プロジェクトコントロール 主な要素、利点と課題
大規模なプロジェクトでは、最善の努力と意図にもかかわらず、多くの組織が、楽観的な偏見、手作業による見積もりミス、不十分な過去のデータ、スコープクリープなど、さまざまな理由で目標を達成できないことがあります。
大規模な資本プロジェクトの場合98%のプロジェクトがコスト超過や遅延を起こしています。 平均して、コストの増加は当初の価値の80%と見積もられ、タイムラインは20ヶ月以上遅れることが多くあります。
では、費用がかさむ長期プロジェクトと、納期と予算が守られたプロジェクトの違いは何でしょうか？ 多くの場合、その答えは優れたプロジェクトマネジメントにあります。
プロジェクトコントロールとは何か？
プロジェクトコントロールとは、コストとスケジュールを軌道に乗せるために、プロジェクトデータを収集・分析するプロセスです。 プロジェクトコントロールの機能には、プロジェクトのコストとスケジュールの開始、計画、モニタリングとコントロール、コミュニケーション、クロージングなどがあります。 つまり、プロジェクトコントロールとは、プロジェクトの状況を測定し、その測定結果に基づいて起こりうる結果を予測し、予測された結果が受け入れられない場合にはプロジェクトのパフォーマンスを改善するための反復的なプロセスです。
プロジェクトコントロールの傘下にある活動には、以下のようなものがあります。
- ポートフォリオや組織の目標や目的に合わせたプロジェクトの調整
- WBS(作業分解構成図)の策定
- プロジェクトの初期スケジュールの共同作成
- リスクマネジメントプランの策定
- プロジェクトの予算策定と予測
- プロジェクトコストのモニタリング
- フィードバックと報告
- 将来のより良い成果を可能にするプロジェクト戦略の最適化
プロジェクトでは、品質やスコープなど多くのパラメータを扱うことがありますが、プロジェクトコントロールの規律では、コストとスケジュールの要素に焦点を当て、それらに対するリスクがないかを継続的に監視します。
階層的には、プロジェクトコントロールはプロジェクトマネジメントの下に位置します。 プロジェクト管理者は、特定のプロジェクトまたはプロジェクトのポートフォリオ全体について、プロジェクトマネージャーに報告することができます。 プロジェクトコントロールは、プロジェクト関係者に潜在的な問題点を警告し、必要に応じて軌道修正を可能にするため、プロジェクト管理を成功させるために不可欠です。
プロジェクトコントロールを成功させるためには、その場しのぎではだめです。 むしろ、コストやスケジュールに影響を与える様々な要因を監視し、コントロールするためには、プロジェクトの開始段階から終了まで、プロジェクトのライフサイクル全体を通してプロジェクトコントロール活動を行う必要があります。
プロジェクトコントロールを他のプロジェクト管理と連動させることで、プロジェクト関係者が適切なタイミングで正しい判断を下せるよう、タイムリーな情報を提供します。
プロジェクトコントロールを定義するプロセス
プロジェクトコントロールの強みは、データを重視したアプローチと細部へのこだわりにあります。 プロジェクトマネージャーは、単にコストオーバーがあることを知りたいのではなく、その根本的な原因と正確な数字、そしてどうすれば修正できるかを知ることを希望しています。 ここで完全に統合されたプロジェクトコントロールソリューションが役立つのは、回答を迅速に得るための効率性と、プロジェクトコストを削減するためのパフォーマンスの可視化です。
ここでは、プロジェクトコントロールを定義するプロセスについて説明します。
プロジェクトプランニング
プランニングは、管理者とプロジェクトマネージャーが協力して行う重要なステップのひとつです。 プロジェクトプラン、スケジュール、作業工程表、コスト見積もりなど、計画を立てることで、プロジェクト全体のベースラインができます。
予算策定
コストを正確に計算し、差異がいつ、なぜ発生するのかを理解するためには、予算編成プロセスをプロジェクト活動に組み込むことが不可欠です。 時間をかけて予算を組み、数字を精査することで、シニアマネージャーやチームメンバーが、プロジェクト全体のベンチマークとして、また極めて重要なキャッシュフローを把握するために、透明性の高いモデルを利用することができます。
リスクマネジメント
プロジェクトコントロールは、リスクを管理するための綿密なアプローチです。 事前にリスクを特定し、継続的にリスクを監視し、問題に対処して軽減するためのコンティンジェンシープランを策定することで、予算やスケジュールへの影響を軽減することが可能になります。 また、将来的にいくつかのリスクを未然に防ぐことができます。
