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Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM): Principais elementos, benefícios e melhores práticas

Conforme organizações ficam maiores, com frequência é um desafio alinhar projetos aos objetivos de negócios de alto nível. A gerência executiva luta para priorizar projetos, alocar recursos e atingir a eficiência ideal. É aqui que o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) chega para o resgate.

O que é gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)?

O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é uma estratégia que avalia projetos potenciais de acordo com seus sucessos e riscos prospectivos, e designa pessoal, recursos e linhas do tempo de maneira que maximize a performance organizacional.

Considere esta analogia: PPM é como gerenciar um portfólio financeiro projetado para produzir fundos suficientes para pagar pelos estudos de uma criança daqui a 10 anos. Um portfólio pode consistir em várias contas. E cada conta pode ter um perfil de investimento diferente – alguns mais propensos à equidade e outros a ganhos de curto e longo prazos. O trabalho do gerente do portfólio é selecionar a combinação perfeita de investimentos e gerenciá-los para que atinjam o objetivo de 10 anos.

De maneira semelhante, o portfólio de projetos da sua organização pode consistir em subportfólios, programas e/ou projetos.

Porque o gerenciamento de portfólio de projetos é importante?

Independentemente de como o seu portfólio se parece, o gerenciamento de portfólio de projetos é fundamental porque o ajuda e à sua equipe a ficar de olho nos objetivos do quadro geral.

Focar em projetos individuais aumenta o risco de elevar excessos e resultar em um retorno sobre investimento reduzido. No entanto, ao centralizar o gerenciamento de projetos como um portfólio, você poderá focar os esforços nos projetos certos na hora certa.

Além disso, uma abordagem centralizada proporcionada aos gerentes uma base sólida para entregar projetos bem sucedidos – e tudo começa com um processo de gerenciamento de portfólio de projetos sólido.

O processo do gerenciamento de portfólio de projetos

O processo de gerenciamento de portfólio de projetos é um ciclo contínuo que permite às equipes responder a

forças dinâmicas do mercado enquanto permanecem abordando os fatores que desafiam o sucesso dos projetos. Essa natureza cíclica e flexível impulsiona decisões de projeto com um olhar constante nos objetivos de uma organização.

Apesar do processo ser maleável, ele consiste em fases distintas.

Ciclo de vida do gerenciamento de portfólio

Project Management Institute (PMI) define três fases para o ciclo de vida ou processo do portfólio: planejar, autorizar, e monitorar e controlar. O PMI classifica adicionalmente essas três fases em dois grupos: o grupo de processos de alinhamento e o grupo de processos de monitoramento e controle.

Three phases to the portfolio lifecycle - PMI

Aqui está uma visualização de alto nível sobre cada grupo.

Grupo de processos de alinhamento

O grupo de processos de alinhamento aborda como projetos são selecionados, apresentados e classificados. Ele também deve incluir informações atualizadas sobre como projetos estão alinhados aos objetivos estratégicos e regras operacionais atuais. Essa abordagem permite que projetos individuais sejam avaliados, enquanto o portfólio é gerenciado como um todo.

Este grupo é mais ativo quando uma organização atualiza suas metas estratégicas e define orçamentos e planos organizacionais. Isso pode ocorrer anualmente, trimestralmente ou com maior frequência, dependendo da organização.

Grupo de processos de monitoramento e controle

O grupo de processos de monitoramento e controle revisa indicadores de performance e monitora o alinhamento com objetivos estratégicos. Ele garante que o portfólio inteiro performe de acordo com métricas predefinidas estabelecidas pela organização. Tais métricas podem incluir retorno sobre investimento ou valor presente líquido, por exemplo. As métricas também podem monitorar performance por categoria ou como um agregado. Algumas vezes, até mesmo componentes individuais do portfólio são rastreados.

Etapas do gerenciamento do portfólio de projetos

O processo de gerenciamento de portfólio de projetos consiste em cinco etapas que garantem que o alinhamento de alto nível permaneça tanto no portfólio inteiro, quanto no ciclo de vida inteiro do gerenciamento de portfólio de projetos.

