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Gestión de contratos: Etapas, desafíos y beneficios

Contract Management process begins with an agreement

Cuando comienza el proceso del proyecto, pocas cosas son tan importantes como los detalles involucrados en los contratos correspondientes. En la industria de la construcción, muchos contratos se combinan para proporcionar parámetros y detalles que marcan el tono de todo el proceso. Una vez ejecutados, la puntualidad y el seguimiento de los requisitos, solicitudes y promesas son una prioridad importante.

Si la información no se ha ingresado en un sistema estándar administrado, los contratos en papel o digitales pueden perderse en la confusión o perder el estado de prioridad a medida que se envían de un miembro del equipo a otro, una receta para un desempeño deficiente, preguntas sin respuesta y mala reputación.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es un intrincado proceso de supervisión que le da seguimiento a los contratos desde la adjudicación previa hasta su finalización, incluida la ejecución, la selección de proveedores, la detección y el control de problemas, el seguimiento y el procesamiento. Cuando se implementan correctamente, los procesos de gestión de contratos garantizan que los presupuestos y las capacidades estén alineados con los objetivos del proyecto.

La mejor gestión de contratos fluye sin problemas a través de la organización y se integra con la gestión y el control del proyecto, siempre involucrando a los miembros del equipo para obtener aportaciones y resultados, y monitoreando cuidadosamente a los contratistas para verificar el desempeño y los tiempos de entrega.

Si bien la gestión de contratos puede ser beneficiosa en cualquier industria, es vital para proyectos industriales y de construcción. De hecho, los contratos en estas industrias garantizan que se cumplan las operaciones y los objetivos financieros y se reduzca el riesgo. La supervisión, el control de calidad y la capacidad de administrar a una cantidad grande de profesionales a la vez pueden hacerse mediante un programa de gestión de contratos implementado específicamente para este tipo de proyectos.

Las etapas de la gestión de contratos

La gestión de contratos no se trata únicamente de crear acuerdos y conseguir su aprobación. Incluye una serie de etapas que siguen el proceso hasta una conclusión exitosa. Cualquier paso omitido puede causar demoras y errores en el futuro. A continuación, se muestra un resumen de cinco áreas fundamentales de importancia:

  1. Crear: El sistema de gestión de contratos debe tener la capacidad de incorporar procedimientos estandarizados con detalles específicos de los objetivos de la organización. Los primeros pasos incluyen identificar el tipo de contrato y quién será el responsable de cada tarea. El proceso de planificación debe considerar los recursos de la empresa, los objetivos y las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo, mientras se desarrolla una descripción general de los posibles desafíos y riesgos.
  2. Negociar: El contrato debe redactarse de manera que refleje las necesidades y los valores de la organización, ayudando a establecer la confianza entre las dos partes. Una vez que se ha diseñado el contrato inicial, la negociación es el siguiente paso obvio. Los elementos de línea se pueden discutir, cambiar o eliminar, como parte del proceso de negociación.
  3. Aprobar: La aprobación generalmente incluye varias firmas. Varios gerentes, departamentos e incluso contratistas pueden tener que aprobar los detalles antes de que se haga el trato final.
  4. Finalizar: El proceso de firma del contrato entre empresas es el paso final antes de poner en marcha el proyecto. Obtener firmas de muchas partes y entidades rápidamente, incluso cuando la distancia es un factor, es crucial para evitar aplazamientos del proceso.
  5. Administrar: Una vez que comienza el proyecto, aún pueden ocurrir cambios. Las revisiones deben gestionarse cuidadosamente y comunicarse a las partes correspondientes. Los plazos, las auditorías, los ingresos y los gastos deben tener su seguimiento, concluirse y compartirse con el resto del equipo.

Un programa estandarizado que se puede personalizar para las necesidades específicas de una organización ayuda a que un contrato funcione sin problemas. Cuando estas cinco áreas se administran con cuidado, las probabilidades de una relación exitosa y el cierre de un trato aumentan exponencialmente.

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

Un contrato proporciona parámetros para los aspectos clave de un proyecto, incluida la estrategia comercial y las relaciones. Competir en el mercado global actual significa que los miembros del equipo pueden estar ubicados en todo el mundo, lo que agrega desafíos relacionados con la zona horaria, las necesidades culturales y el entendimiento.

Los contratos incluyen condiciones de pago, negociaciones, flujos de trabajo, expectativas de servicio y obligaciones de cumplimiento. La gestión de contratos ayuda a reducir el riesgo al garantizar el cumplimiento cuando sea necesario, además de proporcionar supervisión y seguimiento para demostrarlo. También aumenta el resultado final al comparar precios y reducir el gasto. La visibilidad en tiempo real de todos los aspectos de un contrato a lo largo del tiempo permite a la gerencia tomar decisiones basadas en datos y las correcciones necesarias antes de que sea demasiado tarde.

Cuando se inicia un contrato, debe reflejar metas, plazos, presupuestos, recursos, riesgos, regulaciones y especificaciones. Cada fase del proceso requiere elementos específicos, propósito y gestión para poder pasar al siguiente paso.

