El éxito de la integración de datos de proyectos
La integración de datos de proyectos y la gestión del rendimiento de proyectos han sido compañeros de camino durante muchos años. He participado en muchas implementaciones de sistemas como usuario, implementador y consultor en los últimos 20 años, y la única vez que fracasó, y me acuerdo claramente, fue cuando la integración se mantuvo al mínimo.
Es incuestionable la necesidad de un sistema integrado para respaldar la gestión y la entrega de portafolios, programas y proyectos complejos. Los proyectos que se ejecutan mediante procesos y herramientas aislados y desconectados tienen el doble de probabilidades de fracasar que aquellos con sistemas totalmente integrados. Los proyectos que se gestionan mediante herramientas basadas en hojas de cálculo, que son casi imposibles de estandarizar y presentan ineficiencias y errores bien documentados, también registran tasas de éxito más bajas.
El grado en que se pueden aprovechar las ganancias de productividad, la confiabilidad de los datos y la satisfacción de los roles que brinda la integración depende de la madurez de la integración de una organización, el valor que le da a los beneficios asociados con ella y cuánto está dispuesta a invertir y comprometerse para desarrollar la solución más eficiente posible.
Una solución atípica de rendimiento de proyectos empresariales requiere la integración con sistemas de programación de proyectos para realizar un seguimiento del progreso, actualizar los pronósticos y medir los KPI. También incluyen la integración con sistemas ERP para el código de cuentas, el presupuesto, los costos comprometidos y reales. Las soluciones más avanzadas incluyen integraciones con otras fuentes de información de progreso, como software de modelado 3D y herramientas de ingeniería, y otras integraciones con sistemas de gestión de información y plataformas de inteligencia de negocios (Bl).
Los cinco niveles de integración de datos de proyectos
Hay cinco niveles de madurez de integración, del 0 al 4. Hoy en día se gestionan menos proyectos con las características del nivel 0, pero aún no se entregan suficientes proyectos en el nivel 4 o incluso con una combinación de los niveles 3 y 4. La mayoría de las empresas deberían aspirar a alcanzar el nivel de madurez combinado de 3 y 4. Entonces, ¿cuáles son los cinco niveles?
Nivel 0: entrada manual
Aunque se ve muy poco en la gestión de programas y proyectos complejos, el uso de la entrada doble manual aún se puede encontrar dentro de organizaciones más pequeñas. Sin embargo, las ventajas de no tener que desarrollar soluciones, no tener costos de implementación y soporte, y no tener necesidad de inversión interna, se ven fácilmente superadas por la intensidad de mano de obra y las ineficiencias asociadas con este método. Este enfoque también es propenso a errores que, en algunos casos, pueden generar un costo aún mayor y un impacto comercial perjudicial.
Nivel 1: Exportación/importación manual
El uso de importaciones de hojas de cálculo elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y proporciona una solución rentable que incluye cierto grado de definición y mapeo de datos, pero aún así es un nivel de madurez que la mayoría de las organizaciones necesitan y, en algunos casos, deben superar. La extracción, manipulación e importación manual de datos aún depende en gran medida de intervenciones humanas que son propensas a demoras y fallas en el procesamiento de datos. Un elemento clave que falta es la validación automatizada de datos. Si bien los errores se pueden reducir con el mapeo de datos, el riesgo de error humano sigue siendo alto.
Nivel 2: intercambio automatizado de datos
Las soluciones de extracción, transformación y carga (ETL) se han utilizado durante años para respaldar la integración de datos. Existen ventajas obvias para este enfoque, como el intercambio programático de datos, la transferencia precisa y sin errores de datos y la mínima intervención humana. Sin embargo, estas soluciones no son baratas. El uso de recursos de diseño y desarrollo, a menudo costosos, durante períodos de tiempo significativos son requisitos. Además involucran costos de soporte y mantenimiento continuos, especialmente si se considera la frecuencia con la que las organizaciones modifican o actualizan sus herramientas y procesos internos.
Nivel 3: intercambio automatizado de datos sin código
Los cambios en los procesos y sistemas a menudo conducen a modificaciones en las integraciones de datos existentes. Modificar, probar e implementar soluciones creadas con métodos ETL tradicionales puede ser difícil, costoso y se demora mucho. El uso de una plataforma de integración o el middleware, que admite la configuración en lugar de la codificación para el mantenimiento y las actualizaciones, proporciona la flexibilidad y el control de datos integrado necesarios para gestionar los cambios con rapidez y facilidad. A pesar de las limitaciones que implican la falta de capacidad de programación junto con el tiempo y los costos relacionados con actualizar y mantener este tipo de solución, las eficiencias y los beneficios a largo plazo son indiscutibles.
EcoSys Connect - Plataforma de integración sin código
Nivel 4 - Integración Nativa
La mejor solución para integrar datos y procesos es la “no integración”, es decir, una solución que maneje procesos como la gestión de cartera, la gestión de recursos, la financiación, los controles de proyectos y la gestión de la construcción dentro de la misma plataforma. Esto no solo ofrece importantes beneficios al eliminar el costo, el esfuerzo y los riesgos de mover datos, sino que también ofrece una experiencia de usuario única para todas las partes involucradas. Descubrir e implementar una solución capaz de respaldar y satisfacer los requisitos de todas las partes interesadas es complicado, y requiere una profundidad y una amplitud difíciles de encontrar.
Las organizaciones siempre deben utilizar las mejores soluciones disponibles, lo cual podría ser imposible usando una sola solución.
¿Cuál es el mejor nivel de integración de datos de proyectos?
¿Cuál será la solución ideal? Muchas veces gestionar todas las integraciones usando integración nativa resulta imposible o simplemente defectuoso. La complejidad inherente a los proyectos y los procesos necesarios para gestionarlos comúnmente exige el uso de sistemas externos, los cuales ofrecen capacidades que van más allá de lo que es posible dentro de una única solución que lo abarca todo. Por tales razones, muchas organizaciones adoptan metodologías en los niveles de madurez de Nivel 3 y Nivel 4. Maximizar la integración nativa siempre que sea posible, pero aprovechar e integrar con otras soluciones cuando sea necesario.
A medida que continuamos mejorando nuestras capacidades de integración y ampliando los límites con soluciones y opciones como EcoSys Connect y Live Connectors, esperamos ofrecer las soluciones más eficientes, flexibles y rentables para nuestros clientes.