契約管理： ステージ、課題、メリット
プロジェクトのプロセスが始まると、プロジェクトを進める上で、契約書の内容ほど重要なものはありません。 建設業界では、多くの契約書が、プロセス全体の基調となるパラメータや仕様を提供しています。 実行されると、要求、リクエスト、約束の適時性と追跡が重要な優先事項となります。
管理された標準的なシステムに情報が入力されていなければ、紙やデジタルの契約書が迷子になったり、チームメンバーからチームメンバーへと転送されるうちに優先順位が下がったりして、パフォーマンスの低下、未解決の問題、悪い評判の原因となります。
コントラクトマネジメントとは何か？
コントラクトマネジメントは、契約の締結、ベンダーの選定、問題の検出と管理、追跡と処理など、契約のプレアワードから完了までをフォローする複雑な監視プロセスです。 コントラクトマネジメントプロセスを適切に実施することで、予算や能力がプロジェクトの目的に沿っていることが確認できます。
最高のコントラクトマネジメントは、組織内をシームレスに流れ、プロジェクトの管理・統制と統合されています。常にチームメンバーの意見や成果を取り入れ、コントラクターのパフォーマンスや期限を注意深く監視します。
コントラクトマネジメントはどのような業界でも有益ですが、産業や建設プロジェクトでは不可欠です。 実際、これらの業界での契約は、オペレーションや財務上の目標が達成され、リスクが低減されることを保証するものです。 監督、品質管理、一度に多数の専門家を管理する能力は、この種のプロジェクトのために特別に導入されたコントラクトマネジメントプログラムによって処理されます。
コントラクトマネジメントのステージ
コントラクトマネジメントは、契約書を作成して承認を得るだけではありません。 これには、プロセスを成功裏に終わらせるための一連のステージが含まれています。 このような手順を踏まないと、後々、遅延やミスの原因になります。 ここでは、基本的に重要な5つの分野の概要を説明します。
- 作成する： コントラクトマネジメントシステムは、標準化された手順を組織の目標に合わせて詳細に組み込む機能を備えていなければなりません。 最初のステップは、契約の種類と各タスクの責任者を特定することです。 計画プロセスでは、会社のリソース、目標、チームメンバーの強みと弱みを考慮しながら、潜在的な課題やリスクの概要を明らかにする必要があります。
- 交渉する： 契約書は、組織のニーズや価値観を反映した形で作成し、両者の間に信頼関係を築くのに役立てます。 最初の契約書が作成されると、次のステップとして交渉が行われます。 契約条項は、交渉の一環として議論し、変更や削除を行うことができます。
- 承認する： 承認には通常、複数の署名が必要です。 数多くのマネージャー、部署、さらには契約者が、最終契約を締結する前に、具体的な内容に署名をしなければならないこともあります。
- 締結する： 企業間の契約署名プロセスは、プロジェクトを開始する前の最後のステップです。 多数の当事者や団体から迅速に署名を得ることは、たとえ距離が離れていても、プロセスの延期を避けるために重要です。
- 管理する： プロジェクトが始まっても、変更は起こり得ます。 修正は慎重に管理し、適切な関係者に伝える必要があります。 締め切り、監査、収入、支出などを追跡し、完了させ、チームの他のメンバーと共有する必要があります。
組織のニーズに合わせてカスタマイズできる標準化されたプログラムがあれば、契約をスムーズに進めることができます。 この5つの領域を注意深く管理することで、関係が成功し、取引が成立する確率が飛躍的に高まります。
なぜコントラクトマネジメントが重要なのか？
契約書は、ビジネス戦略や関係性など、プロジェクトの重要な側面に関するパラメータを提供するものです。 今日のグローバル市場で競争するということは、チームメンバーが世界各地にいて、時間帯や異なる文化への理解などが求められます。
契約には、支払い条件、交渉、ワークフロー、期待されるサービス、コンプライアンス義務などが含まれます。 コントラクトマネジメントは、必要に応じてコンプライアンスを確保し、それを証明するためのモニタリングやトラッキングを提供することで、リスクを軽減します。 また、価格を比較して支出を抑えることで、収益を上げることができます。 契約のすべての側面をリアルタイムで可視化することで、経営陣は手遅れになる前にデータに基づいた判断を下し、必要な軌道修正を行うことができます。
契約を開始する際には、目標、スケジュール、予算、リソース、リスク、規制、仕様などを反映させる必要があります。 プロセスの各段階では、次の段階に進むために特定の要素、目的、管理が必要です。
技術者、エンジニア、その他の熟練した専門家を慎重に選び、契約を完了させ、プロジェクトを遂行しなければなりません。 テクノロジーは、プロジェクトのすべての側面をつなぐアクティブなスレッドを提供し、適切なチームメンバーと適切なタイミングでコミュニケーションをとるのに役立ちます。