  1. Determine objetivos de negócios. Para decidir sobre os projetos que funcionam para a sua organização, equipes precisam estar atualizadas. Uma das maneiras mais populares de criar esse alinhamento é desenvolver um mapa de estratégia que defina exatamente quais são os objetivos de negócios e como membros de equipe devem priorizá-los.
  2. Colete e pesquise informações sobre projetos potenciais. Compile uma lista de ideias para projetos potenciais e pesquise-as. Algumas fontes de inspiração podem incluir ideias de membros de equipe, feedbacks de clientes ou requisitos regulatórios específicos. Em seguida, reúna alguns detalhes de alto nível sobre essas ideias, como requisitos de recursos potenciais.
  3. Refine a sua lista e selecione os melhores projetos. Os dados de alto nível da etapa anterior fornecerão as ferramentas para escolher os projetos que estão mais alinhados aos seus objetivos de negócios. Utilize esses dados para definir diferenciadores de um projeto e desenvolva um portfólio de tentativa que provavelmente maximizará o seu retorno enquanto equilibra riscos.
  4. Valide a viabilidade do portfólio e inicie projetos. Em seguida, será necessário validar o portfólio de projetos em relação à sua viabilidade e aos recursos disponíveis. Expanda utilizando os dados de alto nível que já foram coletados e crie uma imagem mais realista dos recursos necessários para concluir um projeto e quais podem ser os possíveis contratempos. Se o projeto ainda parecer viável, você poderá empreender recursos e avançar.
  5. Gerencie e monitore o portfólio. Quando os projetos foram iniciados, você e sua equipe deverão gerenciá-los, de olho na performance e recalibrando conforme necessário. Isso poderá significar o gerenciamento de problemas como retrabalhos, realocações de recursos e revisões regulares do portfólio como um todo.

Principais elementos de orientação para gerenciamento de portfólio de projetos

Apesar das etapas acima parecerem simples o suficiente, pode ser difícil começar e manter o ciclo de vida do gerenciamento de portfólio de projetos. Para isso, pense cuidadosamente sobre quais perguntas fazer e quando, e quais tipos de ferramentas você utilizará para manter tudo sob controle.

Faça as perguntas certas

Apesar da associação entre estratégia organizacional e projetos ser considerada mais frequentemente como o início do processo de planejamento do portfólio, pode ser apenas uma consideração pontual. Deve ser um processo contínuo de avaliação e inspeção.

Independentemente de quando essa relação está em prioridade, fazer as perguntas certas ajudará a direcionar cada decisão no caminho certo:

  • O projeto está alinhado à estratégia organizacional?
  • É o momento adequado para avançar com o projeto?
  • Qual valor isso agregará à organização?
  • O impulso para o projeto é interno (orientado à organização) ou externo (orientado a clientes)?
  • Como o projeto está classificado na lista de prioridades? É urgente ou apenas um capricho?
  • O projeto possui alguma redundância? Há outros projetos internos tentando obter resultados semelhantes? Caso positivo, como podemos combinar ou complementá-los entre si?
  • Um projeto pode servir como modelo para outro?
  • Os recursos, tais como tempo, orçamento e força de trabalho, estão disponíveis para a execução?
  • Atribuir recursos a um projeto afeta outro projeto (por exemplo, reprogramar um para acomodar outro)?
  • As expectativas das partes interessadas são realistas?
  • Como pode ser garantido que todos permaneçam atualizados?
  • Quais são os principais indicadores-chave de desempenho (KPIs) que indicam o sucesso do projeto e seu impacto correspondente no portfólio?

Essas perguntas e outras ajudarão você e a sua organização a adotar uma perspectiva mais realista sobre projetos.

Outras ferramentas e técnicas de gerenciamento de portfólio de projetos

Além de fazer perguntas críticas, há outras técnicas de gerenciamento de portfólio de projetos que fornecem uma maneira estruturada para avaliar, selecionar e priorizar aspectos do grupo de processos de alinhamento no ciclo de vida do gerenciamento de portfólio.