Los técnicos, ingenieros y otros profesionales calificados deben elegirse cuidadosamente para completar el contrato y ejecutar el proyecto. La tecnología proporciona un enlace que conecta todos los aspectos del proyecto, ayudando a llenar los huecos durante las revisiones y garantizando la comunicación con los miembros del equipo adecuados, en el momento adecuado.

Muchas empresas constructoras enfrentan el hecho de tener que volver a pensar cómo los procesos comerciales como la productividad, el desempeño, la mano de obra y el inventario están afectando el crecimiento y la rentabilidad. La comunicación, el seguimiento, la gestión de revisiones y una variedad de otras tareas se suman a un proceso ya complicado. La buena gestión de los contratos y la eficiencia operativa van de la mano.

Los desafíos de la gestión de contratos

El seguimiento y la gestión de la variedad de partes móviles de un contrato pueden presentar una variedad de desafíos. En la industria de la ingeniería y la construcción, los proyectos suelen ser grandes y complejos, e involucran empresas conjuntas, numerosos subcontratistas y complicaciones relacionadas con la ejecución global.

Los procesos para la gestión de contratos pueden presentar serios desafíos, especialmente cuando se manejan de forma manual. Los desafíos específicos incluyen:

  • Ejecución: Sin una gestión adecuada, los archivos se pierden fácilmente y las aprobaciones finales y las firmas tardan mucho más de lo necesario.
  • Seguimiento: Puede ser difícil hacer el seguimiento y auditar los contratos una vez que se han firmado y llegan a otros miembros del personal que pueden no comprender los detalles que deben monitorearse. La información sobre el presupuesto, los correos electrónicos, la información de reuniones importantes y los cambios se atascan en el tránsito antes de ser abordados. El tiempo es dinero y las demoras en los proyectos reducen la rentabilidad.
  • Revisiones: Gestionar el cambio antes de que se apruebe un contrato y después de que se haya ejecutado es igualmente importante. Los proyectos más grandes suelen incluir equipos nacionales o globales y crean obstáculos para los plazos y la cohesión. Las actualizaciones de la documentación original pueden tardar días o incluso semanas. Es más, si los equipos están trabajando desde diferentes versiones, se podrían implementar decisiones equivocadas. Cualquiera de esos escenarios podría generar un mayor riesgo, incumplimiento en los tiempos de entrega, errores e incluso litigios.
  • Cumplimiento: Los detalles establecidos en el contrato son obligaciones no negociables. Desde un punto de vista legal, puede haber problemas regulatorios o de cumplimiento que deben seguirse al pie de la letra. El incumplimiento puede tener graves consecuencias legales y/o financieras.

Beneficios de la gestión de contratos

La gestión de contratos mejora la comunicación, el tiempo de respuesta, la alineación de objetivos, la transparencia y la responsabilidad. Estas y otras métricas de desempeño del proyecto se pueden rastrear y mejorar con una buena gestión de contratos:

  • Eficiencia: La gestión de contratos agiliza el cumplimiento del contrato y puede reducir los costos comerciales. Todos los documentos necesarios se pueden encontrar para su consulta en un solo lugar, lo que ofrece una mayor transparencia para los miembros del equipo de diferentes departamentos, así como para los contratistas que trabajan fuera del sitio. La incorporación de la automatización hace que los documentos y los cambios sean más accesibles, también puede reducir el tiempo de respuesta a los cambios, adiciones o desafíos. Las experiencias positivas relacionadas con los acuerdos contractuales pueden garantizar un mejor precio y disponibilidad de las materias primas, así como los costos de servicio en el futuro.
  • Reducción de riesgos: Los objetivos y metas comerciales importantes se identifican cuando se redacta un contrato. Un buen proceso de gestión de contratos establece expectativas en torno a esas prioridades y garantiza que se cumplan los compromisos del contrato. El beneficio funciona para todos, manteniendo a las organizaciones con cláusulas de desempeño y brindando cumplimiento a los proveedores. Las regulaciones están en un estado de cambio continuo, y estar al tanto de ellas significa una supervisión constante para garantizar que sus proyectos sigan en cumplimiento. El seguimiento de activos, obligaciones y provisiones es imprescindible para mitigar el riesgo de pérdidas financieras. El elemento de seguimiento proporcionado por una herramienta de gestión de contratos mide constantemente el desempeño y el cumplimiento en tiempo real.
  • Creación de relaciones: Una experiencia de contrato positiva crea socios comerciales duraderos con proveedores y subcontratistas. Particularmente en la industria de la construcción, encontrar una buena ayuda es primordial para proyectos futuros.
  • Seguimiento y documentación: Las herramientas de gestión de contratos organizan y centralizan documentos y procesos, así la información y los análisis empresariales son más accesibles. Los informes estandarizados y el mantenimiento de registros generan precisión y visibilidad, lo que, a su vez, crea información procesable. Cuando los contratos se gestionan con transparencia, es menos probable que los proyectos se atasquen debido a un desafío desconocido o problemas de cumplimiento.