変更管理
プロジェクトが当初の見積もりから乖離する場合、単一の要因ではなく、気づかないうちにいくつかの要因が重なっていることが多くあります。 そこで変更管理が重要になります。 変化を追跡し、その影響を理解しながら、評価、承認、アカウンタビリティのための明確なプロセスを踏むことで、プロジェクトは予定通りの軌道を保つことができます。
予測
完成時の見積もりの精度を高めることで、プロジェクトコントローラーやマネージャーは、コストやスケジュールの超過要因をより深く理解することができます。 優れた進捗管理は、予測プロセスの重要なインプットとなります。 これにより、プロジェクト管理者は、標準的な予測方法と計算式を組み合わせて予測を行うことができますが、実際のコストとコミットされたコストを比較することができます。 定期的でタイムリーなアップデートは、プロジェクトが軌道に乗り始めたときに、迅速な対応と修正措置を可能にすることで、プロジェクト管理者を支援します。
パフォーマンスマネジメント
是正措置を講じるためには、プロジェクトの健全性を監視し、傾向を予測するためのKPI（主要業績評価指標）を定義し、使用することが重要です。 アーンドバリューマネジメント (EVM)で使用される計算方法のように、パフォーマンス情報を使ってプロジェクトを管理している組織では68%の成功率を達成しているのに対し、このデータを活用していないプロジェクトでは7%の成功率となっています。
プロジェクト管理
このプロセスでは、チームメンバーがお互いにコミュニケーションをとり、協力し合えるようなプロセスやシステムを確立します。 目標は、ステータスの更新を追跡し、会議の議事録や学んだ教訓を記録し、ワークフローをシームレスに管理することで、チームがルーチンワークではなく実際の実行に集中できるようにすることです。
プロジェクトコントロールとプロジェクトマネジメントの違い
この2つの分野は機能が重複しているため、時には区別するのが難しいこともあります。 多くの組織では、プロジェクトマネージャーの一人にプロジェクト管理者の役割を割り当てているため、さらに混乱をきたしています。 しかし、プロジェクトコントロールの役割を十分に理解するためには、この2つの違いを見極めることが重要です。
プロジェクトマネジメント
プロジェクトマネジメントは、さまざまなサブ機能を通じて、プロジェクトにおける人、プロセス、成果物を管理する全体的な機能です。 コストやスケジュールだけでなく、品質や範囲にも注目しています。
プロジェクトマネジメントの目的は、利用可能なリソースを使ってプロジェクトを成功させるという、より包括的なものです。
プロジェクトコントロール
プロジェクトコントロールはサブ機能であり、コストとスケジュールの2つのパラメータに焦点を当てます。 例えば、人の管理や品質管理などは、プロジェクトコントロールの範疇ではありません。
プロジェクトコントロールの主な目的は、コストとスケジュールの当初の計画からの変動を最小限に抑えることです。
コントロールは、プロジェクト管理の安全装置の役割を果たします。 時にはプロジェクトマネージャーが納品だけに集中してしまい、コストやプロジェクト計画との乖離などを検討する余地がなくなってしまうこともあります。 プロジェクトコントロールは、プロジェクトマネージャーにとって必要なリアリティチェックであり、プロジェクトのリソースや目標が時系列でどのように推移しているかを、よりデータに基づいて把握することができます。
プロジェクトコントロールの核心は、シナリオを分析して提言を行うモニタリング機能の一部です。 プロジェクト管理者は、コストとスケジュールを報告し、潜在的な問題をプロジェクトチームに助言します。 これらの提言を実際に実行するのは、管理者ではなく、プロジェクトマネージャーです。
プロジェクト管理者は、プロジェクトマネジメントの下位の役割であるにもかかわらず、上司であるプロジェクトマネージャーだけでなく、多くの人と関わります。
管理者が関わる一部のチームメンバーは以下の通りです。
- プロジェクトマネージャー
- 財務チーム
- ベンダー
- 施工管理者
- 調達チームリーダー
- テクニカル チームリード
プロジェクトコントロールの重要性
2018年の調査では回答者の88% が、企業のプロジェクトを成功させるために、プロジェクトコントロールが重要または不可欠であると認識していると回答しています。
このレポートでは、プロジェクト管理と成功の相関関係も確認されています。管理を「重要」と認識したプロジェクトは、すべてのプロジェクト目標を達成する確率が2倍になりました。 プロジェクトコントロールを「全く重要ではない」と認識している人は、失敗する確率が3倍以上になりました。
