Enterprise Project Performance

Quando há milhões em jogo em um projeto de construção, evitar erros custosos torna-se a principal prioridade. Limitado por rígidos parâmetros de tempo e restrições financeiras, você deve considerar todos os detalhes e contingências.

O gerenciamento de projetos de construção ajuda a fazer exatamente isso, quer você esteja construindo refinarias de petróleo e gás, usinas elétricas ou trabalhando em infraestruturas de última geração. Desde o planejamento e design, até o gerenciamento de recursos, alocação de orçamento e muito mais, o gerenciamento de projetos de construção ajuda a manter o processo de construção inteiro eficiente e sob controle.

Continue lendo para saber como começar com o gerenciamento de construções hoje mesmo.

O que é o gerenciamento de projetos de construção?

O gerenciamento de projetos de construção envolve direcionar e organizar cada parte do ciclo de vida do projeto, desde a idealização até a conclusão. É uma prática holística com o objetivo de entregar projetos dentro do orçamento e do cronograma. O gerenciamento de projetos de construção é uma disciplina complexa que requer a abordagem de muitas preocupações importantes, incluindo controle de custos, cronograma, aquisição e avaliação de riscos. Gerentes de projeto interagem com todos os membros da equipe envolvidos em um projeto de construção, desde arquitetos até proprietários e contratados.

Quem é responsável pelo gerenciamento de projetos de construção?

O gerenciamento de projetos de construção envolve membros de equipe desde planejadores financeiros e executivos até contratados, engenheiros, membros de equipes de campo e muitos outros. No entanto, nenhum é tão crítico para o processo quanto o gerente de projeto. A função do gerente de projeto pode ser preenchida por um contratado, um proprietário que gerencia projetos internamente ou até mesmo um gerente de construção dedicado.

O objetivo do gerente de projeto é garantir que o processo de inteiro corra suavemente e de acordo com o planejado. Eles são responsáveis por manter um cronograma apertado, permanecer dentro do orçamento, alocar recursos, evitar o não cumprimento de atividades, e garantir a qualidade. Eles avaliam riscos em tempo real e mantêm as partes interessadas informadas. Ao centralizar informações e otimizar a comunicação, o gerente de projeto permite processos eficientes que não seriam possíveis de outra maneira.

Quais são os cinco estágios dos projetos de construção?

Entender os cinco principais estágios dos projetos de construção é essencial para gerenciá-los com sucesso.

1. Planejamento e desenvolvimento

Determinar se um projeto deve ser executado é a primeira e mais importante parte do processo de construção. Interromper projetos após serem iniciados é custoso e, quanto mais eles progredirem, maiores serão as perdas potenciais. Estudos de viabilidade, orçamentos de capital, listas de prós e contras, e aconselhamentos extensivos das partes interessadas são essenciais neste estágio. Você pode utilizar estas e outras práticas para responder a perguntas-chave sobre o projeto:

• Ele renderá um retorno positivo sobre o investimento?
• Os riscos associados são gerenciáveis?
• Ele se encaixa no portfólio da sua empresa?

Para responder a estas e outras perguntas relevantes, utilize uma combinação de percepções de análises de dados robustas e feedbacks das principais partes interessadas na sua equipe. Análises fornecem uma perspectiva objetiva aos tomadores de decisões sobre o projeto proposto, enquanto aconselhamentos variados de membros da equipe podem ajudar a identificar problemas potenciais que poderiam passar despercebidos.

2. Design

Após decidir sobre um projeto, será o momento de dar início ao estágio criativo. A fase de design envolve o desenvolvimento de tudo, desde o conceito básico do projeto até as plantas baixas detalhadas que mostram o design final. O seu design evoluirá desde os esboços iniciais até os desenhos e especificações finais, porém, cada iteração deve atender aos requisitos do projeto enquanto mantém a linha do tempo em mente e os custos sob controle.

Quando o design estiver finalizado e aprovado, será hora de avançar para a fase de pré-construção.

