プロジェクトの予測可能性
プロジェクトの予測可能性とは、プロジェクトの結果を早期に正確に予測し、問題点を特定して是正措置を講じ、プロジェクトを軌道に乗せることができることです。
プロジェクトのポートフォリオの場合、予測可能性の考え方は、一連のプロジェクト全体に拡大することができます。 ここでいうプロジェクトの予測可能性とは、多数のプロジェクトの一貫性を高め、驚きを最小限に抑えることです。
従来、業界のリーダーがプロジェクトポートフォリオ全体のプロジェクトの成功を判断する際には、結果のばらつきに注目していました。 しかし、分散は実際のコストと計画されたコストやスケジュールの差を示すだけなので、信頼できる予測因子ではありません。 (実際には、より小さなパーセンテージでもバラツキは許容されます。)
その代わりに、プロジェクトの予測可能性は、プロジェクトサイクルの中で、結果に変化が生じる可能性があるときの情報の適時性に焦点を当てます。
例えば、エンジニアリングおよび建設業界ではメガプロジェクトの98%が予算を30%以上超過していると言われています。 オーバーランを早期に予測し、迅速に解決することで、どれだけのことが回避できるでしょうか？
プロジェクトの予測可能性はなぜ重要なのか？
プロジェクトの予測可能性を向上させるプロセスやシステムを構築することは、様々な意味で組織の成功に不可欠です。
タイムリーな予測は、軌道修正のための十分な時間を提供し、目標達成の可能性を高め、結果のばらつきを抑えます。 予期せぬ事態が発生した場合の対応としては、いくつかの要件を下げたり、既存のビジネスケースを修正したり、あるいはプロジェクトを中止することも考えられます。 しかし、このような厳しい決断を下す機会がシニアリーダーに早く与えられれば与えられるほど、組織にとって有利になります。これは、大幅なコスト削減、使用資本利益率（ROCE）の向上、機会費用の節約につながります。
プロジェクトの予測可能性が重要な別の理由として、組織の信頼性が挙げられます。 慢性的な遅延やコスト超過は、企業のイメージに悪影響を及ぼします。 特にコントラクターにとっては、評判が悪くなればなるほど、今後のプロジェクトを獲得することが難しくなります。 このような問題がしばらく続くと、株主価値を低下させ、組織の崩壊につながることもあります。
予測可能性があることで、組織は緊急の火消しではなく、優れた実行力で知られるようになります。
プロジェクトの予測可能性の柱
プロジェクトの予測可能性を達成するためには、ベストプラクティスの確固たる基盤が必要です。 これは、トップから全従業員に至るまで、長期的なコミットメントを必要とする継続的なプロセスです。 また、インセンティブを与え、データに基づいた意思決定を行う文化も必要です。
ここでは、プロジェクトの予測性を高めるための5つの構成要素を紹介します。
1. ポートフォリオ マネジメント
プロジェクト ポートフォリオ マネージメント (PPM) の目的は、組織に最大の戦略的価値をもたらすことができるプロジェクトの最適な組み合わせを特定することです。
適切なポートフォリオを決定するために、プロジェクトは徹底的に精査され、組織への潜在的な貢献度を測るためにランク付けやスコアリングが行われます 。 また、過去の指標と比較することで、プロジェクトのパフォーマンスを早期に評価することができます。
リソースのキャパシティを把握し、それをポートフォリオの需要と比較する必要があるため、リソースの利用可能性の分析はこの柱の中でも重要な部分です。 そうすることで、実行中に障害が発生するかどうかを推定することができます。 リソースが期待通りに利用できない場合、組織はそれに応じた計画を立てることができます。 例えば、新しい人を雇ったり、回避策として他のプロジェクトからリソースを移動させたり、新しい機器を購入するための予算を多めに計上したりできます。
2. プロジェクトおよび契約管理
ポートフォリオからさらに掘り下げていくと、プロジェクトおよび契約管理に行き着きます。 予測可能性という意味では、ここでの焦点は、変更とリスクの機能をプロジェクトプラットフォームの他の部分と統合することです。 この柱は、プロジェクトのダイナミクスが変化し、ポートフォリオを決定する際に当初存在していた前提条件が変化したことを認識するものです。 これらの変更は、進行中のプロジェクトへの影響を最小限に抑えるために、迅速に対応する必要があります。
