniões e lições aprendidas, e gerenciar fluxos de trabalho suavemente para que equipes possam focar na execução real ao invés de tarefas rotineiras.

Controles de projeto versus gerenciamento de projeto

A sobreposição de funções entre essas duas disciplinas pode, por vezes, dificultar a diferenciação entre elas. Muitas organizações atribuem a função de controlador de projeto a um dos gerentes de projeto, tornando isso ainda mais confuso. No entanto, é importante definir as diferenças entre as duas para compreender completamente a função dos controles de projeto.

Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projeto é uma função holística que envolve gerenciar pessoas, projetos e entregáveis em um projeto através de diversas subfunções. Ele foca em qualidade e escopo, além de custos e cronogramas.

O objetivo do gerenciamento de projeto é mais abrangente, uma vez que busca concluir um projeto com sucesso utilizando os recursos disponíveis.

Controles de projeto

Controles de projetos são uma subfunção e focam em apenas dois parâmetros: custos e cronogramas. A gestão de pessoas e o controle de qualidade, por exemplo, não caem sob a tutela dos controles de projeto.

O objetivo principal dos controles de projeto é minimizar a variância de custos e cronogramas em relação ao que foi planejado originalmente.

Controles agem como um cinto de segurança para o gerenciamento do projeto. Às vezes, gerentes de projetos podem focar praticamente apenas na entrega, o que deixa menos espaço para examinar custos, desvios do plano do projeto e outras variáveis envolvidas. Controles de projeto apresentam uma verificação de realidade necessária aos gerentes de projetos, proporcionando uma visão mais baseada em dados sobre como as tendências de recursos e objetivos se estabelecem ao longo do tempo.

Em seu cerne, controles de projeto fazem parte de uma função de monitoramento que analisa cenários e fornece recomendações. Um controlador de projeto relata sobre custos e cronogramas, e aconselha a equipe de projeto sobre problemas potenciais. A execução real dessas recomendações não é realizada pelo controlador, mas pelos gerentes de projeto.

Apesar dos controles serem uma subfunção do gerenciamento de projeto, controladores de projeto interagem com mais do que apenas os gerentes de projeto aos quais reportam.

Alguns membros de equipe com os quais controladores interagem são:

  • Gerente de projeto
  • Equipe financeira
  • Fornecedores
  • Gerente de construção
  • Líder da equipe de aquisição
  • Líder da equipe técnica

Importância dos controles de projeto

Em uma pesquisa de 2018, 88% dos participantes disseram que percebem controles de projeto como importantes ou críticos para o sucesso de projetos empresariais.

O relatório também confirma a correlação entre controles de projeto e sucesso: aqueles que percebem controles como críticos tiveram duas vezes mais chances de atender a todos os objetivos do projeto. Aqueles que perceberam controles de projeto como “nem um pouco importantes” apresentaram mais de três vezes a probabilidade a falhar.

Esses resultados enfatizam a importância dos controles, especialmente ao considerar o número de grandes desvios das estimativas iniciais de projetos no passado.

Em uma análise da PwC sobre projetos de capital, seis usinas nucleares observaram um excesso de custos médio de 157%! Em outro exemplo, um projeto de refinaria acabou ultrapassando seu orçamento inicial de 4 bilhões de dólares e chegou a 12 bilhões.

Profissionais de projetos sabem que, seja um projeto de construção de grande escala ou o lançamento do novo website de uma pequena empresa, sempre haverá atrasos inesperados, custos adicionais ou circunstâncias imprevistas. Porém, sem controles de projeto para prever e solucionar esses problemas, custos e atrasos podem virar despesas enormes e afetar outras áreas dos negócios.

Benefícios dos controles de projeto

Em megaprojetos, as diversas partes móveis podem dificultar o alinhamento com os planos iniciais. No entanto, monitoramento, análises e regulamentações cuidadosas podem manter tudo sob controle. Projetos de todos os tamanhos, não apenas projetos grandes, apresentam benefícios significativos quando controles são executados corretamente.

