プロジェクトポートフォリオマネジメント（PPM） 主な要素、利点、ベストプラクティス
組織の規模が大きくなるにつれて、プロジェクトとハイレベルなビジネス目標を一致させることが困難になってきます。 経営陣は、プロジェクトの優先順位付け、リソースの割り当て、最適な効率性の達成に苦労しています。 ここで、プロジェクトポートフォリオマネジメント（PPM）の出番です。
プロジェクトポートフォリオマネジメント（PPM）とは？
プロジェクトポートフォリオマネジメント（PPM）とは、潜在的なプロジェクトを成功の見込みとリスクによって評価し、組織のパフォーマンスを最大化するように、スタッフ、リソース、スケジュールを指定する戦略です。
こんな例えがあります。 PPMは、10年後に子供の大学の学費を支払うだけの資金を生み出すための金融ポートフォリオを管理するようなものです。 1つのポートフォリオは、複数のアカウントで構成される場合があります。 また、それぞれのアカウントでは、株式を重視するもの、短期・長期の利益を重視するものなど、投資プロファイルが異なる場合があります。 ポートフォリオマネージャーの仕事は、最適な投資の組み合わせを選び、10年後の目標を達成するように管理することです。
同様に、組織のプロジェクトポートフォリオは、サブポートフォリオ、プログラム、プロジェクトなどで構成されています。
プロジェクト ートフォリオマネジメントはなぜ重要なのか？
ポートフォリオがどのようなものであっても、PPMはお客様とチームが 大局的な目標を見失わないようにするために重要です。
個々のプロジェクトに集中すると、オーバーヘッドが大きくなるリスクが高まり、ROIの低下につながります。 しかし、プロジェクトをポートフォリオとして一元管理することで、適切なプロジェクトに適切な時期に集中して取り組むことができます。
さらに、一元化されたアプローチにより、マネージャーはプロジェクトを成功させるための強固な基盤を得ることができ、それはすべて強固なPPMプロセスから始まります。
プロジェクトポートフォリオマネジメントプロセス
PPMプロセスは、変化する市場に対応しつつ
プロジェクトの成功を阻む要因に対処するための連続的なループです。 この循環的で柔軟な性質が、組織の目標をしっかりと見据えた上でのプロジェクトの決定を促します。
このプロセスは変化しやすいものですが、明確なフェーズで構成されています。
ポートフォリオマネジメントのライフサイクル
プロジェクトマネジメント協会(PMI) は、ポートフォリオのライフサイクルやプロセスについて、計画、承認、監視・管理の3つのフェーズを定義しています。 PMIでは、この3つのフェーズをさらに「アラインメントプロセス群」と「モニタリング・コントロールプロセス群」の2つに分類しています。
ここでは、各グループの概要をご紹介します。
プロセスグループ
調整されたプロセスグループでは、プロジェクトの選択、導入、分類を行います。 また、プロジェクトが戦略的目標や現行の運用ルールとどのように整合しているかについての最新情報も含まれています。 この方法では、個々のプロジェクトを評価しながら、ポートフォリオを全体として管理することができます。
このグループは、組織が戦略目標を更新したり、組織の予算や計画を設定するときに最も活発になります。 組織によっては、年に1回、四半期に1回、あるいはそれ以上の頻度で行われます。
モニタリングコントロールプロセスグループ
モニタリングとコントロールのプロセスグループは、パフォーマンス指標をレビューし、戦略的目標との整合性を監視します。 これにより、ポートフォリオ全体のパフォーマンスが、組織が設定した事前の評価基準を満たしていることを確認します。 そのような指標には、例えばROIや正味の現在価値などがあります。 また、指標は、カテゴリー別または全体のパフォーマンスをモニターすることもできます。 場合によっては、個々のポートフォリオコンポーネントも追跡されます。
プロジェクトポートフォリオマネジメントのステップ
PPMプロセスは5つのステップで構成されており、ポートフォリオ全体およびPPMのライフサイクルを通してハイレベルな整合性が保たれるようになっています。
- ビジネス目標の決定。 組織にとって有効なプロジェクトに落ち着くためには、チームが同じ考えを持つ必要があります。 そのための最も一般的な方法の一つが、ビジネス目標とチームのメンバーが優先すべき順位を明確にした戦略マップの作成です。
- 候補となるプロジェクトの情報を収集・調査。 プロジェクトの候補となるアイデアのリストを作成し、それらのアイデアを調査します。 インスピレーションの源としては、チームメンバーからのアイデア、お客様からのフィードバック、特定の規制要件などがあります。 そして、それらのアイデアについて、必要なリソースなどのハイレベルな詳細をまとめます。
- リストを絞り込み、最適なプロジェクトを選択します。 前のステップで得られたハイレベルなデータは ビジネス目標に最も合致したプロジェクトを選択するためのツールとなります。 これらのデータをもとに、プロジェクトの差別化要因を明確にし、リスクのバランスを取りながらリターンを最大化できるような暫定的なポートフォリオを作成します。