Beneficios del software para la gestión de contratos

Desde el desarrollo del contrato hasta la finalización del proyecto, la supervisión completa del ciclo de vida del proyecto es una opción clara para maximizar el rendimiento y los ingresos. El software de gestión de contratos lleva el proceso un paso más allá, proporcionando automatización, una única fuente de información y una vista en tiempo real de la actividad diaria.

Una vez que se aprueba un contrato, debe ser aceptado y firmado por varias partes. Las firmas se complican cuando se necesita más de una, posiblemente de firmantes en todo un país o incluso del mundo. El software de gestión de contratos proporciona una herramienta de firma electrónica que resuelve este tedioso problema, agilizando la ejecución.

Después de la ejecución del contrato, la gestión eficiente del contrato puede mejorar significativamente los resultados del proyecto. Las soluciones de software pueden incorporar los términos del contrato en reglas comerciales que garanticen el cumplimiento, ya sea cumpliendo con los tiempos de entrega requeridos, los términos de pago, los procesos de gestión del cambio o incluso proporcionando visibilidad del desempeño en el camino hacia la consecución de incentivos predeterminados.

Para aprovechar realmente los beneficios, el software de gestión de contratos incluiría:

  • Planificación de adquisiciones: Las herramientas para evaluar y administrar clientes y proveedores potenciales deben ser intuitivas. El software debe ofrecer parámetros para elegir oportunidades que estén en línea con los valores y servicios de su empresa.
  • Gestión de proveedores y ofertas: Los contratos individuales dentro del contrato general son igualmente importantes. El software ofrece la capacidad de elegir y revisar proveedores y contratistas en función de cualidades predeterminadas y experiencia laboral previa.
  • Control de presupuestos y costos: Mantenerse dentro de un presupuesto predeterminado es imprescindible en un programa de gestión de contratos. El software agrega evaluación de valor, progreso, finalización y pronósticos para el futuro.
  • Gestión del cambio: Si las cosas cambian con el tiempo dentro del contrato, las revisiones deben anotarse, aprobarse y compartirse con el equipo rápidamente. El software de gestión de contratos también puede calcular los efectos sobre los costos y la programación.
  • Gestión del progreso en campo: El software de gestión de contratos va más allá del contrato, da seguimiento a lo que sucede en campo, comunica cambios y avances y reporta problemas al instante. Este acceso en tiempo real ayuda al equipo a determinar acciones alternativas y tomar decisiones de manera proactiva.
  • Administración: La comunicación y la colaboración son elementos clave de un contrato y proyecto exitosos. Los clientes y los contratistas pueden permanecer en sintonía con respecto a toda la documentación y los cambios relacionados con las reuniones, los elementos de acción, las responsabilidades, el progreso y el estado.
  • Cumplimiento: Una solución de software de gestión de contratos toma nota de la información importante y le da seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto, creando alertas para las personas adecuadas cuando se sospecha una infracción. Una descripción general en tiempo real le permite ser proactivo antes de que se presente un problema.
  • Documentación y registros de auditoría: El software de gestión de contratos permite que todos los miembros del equipo estén literalmente en sintonía cuando se realizan los cambios. Los presupuestos, las líneas de tempo, los objetivos, las auditorías y otra documentación se actualizan y se puede acceder a ellos en tiempo real. Tener acceso a todos los aspectos de los cambios del proyecto a medida que ocurren en una visualización de fuente única significa reacciones oportunas, resultados positivos, menor riesgo y menos complicaciones que podrían provocar incumplimiento en los tiempos de entrega, errores e incluso litigios.

Las soluciones de datos abren el camino para mejoras en la organización general de contratos y proyectos con notificaciones y procedimientos automatizados. Una solución que pueda evitar problemas de manera eficaz proporciona una ventaja competitiva y mejora el rendimiento general del proyecto.

Una solución de gestión de contratos debe integrarse a la perfección con otros sistemas de gestión de proyectos, como la gestión de la cartera de proyectos y los controles de proyectos. El software que gestiona todo el ciclo de vida de su proyecto puede proporcionar recursos para todos los miembros del equipo, sin importar sus funciones específicas. El beneficio de esa visualización unificada es invaluable para el equipo, el proceso y el resultado final.

Gestión de contratos e integración completa del ciclo de vida del proyecto

La gestión de contratos bien planificada es solo una parte de un método de supervisión bien planificado. Los datos del proyecto en tiempo real se actualizan continuamente en un sistema de ciclo de vida y deben usarse para más que presupuestos y programas. Debería ampliar la perspectiva, ayudándole a gestionar el cambio de forma proactiva, a tomar mejores decisiones y a permitir la alineación estratégica.

El desempeño del proyecto empresarial es una plataforma única que unifica carteras, controles de proyectos y gestión de contratos. La integración nativa de estos procesos en un sistema fácil de usar, mejora la selección de proyectos estratégicos e impulsa cada proceso hasta su finalización exitosa. Proporciona parámetros medibles y procesables que mejoran la previsibilidad, la eficiencia y el control de sus proyectos.

Visite estos recursos adicionales para obtener más información sobre la gestión de contratos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y la cartera:

Soluciones EcoSys: Gestión de carteras de proyectos, Controles del proyecto y gerente de proyecto