多くの建設会社は、生産性、パフォーマンス、労働力、在庫などのビジネスプロセスが成長と収益性にどのように影響しているかを再考する必要に迫られています。 コミュニケーション、トラッキング、リビジョン管理など、さまざまなタスクが、ただでさえ複雑なプロセスに拍車をかけます。 優れたコントラクトマネジメントとオペレーションの効率化は密接に関連しています。
コントラクトマネジメントの課題
契約書の様々な可動部分を追跡・管理するには、様々な課題があります。 エンジニアリングや建設業界では、プロジェクトが大規模かつ複雑であることが多く、ジョイントベンチャーや多数のサブコントラクターが関与し、グローバルな実行に関わる複雑さがあります。
コントラクトマネジメントのプロセスは、特に手作業で行われる場合、深刻な課題となります。 具体的な課題は以下の通りです。
- 実施： 適切な管理が行われていないと、ファイルは簡単に失われ、最終的な承認や署名には必要以上の時間がかかってしまいます。
- 追跡： 契約が締結され、他のスタッフに引き継がれると、モニターしなければならない詳細を理解できない可能性があり、契約の追跡や監査が困難になります。 予算情報、メール、重要な会議の情報、変更点などは、対応する前に移行中に止まってしまいます。 「時は金なり」。プロジェクトの遅延は収益性を低下させます。
- 修正： 契約が承認される前の変更管理も、契約締結後の変更管理も同様に重要です。 大規模なプロジェクトでは、国内やグローバルなチームが参加することが多く、納期やまとまりの面で障害が生じます。 元の文書の更新には数日から数週間かかることもあります。 さらに、チームが異なるバージョンで作業していると、間違った判断が下される可能性もあります。 これらのシナリオのいずれかが、リスクの増大、納期の遅れ、ミス、さらには訴訟につながる可能性があります。
- コンプライアンス 契約書に記載されている内容は、譲れない義務です。 法的な観点からは、規制やコンプライアンス上の問題があり、それに従わなければなりません。 遵守されない場合、重大な法律上および／または財務上の影響を及ぼす可能性があります。
コントラクトマネジメントのメリット
コントラクトマネジメントは、コミュニケーション、応答時間、目標の整合性、透明性、説明責任を向上させます。 これらの指標やその他のプロジェクトパフォーマンス指標は、優れた契約管理によって追跡され、改善されます。
- 効率： 契約管理は、契約の遵守を合理化し、ビジネスコストを削減することができます。 すべての必要なドキュメントが一箇所に集められ、異なる部署のチームメンバーや、離れた場所で働く契約者にも透明性を提供します。 自動化を追加することで、ドキュメントや変更内容にアクセスしやすくなり、変更や追加、課題への対応時間を短縮することができます。 契約に関連したポジティブな経験は、原材料の価格や入手のしやすさ、サービスコストの改善につながる可能性があります。
- リスクの低減： 契約書を作成する際には、ビジネス上の重要な目的や目標が特定されます。 優れたコントラクトマネジメントのプロセスは、これらの優先事項に関する期待を設定し、契約のコミットメントが満たされていることを確認します。 組織をパフォーマンス条項に拘束し、ベンダーのコンプライアンスを提供することで、あらゆる面でメリットがあります。 法規制は常に変化しており、プロジェクトがコンプライアンスを維持できるよう、常に監視する必要があります。 財務上の損失のリスクを軽減するためには、資産、義務、引当金を追跡することが必要です。 コントラクトマネジメントツールのトラッキング機能は、パフォーマンスとコンプライアンスを常にリアルタイムで評価します。
- 関係の構築： ポジティブな契約体験は、ベンダーや下請け業者との永続的なビジネスパートナーを生み出します。 特に建設業界では、将来のプロジェクトのために良い人材を見つけることが最も重要です。
- 追跡と文書作成： コントラクトマネジメントツールは、文書やプロセスを整理して一元化し、ビジネス上の洞察や分析にアクセスしやすくします。 標準化されたレポート作成と記録管理は、正確性と可視性をもたらし、それが実用的な洞察を生み出します。 契約が透明性を持って管理されていれば、未知の課題やコンプライアンスの問題でプロジェクトが立ち行かなくなる可能性は低くなります。
コントラクトマネジメントソフトウェアのメリット
契約書の作成からプロジェクトの完了まで、プロジェクトのライフサイクル全体を監督することは、パフォーマンスと収益を最大化するための明確な選択です。 コントラクトマネジメントソフトウェアは、このプロセスを一歩進め、自動化、単一の情報源、日々の活動のリアルタイムビューを提供します。
契約書が承認されると、多数の当事者がそれを受け入れ、署名する必要があります。 複数の署名が必要になると複雑になり、国内だけでなく世界中からの署名が必要になることもあります。 コントラクトマネジメントソフトウェアは、この面倒な問題を解決する電子署名ツールを提供し、実行を迅速化します。