- ポートフォリオの実現可能性を検証し、プロジェクトを開始します。 次に、プロジェクトのポートフォリオを、その実現可能性と利用可能なリソースと照らし合わせて検証する必要があります。 すでに収集されたハイレベルなデータを拡大し、プロジェクトを完了するために必要なリソースや潜在的な挫折の可能性について、より現実的なイメージを作成します。 実現可能なプロジェクトであれば、リソースを投入して前に進みます。
- ポートフォリオの管理とモニタリング。 プロジェクトが始まると、チームと共に、パフォーマンスに目を配り、必要に応じて再調整しながら、プロジェクトを管理する必要があります。 それは、スコーピングのやり直し、リソースの再配分、ポートフォリオ全体の定期的な見直しなどの問題に対処することを意味します。
プロジェクトポートフォリオマネジメントの重要なハウツー要素
上記のステップは簡単なように見えますが、PPMのライフサイクルを始めるのも、それを維持するのも難しいものがあります。 そのためには、どのタイミングでどのような質問をするのか、どのようなツールを使って物事を進めていくのかをよく考える必要があります。
適切な質問をする
組織戦略とプロジェクトの関連性は、ポートフォリオ計画の最初の段階で検討されることがほとんどですが、一度きりの検討で終わらせることはできません。 それは、評価と精査の継続的なプロセスでなければなりません。
その関係がいつ前面に出てくるかに関わらず、 正しい質問をすることで、それぞれの決断を正しい方向に導くことができます。
- そのプロジェクトは、組織の戦略に沿ったものか？
- このタイミングでプロジェクトを進めるのは適切なのか？
- それは組織にどんな価値をもたらすのか？
- プロジェクトの推進力は、社内（組織主導）か社外（顧客主導）か？
- プロジェクトの優先順位はどのようになっているか？ それは緊急のものなのか、それとも単にあればよいものなのか。
- プロジェクトには冗長性があるか？ 同じようなことを実現しようとしている社内プロジェクトはあるか？ あるとすれば、どのようにして互いを組み合わせたり、補ったりすることができるのか？
- あるプロジェクトが他のプロジェクトのテンプレートになり得るか？
- 実行に必要な時間、予算、人員などのリソースは確保されているか？
- あるプロジェクトにリソースを割り当てることで、他のプロジェクトに影響を与えるか？（例：あるプロジェクトのスケジュールを変更して他のプロジェクトに合わせる）
- ステークホルダーの期待は現実的なものか？
- どうすれば全員が同じ考えを持つことができるのか？
- プロジェクトの成功と、それに伴うポートフォリオへの影響を示す主要業績評価指標（KPI）は何か。
これらの質問やその他の質問は、お客様や組織がプロジェクトに対してより多面的な見方をするのに役立ちます。
その他のプロジェクトポートフォリオマネジメントツールとテクニック
重要な質問をする以外にも、ポートフォリオマネジメントのライフサイクルにおける調整プロセスグループの側面を評価、選択、優先順位付けするための構造的な方法を提供するPPMテクニックがあります。
ここでは、そのようなPPMのツールやテクニックを5つ紹介します。
- コスト/ベネフィット分析。 あらゆるプロジェクトのリスクとリターンを評価するための比率。 コストが低く、ベネフィットが高いほど、プロジェクトが成功する可能性は高くなります。
- ディシジョンツリー分析 多くの主観的な要因に左右されるシナリオの評価に最適な、定性的分析のためのビジュアルツールです。 PPMツールは、仮説的なシナリオを設定し、起こりうる結果を評価するための基盤を提供します。
- スコアモデル： 意思決定の量的・質的要因を重みやスコアで橋渡しする分析手法。 この手法は、スコアの高いプロジェクトに優先順位をつけるための合理的な根拠となります。
- 推定商業価値 (ECV)： ECVは、正味現在価値（NPV）と同様の計算式にリスクを組み込み、商業プロジェクトや技術プロジェクトの成功率を評価します。
- 目的別マトリックス： このメソッドでは、ハイレベルな組織戦略を複数のビジネス目標に分割し、各目標に沿ったプロジェクトにスコアを付与します。 このマトリクスでは、サブゴールを考慮に入れて、目的に照らし合わせてプロジェクトを評価する微妙な方法を作ることができます。
適切なPPMツールの選択
PPMプロセスにおいて、正しい質問をし、正しい手法を用いることと同様に重要なのが、優れたPPMツールの選択です。
適切なPPMツールは、ポートフォリオ全体の詳細を把握できるだけでなく、関係する人々やプロセスをサポートし、強化します。 これにより、プロジェクトの選択を組織の予算編成プロセスと連携させることで、プロジェクトが優先事項と一致し、財政予算をサポートし、利用可能な労働力で達成可能であることが保証されます。