変更、リスク、問題を全体的なテクノロジープラットフォームの一部として管理することで、プロジェクトのパフォーマンスや予測への影響を自動的に評価することができ、その結果、早い段階で対応することができます。 また、ライブプロジェクトのデータを予測可能な指標に結びつける機会にもなります。
3. プロジェクトおよび契約管理
この柱の目的は、会計、スケジューリング、リソース管理、調達、予算編成など、プロジェクトのエンドツーエンドの機能を統合することで、より厳格な管理を行うことです。 これらの機能のそれぞれに断片的なサイロ化されたソリューションを使用するのではなく、統合されたソリューション (1つのプラットフォーム、1つのログイン、1つのデータベースアプローチ) を使用することで、異なるプロジェクト部門間でデータが共有され、全体的な可視性が向上します。
ネイティブで自動化された統合により、プロジェクトマネージャーはほぼリアルタイムでアラートを受け取り、データ分析を行い、タイムリーに修正措置を取ることができます。 さらに、透明性を高め、what-if シナリオ分析やトレンドの根本原因を掘り下げることをサポートする文化を促進します。
4. パフォーマンスマネジメント
信頼性の高い予測モデルを導き出すためには、一枚岩のジャストインタイムの予測手法を避け、プロジェクト実行中に定期的に予測を調整する手法を採用する必要があります。
そのためには、信頼できる進捗データを社内外からリアルタイムに収集し、それらを照合し、コストやスケジュールのオーバーランに対する実際の影響度にマッピングすることが重要です。 この複数の方法による進捗測定プロセスにより、プロジェクト成果物に適切なソースを割り当てることができます。
パフォーマンスマネジメントのもう一つの側面は、評価指標を適切なタイミングで提供することです。 ダッシュボードなどのビジュアルツールを構築することで、関連するステークホルダーと継続的に情報を共有することができます。
5. 予測可能性の測定
予測可能性を正確に測定するためには、プロジェクトは予測スケジュールを可視化するメトリクスを採用する必要があります。 CII（建設産業研究所）では、次の2つの予測可能性指標を推奨しています。 正規化されたコスト適時性 (NCT) およびコスト予測可能性(CP = NCT * % コスト偏差)。 NCTが予測の適時性を測るものであるのに対し、CPは差異の大きさを加味して予測の正確性を示すものです。
NCTとCPをプロットしたバブルグラフを作成すると、NCTが低く（予測にかかる時間が短いことを意味する）、CPが低く（予測からの乖離が少ないことを意味する）、四分円の下端に位置したいと考えます。 このグラフは、過去のプロジェクトと現在のプロジェクトがどのように比較されているかを明確に示すことができます。
予測可能性の測定は、予測とインセンティブを統合することでもあります。 これには、直接的なインセンティブ（プロジェクトのボーナスを早期の正確な報告に結びつけるなど）や、間接的なインセンティブ（人の能力や誠実さと高い予測性との相関関係を示すなど）が含まれます。 議論の余地があるかもしれませんがプロジェクトの予測可能性のインセンティブは、プロジェクト超過の最大の原因の一つである人間の行動やバイアスを調整する重要な役割を果たす傾向があります。
プロジェクト予測可能性のベストプラクティス
予測可能性は直感的に理解できる概念ですが、組織が何百、何千ものプロジェクトを同時に運営している場合、現場で予測可能性を実現するのは大変な作業になります。 さらに、ここに、リソースの依存関係、顧客のコミットメント、要件、予算などの複数の要素が絡んできます。 これらの要因のいずれかが変化する可能性があり、予測可能性のプロセス全体がさらに複雑になります。
ここでは、予測可能性という課題に取り組むためのベストプラクティスをいくつか紹介します。
5つの予測可能性の柱の確立
