Enterprise Project Performance

入札書、請負契約書、作業範囲、スケジュール、数量表。 これらは、コンストラクションプロジェクトに必要な書類のほんの一部で、実際の建設が始まる前に必要となります。 これらの書類を管理し、変更点を記録し、更新情報を適切な人に伝えることは、適切なドキュメント管理がなければ、すぐに管理不能に陥ります。 しかし、適切なドキュメントマネジメントのプロセスを考えることは、それ自体が難しいことです。

この究極のガイドでは、主要なコンセプト、なぜそれが重要なのか、そして最も重要なことは、導入を組織にとって有効なものにするための方法について説明します。

目次：
コンストラクションドキュメントマネジメントとは？
コンストラクションドキュメントマネジメントのメリット
ドキュメントマネジメントはどのような場合に使用すべきか？
ドキュメントマネジメントプロセスを導入するための6つのヒント
適切な建設ドキュメント管理ソフトウェアを選ぶ

コンストラクションドキュメントマネジメントとは？

コンストラクションドキュメントマネジメントとは、ドキュメントの流れを管理するためのものであり、ドキュメントの保存、検索、変更、共有に関わるものはドキュメント管理の対象となります。

コンストラクションドキュメントマネジメントは、物理的なドキュメントとデジタルなドキュメントの両方に適用できますが、多くの組織は、現代の建設プロジェクトで必要とされる大量のドキュメントを処理するためにデジタル化を進めています。

設計図が青焼き図面だった時代には、書類には単に設計図と例外や補強のための特記事項が書かれていただけかもしれません。 今日では、どんなにささやかな建設プロジェクトでも、図面、仕様書、見積書、コンサルタントの報告書、BIMファイルなどから始まります。 これらを管理することで、計画が変更されても、チーム全体が信頼できる単一の真実の情報源を作ることができます。

コンストラクションプロジェクトにおけるドキュメントコントロール

コンストラクションプロジェクトでは、ドキュメントコントロールによる足場がドキュメントマネジメントを支えています。 ドキュメントマネジメントが情報の流れを重視するものであるのに対し、ドキュメントコントロールは文書の種類ごとに一貫性のある構造的な方法で情報を収集するプロセスです。 これには、異なるバージョンのレビュー、リビジョン、承認の管理や、ステークホルダーが最新のバージョンを参照していることを確認するためのアーカイブの管理が含まれます。

このように、ドキュメントコントロールは、正確な記録を証拠として事実を検証する自信をチームにもたらします。 ドキュメントマネジメントとドキュメントコントロールを併用することで、定義されたデジタルワークフロー、通知、レビュープロセスが生成され、チームの同期が保たれ、プロジェクトの進行に合わせて適切な人材が集められます。 利益率が非常に厳しい建設業界において、このようなコラボレーションは、建設業者、投資家、そしてリスク管理のために説明責任を果たす保険会社にとって非常に重要です。

コンストラクションドキュメントマネジメントのメリット

建設業における文書管理システムは、ステークホルダーに次のようなメリットをもたらします。

1. 単一の真実のソースを確立

チームとして協力するには、継続的なコミュニケーションが必要です。 購入依頼書の承認やコントラクターとの契約など、簡単な意思決定を行う際には、ステータスや価格などの信頼できる情報にすぐにアクセスする必要があります。 要するに、自分とチームは、誰もが信頼できる単一の真実の情報源を必要としているのです。

最新のドキュメントマネジメントシステムでは、プロジェクトに不可欠なすべてのドキュメントをアクセスしやすい形で一元管理することができます。 この一元化は、効率的なコラボレーション、エラーの削減、ドキュメントの重複の防止などの鍵となります。

2. 部署間やステークホルダーとのコミュニケーションを深める

重要な文書を集中的に保管する場所を作るだけでなく、優れたドキュメントマネジメントは、以下のような部門間および社内外の関係者間のコミュニケーションの質を向上させます。

