Reduza os Estouros de Projetos em 20% – Visibilidade Completa é a Chave
A Hexagon contratou a Forrester Consulting para conduzir um estudo de Total Economic Impact™ (TEI), a fim de analisar o potencial retorno sobre o investimento (ROI) que as organizações podem obter ao implementar o EcoSys™. O EcoSys é uma solução de Desempenho de Projetos Empresariais (EPP) que apoia o sucesso de todos os projetos dentro de uma organização, consolidando os dados de projetos em toda a empresa, ao longo de todo o ciclo de vida, em uma única plataforma de gerenciamento.
A Forrester entrevistou quatro organizações com experiência no uso do EcoSys da Hexagon. Com base nas conversas com os tomadores de decisão, foi possível quantificar alguns dos principais benefícios da utilização do software EPP. Esses benefícios foram consolidados em cinco descobertas principais:
• EcoSys reduz os estouros de custos dos projetos
• EcoSys permite ajustar os gastos de capital
• EcoSys melhora a produtividade dos controladores de projetos
• EcoSys aprimora a colaboração
• EcoSys possibilita a descontinuação de sistemas legados
Neste post, exploraremos como o EcoSys reduz os estouros de custos dos projetos.
Desafio Principal: Falta de Visibilidade
A raiz de todos os desafios enfrentados pelos tomadores de decisão parecia ser a falta de visibilidade sobre dados importantes dos projetos, como progresso, métricas de produtividade, informações orçamentárias e outros aspectos essenciais. Essa baixa visibilidade era causada pelo uso de sistemas desconectados para gerenciar o ecossistema de projetos em toda a empresa.
Dados Não Confiáveis
Antes de implementar o EcoSys, os entrevistados dependiam de várias planilhas para gerenciar os custos dos projetos. Esse método ultrapassado obrigava as equipes de projeto a coletar e avaliar manualmente os dados de desempenho a partir de diversas fontes diferentes. Sem uma fonte única de verdade, informações importantes sobre os projetos frequentemente chegavam com atraso e apresentavam imprecisões, tornando os relatórios pouco confiáveis.
Previsões Atrasadas
Para agravar o problema, a coleta manual de dados era um processo demorado e ineficiente, o que causava um atraso na obtenção das informações. Isso resultava em uma compreensão tardia dos custos imprecisos dos projetos. Como consequência, as previsões de custo não refletiam com precisão as necessidades financeiras reais dos projetos, impossibilitando uma abordagem proativa na identificação das causas dos estouros de custos. Além disso, a falta de tempo hábil impedia que as equipes fizessem ajustes necessários para reverter resultados negativos.
A Solução: Obtenção de Dados de Custos em Tempo Quase Real
Os líderes de projetos e portfólios das organizações clientes perceberam a necessidade de fornecer às suas equipes uma maneira de visualizar os dados de custos em tempo real, analisar rapidamente os resultados e ajustar os planos conforme necessário. Para isso, os tomadores de decisão adotaram uma solução de Desempenho de Projetos Empresariais (EPP), que lhes proporcionou a agilidade necessária para prever custos com precisão. Com dados disponíveis ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, as equipes de projeto conquistaram um nível extremo de visibilidade, permitindo que investigassem as causas-raiz dos problemas e agissem rapidamente diante de mudanças inesperadas nos custos.
“No gerenciamento de custos, o EcoSys nos proporcionou a capacidade de realizar análises em tempo quase real e ter maior agilidade dentro do portfólio. O EcoSys se destaca no gerenciamento de custos.”
Diretor de Gestão de Projetos, Indústria de Energia
O Resultado: Redução de 20% no Excesso de Gastos
Após a obtenção de um ambiente de dados mais rico, as equipes de projeto passaram a ter maior precisão na alocação de orçamento, pessoal e outros recursos ao longo do ciclo de vida dos projetos. A configurabilidade da plataforma EcoSys contribuiu ainda mais para o sucesso na gestão de custos, pois os painéis de controle foram personalizados para atender às necessidades de cada tipo de profissional envolvido. Isso promoveu um ambiente de responsabilidade saudável, permitindo que vários profissionais fossem notificados antecipadamente sobre potenciais excessos de gastos ou variações orçamentárias.
“Não ultrapassaremos o orçamento este ano porque o EcoSys nos fornece uma plataforma que permite gerenciar nosso orçamento em tempo real e responder às mudanças nas condições do mercado. Há dois anos, ultrapassamos nosso orçamento em 15%. Este ano, ficaremos dentro de uma margem de erro de poucos pontos percentuais. O EcoSys nos ajuda a alcançar essa maturidade.”
Diretor de Gestão de Projetos, Indústria de Energia
O estudo da Forrester Consulting revelou que as organizações entrevistadas conseguiram reduzir, em média, 20% os estouros de custos dos projetos ao longo de três anos. Ao analisar os benefícios aplicados a uma organização composta, verificou-se uma economia de US$ 7,4 milhões, que teria sido desperdiçada sem o sistema. Esses recursos economizados foram então realocados para outros projetos, maximizando o retorno geral dos investimentos.
Quer saber mais sobre as economias de custos e outros benefícios empresariais proporcionados por uma solução de Desempenho de Projetos Empresariais (EPP)? Baixe o relatório “The Total Economic Impact™of EcoSys™ da Hexagon.”