A seguir, temos alguns dos principais benefícios dos controles de projeto:

  • Custos de projeto reduzidos através da capacidade de tomar decisões oportunas utilizando indicadores-chave de desempenho
  • Previsibilidade do projeto aumentada quanto a custos e data de conclusão
  • Visibilidade aumentada sobre a integridade financeira do projeto em todos os estágios
  • Capacidade de minimizar o não cumprimento de tarefas do projeto
  • Dados de comparação significativos para projetos futuros através de projetos bem estruturados
  • Margens aumentadas ao trabalhar em um ambiente com preços fixos
  • Reputação melhorada quanto a gerenciamento e controle adequados de projetos
  • Vantagem competitiva sobre organizações com capacidades de gerenciamento de projetos menos maduras
  • Maior satisfação no trabalho para membros de equipe do projeto

Relatórios que toda equipe de controles de projeto deveria ter

Com frequência, controles de projeto são percebidos como “análises de back-office”, sem um entendimento claro de como estão diretamente relacionados à performance e ao retorno sobre investimento do projeto. Isso dificulta para que equipes de projeto chamem a atenção da gerência.

No entanto, quando recomendações são respaldadas por fatos e dados acionáveis, as equipes ficam mais propensas a adotá-las. Por isso, é essencial integrar relatórios inteligentes, automatizados e regulares ao processo.

Aqui estão alguns relatórios que ajudam a socializar conceitos de controles de projeto com equipes de projeto e permitem que todos estejam alinhados ao melhor caminho adiante:

1. Relatório de custos

Uma das ferramentas utilizadas com maior frequência para comunicação, um relatório de status deve incluir todas as métricas relacionadas a custos de projeto. Exemplos de métricas de custos incluem o orçamento real consumido até o momento, despesas confirmadas – tais como contratos assinados com fornecedores para trabalhos que ainda serão realizados – e proporções entre trabalhos reais versus planejados em uma determinada data. Um elemento básico do relatório de custos do controlador de projeto é a curva S, rastreando visualmente as despesas totais até a data.

Relatórios de custos podem ser compartilhados em uma variedade de formatos e frequências: algumas equipes preferem um estilo de reuniões diárias rápidas, outras tem seus próprios modelos personalizados enviados semanalmente, e outras os integram a painéis em tempo real. Apesar da frequência dos relatórios ter mostrado melhorar a performance de projetos, todas as partes interessadas devem saber claramente como acessar o relatório e como utilizar as informações fornecidas.

2. Registro do gerenciamento de mudanças

O não cumprimento de atividades é um desafio comum para a maioria dos gerentes de projeto. Um registro do gerenciamento de mudanças acompanha todas as mudanças no escopo desde a estimativa ou declaração de trabalho inicial. Ele identifica o quanto de custos adicionais o projeto deve incorrer e quanto do projeto ficará atrasado devido à adição no escopo.

Essas informações ajudam equipes de projeto a prepararem-se para o impacto e comunicar esse impacto aos clientes, sejam internos ou externos. Às vezes, esses clientes podem estar dispostos a desistir de suas solicitações quando compreendem as implicações. Ele também oferece uma maneira formal de fazer com que todas as partes revisem e assinem as mudanças.

3. Registro de riscos

Um registro de riscos é um documento que gerencia riscos e registra fundos de contingência associados a riscos conhecidos.

Ele funciona como um registro RAID (risco, ação, problemas, decisão) e é criado no início de um projeto, documentando riscos, suposições, problemas e dependências. Conforme um projeto avança, os fatores de risco podem mudar e essas mudanças são rastreadas no registro de riscos.

Em equipes grandes, um registro de riscos fornece visibilidade a todos sobre as principais áreas de preocupação. Ele proporciona clareza às partes interessadas abordando cenários “e se” e correlacionando-os ao seu quociente de risco. Ele também promove maior previsibilidade aos projetos, uma vez que membros de equipe podem revisar ocorrências passadas dessas mudanças ou riscos para antecipar como poderão afetar esse projeto.