• コントラクターと下請け業者： このようなステークホルダーは、スタッフやチームのミーティングに物理的に参加していない可能性があるため、自分が定義した領域に関連するあらゆる変更についての情報を確実に入手できることで、大きな利益を得ています。 例えば、電気技師が、既存の配線を移動させるためのアップデートの連絡を待っているとします。 優れたドキュメントマネジメントシステムがあれば、ゼネコンに最新情報を聞きに行くのではなく、承認や更新された作業指示書など、前進するために重要な情報がどこにあるかを電気技術者が正確に知ることができます。
• プロジェクトマネージャー： 建設プロジェクトにおいてプロジェクトマネージャーは、ストレスのかかるスケジュールだけでなく、ストレスのかかる予算も管理する重要な役割を担っています。 ドキュメントマネジメントシステムは、プロジェクトマネージャーが物事を好転させるために必要なフレームワークです。 例えば、チームはフォームがどこにあるのかを正確に把握し、そこにあるフォームが最新版であることを確認することで、時間を節約し、古い情報に基づいて作業することによる無駄なリソースの浪費を防ぐことができます。
• 会計： しっかりとしたドキュメントマネジメントシステムは、材料のリクエストが調達に送られる前に、コストセンターなどの見直しを経理チームのメンバーに自動的に促すことができます。 その結果、調整作業にかかる時間を短縮することができます。
• 現場作業員： プロジェクトに関わるコミュニケーションの多くは、現場で仕事をする人たちには伝わらないことが多くあります。 しかし、効果的なドキュメントマネジメント プロセスは、例えば安全性に影響を与える重要なコミュニケーションが、確実に全員にタイムリーに届くようにします。

3. 支出の管理と削減に貢献

コスト超過は、企業プロジェクトの永遠の課題であり、10のプロジェクトのうち9つのプロジェクトが当初の予算を超過しています。 コスト超過に対処するための重要な方法の一つは、きちんとしたドキュメントマネジメントプロセスです。 誰もが同じ計画に基づいて仕事をし、変更が行われたときにはそれを知ることができれば、組織にメリットがあります。

例えば、最新の設計図、スケジュール、作業内容を把握しているゼネコンは、何をいつ優先すべきかを把握しています。 さらに、どの変更を実行すべきか、どの変更を無視すべきかを知ることができるのです。 これらの知識があれば、ゼネコンは適切な時期に適切な作業に集中することができ、コストを抑えることができます。

4. ドキュメントの整理と処理のための標準手順の作成

ドキュメントマネジメントシステムは、組織のあらゆるレベルでのドキュメントの取り扱いを可能にするものです。 承認された請求書のコピーや受領した資料の日付スタンプを探すという従来の紙の作業を、数回の一貫したクリックとキー操作で置き換えることができます。 その結果、管理作業を最小限に抑え、膨大な量の文書を効率的な標準手順に置き換えることができます。

ドキュメントマネジメントをどのような時に使うべきか？

ドキュメントマネジメントのメリットを真に享受するためには、適切なタイミングで、適切な方法で活用することが重要です。 契約書、変更指示書、RFI（情報提供依頼書)、設計図面などは、プロセスに含まれるべきフォームのほんの一例です。 ただし、組織のワークフローの特殊性を考慮し、他の必要なフォームもプロセスに含めるようにしてください。

このような重要なステップで、プロセス自体が動き出すはずです。

• 初期プロジェクト作成。 プロジェクトの初期段階では、入札提案書や提案依頼書などの定義文書に、プロジェクトの意図や仕様が記されています。 プロジェクトの作成ドキュメントをドキュメントマネジメントシステムに取り込むことで、ステークホルダーは当初の提案内容に対するプロジェクトの進捗状況を迅速かつ容易に確認することができます。 例えば、入札書類でコミットされた持続可能な仕様を検討します。 入札の際にどのようなコミットしたかは、建設資材の選択に直接影響します。
• ドキュメントデリバリーの前にレビューを行います。 どのような文書を扱うにしても、レビューが必要になります。 優れたドキュメントマネジメントシステムがあれば、適切な顧客担当者、マネージャー、専門家に適切なタイミングでレビューに参加してもらうことができます。 さらに、その分析結果を記録して、プロジェクトの進行に合わせて参照できるようにします。
• 変更と編集： プロジェクトチームには変更がつきものです。 質の高いチームは、それを効果的に捉え、記録し、伝えていきます。 ドキュメントマネジメントシステムは、これらの変化のパターンを分析するツールを提供してくれるので、それを使って仕事の質やチームの効率を向上させることができます。
• 検証と承認： ドキュメントの変更が必要な場合もあるレビューと違い、承認は「はい」か「いいえ」の二択です。しかし、承認を追跡し、文書化することの重要性は変わりません。
• デリバリー： ドキュメントデリバリーは、プロジェクトの進捗状況を示す最もシンプルな方法です。 使用例は、電子メールやメッセージングのような簡単な領収書から、銀行レベルの高度な検証まで様々です。 どのようなアプローチであっても、デリバリーを確認するためのドキュメントは、ドキュメント マネジメント システムにとって重要です。

ドキュメントマネジメントプロセスを導入するための6つのヒント

コンストラクションプロジェクトの典型的なワークフローにおけるドキュメントマネジメントのあり方を学ぶことと、自分たちのチームに適したドキュメントマネジメントプロセスを導入することは、まったく別の問題です。 ここでは、ドキュメントマネジメントプロセスの改善または確立を考えている場合に考慮すべき6つのヒントを紹介します。

