プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成： プロジェクトスケジュール作成ガイド
プロジェクトのスケジュールが遅れたり、予算を超過したりすると、ビジネスの成功と成長に影響を与えます。 誰にもコントロールできない要因もありますが、正確なプロジェクトスケジュールの作成は、すべての組織が優先的に取り組むべきことです。 プロジェクトスケジュールの作成により、完了すべきタスク、期限、プロジェクトの範囲、コストなどのプロジェクトの主要な詳細について、チームメンバーが一致団結できます。
もちろん、プロジェクトマネジメントにおいてスケジュールの作成は当然のことですが、実際に現実的で効果的なプロジェクトスケジュールを策定することは、「言うは易し、行うは難し」です。 必要なデータを集めて分析し、関係者の意見を聞いて、誰もが納得できる正確なタイムラインを設定する必要があります。 また、当然のことながら、プロジェクトが大きくなればなるほど、スケジュールの作成は難しく、複雑になります。 まず、プロジェクトスケジュールの作成方法を理解するために、プロジェクトマネジメントの概念の中で、スケジュールがどのように位置づけられるかを説明します。
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成とは？
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成とは、プロジェクトを詳細に定義し、いつ、どのように完成させるかの計画を作成するプロセスです。 各タスクの期限を明確にしたタイムラインを含むプロジェクトのスケジュールを構築することで、チームメンバーは自分たちに期待されている作業を知ることができ、関係者全員が同じ認識を持つことができます。
プロジェクトのスケジュールは、タスクとマイルストーンに分けられます。 また、スケジュールでは、プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースを特定し、完了までのタイムラインを設定する必要があります。 これらのステップでは、現実的な制約や依存関係を考慮する必要があり、それぞれがコスト管理目的のために重要です。
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成は、難しいものですが、事前に作業分解構成図を作成することで、これを解決することができます。 作業分解構成図は、プロジェクトの範囲と成果物を視覚的に表現したものです。 これにより、チーム全体がプロジェクトの完了に必要なタスクを一目で確認することができ、プロジェクトのスケジュールを完成させるための強力な基盤となります。
プロジェクト スケジューリングとプロジェクト プランニングの違い
プロジェクトスケジュールの作成とプロジェクトプランニングは密接に関係していますが、それぞれ別のプロセスです。 プロジェクトプランニングは、プロジェクトの包括的な枠組みを定義する高レベルのプロセスです。 プロジェクトのスケジュールの作成の前に行われ、多くは作業の内訳を作成します。 プロジェクト スケジュールの作成では、完了すべきタスクや具体的なスケジュールなど、プロジェクトの詳細にまで踏み込みます。
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成のメリット
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュールの作成は、企業の生産性に大きな影響を与えます。 ここでは、効果的なプロジェクトスケジュールの作成のメリットをいくつかご紹介します。
プロジェクトの目標に向けて、チームメンバー全員が一致団結できる
プロジェクトのスケジュールがなければ、チームは、いつまでに何をすべきかを知ることができません。 スケジュールの作成により、曖昧さを排除することで、全員が一致団結し、プロジェクトの目標に向かって早く進むことができます。 従業員が一つのタスクから次のタスクへと素早く移行し、必要に応じて次のチームメンバーに仕事を引き継ぐことができれば、プロジェクトは時間通りに、予算内で完了します。
問題点の早期発見
プロジェクトの途中で予期せぬトラブルが発生するとそれに関連してさらに問題が生じます。 新たな課題を克服するために必要な費用や時間が増えるだけでなく、すでに完了したプロジェクトの一部を手直しする必要が出てくるリスクもあります。 事前にしっかりとしたスケジュールを作成することで、潜在的な問題を把握し、プロジェクトが頓挫する前に対策を立てることができます。
十分なリソースを確保する
プロジェクトを成功させるためには、予算、材料、労働力、設備など、どのようなリソースが必要なのかを確実に把握する必要があります。 詳細なプロジェクトスケジュールは、必要なステップを見落としていないかどうか、プロジェクトを予定通りに完了させるために必要なものを正確に把握するのに役立ちます。