PPMソフトウェアに必要な属性や機能には、次のようなものがあります。
- 戦略の立案
- 資本計画
- 案件管理
- プロジェクト開発
- リソース管理
- ポートフォリオの分析と報告
- ステージゲートと自動ワークフロー
これらの機能から得られるデータは、プロジェクト全体で何が起こっているかをリアルタイムで客観的に把握することができます。 以下のような「What-if」シナリオを評価することで、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
- あるプロジェクトが中止になった場合はどうなるのか？
- このプロジェクトが3週間遅れると、他のプロジェクトのリソースにどのような影響が出るのか？
- プロジェクト間でリソースを共有した場合、どのような影響があるのか？
- 今年の予算が10%増えた場合、来年のロードマップにはどのような影響があるのか？
直感的なユーザーインターフェースを備えた堅牢なPPMツールは、これらの疑問やそれ以上のことを評価するための迅速な方法を提供します。
プロジェクトポートフォリオマネジメントとプロジェクトマネジメントの比較
PPMとプロジェクトマネジメントは同じもののように思われるかもしれませんが、いくつかの重要な違いがあります。 プロジェクトマネジメント、ひいてはプロジェクトマネージャーは 「プロジェクトを正しく行うこと」に重点を置いています。 一方、PPMやポートフォリオマネジャーは 「正しいプロジェクトを行うこと」に重点を置いています。
これを発展させると、PPMは全体像に関心を持ち、組織のすべてのプロジェクトが戦略的目標やROI目標の達成に向けてどのように機能するかを考えることになります。 例えば、プロジェクトマネジメントでは、特定のプロジェクトにおいて、適切な人材が適切なタスクをこなすことに注力します。 しかし、PPMでは、特定のプロジェクトがポートフォリオにどのように適合するかを検討し、ポートフォリオのパフォーマンスが良好であることを確認します。
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーの役割
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーの主な役割は、会社のビジネス戦略とプロジェクトの実施を融合させることです。 プロジェクトマネージャーとは異なり、ポートフォリオマネージャーはタスクの内訳ではなく、プロジェクトの選択に焦点を当てます。 つまり、プロジェクト ポートフォリオ マネージャーは「何を」「どのように」を気にし、プロジェクト マネージャーは「どのように」を気にするのです。
ポートフォリオマネージャーの役割の核心は、プロジェクトに影響を与える組織の制約条件を理解することです。 例として、予算、時間、インフラ、人などが挙げられます。 これらの制約条件は、組織の戦略目標と合わせて、ポートフォリオマネジャーがプロジェクトを選択する際の指針となります。 選択したすべてのプロジェクトには、時間、資金、その他の限られたリソースの投資が必要です。 ポートフォリオマネージャーの有効性は、組織や個々のプロジェクトチームとのコラボレーション能力によって決定されます。
プロジェクト ポートフォリオ マネージャーの責任は以下の通りです。
- プロジェクトのリクエスト管理
- リソースの割り当てと管理
- リスクマネジメント
- 非効率性の把握と削減
- シニアステークホルダーとの連携
- 変更管理
- プロジェクトのビジネスROIの追跡
PPMのメリット
優れたPPMの実践は、大規模なプロジェクトを管理するための調和のとれたアプローチを導入することで、組織に深みと成熟度をもたらします。 量的・質的なメリットがあり、プロジェクトを成功させるための支柱となります。
PMIの報告書によると、成熟したPPMプラクティスを持つ組織はプログラムの35%以上を成功させ、失敗の頻度も少なく、無駄なコストも少なくなっています。 これらのメリットは、間接的に顧客満足度の向上にもつながります。
PPMには他にも様々なメリットがあります。 特に、差し迫った規制変更への対応など、何か大きな目標に向かっているときには、主観的な要素よりも事実に基づいた意思決定がしやすくなります。 PPMで、一歩下がって、必要な調整がプロジェクトのリスクと報酬にどのような影響を与えるのか、また、ポートフォリオに含めるための全体的な計算方法が変わるのかを考えることができます。
- 変更は、プロジェクトが組織の目標とどのように整合するかに影響を与えるのか？
- 規制の影響は長期的なものか、短期的なものか？ いつ始まるのか？ 規制は予測可能な将来、適用されるのか、それとも一時的なものなのか？
- 新たな規制は、プロジェクトのワークフローやタイムラインにどのような影響を与えるのか？
- 研修や変更管理など、どのようなフォローアップのニーズが生じるのか？
- 必要な調整を実施するためにはどのようなコストがかかり、ビジネスケースに影響するのか？