この結果は、過去にプロジェクトの初期見積もりからの大きな逸脱が何度もあったことを考えると、コントロールの重要性を強調するものです。
PwCが行った資本プロジェクトの分析では、6つの原子力発電所で平均157％のコスト超過が見られました。 また、ある製油所のプロジェクトでは、当初40億ドルだった予算が最終的に120億ドルにまでオーバーしたこともありました。
大規模な建設プロジェクトであろうと、中小企業の新しいウェブサイトの立ち上げであろうと、予期せぬ遅延や追加コスト、予期せぬ事態が必ず発生することを、プロジェクトのプロは知っています。 しかし、これらの問題を予測し、解決するためのプロジェクトコントロールがなければ、コストや遅延は莫大な費用に膨れ上がり、ビジネスの他の分野にも影響を及ぼします。
プロジェクトコントロールのメリット
メガプロジェクトでは、様々な動きがあるため、当初の計画との整合性を保つのが難しいことがあります。 しかし、綿密な監視、分析、規制によって、これを抑制することができます。 大規模なプロジェクトに限らず、あらゆる規模のプロジェクトで、コントロールが適切に実行されると大きなメリットが得られます。
プロジェクトコントロールの主なメリットは以下の通りです。
- KPIを活用したタイムリーな意思決定によるプロジェクトコストの削減
- コストと完成日に関するプロジェクトの予測可能性の向上
- すべての段階でプロジェクトの財務状況の可視性の向上
- プロジェクトの範囲外れを軽減する能力
- しっかりとした構造のプロジェクトによる、将来のプロジェクトのための有意義なベンチマークデータの取得
- 固定価格制環境での利益率の向上
- プロジェクトを適切に管理・運営しているという評価の向上
- プロジェクトマネジメント能力が成熟していない組織に対する競争上の優位性
- プロジェクトチームのメンバーの仕事への満足度の向上
すべてのプロジェクトコントロールチームが持つべきレポート
あまりにも多くの場合、プロジェクト管理は「バックオフィスの分析」と認識されておりプロジェクトのパフォーマンスやROIにどのように直接関連しているのかが明確に理解されていません。 これでは、プロジェクトチームが経営陣の注目を集めることは難しくなります。
しかし、提言が事実と実用的なデータに裏打ちされていれば、チームはそれを受け入れる可能性が高くなります。 そこで、スマートで自動化された定期的なレポートをプロセスに組み込むことが不可欠となります。
ここでは、プロジェクト管理の概念をプロジェクトチームに浸透させ、全員が最善の道を歩むことができるようにするためのレポートをいくつか紹介します。
1. コストレポート
最も頻繁に使用されるコミュニケーションツールの一つであるステータスレポートには、プロジェクトのコストに関するすべての指標を含める必要があります。 コストに関する指標の例としては、これまでに消費された実際の予算、未完了の作業のためにベンダーと締結した契約などの約束された支出、特定の日付における実際の作業と計画された作業の比率などが挙げられます。 プロジェクト管理者のコストレポートでは、これまでの総支出を視覚的に追跡するためのS字カーブが欠かせません。
コストレポートは、様々な形式や頻度で共有することができます。日報形式を好むチームもあれば、独自にカスタマイズしたテンプレートを週単位で送信するチーム、リアルタイムのダッシュボードにまとめるチームもあります。 レポートの頻度は、プロジェクトのパフォーマンスを向上させることが示されていますが、すべてのステークホルダーは、レポートへのアクセス方法と提供された情報の利用方法を明確にする必要があります。
2. 変更管理レジスター
範囲を外れることは、多くのプロジェクトマネージャーにとって共通の課題です。 変更管理レジスターは、最初の作業指示書または見積書からの範囲の変更を記録します。 スコープの追加によって、プロジェクトにどれだけの追加コストが発生するか、どれだけプロジェクトが遅れるかを明らかにします。
この情報は、プロジェクトチームが影響に備え、社内外を問わず顧客にその影響を伝えるのに役立ちます。 そのような顧客は、その意味を理解した上で、要求を減らしてくれることもあります。 また、すべての関係者が変更内容を確認し、サインオフするための正式な方法でもあります。
3. リスクレジスター
リスクレジスターは、リスクを管理し、既知のリスクに関連する予備費を記録する文書です。
RAID（リスク、アクション、イシュー、ディシジョン）ログとして機能し、プロジェクトの初期に作成され、リスク、仮定、問題点、依存関係を文書化します。 プロジェクトの進行に伴い、リスク要因は変化する可能性があり、その変化はリスクレジスタで追跡されます。