3. Pré-construção

A pré-reconstrução envolve criar um roteiro que o orientará ao longo do processo de construção. Se trata de construir um plano de ação para o projeto que mostre a todos o que deve ser feito, quando e como devem fazer e quanto deverá custar. Se todas as partes seguirem o plano e executarem suas tarefas à perfeição, eles entregarão o projeto dentro do cronograma, das normas e do orçamento.

A pré-construção envolve uma ampla variedade de tarefas críticas. Aqui estão algumas das mais importantes:

• Definir e alocar recursos.
• Definir mini orçamentos.
• Criar linhas do tempo e prazos.
• Distribuir tarefas.
• Mapear trabalhos e operações através de estruturas de divisão de trabalhos (WBS), estruturas de divisão de organizações (OBS) e outras ferramentas.

A avaliação de riscos e o planejamento de contingências também são uma parte importante da pré-construção. Raramente as coisas saem conforme o planejado durante um projeto de construção – frequentemente devido a fatores fora do seu controle – de modo que gerentes de projeto e partes interessadas devem se preparar para o pior. Quanto mais proativo você for, menos tempo, dinheiro e recursos perderá tentando retomar o controle se e quando ocorrerem contratempos.

4. Aquisição

A aquisição abrange fornecimento, compra e transporte dos materiais e serviços necessários para completar um projeto. Gerentes de aquisições e cadeias de fornecimento devem fornecer aconselhamento nos estágios de planejamento para manter um mínimo de excessos de custo inesperados durante este estágio. Mesmo assim, alguma volatilidade é inevitável, uma vez que preços estão sujeitos a flutuações no mercado. É necessário considerar esse risco o máximo possível através de um planejamento robusto da pré-construção.

Há benefícios e desvantagens no fornecimento de materiais em mercados locais, regionais ou globais. A aquisição local pode levar menos tempo, mas com um custo mais alto, ao passo que materiais mais baratos enviados sobre longas distâncias podem estar mais sujeitos a atrasos e interrupções na cadeia de fornecimento. Realize uma pesquisa minuciosa para que você possa escolher as opções certas para atender a requisitos orçamentários e permanecer dentro do cronograma.

Escolher quando realizar a aquisição é outra decisão importante. Ao invés de completar a aquisição antes de iniciar o projeto de construção, você pode obter os recursos necessários conforme o projeto progredir para atender a requisitos dinâmicos. Apesar desta estratégia proporcionar flexibilidade adicional, reduzir custos de retenção e preservar a liquidez, ela arrisca remessas atrasadas ou desabastecimentos que podem atrasar o projeto inteiro. Ela também o expõe a aumentos de preço potenciais. Independentemente da abordagem que escolher, tente alinhar ordens de compra com o seu plano de construção e tenha contingências preparadas para preservar o seu orçamento e cronograma conforme as circunstâncias mudarem.

5. Construção

Você fez o seu plano, todos sabem quais são os seus trabalhos e você tem os recursos necessários para começar. Agora, a construção pode ser iniciada. Todo o seu trabalho de preparação e planejamento compensa neste estágio, ajudando o processo de construção a avançar suavemente e ser concluído com sucesso. Até mesmo os planos mais minuciosos são incapazes de antecipar cada contratempo ao longo do caminho, é claro, de modo que o monitoramento e a avaliação regulares do progresso durante esta fase é vital para permanecer no curso.

Quando for necessário realizar ajustes devido a novas circunstâncias ou objetivos, o gerenciamento de mudanças entra em jogo. Gerentes de projeto devem adaptar-se conforme necessário enquanto permanecem dentro dos parâmetros do plano do projeto. Procure por uma solução de gerenciamento de mudanças que possa ajudar a analisar o impacto das mudanças e minimizar seu impacto no projeto.

Quatro processos essenciais do gerenciamento de projetos de construção

Agora que você sabe quais são os principais estágios de um projeto de construção, vejamos como o gerenciamento de construções se encaixa. Esses processos de gerenciamento de construção são a chave para manter um projeto em execução suavemente do começo ao final.