Temos aqui uma introdução rápida a cinco de tais ferramentas e técnicas de gerenciamento de portfólio de projetos:

  • Análise de custo-benefício: Uma relação utilizada para avaliar o risco em relação à recompensa em qualquer projeto. Quanto mais baixo o custo e mais alto o benefício, maior a probabilidade de um projeto ser bem-sucedido.
  • Análise de árvore de decisões: Uma ferramenta visual para análise qualitativa que é ideal para avaliar cenários afetados por muitos fatores subjetivos. Ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos estabelecem cenários hipotéticos e fornecem uma base para avaliar possíveis resultados.
  • Modelo de pontuação: Uma técnica analítica que interliga fatores quantitativos e qualitativos de uma decisão com medidas e pontuações. A técnica cria uma base racional para priorizar projetos com as pontuações mais altas.
  • Valor comercial estimado (ECV): O ECV incorpora riscos a uma fórmula semelhante ao valor presente líquido (NPV) para avaliar as probabilidades de sucesso de projetos técnicos e comerciais.
  • Matriz de objetivos: Este método divide a estratégia organizacional de alto nível em múltiplos objetivos de negócios e atribui pontuações para projetos conforme seu alinhamento a cada objetivo. A matriz permite que submetas sejam consideradas para criar uma maneira moderada de avaliar projetos em relação a objetivos.

Escolha a ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos certa

Tão importante para o processo de gerenciamento de portfólio de projetos quanto fazer as perguntas certas e utilizar as técnicas certas é selecionar uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos excelente.

A ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos certa não apenas proporciona percepção sobre cada detalhe do seu portfólio como um todo, como também apoia e fortalece as pessoas e os processos envolvidos. Ela consegue isso alinhando a seleção de projetos aos processos de orçamento da sua organização, garantindo que projetos correspondam a prioridades, que apoiam orçamentos fiscais e que sejam atingíveis com a força de trabalho disponível.

Alguns dos atributos e funções essenciais para o software de gerenciamento de portfólio de projetos incluem:

  • Planejamento estratégico
  • Planejamento de capital
  • Gerenciamento de oportunidades
  • Desenvolvimento de projetos
  • Gerenciamento de recursos
  • Análises e geração de relatórios do portfólio
  • Pontos de decisão e fluxos de trabalho automatizados

Os dados que chegam a partir dessas funções proporcionam percepções objetivas em tempo real sobre o que está acontecendo nos projetos. Eles permitem que você tome decisões informadas avaliando cenários “e se”, tais como:

  • O que aconteceria se um projeto específico fosse cancelado?
  • Como um atraso de três semanas neste projeto afetará os recursos de outro projeto?
  • Qual seria o impacto de compartilhar um recurso entre projetos?
  • Como o roteiro do próximo ano seria afetado se o orçamento fosse aumentado em 10% este ano?

Uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos robusta com uma interface do usuário intuitiva oferece uma maneira rápida de avaliar essas questões e muitas outras.

Gerenciamento de portfólio de projetos versus gerenciamento de projetos

Apesar de parecer que gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de projetos são intercambiáveis, há algumas diferenças importantes. Gerenciamento de projetos, logo, gerentes de projetos, focam em “realizar projetos corretamente”. Gerenciamento de portfólio de projetos e gerentes de portfólio, por outro lado, focam em “fazer os projetos certos”.

Para expandir sobre isso, o gerenciamento de portfólio de projetos preocupa-se com o quadro geral e em quantos projetos de uma organização coletivamente trabalham para atender a metas estratégicas e de retorno sobre investimento. Por exemplo, o gerenciamento de projetos pode focar em garantir que as pessoas certas estejam nas tarefas certas para um projeto específico. O gerenciamento de portfólio de projetos , no entanto, aborda quantos projetos específicos se encaixam em um portfólio e garante que o portifólio está performando bem.

Project Management vs. Project Portfolio Management

A função do gerente de portfólio de projetos

A principal função de um gerente de portfólio de projetos é combinar a estratégia de negócios da empresa com a implementação de projetos. Diferente de um gerente de projetos, um gerente de portfólio foca na seleção de projetos ao invés da divisão de tarefas. Em outras palavras, um gerente de portfólio de projetos preocupa-se sobre “o quê” e “qual”, enquanto um gerente de projetos cuida do “como”.

