¿Excel para gestión de proyectos? Descubre por qué quedó en el pasado
El antiguo dicho "la confianza es fundamental" ya no está tan presente en la industria de proyectos. A menudo, las organizaciones centradas en proyectos carecen de confianza porque no pueden obtener una imagen clara y precisa de los datos del proyecto y del portafolio. Esta falta de confianza a menudo se puede atribuir al uso de software de terceros, soluciones caseras y Microsoft Excel para gestionar sus grandes proyectos de capital. En esta publicación de blog, nos centraremos en este último - Excel. Y por qué quedó en el pasado cuando hablamos de gestión de proyectos.
Todos hemos usado Excel. Es una herramienta flexible con la que cualquier persona en un entorno profesional está familiarizada. Es por eso que las organizaciones centradas en proyectos pueden terminar usando esta herramienta para gestionar sus proyectos. Aunque Excel es útil y necesario para profesionales de todas las industrias, no fue creado específicamente para la gestión de proyectos. Debido a esto, Excel carece de procesos de trabajo (gestión de documentos, planificación de recursos, gestión de riesgos, etc.) que capacitan las acciones necesarias para garantizar el éxito del proyecto.
Excel Requiere Mantenimiento Manual y Compilación de Datos del Proyecto
Excel no automatiza la entrada y salida de datos del proyecto. Por lo tanto, todos los datos deben agregarse y extraerse manualmente de la herramienta. A medida que la cantidad de datos aumenta a lo largo de la vida útil de un proyecto, se vuelve imposible mantener un entorno de datos confiable. Los errores humanos inevitablemente afectarán los datos del proyecto, haciéndolos nulos y sin valor después del análisis.
Además, Excel dificulta el proceso de planificación y gestión, ya que la compilación manual de datos del proyecto para generar información crea un trabajo voluminoso y de bajo valor para profesionales cuyos talentos se emplean mejor en otros lugares. Como Excel no proporciona paneles integrados, los datos deben compilarse y presentarse generalmente fuera de la herramienta, lo que deja oportunidades para que ocurran errores humanos nuevamente.
Excel No Fomenta la Transparencia
Todos los interesados en un proyecto deben tener visibilidad de los datos del proyecto. Sin embargo, cuando una organización elige gestionar sus proyectos con Excel, los interesados deben confiar en los profesionales del proyecto para transmitir toda la información. A diferencia de las soluciones específicas y diseñadas para la gestión de proyectos, Excel no ofrece paneles de usuario. Los paneles generalmente se pueden configurar para satisfacer las necesidades de cada interesado, proporcionando una imagen clara y personalizada de los datos del proyecto que más les interesan. Como Excel no ofrece esta capacidad, a menudo se deja a los interesados en la oscuridad sobre el progreso del proyecto.
Excel también no permite que los usuarios profundicen en los datos del proyecto cuando surgen dudas. Limitados a informes con solo datos de resumen, los profesionales del proyecto a menudo luchan por identificar las causas de los resultados negativos a tiempo para tomar medidas correctivas. Esta falta de visibilidad contribuye a retrasos, excesos de costos y más.
Esto se agrava por el tiempo necesario para compilar los informes necesarios en Excel. Cuando un informe de costos mensual lleva semanas crearlo, la información no es oportuna y la acción correctiva sobre los problemas informados puede ser imposible.
Estos problemas combinados crean puntos ciegos que a menudo se llenarán con los sesgos de las partes interesadas y los profesionales. Esta falta de transparencia resulta en que el proyecto se salga de control y se sigan señalando con los dedos entre las partes interesadas. ¡Gracias, Excel!
Excel no Estimula la Integración
Excel es una herramienta independiente. No se integra bien con muchos otros software vitales de la industria de proyectos comerciales utilizados dentro de una organización. De hecho, a menudo se convierte en la solución estándar para llenar los vacíos entre soluciones cuando la verdadera interoperabilidad no existe.
Sí, los sistemas pueden programarse para exportar y/o consumir datos de hojas de cálculo de Excel, pero esto es una solución alternativa. A menudo, esto no alivia gran parte de los procesos manuales resultantes de la falta de funcionalidad necesaria para apoyar los principales procesos e informes de proyectos y portafolios.