1. Idealização e pesquisa

A idealização faz parte do carregamento de front-end (FEL), a parte de planejamento e design do ciclo de vida do projeto. É quando cada detalhe de um projeto é inspecionado pelas partes interessadas para garantir que estão alinhados com o portfólio de projetos atuais e futuros da sua empresa. O projeto proposto deve fazer sentido em termos de retorno sobre investimento, regulamentações aplicáveis, integração com projetos existentes, riscos e outros fatores.

Durante esse processo, ideias são refinadas em propostas de projetos através de pesquisas rigorosas e análises orientadas a dados. Orçamentos de capital, estudos de viabilidade, discussão de ideias e detalhamentos financeiros são apenas algumas das práticas envolvidas nesta fase. Ao considerar o projeto, solicite ativamente aconselhamento ao máximo de membros de equipe quanto possível para garantir que estejam amplamente alinhados com o portfólio da sua organização.

Um dos principais objetivos da idealização é garantir um fluxo constante de projetos de alto valor enquanto mantém os riscos a um nível gerenciável. Um projeto que tem o potencial de um retorno sobre investimento significativo mas que traz riscos consideráveis pode não se encaixar em um portfólio de investimentos seguros e estáveis. Mesmo se encaixar, exigirá maior atenção e manutenção ao longo do ciclo de vida do projeto.

2. Definir e planejar o projeto

Quando você escolher um projeto, será o momento de analisar os detalhes para prevenir o não cumprimento de tarefas e manter a sua equipe alinhada quando o projeto for iniciado. Detalhes importantes que devem ser abordados neste estágio incluem o escopo do projeto, uma linha do tempo viável, recursos necessários, um orçamento razoável e preciso, e indicadores-chave de desempenho (KPIs). Solicitar feedback do maior número possível de membros de equipe relevantes durante esta fase, novamente, deverá ser uma prioridade, juntamente com a determinação do pessoal que o projeto exigirá.

3. Determinar funções

Com as muitas partes envolvidas em qualquer projeto de construção, é necessário definir com clareza a função de cada uma. Isso esclarece as responsabilidades de todos, permite responsabilizar membros de equipe e previne confusões e atrasos. Quando todos os membros de equipe sabem sua função no projeto e como realizar suas tarefas, redundâncias desaparecem e tarefas não escorrem pelo ralo.

4. Finalizar e executar planos de construção

Antes da construção em si ser iniciada, gerentes de projeto devem reunir-se com as partes interessadas apropriadas para revisar o plano e garantir que todos estão atualizados. Apesar de haver uma boa chance de que você terá que lidar com dificuldades e mudanças inesperadas conforme o projeto progredir, a falha em obter aprovação explícita antes de iniciar a construção certamente garantirá que você enfrentará desafios adicionais ao longo do caminho.

Quando a construção começar, gerentes de projeto deve fazer tudo o que puderem para manter o processo coordenado e eficiente. Isso significa mensurar e acompanhar o progresso rigorosamente. Indicadores-chave de desempenho relevantes e abrangentes atualizados em tempo real – que cerca de 56% dos gerentes de projeto não possuem – fornecem percepções muito valiosas sobre a performance e o status do projeto. Selecionar os indicadores corretos é crítico, uma vez que fornecem uma maneira de monitorar eficientemente o projeto em um olhar rápido e saber se está saindo do controle. Com dados sobre o status atual do seu orçamento, de aquisições e de outros aspectos importantes do projeto, você pode extrair as percepções necessárias para controlar custos e cumprir prazos.

Lidando com desafios no gerenciamento de projetos de construção

O gerenciamento de projetos de construção tem sua cota de desafios. Aqui estão alguns dos mais comuns e algumas dicas sobre como superá-los.

Gerenciamento de comunicações e documentos

Manter linhas de comunicação entre todos em um projeto de construção não é fácil. E manter um repositório acessível e preciso de todos os documentos do projeto pode ser ainda mais difícil. Porém, os riscos que acompanham uma comunicação ruim e um gerenciamento de documentos precário são muito grandes para serem ignorados.