大規模なチームでは、リスク登録を行うことで、最も懸念される分野を全員が把握できるようになります。 What-ifシナリオに対応し、これらのシナリオをリスク指数に相関させることで、ステークホルダーに明確さを与えます。 Iまた、チームメンバーは、過去に発生した変更やリスクを確認し、それが今回のプロジェクトにどのような影響を与えるかを予測することができるため、プロジェクトに予測可能性を構築することができます。
プロジェクトコントロールの課題
コントロールを学問として認識するようになったにもかかわらず、組織にとっての疑問は以下の通りです。 どのように導入されているのか？ 期待通りの結果が得られているのか？ これらの結果には一貫性があるのか？
プロジェクトが失敗すると、多くの組織はプロジェクト管理の有効性のせいにしてしまうかもしれません。 しかし、これはコントロールプロセスが適切に実施されたかどうかを評価するための時間です。 ここでは、コントロールを適切に導入する上で、プロジェクトチームが直面するいくつかの課題や障害を見てみましょう。
- 上級管理職のコミットメントとサポートの欠如。 これは最大の課題の一つです。 モニタリングが受動的であるのに対し、コントロールは分析や報告に基づいて能動的に判断することを意味します。 そのためには、リーダーシップによる十分な権限がなければ実現できません。 自律性とサポートがなければ、管理者は目標を達成できません。 多くのプロジェクトコントロールチームは、適切なツールに投資するための十分な予算がないか、人員が不足している傾向にあります。
- 単なる別のコスト関数のひとつとしての認識 コントロールは問題が起きない限り脚光を浴びることはないので、間接費として認識されることがあります。 しかし、これは事実とは大きく異なります。 IPA Globalが実施したこのテーマに関するある調査によると、プロジェクトコントロール機能のコストはプロジェクトの0.5%から3%であるのに対し、ベストプラクティスによるコストの改善は6%から20%に及ぶといいます。 企業は、プロジェクトチームや経営陣にコントロールによる潜在的なROIをトレーニングすることで、この認識の問題を解決することができます。
- 対決のダイナミズム： 管理や監査などの機能は、納期やタイムラインを重視する人からは疑わしいと思われがちです。 「私対あなた」のアプローチではなく、パートナーシップを築くことで、これを克服することができます。 また、この機能をプロジェクトマネジメントの他の分野と統合することも重要です。 プロジェクト管理者は、数週間から数ヶ月に一度、悪い知らせを持って訪れる人ではありません。 むしろ、プロジェクトのライフサイクルの中に調和的に組み込まれるべき役割です。
- 手動や旧式のプロセス： 経営陣からの十分なサポートがあり、チーム内で統制の重要性が認識されていても、実際の導入がプロジェクトの困難な課題に追いついていない場合があります。 多くの組織では、リスクマトリックスや変更要求を追跡・管理するために、煩雑なスプレッドシートを使った手動のプロセスがまだ行われています。 手動のシステムでは、サイロ化が進み、全体的な洞察ではなく、バラバラのデータが生成されがちです。 また、全体像を把握するのに必要な可視性も得られません。
プロジェクトコントロールソフトウェアの威力
プロジェクトコントロールは、プロジェクトの成功を確実にするために、複数のプロセスにまたがり、複数の役割と相互作用します。 数年に及ぶプロジェクトの期間中、細部まで一貫して注意を払う必要があります。
これまでは、プロジェクトメトリクスのモニタリングや評価を手動で行うことが許容されていたかもしれません。 しかし最近では、自動化されたレポートやアルゴリズムに基づく予測を利用して、入手可能な最高のプロジェクトデータを活用することが重要になっています。 大規模なプロジェクトの成功、そして組織全体の成功にとって、プロジェクト管理はあまりにも重要であり、手作業によるプロセスやエラーを放置することはできません。
プロジェクト管理のための最新のアプローチには、戦略的なプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 EcoSysエンタープライズプロジェクトパフォーマンスソフトウェアのような強力なソリューションは、予算管理、リスク管理、計画、管理、予測などのツールを提供し、プロジェクトを予定通りに進め、組織全体でより大きなビジネス価値を提供します。
プロジェクトコントロールについての詳細は、以下のリソースをご覧ください。
EcoSysソリューション： プロジェクトポートフォリオマネジメント、 プロジェクトコントロールとプロジェクトマネジメント