1. 現行システムの評価

まず、現在のアプローチを考えてみることから始めるのがよいでしょう。 活動の開始から完了までの流れをどのように把握しているかを考えてみましょう。 まずは、次のようなシンプルな質問をしてみてください。

• 品質向上のための評価はどのように行われていますか？
• 外部でステップを検証するためにはどのような記録が必要ですか？
• どのような手順でうまくいっているのでしょうか？
• 何がうまくいかないのでしょうか？
• システムの変更は企業の目標とどのように合致しているのですか？

2. 企業文化の検証

企業文化は海流のようなもので、それに逆らうのではなく、連動した方が成功します。 ほとんどの企業は、自分たちに合ったものをベースに文化を築いていますので、まずはそこから始めましょう。 従業員や部門がすでに行っている方法を調査します。 以下のことを考えてみてください。

• 新製品の開発、調達、予測などの一般的な業務は、現在どのように行われているのか。 誰が、いつ、どのドキュメントを見て、どのようなタスク（レビュー、サインオフなど）を実行するかを決定する。
• 承認にはどのような管理レベルが必要なのか、ドキュメントマネジメントシステムが既存のシステムにどのような影響を与えるのかを確認する。
• 経営陣だけでなく、経理や入出金などの日常業務を担当している一般社員にも賛同してもらう。 導入を成功させるには、チームの賛同を得ることが重要である。

3. ポイントとなる人物やチームを決める

ドキュメントマネジメントシステムの導入は、企業にとって大きな投資となります。そのためには、責任者やチームに仕事を任せ、仕事を遂行する責任があります。 正式に仕事を任せる前に、その人物の上司もプロジェクトに賛同していることを確認します。

4. ドキュメントを一元化し、プロセスを標準化する

現在のシステムを評価する際には、既存のドキュメントを一元化し、プロセスを標準化することから始めなければなりません。 これは、社内でのアプローチの違いを明らかにし、ステークホルダーを評価に参加させることで、ステークホルダーの賛同を得る絶好の機会となります。 最も成功したと思われるアプローチは、会社全体の手順の基礎となります。

5. 適切なソフトウェアに頼る

ドキュメントマネジメントシステムの構築には、さまざまなオプションがあります。 システムの健全性はソフトウェアに依存するため、お客様のニーズに対応できる堅牢性を備えたソフトウェアを選択するようにします。 オプションを検討しながら、以下のソリューションがあるかどうかを考えます。

• 情報の一元化を実現する
• 自動的に通知を生成し、更新を追跡することで、チームが通常のタスクを実行する際の効率を高める。
• 特に遠隔地や現場での作業時には、クラウドを介してチーム内およびチーム間のコラボレーションとコミュニケーションを向上する
• コミュニケーションの改善とシームレスなドキュメント履歴のメリットにより、コストを削減する
• 既存のデジタルプロセスと統合して、変更要求、課題報告、進捗状況の測定などのワークフローをサポートする

6. フィードバックを受けて調整する

使う人のためにシステムを構築するということを常に念頭に置きます。 もちろん、新規にドキュメントマネジメントシステムを構築する際には、フィードバックや賛同が必要です。 しかし、変更を加える際には、フィードバックを収集し、必要に応じて実施内容を調整することも必要です。

適切なコンストラクションドキュメントマネジメントソフトウェアを選ぶ

これまでに、建設プロジェクトに関連する文書管理の基本的な事項、すなわち、文書管理とは何か、なぜそれが重要なのか、そして、文書管理を実施するためのベストプラクティスについては、すべてご存知のことと思います。 しかし、自分たちの組織に合ったソリューションを見つけるのは、なかなか難しい問題です。

EcoSys Documentsは、プロセスを標準化し、プロジェクトのライフサイクルを通して必要なすべてのドキュメントを一元管理するソリューションを提供します。 このシステムはEcoSysシステムの一部であり、プロジェクトの選択、見積もり、契約管理、プロジェクトコントロールなど、建設の重要なプロセスにドキュメントマネジメントを結びつけます。 その結果、チームは管理作業やフォームやファイルを探すのに無駄な時間を費やすことがなくなり、コスト削減とスケジュールの維持が可能になります。 EcoSysの担当者にお問い合わせいただき 今すぐデモをご予約ください。

EcoSysとドキュメントマネジメントの詳細については、以下の追加リソースをご覧ください。

EcoSys製品： EcoSys、EcoSys Documents

EcoSysソリューション： プロジェクトポートフォリオマネジメント、 プロジェクトコントロールとプロジェクトマネジメント

プロセス領域： ドキュメントマネジメント