このプロセスの重要な部分は、5つの柱（ポートフォリオ管理、プロジェクトおよび契約管理、プロジェクトおよび契約のコントロール、パフォーマンス管理、予測可能性測定）がすべて効果的に機能するようにすることです。 これらは予測可能性を実現するための基盤となるブロックであるため、これらを正しく理解し、これらの柱から得られるデータをプロジェクトのライフサイクル全体に統合することが重要です。
透明性の高い文化の推進
予測可能性を実現するには、プロジェクトに参加している人だけでなく、プロジェクトを取り巻く組織文化やインセンティブ構造など、ヒューマンファクターと密接に関係しています。
例えば、ほとんどのプロジェクトの報酬は、タスクを時間通り、予算通りに終わらせることに対して与えられます。 そのため、プロジェクトの20%の段階でチームメンバーが問題を発見しても、その時点で報告するインセンティブはありません。 楽観主義バイアスが働き、なんとか時間通りにプロジェクトを終わらせることができると信じています。 実際に状況が悪化し、プロジェクトが70%に達した時点で問題が報告され、是正措置を講じるのでは遅すぎるのです。 また、報告が遅れると、非難されたり、マイクロマネジメントが行われたり、さらには有害なチーム文化が形成されたりと、マイナスの影響が出る可能性があります。
そのため、インセンティブがプロジェクトの予測可能性に対するアプローチと一致しているかどうかを確認することが重要です。 潜在的な問題を早期に発見することが目的であれば、早期の情報開示を奨励し、プロジェクト期間中の会議や一対一の会話の中で、この期待を強化します。
予測可能性指数の活用
プロジェクトの予測性を高めるには、成果物の分散分析だけでは不十分です。 その代替策として、CIIは予測可能性指数を導入しました。 この指数は、3つのコアコンピテンシーを評価することで、次のようなプロジェクトチームのコストとスケジュールのパフォーマンスを予測する能力を測定します。
- 予測の適時性
- 予測の精度
- 完成時の偏差値
これらの指標を計算することで、企業はプロジェクトの予測可能性がどの程度であるかを把握することができ、それは間接的にプロジェクトがどれだけオーバーランすることなく実行されているかを示すことになります。
実現のためのテクノロジーの活用
テクノロジーは、プロジェクトの予測可能性を高めるための変換媒体として機能します。 しかし、それは人やプロセスなどの他の要素と調和しなければなりません。
KPMGによると、プロジェクト主導型の組織のパフォーマンスを変革するためのミッシングリンクは、人、ガバナンス、テクノロジーの統合です。 この統合は、プロジェクトの成功に大きな違いをもたらします。
エンタープライズプロジェクトパフォーマンスプラットフォームを使用することで、プロジェクト ポートフォリオや組織全体の予測可能性をサポートすることができます。 例えば、5つの柱のすべてのデータを含み、裏で予測可能性指数を自動的に計算し、複数の予測手法を適用し、さらに調査が必要な問題領域にフラグを立てることができるプラットフォームがあるとします。
プロジェクトデータのハブとして機能し、社内や業界全体の何千ものプロジェクトのデータを何年にもわたって収集し、そのデータを使って プロジェクトの予測可能性を向上させることができるソリューションは、企業にとって大きなメリットがあります。
ベンチマークの予測可能性データ
プロジェクト情報 をより多くのデータと比較してベンチマークすることは、問題点を認識し、より早く警鐘を鳴らすために非常に重要です。 また、他のプロジェクト、地域、ビジネスユニットなどを測定し、比較するのにも有効な方法です。
しかし、ベンチマーキングは、異なるプロジェクトになると、必ずしも実物との比較ができないため、実施するのは簡単ではありません。 ほとんどの組織は、それを行うための十分なデータや専門知識を持っておらず、多くの場合、チームはデータの共有に消極的です。
ここで、エンタープライズプロジェクトパフォーマンスプラットフォームが役立ちます。 予測可能性に基づく指標を組織全体で照合する合理的な方法を提供することで、膨大な量のデータを統合して分析することができます。 また、規制の変更や予期せぬリスクイベントなどの外部要因を考慮してメトリクスデータを正規化する機能も備えています。