Desde alterações de pedidos até aquisições em andamento, uma falha de comunicação que atrase apenas um processo crítico pode interromper o projeto inteiro, causar excessos de custo ou conflitos entre partes. Evite os desafios de tentar gerenciar complicações através de e-mails, chat, telefone e outros canais com uma solução de software que centralize informações e comunicações em uma única plataforma.

Juntamente com a facilitação de comunicações frequentes, gerentes de projetos são responsáveis pelo gerenciamento de documentos. Empreiteiras, seguradoras, proprietários e outras partes precisam de uma única fonte de confiança com a qual possam contar. Você pode começar a criar um processo de gerenciamento de processos bem-sucedido examinando o sistema de gerenciamento de documentos atual da sua organização, centralizando documentos existentes, padronizando processos e aproveitando uma solução de gerenciamento de documentos com os recursos que você precisa.

Estimativa

Nunca é demais destacar a complexidade e a importância da estimativa de custos, recursos necessários e da linha do tempo na construção. Até mesmo um erro pequeno na estimativa pode levar a uma perda em um projeto, considerando as imagens apertadas do setor de construção. Uma margem de erro significativa ao estimar os custos de um projeto de grande escala, como a construção de uma usina elétrica, pode até mesmo levar à interrupção do projeto no meio do caminho, com uma quantidade enorme de custos perdidos. Enquanto flutuações de preços, quedas cambiais, desabastecimentos de materiais e outros fatores podem tornar a estimativa uma ciência inexata no melhor dos casos, existem ferramentas de previsão disponíveis para ajudá-lo a considerar todas essas variáveis e tornar suas estimativas o mais precisas quanto possível.

Dados isolados

Quando dados estão descentralizados e difíceis de acessar, as falhas de comunicação saem do controle e os projetos raramente ocorrem conforme o planejado. Silos de dados podem afetar o controle de custos, a linha do tempo do projeto, a avaliação de riscos e muito mais. Se o seu contratado estiver aguardando informações que já estão disponíveis ou decidir continuar sem elas, você enfrentará atrasos ou será forçado a cruzar os dedos e esperar pelo melhor.

Para eliminar silos de dados, adote uma solução de gerenciamento de dados que facilite a centralização e integração de informações relevantes. As melhores ferramentas conectam todos os seus sistemas e permitem que sua equipe acesse dados rapidamente, independentemente de onde estejam.

Falta de dados em tempo real para avaliação de riscos e gerenciamento de mudanças

Compartilhar dados entre sua equipe não importa se as informações estão desatualizadas. Por natureza, projetos de construção são trabalhos em andamento, de modo que dados em tempo real são necessários para permanecer no controle de novos desenvolvimentos e abordar desafios conforme ocorram. Novamente, a resposta está na solução de software certa. A plataforma que você escolher deve facilitar o acesso a dados com painéis e relatórios atualizados enquanto oferece as ferramentas necessárias para visualizar fluxos de trabalho e o impacto das suas decisões.

Facilite o gerenciamento de projetos de construção

O gerenciamento de projetos de construção mantém equipes alinhadas e leva ao sucesso. No entanto, tentar aplicar todas as práticas de gerenciamento de projetos abordadas acima por conta própria apenas o levará à frustração. Você precisa do software certo para começar a colher os benefícios do gerenciamento de projetos eficaz o mais rápido possível.

Soluções de gerenciamento de projetos de construção permitem melhorar previsões, centralizar informações, impulsionar a eficiência e manter os custos baixos. O EcoSys oferece uma solução de performance de projetos corporativos de alto nível que o ajuda a fazer isso e muito mais. Ele tira o fardo dos seus ombros através de uma plataforma fácil de usar que minimiza riscos, elimina erros e facilita a comunicação. Para saber mais sobre como o EcoSys pode tornar o seu próximo projeto de construção um sucesso, entre em contato conosco hoje.