Identificando Incertezas – Garantindo o Sucesso do Projeto com Gestão de Riscos e Mudanças
Não há como negar que os projetos são imprevisíveis. Em um artigo de destaque do The New York Times, intitulado "Anos de Atrasos, Bilhões em Estouros: A História Sombria das Grandes Infraestruturas" (“Years of Delays, Billions in Overruns: The Dismal History of Big Infrastructure”), o autor Ralph Vartabedian discutiu a crescente prevalência das incertezas financeiras e de cronograma que afetam os projetos nos Estados Unidos. Atualmente, os estouros de custos não são apenas de milhares, mas sim de milhões de dólares. Da mesma forma, os atrasos nos cronogramas não se estendem mais por meses, mas por anos.
Ao longo do artigo, Vartabedian menciona vários projetos que enfrentam esses desafios. Um dos exemplos citados é a linha de trem de Honolulu. O objetivo desse projeto era construir um sistema ferroviário para transportar passageiros por 32 quilômetros, desde os subúrbios próximos a Pearl Harbor até o centro da capital. Inicialmente, o projeto foi orçado em US$ 4 bilhões, com previsão de inauguração em 2019. No entanto, devido a questões ambientais, humanitárias e de materiais, o projeto sofreu sucessivos atrasos… e mais atrasos… e ainda mais atrasos. Agora, a conclusão está prevista para 2031, com um custo atual impressionante de US$ 11,4 bilhões.
Isso poderia ter sido evitado? De acordo com Joseph Schofer, engenheiro civil da Universidade Northwestern, “Os contratempos que levaram aos atrasos… são o tipo de desafio que afeta quase todos os grandes projetos de infraestrutura. O erro comum é não planejar e orçar esses riscos adequadamente.”
O artigo levanta uma preocupação válida: “À medida que o país embarca em uma onda de gastos impulsionada por um plano de infraestrutura de US$ 1,2 trilhões do governo federal, como minimizar os estouros de custos e os atrasos para garantir que esse montante seja investido no que realmente importa – a melhoria da infraestrutura?
Para garantir que esses US$ 1,2 trilhões sejam bem aproveitados, a indústria de projetos precisa estar melhor preparada para o inesperado. Mas como fazer isso, especialmente quando projetos dessa magnitude são extremamente complexos.
A solução: estabelecer um sistema eficaz de gestão de riscos e mudanças.
Ok, talvez seja mais fácil falar do que fazer … mas a gestão eficaz de riscos e mudanças é essencial para que um projeto permaneça dentro do cronograma e orçamento. E aqui está o motivo:
O que é Gestão de Riscos?
Um risco é qualquer evento que possa ocorrer durante um projeto e que difira das premissas originais associadas a ele. Os riscos podem ser positivos ou negativos.
A Gestão de riscos permite antecipar possíveis riscos, planejar estratégias de contingência e adaptar os planos do projeto quando surgirem problemas ou oportunidades. Se um risco se tornar realidade, ele pode ter um grande impacto nos custos, no cronograma e nos recursos. Por isso, é essencial identificar os riscos antecipadamente e ter planos de contingência preparados para mitigá-los quando necessário.
O que é Gestão de Mudanças?
Quando um risco se torna realidade, os planos de contingência previamente elaborados são acionados dentro do processo de gestão de mudanças. A Gestão de Mudanças envolve o uso eficaz de recursos, processos e estratégias para alcançar os objetivos do projeto, mesmo diante de mudanças inesperadas. O objetivo da gestão de mudanças é minimizar os impactos negativos das mudanças e maximizar os efeitos positivos.
Identificando Incertezas:
Mesmo ao estabelecer processos eficazes de gestão de riscos e mudanças, um problema permanece: não podemos prever o futuro. Não há como saber com certeza quais circunstâncias surgirão durante a execução do projeto. Então, como identificar riscos e se preparar para mudanças sem saber o que está por vir? Abaixo estão algumas etapas práticas para garantir que sua equipe esteja o mais preparada possível.
Promova uma Comunicação Aberta:
A comunicação é a chave para mitigar riscos. Certifique-se de consultar as partes interessadas e aproveitar seus conhecimentos e experiências exclusivas.
Use Dados de Projetos Passados para Orientar o Caminho:
É provável que sua empresa já tenha concluído projetos semelhantes a este no passado. Embora nenhum projeto seja exatamente igual, vale a pena analisar os dados de projetos anteriores para identificar riscos comuns. Além disso, é importante avaliar como os problemas foram tratados no passado e quais foram os resultados. Com essas informações, você pode aperfeiçoar seus processos de gestão de mudanças.
Consulte Dados em Tempo Real de Projetos Atuais:
Os projetos em andamento possuem seus próprios desafios, e é provável que alguns desses desafios também afetem os novos projetos. Por exemplo, se seus projetos atuais estão sofrendo com inflação de custos, então os orçamentos dos futuros projetos devem levar em conta o aumento dos preços para evitar déficits financeiros inesperados.
Uma Visão Completa dos Dados do Projeto
Infelizmente, muitas organizações baseadas em projetos enfrentam dificuldades para obter uma visão completa dos dados dos seus projetos. Como a análise de tendências através dos dados do projeto é essencial para identificar riscos, a falta de visibilidade pode ser prejudicial – ou até mesmo incapacitante. Para resolver esse problema, líderes da indústria estão abandonando ferramentas fragmentadas de gestão de projetos e adotando soluções automatizadas de Desempenho de Projetos Empresariais (EPP) . Com isso, essas empresas estão alcançando um nível inédito de transparência em todo o portfólio de projetos. A mentalidade EPP permite que os usuários tenham controle total sobre o ciclo de vida do projeto – desde a tomada de decisões sobre quais projetos executar até a identificação de riscos e mitigação de mudanças. Como resultado, as organizações experimentam maior sucesso nos projetos e maximizam seus retornos financeiros.