- PPMは、意思決定を分析するだけでなく、リスクを軽減することもできます。
さらに、PPMは、組織内の競争的な環境ではなく、協調的な環境を促進し、実際に資源効率を向上させます。 例えば、同じ目標を達成するために社内の各部門がITエンジニアを奪い合う必要がなくなれば、カスタマーサービスやROIの向上など、他の目的にリソースを集中させることができます。
プロジェクトポートフォリオ マネジメントのベストプラクティス
PPMには多くの下位区分があり、その実施方法は組織ごとに異なる場合があります。 リソースマネジメントを重視する人もいれば、プロジェクトの継続的な可視化を好む人もいるかもしれません。
ここではPPMのガイドとなる1つのベストプラクティスを紹介します：
- ビジネス戦略の理解： PPMとは、プロジェクトをビジネス戦略に合わせることであるため、まずその戦略を理解し、それがどのように変化するかを理解することが重要です。 例えば、特定のグローバル市場における生産性の向上から、製品イノベーションへの注力へと主目的が変化した場合、PPMの優先順位も変化する必要があります。
- 適切なプロジェクトのセットを特定する： 多くの場合、企業は活動を前進と勘違いします。 誤ったプロジェクトが完璧に実行されても、会社の戦略的な方向性を前進させることができないため、失敗となります。
- プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の設立： PPM活動を行うためにPMOを設立することで、プロセスを公式化し、スタッフに権限を与えることができます。 これは、PPMアプローチに対するシニアエグゼクティブの支持を反映します。
- プロジェクト評価の基準の作成： プロジェクトを評価する際には、共通の基準や評価基準のチェックリストを作成することが重要です。 これは、実物を比較するための唯一の方法です。
- リスクマネジメント戦略の策定： ポートフォリオマネジャーは、費用便益分析やECVなどのPPMモデルを用いてリスクとリターンの分析を行い、最大のリターンを得られるプロジェクトに投資することで、リスクを低減することができます。
- 変更管理戦略の策定： 変化は唯一の不変のものです。 市場は変化し、技術は進化し、顧客は要件を見直します。 変更管理戦略は、これらすべてを想定しています。 慎重に選択すれば、指標は、不測の変化に適切かつタイムリーに対応するための通知をトリガーすることができます。
- PPMツールの使用： 複雑なPPMは、戦術的なプロジェクト管理と戦略的なプロジェクト選択の統合を支援するソフトウェアによって簡素化することができます。 EcoSysエンタープライズプロジェクトパフォーマンスソフトウェアのようなツールは、ポートフォリオマネージャーがPPMを最大限に活用し、ポートフォリオのKPIを簡単にモニターするのに役立ちます。
プロジェクトポートフォリオマネジメント ソフトウェア
プロジェクトポートフォリオマネジメントがうまく機能すれば、企業や組織の成長に欠かせないものとなります。 これは、プロジェクトのポートフォリオを評価・選択し、ダイナミックな変化の中で流動的にモニタリングし、適切なサイズのコントロールで完成まで導くための構造を確立します。 ソフトウェアツールは、複雑なプロセスを大幅に簡素化します。特に、そのプロセスが共同作業である場合はなおさらです。
PPMソフトウェアを選択する際、この分野で適切な深さの経験を持つベンダーと一緒に仕事をすることを望まれるでしょう。 経験を持つベンダーは、コラボレーションソフトウェアの微妙なチームダイナミクスを予測するのを助けてくれます。 PPMソフトウェアの導入は、一般的に、組織の成長に伴い、プロジェクトの急増がデリバリーに影響を及ぼし始めたときに行われます。 PPMソフトウェアを使用することで、組織は次のステップの成長に向けてより速く、より持続的に加速することができる成熟度を得ることができます。
進化する成熟度
2018年のPMIのレポートでは、ポートフォリオマネジメントの成熟度が高いレベルに達していると答えたのは30%にとどまっています。 ほとんどの組織がPPMに精通し、実践もしていますが、すべての人がその可能性を最大限に活用しているわけではありません。
例えば、リソースがうまく管理されているか？ PPMプロセスは継続的で適応可能か？ 組織内にポートフォリオを中心とした文化がありますか？ このプロセスを支える効果的なツールはありますか？ ギャップ分析を行うことでこの成熟度モデルをさらに進化させるために必要なステップを明らかにすることができます。
効果的なPPMを実現するためには、経営陣をはじめとする組織全体が一貫して信頼できる協力体制を築く必要があります。 収益性にプラスの影響を与えるためには、プロジェクトの主要な指標や財務面での透明性を提供する必要があります。 目的は、競争と組織のサイロ化を避けることです。 PPMでは、組織の戦略的目標を達成するために、全員が協力する道を歩むことになります
PPMの詳細については、以下のリソースをご覧ください。