Planilla y Gestión de Proyectos: ¿Sigue Siendo una Buena Combinación?
A pesar de una larga historia de contratiempos y la falta de muchos recursos esenciales, las hojas de cálculo continúan vivas como una herramienta de gestión de proyectos.
Existen opciones mejores que ofrecen beneficios significativos, especialmente para proyectos grandes. Sin embargo, las organizaciones necesitan comprender las razones por las cuales los empleados recurren a una solución familiar, incluso si es inadecuada para el trabajo.
Orígenes de la Hoja de Cálculo
Las hojas de cálculo computarizadas fueron inventadas en 1978 por Dan Bricklin, un estudiante de Harvard y científico de la computación. Según los informes, Bricklin tuvo la idea mientras observaba a su profesor de contabilidad crear una tabla en una pizarra y se dio cuenta de que una computadora podría manejar la tarea mucho mejor.
El 18 de octubre de 1979, esta idea se materializó en Visicalc, un programa que rápidamente ganó inmensa popularidad y recibió el título de "killer app" de las computadoras. Seis años más tarde, Microsoft introdujo Excel, ahora sinónimo de software de hoja de cálculo.
Originalmente diseñadas para tareas contables, la aplicación de las hojas de cálculo se diversificó, a veces llevando a consecuencias no deseadas. Como observó humorísticamente el periodista Yogi Schultz, "Los ingenieros son líderes mundiales en usar Excel de manera incorrecta".
Margen de Error
A lo largo de los años, se han implicado errores en las hojas de cálculo en contratiempos significativos, desde la pérdida de $6.2 mil millones de JP Morgan debido a un error de copiar y pegar, hasta la mala divulgación de 16,000 casos de coronavirus durante los primeros días de la pandemia, e incluso interrumpiendo los resultados de las elecciones de un partido en Austria.
Aunque todos estos problemas a menudo derivan de errores humanos en el manejo de datos, la estructura inherente de las hojas de cálculo puede facilitar la comisión de estos errores y dificultar su detección. Sin embargo, con 2 mil millones de usuarios en todo el mundo, el atractivo de Excel sigue siendo fuerte. Una encuesta realizada por el Project Management Institute para Hexagon descubrió que una parte significativa de las empresas involucradas en proyectos de ingeniería a gran escala, construcción o fabricación de equipos importantes aún depende de hojas de cálculo para tareas como presupuesto y previsión.
Más sorprendentemente, una gran parte de los encuestados admitió usar hojas de cálculo en áreas donde son inadecuadas, como ideación, monitoreo de progreso o gestión de riesgos. "El 42.4% de los encuestados informó depender de hojas de cálculo para la gestión de riesgos y cambios", lamentaron los autores. "Esto no solo es ineficiente e ineficaz; aumenta los riesgos que se están intentando controlar".
En proyectos grandes, las limitaciones de las hojas de cálculo se hacen evidentes. A menudo no se integran bien con otros softwares, lo que requiere entrada y extracción manual de datos, lo que aumenta el riesgo de errores humanos. Además, ofrecen capacidades limitadas para colaboración, protección de acceso y seguimiento de cambios.
Buscando Alternativas
Existen mejores alternativas, como el software de desempeño de proyecto empresarial, diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de proyectos grandes. Estas plataformas proporcionan funcionalidades que van más allá del alcance de las hojas de cálculo tradicionales, especialmente en áreas como planificación, programación, control de calidad y gestión de riesgos. "Las hojas de cálculo ya no son adecuadas para la gestión empresarial en la actualidad, y el enfoque debe centrarse en soluciones integradas a nivel empresarial", confirma la investigación del Project Management Institute.
Sin embargo, las empresas rutinariamente descubren que el desafío no es simplemente eliminar las hojas de cálculo, que a menudo son un síntoma de problemas más profundos.
Más notablemente, su uso persistente a menudo se debe a su familiaridad con los empleados, pero también a la falta de acceso, confianza o capacitación en herramientas alternativas. Más comúnmente, los empleados recurren a las hojas de cálculo porque les resulta difícil filtrar datos relevantes o no confían en los resultados que encuentran y desean hacer sus propios cálculos, incluso corriendo el riesgo de agregar sus propios errores.
En este sentido, la dependencia persistente de las hojas de cálculo a menudo revela brechas organizativas. Como comentó el economista Tim Harford sobre lo que él llamó "la tiranía de las hojas de cálculo", "también ilustra perfectamente las contorsiones que hacemos como resultado de tratar los datos como una idea tardía, solo algo para armar en una hoja de cálculo. Es una pena porque la historia sugiere que la información bien administrada puede ser transformadora".
*Este artículo fue escrito por James Tauladan, Vicepresidente de EMIA para el Desempeño de Proyectos Empresariales de la División de Inteligencia del Ciclo de Vida de los Activos de Hexagon. Se publicó originalmente en el sitio web.