Em seu cerne, a função do gerente de portfólio é entender as restrições da organização que afetam o projeto. Exemplos incluem orçamento, tempo, infraestrutura e pessoas. Essas restrições, juntamente com os objetivos estratégicos da organização, orientarão o gerente do portfólio na sua seleção de projetos. Cada projeto selecionado exigirá um investimento de tempo, dinheiro e outros recursos limitados. A eficácia de um gerente de portfólio será determinada por sua capacidade de colaborar com a organização e com equipes de projetos individuais.

As responsabilidades de um gerente de portfólio de projetos incluem:

  • Gerenciamento de solicitações de projetos
  • Gerenciamento e alocação de recursos
  • Gerenciamento de riscos
  • Identificar e reduzir ineficiências
  • Colaborar com partes interessadas seniores
  • Gestão de mudança
  • Rastrear o retorno sobre investimento comercial de projetos

Benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos

Boas práticas de gerenciamento de portfólio de projetos agregam profundidade e maturidade às organizações introduzindo uma abordagem harmonizada para gerenciar projetos em escala. Elas possuem benefícios quantitativos e qualitativos, posicionando-as no fulcro de execuções de projetos bem-sucedidos.

De acordo com um relatório do PMI, organizações com práticas maduras de gerenciamento de portfólio de projetos completam com sucesso 35% ou mais de seus programas, falham com menor frequência e desperdiçam menos dinheiro. Todos esses benefícios também resultam indiretamente em maior satisfação do cliente.

O gerenciamento de portfólio de projetos traz consigo uma gama de outros benefícios. A tomada de decisões pode ser focada mais facilmente em fatores subjetivos, especialmente quando uma organização está trabalhando em direção a algo grande, como o ajuste para mudanças regulatórias iminentes. O gerenciamento de portfólio de projetos permite dar um passo atrás e pensar sobre como os ajustes necessários afetarão os riscos e recompensas de projetos, e se isso muda o cálculo geral para inclusão no portfólio:

  • As mudanças afetam como o projeto se alinha aos objetivos organizacionais?
  • As regulamentações têm um impacto de longo ou curto prazo? Quando elas começam? As regulamentações estarão em efeito por tempo indeterminado ou parecem ser temporárias?
  • Como as novas regulamentações afetarão o fluxo de trabalho e a linha do tempo do projeto?
  • Quais necessidades de acompanhamento isso criará, como treinamentos ou gerenciamento de mudanças?
  • Quais custos estão associados à implementação dos ajustes necessários e se isso afeta o caso de negócios?
  • O gerenciamento de portfólio de projetos pode ajudar a analisar a decisão, bem como minimizar riscos.

Além disso, o gerenciamento de portfólio de projetos facilita um ambiente colaborativo ao invés de competitivo dentro da organização, o que melhora a eficiência de recursos na prática. Se departamentos internos não precisarem competir por engenheiros de TI, por exemplo, para atingir a mesma meta, isso libera recursos para focar em outros objetivos, como melhorar o atendimento ao cliente ou o retorno sobre investimento.

Melhores práticas do gerenciamento de portfólio de projetos

O gerenciamento de portfólio de projetos possui muitas subdisciplinas e sua implementação pode diferir de uma organização para outra. Enquanto algumas podem enfatizar o gerenciamento de recursos, outras podem preferir visibilidade contínua sobre os projetos.

Aqui está nossa lista de melhores práticas para orientá-lo ao longo da sua jornada de gerenciamento de portfólio de projetos :