Esto hace que los datos del proyecto estén aislados. Cuando los datos del proyecto están fragmentados de esta manera, la organización no puede obtener una imagen clara del progreso del proyecto. Esta incapacidad para reunir los datos del proyecto provoca el mantenimiento manual y la compilación de datos del proyecto y la falta de transparencia discutida anteriormente.
Excel No es una Plataforma Segura
Cuando colaboras con varias personas al mismo tiempo, Excel no proporciona una manera directa de saber quién está accediendo a qué archivos y qué están haciendo con ellos. Esto no solo puede ser frustrante porque no puedes seguir fácilmente los cambios, sino que también es un riesgo de seguridad.
Puedes comprometer las necesidades de seguridad de tu cliente si la persona equivocada revela accidentalmente información confidencial. Sin un sistema de control de acceso adecuado, información propietaria o planes futuros pueden caer en manos de tu competencia, poniéndote en desventaja.
A diferencia de Excel, las soluciones ideales de proyectos ofrecen controles de acceso incorporados para promover un ambiente seguro para los datos del proyecto. Como se discutió anteriormente en esta publicación, también puedes controlar lo que cada usuario puede ver y editar, proporcionándoles paneles personalizados y permisos de usuario. De esta manera, puedes seguir lo que cada miembro de tu equipo está viendo y cambiando.
Excel Minimiza la Credibilidad
Excel no respalda la predictibilidad del proyecto, como se define por pronósticos precisos y oportunos. Como puedes imaginar, la información entregada lentamente con errores ocultos puede socavar tu confianza y la credibilidad de tu organización. Como se discutió anteriormente en esta publicación, al usar Excel, los profesionales del proyecto a menudo luchan por identificar las causas de los resultados negativos del proyecto a tiempo para tomar medidas correctivas.
El Instituto de la Industria de la Construcción (CII) informó que, en promedio, la generación de informes de variación de pronóstico comienza al 65% de la duración del proyecto. Estas variaciones a menudo deberían conocerse y reportarse mucho antes en el proyecto. Una vez que esta diferencia entre el costo planificado y el costo esperado se comunica en esta etapa, es demasiado tarde para cambiar. ¡Sorpresa! Los costos del proyecto parecen haber aumentado inesperadamente.
Pero las partes interesadas y los ejecutivos de proyecto odian las sorpresas. Al usar Excel, en lugar de ser conocido por entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, comienzas a ser conocido por entregar proyectos retrasados y por encima del presupuesto. Debido a esto, pierdes negocios y tu resultado sufre.
Cambiando Excel por el Rendimiento Empresarial del Proyecto
¡La esperanza no está perdida para aquellos que necesitan ser rescatados del abismo de Excel! Los líderes de la industria de proyectos están recurriendo a una solución de rendimiento empresarial en proyectos (EPP). Una solución EPP remedia todos los problemas causados por Excel y, al hacerlo, restaura la confianza en toda la organización. Con una solución EPP, obtienes los beneficios proporcionados por un sistema empresarial que supera las limitaciones de las herramientas de productividad de escritorio, al tiempo que disfrutas de la facilidad de uso y flexibilidad proporcionadas por Excel. En resumen, trae todo el sistema de gestión del ciclo de vida del proyecto a una plataforma única, confiable y poderosa.
Excel, aunque tiene atributos útiles y poderosos, simplemente no está construido para servir como solución de gestión de proyectos. Las deficiencias se vuelven cada vez más claras a medida que el tamaño de los proyectos que gestionas crece. El software EPP, por otro lado, es una solución específica y diseñada que promueve la confianza, permitiendo que los gerentes de proyecto:
• Dediquen más tiempo a tareas de alto valor y menos tiempo a la gestión y compilación de datos,
• Construyan un entorno transparente con paneles personalizados basados en la función para mantener informadas a las partes interesadas,
• Integren soluciones vitales de terceros para que todos los datos del proyecto se almacenen en un solo lugar,
• Mantengan la seguridad de los datos del proyecto utilizando su sistema de control de acceso incorporado,
• Y entreguen proyectos consistentemente a tiempo y dentro del presupuesto para proteger la credibilidad de la organización en su conjunto.
La solución EPP de Hexagon, EcoSys™, ofrece capacidades robustas para respaldar la gestión del portafolio de proyectos, la gestión de proyectos y los controles de proyectos de manera oportuna. Para ver cómo EcoSys puede ayudarlo a maximizar el rendimiento del proyecto, solicite una demostración hoy.