Desafios dentro dos controle de projeto

Apesar do crescente reconhecimento dos controles como uma disciplina, as perguntas para organizações são: O quão bem eles são implementados internamente? Eles promovem resultados conforme esperado? Esses resultados são consistentes?

Quando projetos falham, muitas organizações podem acabar culpando a eficácia de seus controles de projeto. No entanto, este é o momento de avaliar se os processos de controle foram implementados da maneira adequada. Vejamos alguns desafios e obstáculos enfrentados por equipes de projeto na implementação de controles adequadamente:

  1. Falta de compromisso e suporte pela gerência sênior: Este é um dos maiores desafios. Controle não significa simplesmente monitoramento; apesar do monitoramento ser passivo, controle refere-se a tomar decisões ativamente baseadas em análises e relatórios. Portanto, isso não pode ser obtido sem autoridade suficiente concedida pela liderança. Na ausência de autonomia e suporte, controladores não são capazes de atingir seus objetivos. Muitas equipes de controles de projeto tendem a ficar com pessoal ou orçamento insuficiente para investir nas ferramentas corretas.
  2. Percepção como apenas outra função de custos: Como os controles não entram em jogo a menos que as coisas saiam dos trilhos, eles podem ser percebidos como uma despesa suplementar. No entanto, isso está longe de ser verdade. Um estudo sobre esse assunto conduzido pela IPA Global indica que, apesar dos custos de funções de controles de projeto variarem de 0,5 a 3% do projeto, a melhoria de custos devido às suas melhores práticas podem variar de 6 a 20%. Organizações podem resolver esse problema de percepção treinando equipes de projeto e executivos em relação ao retorno sobre investimento potencial dos controles.
  3. Dinâmica confrontacional: Funções tais como controles e auditorias são frequentemente vistas com uma abordagem suspeita por pessoas focadas em entregas e prazos. Ao construir parcerias ao invés de uma abordagem “eu contra você”, isso pode ser superado. Também é importante que organizações integrem a função a outras áreas do gerenciamento de projetos. Um controlador de projeto não é alguém que visita uma vez a cada algumas semanas ou meses com notícias ruins. Ao invés disso, a função deve ser integrada harmoniosamente ao ciclo de vida do projeto.
  4. Processos manuais e obsoletos: Até mesmo quando há suporte suficiente da gerência e conscientização em equipes sobre a importância dos controles, a implementação real pode não estar acompanhando os difíceis desafios dos projetos. Muitas organizações ainda utilizam processos manuais com planilhas complicadas para tentar acompanhar e gerenciar matrizes de riscos e solicitações de mudança. Os sistemas manuais tendem a permanecer isolados e geram dados desconexos ao invés de percepções holísticas. Eles também não fornecem a visibilidade necessária sobre o quadro geral.

O poder do software de controles de projeto

Controles de projeto abrangem múltiplos processos e interagem com múltiplas funções para garantir o sucesso do projeto. Eles requerem atenção consistente aos detalhes durante os projetos inteiros, alguns dos quais podem durar anos.

No passado, pode ter sido aceitável utilizar métodos manuais para monitorar e avaliar métricas de projeto. Porém, nos dias atuais, é crítico utilizar relatórios automatizados e previsões baseadas em algoritmos para capturar os melhores dados de projeto disponíveis. Controles de projetos são muito importantes para o sucesso de projetos grandes – e para o sucesso da organização como um todo – para deixar que processos manuais e erros fiquem no caminho.

Uma abordagem moderna aos controles de projeto requer um software estratégico de controles de projeto. Uma solução sólida como o software de performance de projetos corporativos EcoSys oferece ferramentas para orçamento, gerenciamento de riscos, planejamento, administração, previsões e muito mais para manter seus projetos dentro dos cronogramas e prazos, e proporcionar maior valor de negócios à sua organização inteira.

Acesse estes recursos adicionais para obter mais informações sobre controles de projeto:

Soluções EcoSys: Gerenciamento de portfólio de projetos, controles de projeto e gerenciamento de projetos