プロジェクトの予測可能性に関する共通の課題
プロジェクトの予測可能性が低い理由はいくつかあります。 まず、これらを「人間の行動」と「システムデザイン」という2つのグループに分類することができます。
人間の行動
「プロジェクトの成果と予測可能性の向上」に関するレポートの中でCIIはプロジェクトのオーバーランを引き起こす最大の要因として、計画、スコープの策定、プロジェクト管理の問題といった一般的な要因に加えて、人間の行動を挙げています。
楽観主義バイアスとは、「プロジェクトのオーバーランは、そのうち何とか挽回できる」と信じてしまう人の心理のことで、人間の行動がプロジェクトに悪影響を与える例として挙げられます。
人間の行動のもう一つの側面は、細部への配慮が不十分なことです。 これは、十分なリソースが割り当てられていなかったり、変更やリスク管理が不十分であったり、プロセスやプロジェクトの管理がおろそかになっていたりすることが原因です。 プロジェクトの規模が大きくなると、このようなエラーが発生し、修正や管理ができなくなる可能性があります。
システム設計
悪いニュースを伝えようとしないことが、組織の透明性や説明責任の低さにつながっています。 これは、基本的なレポーティングシステムが整備されているかどうか、また、混沌とした状況の中で単一バージョンの真実を把握するための適切なプロセスとシステムが組織に備わっているかどうかという問題を提起しています。
もう一つの共通の課題は、組織の成熟度が低いことです。 成熟度が低いとは、プロジェクトの計画、見積もり、リスク管理において、環境の複雑さを考慮せずに、基本的でわかりやすいアプローチを使用することです。 また、様々なプロジェクトでサイロ化されたシステムやプロセスが使用されているため、評価基準を全体的に比較することが非常に難しく、賢明な判断を下すための十分なデータが得られないということもあります。
多くのシステム上の問題は、データを統合し、過去の実績を活用するためのツールを備えたエンタープライズ・プロジェクトパフォーマンスプラットフォームが存在しないことに起因しています。 このようなソフトウェアプラットフォームを採用することで、チームが問題を早期に開示することを促し、リスクエリアを先取りして強調し、プロジェクトの評価指標を報酬制度に結びつけることで、人間の行動を調整するメカニズムを提供することができます。
世界最高水準のプロジェクト予測性を実現する方法
ほとんどの組織では、悪いニュースを早期に把握するための何らかのシステムが導入されています。 CIIの報告によると、分散報告は平均してプロジェクト完了の65%からしか始まりません。 この統計を見ると、プロジェクトがスケジュールやコストをオーバーしてしまう理由がよくわかります。
予測可能性の限界を超え、プロジェクトポートフォリオを成功に導くために、ここではいくつかのヒントを紹介します。
- 予測可能性のすべての柱を採用する。
- エンタープライズ テクノロジー プラットフォームでこれらの柱を有効にする。
- 前述のベストプラクティスを実施する。
- すぐに使えるベストプラクティスを、組織のデータやビジネスプロセスと組み合わせる。
- 統合、レポート、予測分析を自動化する。
- 透明性の高い、積極的な行動を促進する。
- チームが悪いニュースを早期に開示することを奨励するインセンティブの仕組みを構築する。
進歩的な指標としての予測可能性
予測可能性が強調されていますが、現在、予測可能性が「後知恵」の指標として機能していることを認識する必要があります。 現状に挑戦し、これらの指標を予測可能な指標に変えるところに未来は開かれます。
企業がプロジェクトパフォーマンスプラットフォームを最大限に活用すれば、確実に実現が可能です。 何百ものプロジェクトのデータ（構造化されていない状況情報、リスクや問題に関する情報、チームの能力評価など）を集約し、機械学習とビッグデータ分析を組み合わせて適用することで、これらの過去の予測可能性の指標は、予測分析ツールとして機能します。
EcoSysがどのようにしてプロジェクトや組織に予測可能性をもたらすかをご覧ください。