  • Compreenda a estratégia de negócios: Como o gerenciamento de portfólio de projetos se trata de alinhar projetos a uma estratégia de negócios, é importante primeiro compreender essa estratégia e como ela muda. Por exemplo, se o objetivo primário passar de aumentar a produtividade em mercados globais específicos para focar em inovação de produtos, as prioridades do gerenciamento de portfólio de projetos também devem mudar.
  • Identifique o conjunto de projetos certo: Com frequência, empresas confundem atividades com avanço do progresso. Um projeto equivocado executado com perfeição continua sendo uma falha, e isso não faz a empresa avançar na direção estratégica.
  • Estabeleça um escritório de gerenciamento de projetos (PMO): Criar um PMO para lidar com as atividades de gerenciamento de portfólio de projetos formaliza os processos e capacita a equipe. Isso reflete o apoio de executivos seniores à abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos.
  • Crie normas para avaliação de projetos: Conforme os projetos são passados de um lado a outro para avaliação, é essencial criar critérios comuns e uma lista de verificação de métricas com os quais compará-los. Esta é a única maneira para fazer uma comparação entre equivalentes.
  • Formule uma estratégia de gerenciamento de riscos: Gerentes de portfólio podem reduzir riscos realizando uma análise de riscos versus recompensas utilizando modelos de gerenciamento de portfólio de projetos, tais como análise de custo-benefício e ECV, e investir em projetos que rendem retornos máximos.
  • Formule uma estratégia de gerenciamento de mudanças: Mudanças são a única constante. Mercados mudam, tecnologias evoluem e clientes revisam seus requisitos. Uma estratégia de gerenciamento de mudanças antecipa tudo isso. Quando selecionadas cuidadosamente, métricas podem disparar as notificações que impulsionam respostas adequadas e oportunas a mudanças imprevistas.
  • Utilize uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos: As complexidades do gerenciamento de portfólio de projetos podem ser simplificadas através de softwares que ajudam a integrar controles táticos de projetos à seleção de projetos estratégicos. Ferramentas como o software de performance de projetos corporativos EcoSys ajudam gerentes de portfólio a aproveitar o gerenciamento de portfólio de projetos ao máximo e monitorar indicadores do portfólio com facilidade.

Software de gerenciamento de portfólio de projetos

Quando bem executado, o gerenciamento de portfólio de projetos pode ser vital para o crescimento bem-sucedido de qualquer empresa ou organização. Ele estabelece uma estrutura para avaliar e selecionar um portfólio de projetos, monitorando-os de maneira fluida através de mudanças dinâmicas e guiando-os com controles corretamente dimensionadas até a conclusão. Ferramentas de software simplificam drasticamente a complexidade do processo, especialmente quando esse processo é um esforço colaborativo.

Ao selecionar o software de gerenciamento de portfólio de projetos , o ideal é ter certeza de trabalhar com um fornecedor que tenha o nível certo de profundidade de experiência no campo. Ele o ajudará a prever as sutis dinâmicas de equipe do software de colaboração. A implementação do software de gerenciamento de portfólio de projetos tipicamente ocorre quando uma organização cresce até um ponto no qual a proliferação de projetos começa a afetar entregas. Utilizar um software de gerenciamento de portfólio de projetos proporciona a uma organização um nível de maturidade que permite acelerar até a próxima etapa de crescimento mais rápido e de maneira mais sustentável.

Evoluindo a maturidade

Em um relatório do PMI de 2018, apenas 30% dos participantes disseram que atingiram um alto nível de maturidade no gerenciamento de portfólio. Apesar da maioria das organizações estar familiarizada com o gerenciamento de portfólio de projetos e até mesmo praticá-lo, nem todas o utilizam até seu máximo potencial.

Por exemplo, os recursos são bem gerenciados? Os processos de gerenciamento de portfólio de projetos são contínuos e adaptáveis? Há uma cultura centralizada no portfólio da organização? Há ferramentas eficazes que impulsionam o processo? Realizar uma análise de lacunas ajudará a revelar as etapas necessárias para levar esse modelo de maturidade adiante.

Para ser eficaz, seu gerenciamento de portfólio de projetos deve ter uma colaboração consistente e confiável na organização inteira, do nível mais alto até o mais baixo. Para ter um impacto positivo na rentabilidade, ele deve promover transparência sobre os principais aspectos financeiros e métricas dos projetos. O objetivo deve ser evitar concorrência e isolamento organizacional. O gerenciamento de portfólio de projetos colocará todos no caminho rumo à colaboração para atingir as metas estratégicas da organização.

Acesse estes recursos adicionais para obter mais informações sobre gerenciamento de portfólio de projetos: