Enterprise Project Performance

Cuando los proyectos se retrasan en el programa o exceden el presupuesto, esto afecta el éxito y el crecimiento de su negocio. Algunos factores están fuera del control humano, pero desarrollar un programa de proyecto preciso es algo que todas las organizaciones pueden y deben priorizar. La programación del proyecto mantiene a los miembros del equipo alineados con los detalles clave del proyecto, como las tareas a completar, los plazos, el alcance del proyecto, los costos y más. 

Por supuesto, si bien la programación en la gestión de proyectos es una obviedad, desarrollar un programa de proyecto realista y eficaz es más fácil de mencionar que de hacer. Debe recopilar y analizar los datos necesarios, obtener aportaciones de las partes interesadas correspondientes y luego establecer un programa preciso que todos procuren. Y, naturalmente, cuanto más grande sea el proyecto, más difícil y compleja será la programación. Para controlar el proceso de creación de programas de proyectos, comencemos por definir cómo se adapta la planificación respecto al concepto más amplio de gestión de proyectos.

¿Qué es la programación en la gestión de proyectos?

La programación en la gestión de proyectos es el proceso de definir un proyecto en detalle y crear un plan de cuándo y cómo se completará. La creación de un programa del proyecto, que incluye un programa con plazos claros para cada tarea, brinda a los miembros del equipo visibilidad del trabajo que se espera que completen y mantiene a todos los involucrados en el camino correcto.

Los programas de los proyectos se dividen en tareas e hitos. El programa también debe identificar todos los recursos necesarios para completar el proyecto y establecer un programa para su finalización. Se deben considerar las restricciones y dependencias realistas durante estos pasos, cada uno de los cuales es crítico para propósitos de administración de costos.

La programación en la gestión de proyectos puede ser abrumadora, pero crear un programa de desglose del trabajo previamente puede ayudar. Se hace una representación visual de la estructura de desglose del trabajo respecto al alcance y los entregables del proyecto. Permite a todo el equipo ver las tareas necesarias para completar el proyecto de un vistazo y sirve como una base sólida para completar el programa del proyecto.

Programación de los proyectos versus planificación de los proyectos

La programación y la planificación de los proyectos van de la mano, pero son procesos distintos. La planificación de proyectos es un proceso de alto nivel que implica definir el marco general de un proyecto. Es frecuente que implique la creación de una estructura de desglose del trabajo y se lleva a cabo antes de la programación del proyecto. La programación de proyectos profundiza en los detalles de un proyecto, como las tareas que deben completarse y los plazos específicos.

Los beneficios de la programación en la gestión de proyectos

La programación en la gestión de proyectos puede tener un gran impacto en la productividad de una empresa. Estas son solo algunas de las ventajas de crear un programa de proyecto eficaz:

Alineación de todos los miembros del equipo con los objetivos del proyecto

Sin un programa del proyecto, su equipo no sabrá qué se espera que haga o cuándo se espera que lo haga. La programación mantiene a todos alineados y avanzando hacia el objetivo del proyecto y para eliminar la ambigüedad con rapidez. Cuando los empleados pueden pasar rápidamente de una tarea a la siguiente y pasar su trabajo al siguiente miembro del equipo según sea necesario, los proyectos se entregan a tiempo y por debajo del presupuesto.

Identificación temprana de obstáculos

No hay nada peor que llegar a la mitad de un proyecto y encontrar un obstáculo inesperado. Más allá del gasto adicional y el tiempo que se necesita para superar el nuevo desafío, existe el riesgo de que deba volver a trabajar parte del proyecto que ya ha finalizado. Crear un programa sólido por adelantado lo ayuda a identificar problemas potenciales y planificarlos antes de que desvíen su proyecto.

Aseguramiento de la asignación de recursos suficientes

Necesita saber con certeza qué recursos necesitará para terminar un proyecto con éxito, desde presupuestos hasta materiales, mano de obra y equipo. Un programa detallado del proyecto ayuda a garantizar que no se haya omitido ningún paso necesario y que sepa exactamente lo que necesitará para completar el proyecto según lo esperado.

Cada uno de estos beneficios genera más resultados positivos para su negocio. Por ejemplo, cuando su organización brinda a los miembros del equipo visibilidad de los objetivos del proyecto y las herramientas que necesitan para alcanzar el éxito, estarán aún más motivados para cumplir con sus tareas. Los empleados motivados y comprometidos son uno de los activos más valiosos que puede tener cualquier empresa, y sirven como ejemplo a seguir para todos en su organización.

Cómo visualizar programas de proyectos

Hay muchas formas diferentes de visualizar los programas de proyectos, y eso es bueno. Después de todo, cada proyecto es diferente y los miembros del equipo pueden preferir ciertas visualizaciones en vez de otras. Los diagramas de Gantt, las listas de tareas y los calendarios son tres de las formas más comunes de visualizar los programas de proyectos:

• Diagramas de Gantt. Un diagrama de Gantt desglosa el programa del proyecto en forma de gráfico de barras, y las barras representan la línea de tiempo en la que cada tarea debe comenzar y finalizar. Las fechas generalmente se ejecutan a lo largo del eje x y los hitos/tareas se ejecutan a lo largo del eje y.
• Listas de tareas. Las listas de tareas no usan gráficos, pero tienen un formato simple y limpio para ver el programa de un proyecto.
• Calendarios. Los calendarios sirven como una forma familiar para que los miembros del equipo vean las fechas de inicio y finalización de las tareas y, al mismo tiempo, les brindan una manera fácil de visualizar la línea de tiempo completa del proyecto.

6 pasos para el proceso de programación del proyecto

Un programa de proyecto de calidad es el resultado de un proceso reflexivo y eficaz. Siga estos seis pasos para una programación del proyecto exitosa.

1. Defina el proyecto

Si completó la planificación del proyecto en forma de una estructura de desglose del trabajo antes de comenzar el proceso de programación del proyecto, será útil durante este paso. Tome el marco que creó para el proyecto y defina las tareas y los hitos necesarios para realizar el trabajo. Si bien no desea perder tiempo estableciendo los pasos de cada flujo de trabajo involucrado al crear su programa, debe ser lo suficientemente detallado como para separar cada tarea y asegurarse de que su línea de tiempo sea precisa.

2. Secuencia de tareas e hitos del proyecto

Una vez que haya determinado qué tareas e hitos son necesarios para completar el proyecto, debe ubicarlos en el orden correcto. Algunas tareas pueden depender de la finalización de tareas anteriores. Si no se tiene en cuenta una dependencia durante este paso, otros miembros del equipo tendrán que esperar para completar sus tareas, lo que afectará la línea de tiempo. Incluso si no hay dependencias, los miembros del equipo deben saber cuándo se espera que realicen tareas específicas.

3. Defina la ruta crítica

La ruta crítica se refiere a la secuencia más larga de tareas que deben completarse a tiempo para evitar retrasar todo el programa. Un retraso en cualquiera de estas tareas retrasará la finalización del proyecto en la misma cantidad de tiempo. Definir con precisión la ruta crítica garantiza que los involucrados sepan qué tareas deben completarse y cómo mantener el proyecto dentro del programa. Es necesario tener en cuenta las dependencias identificadas anteriormente al definir la ruta crítica. También debe consultar con los miembros del equipo que completarán las tareas relevantes.

4. Asigne los recursos necesarios

¿Los miembros del equipo necesitan acceso a cierto equipo para completar una tarea? ¿La incorporación de un nuevo empleado a un determinado equipo les ayudaría a completar las tareas asignadas más rápidamente? Reúna los datos que necesita para comprender completamente las demandas de recursos del proyecto y los límites de capacidad de su organización, luego trabaje para alinearlos para que su programa sea alcanzable. Tener en cuenta el costo de los recursos, así como el tiempo adicional necesario para obtenerlos antes de que comience el proyecto, mantendrá su programa atado a la realidad.

5. Cree una línea de tiempo

Ahora está listo para crear su línea de tiempocon fechas sólidas para cada parte del proyecto. Su línea de tiempo debe reflejar la ruta crítica y las secuencias que estableció anteriormente para adaptarse a las restricciones o dependencias identificadas. Y no olvide considerar los fines de semana, el tiempo libre programado de los miembros del equipo, los días festivos y otros factores que podrían afectar las horas de trabajo disponibles. Si bien puede esperar que su programa evolucione debido a cambios de alcance, variaciones inesperadas en la productividad y otros problemas potenciales, debe asegurarse de que sea lo más preciso posible para empezar.

6. Realice un seguimiento del progreso y ajuste el programa a medida que avanza el proyecto

Ya completó su programa y el proyecto está en marcha. Es probable que ocurran dificultades y problemas imprevistos, por lo que debe realizar un seguimiento del progreso de cada tarea e hito. Si parece que se necesitan ajustes en su horario, hágalos rápidamente para mantener todo en orden. El establecimiento de buenos controles de proyectos es clave aquí para que pueda mantener la integridad de su programa incluso frente a problemas importantes.

Estrategias para la programación en la gestión de proyectos:

Todos los proyectos, excepto los más simples, involucran muchas partes móviles y tareas dependientes, por lo que es imprescindible crear un programa del proyecto que los considere y los muestre a todos los miembros del equipo. Siga estos consejos para asegurarse de que está desarrollando programas de proyectos que contribuyan al éxito de la organización:

• Traiga a las partes interesadas correspondientes desde el principio. Aprovechar el conocimiento de los miembros del equipo en el terreno ayuda a evitar la mala comunicación, identificar problemas potenciales y garantizar que esté creando una línea de tiempo a las que todos se comprometan.
• Datos históricos de referencia. ¡La práctica hace la perfección y la historia se repite! Observe las líneas de tiempo de proyectos anteriores como punto de referencia. Aprenda de ellos para mejorar constantemente los programas de proyectos.
• Asegúrese de que se incluyan todas las tareas (y subtareas) necesarias. Las tareas imprevistas, incluso las más pequeñas, pueden afectar el alcance de todo el proyecto. Debe identificar todos los componentes necesarios de un proyecto para crear un programa útil. Si bien no es necesario enumerar el proceso utilizado para completar cada tarea en su línea de tiempo, si se requieren subtareas discretas para completar una tarea más grande, considérelas. Si está disponible, use una plantilla para ayudar a evitar posibles omisiones.
• Incorporación de herramientas para el manejo de demoras. Considere los riesgos probables y poco probables para el programa, considere un lapso de tiempo para estas posibles demoras, de modo que no tenga que hacer modificaciones significativas en el programa o alcance del proyecto cuando ocurran. Si la línea de tiempo para una tarea en particular parece demasiado, se puede agregar tiempo adicional al programa.
• Defina claramente la ruta crítica. Hacer este paso correctamente garantizará un programa del proyecto completo y preciso. La identificación clara, la priorización y la asignación de recursos a las tareas a lo largo de la ruta  crítica hace que sea más probable completar el proyecto con éxito.

Búsqueda del software de programación de proyectos adecuado

Si la idea de embarcarse en la programación de proyectos le parece abrumadora, no está solo. Si bien las organizaciones que llevan a cabo los proyectos más grandes y complejos tienen recursos para aprovechar herramientas de programación específicas, las que llevan a cabo proyectos más pequeños tienen más incertidumbre. 

Afortunadamente, EcoSys es una plataforma de desempeño de proyectos empresariales que puede ayudar a aliviar el estrés de la programación de proyectos al proporcionar herramientas para una mejor eficiencia, previsibilidad y control. EcoSys le permite crear programas para proyectos de cualquier tamaño y proporciona una visibilidad completa del progreso y el desempeño del proyecto gracias a la poderosa integración con sus otros sistemas de planificación. EcoSys también se distingue por la integración nativa entre la programación y otros procesos críticos del proyecto. Así su organización puede aprovechar fácilmente la información de programación en toda la empresa para la administración de recursos, la estimación y la elaboración del presupuesto, la medición del progreso y la previsión, el control de costos, la gestión de riesgos y más.

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