契約締結後、効率的な契約管理を行うことで、プロジェクトの成果を大きく高めることができます。 ソフトウェア ソリューションは、契約条件をビジネス ルールに組み込み、要求されたタイミング、支払い条件、変更管理プロセスの遵守、さらには所定のインセンティブを達成するためのパフォーマンスの可視化など、コンプライアンスを保証します。
真にメリットを活用するために、コントラクトマネージメントソフトウェアには以下のようなものが含まれます。
- 調達計画： 潜在的な顧客やベンダーを評価し、管理するためのツールは、直感的に使えるものでなければなりません。 ソフトウェアは、自社の価値観やサービスに沿った機会を選択するためのパラメータを提供する必要があります。
- ベンダーおよび入札管理： 包括契約の中の個々の契約も同様に重要です。 ソフトウェアは、あらかじめ設定された資質や過去の業務経験に基づいてベンダーやコントラクターを選択し、審査する機能を提供します。
- 予算とコスト管理： あらかじめ決められた予算内に収めることは、契約管理プログラムの必須条件です。 ソフトウェアは、価値の評価、進捗状況、完成度、および将来の予測を追加します。
- 変更管理 契約期間中に変更があった場合は、速やかに修正内容を記載し、承認を得て、チームで共有する必要があります。 コントラクトマネジメントソフトウェアは、コストやスケジュールへの影響も計算できます。
- 現場の進捗管理： 契約管理ソフトウェアは、契約だけにとどまらず、現場で起きていることを追跡し、変更や進捗状況を伝え、問題点を即座に報告します。 このリアルタイムなアクセスは、チームが代替アクションを決定し、プロアクティブな意思決定を行うのに役立ちます。
- 管理： コミュニケーションとコラボレーションは、契約やプロジェクトを成功させるための重要な要素です。 クライアント、カスタマー、コントラクターは、ミーティング、アクションアイテム、責任、進捗状況、ステータスに関するすべての文書や変更について、同じページにとどまることができます。
- コンプライアンス コントラクトマネジメントソフトウェアソリューションは、重要な情報を記録し、プロジェクトのライフサイクルに沿って追跡し、違反が疑われる場合には適切な人に警告を発します。 リアルタイムに把握することで、問題が発生する前に先手を打つことができます。
- 文書作成と監査証跡： 契約管理ソフトウェアを使えば、チームメンバー全員が文字通り同じページを見ながら変更を加えることができます。 予算、タイムライン、目標、監査、その他の文書がすべて更新され、リアルタイムでアクセスできます。 プロジェクトの変化のすべての側面を単一のソースビューで把握できることは、タイムリーな対応、ポジティブな結果、リスクの低減、そして期限切れやミス、さらには訴訟につながるような複雑な事態の減少を意味します。
データソリューションは、自動化された手続きや通知により、契約やプロジェクト全体の組織を改善する道を開きます。 問題を効果的に回避することができるソリューションは、競争上の優位性をもたらし、プロジェクト全体のパフォーマンスを向上させます。
コントラクトマネジメントソリューションは、プロジェクトポートフォリオマネジメントやプロジェクトコントロールなど、他のプロジェクトマネジメントシステムとシームレスに統合されている必要があります。 プロジェクトのライフサイクル全体を管理するソフトウェアは、チームメンバーの特定の役割に関わらず、すべてのメンバーにリソースを提供することができます。 その統一された見解の恩恵は、チーム、プロセス、そして利益にとって計り知れないものがあります。
コントラクトマネジメントとプロジェクト全体のライフサイクルの統合
計画的なコントラクトマネジメントは、計画的な監督方法の一要素に過ぎません。 リアルタイムのプロジェクトデータは、ライフサイクルシステムの中で継続的に更新され、予算やスケジュール以上に活用されるべきものです。 視野が広がり、変化を積極的に管理し、より良い意思決定を行い、戦略的な調整を行うことができるようになるはずです。
エンタープライズプロジェクトパフォーマンスは、ポートフォリオ、プロジェクトコントロール、契約管理を一元化するシングルプラットフォームです。 これらのプロセスを使いやすいシステムにナブティブに統合することで、戦略的なプロジェクト選択が可能になり、各プロセスを成功裏に完了させることができます。 測定可能で実用的なパラメータを提供することで、プロジェクトの予測可能性、効率性、コントロールを強化します。
プロジェクトおよびポートフォリオのライフサイクルを通じた契約管理に関する詳細は、以下のリソースをご覧ください。
EcoSysソリューション： プロジェクトポートフォリオマネジメント、プロジェクトコントロール、プロジェクトマネジメント