これらのメリットは、それぞれがビジネスにさらなるプラスの効果をもたらします。 例えば、チームのメンバーがプロジェクトの目標を把握し、成功に必要なツールを利用できるようにすれば、タスク達成へのモチベーションが高まります。 やる気に満ちた従業員は、企業にとって最も価値のある資産の一つであり、組織内の誰もが見習うべき模範となります。
プロジェクトのスケジュールを可視化する方法
プロジェクトのスケジュールを可視化する方法には様々なものがあります。 プロジェクトはそれぞれ異なりますし、チームのメンバーが特定のビジュアライゼーションを好む場合もあります。 ガントチャート、タスクリスト、カレンダーは、プロジェクトのスケジュールを視覚化する代表的な3つの方法です。
- ガントチャート。ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを棒グラフで表したもので、棒グラフは各タスクの開始から完了までのタイムラインを表しています。 通常、日付はX軸に、マイルストーン/タスクはY軸に沿って表示されます。
- タスクリスト。 タスクリストはグラフィックを使用しませんが、プロジェクトのスケジュールを表示するためのシンプルでクリーンなフォーマットです。
- カレンダー。 カレンダーは、チームのメンバーがタスクの開始日と終了日を確認するための身近な手段であると同時に、プロジェクト全体のタイムラインを簡単に可視化する手段でもあります。
プロジェクトスケジュールの作成プロセスの6つのステップ
質の高いプロジェクトスケジュールは、考え抜かれた効果的なプロセスの結果です。 プロジェクトスケジュールの作成を成功させるための6つのステップをご紹介します。
1. プロジェクトの定義
プロジェクトスケジュールの作成を始める前に、作業分解構造という形でプロジェクト計画を完成させておけば、このステップで役に立ちます。 プロジェクトのために構築したフレームワークをもとに、作業を進めるために必要なタスクやマイルストーンを定義します。 スケジュールを作成する際に、すべてのワークフローのステップを並べることに時間をかけたくはありませんが、タイムラインを正確に作成するためには、それぞれのタスクを分離するのに十分な粒度が必要となります。
2. プロジェクトのタスクとマイルストーンの順序
プロジェクトを完成させるために必要なタスクやマイルストーンを決定したら、それらを正しい順序で実行する必要があります。 特定のタスクは、前のタスクの完了に依存している場合があります。 このステップで依存関係が説明されないと、他のチームメンバーが自分のタスクを完了するのを待たなければならず、タイムラインに影響を与えます。 たとえ依存関係がなくても、チームメンバーは特定のタスクをいつ達成することが求められているのかを知る必要があります。
3. クリティカルパスの定義
クリティカルパスとは、スケジュール全体を遅らせないために、時間通りに完了させなければならない最長のタスクの並びのことです。 これらのタスクが一つでも遅れれば、それだけプロジェクトの完成が遅れることになります。 クリティカルパスを正確に定義することで、プロジェクトをスケジュール通りに進めるために、どのタスクをいつまでに完了させなければならないかを把握することができます。 クリティカルパスを設定する際には、上記の依存関係を考慮する必要があります。 また、関連するタスクを遂行するチームメンバーとも相談する必要があります。
4. 必要なリソースの割り当て
タスクを完了するために、チームメンバーは特定の機器へのアクセスが必要ですか？ 新入社員を特定のチームに配属することで、与えられた仕事をより早くこなせるようになりますか？ 必要なデータを収集し、プロジェクトのリソース需要と組織のキャパシティの限界を十分に理解した上で、スケジュールが達成できるように調整します。 プロジェクトが始まる前に、リソースのコストとそれを入手するために必要な追加の時間を計算することで、スケジュールを現実に即したものにすることができます。
5. タイムラインの作成
これで、プロジェクトの各部分にしっかりとした日付を入れて、タイムラインを構築する準備が整いました。 タイムラインには、上述のクリティカルパスとシーケンスを反映させ、制約や依存性がある場合はそれに対応する必要があります。 また、週末やチームメンバーの予定された休暇、休日など、勤務可能な時間に影響を与える要因を考慮することも忘れてはなりません。 範囲の変更や生産性の予期せぬ変化などにより、スケジュールは変化することが予想されますが、最初からできる限り正確なスケジュールを作成したいものです。
6. プロジェクトの進捗状況の把握とスケジュールの調整
さて、スケジュールが完成し、プロジェクトが進行しています。 想定外の問題が発生することもあるので、タスクやマイルストーンの進捗状況を把握する必要があります。 スケジュールの調整が必要な場合は、速やかに調整して、すべてを順調に進めてください。 ここで重要なのは、大きな問題に直面してもスケジュールの整合性を保つことができるよう、適切なプロジェクトコントロールを確立することです。
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュール作成の戦略
最も単純なプロジェクト以外は、多くの可動部品や依存するタスクを含んでいるため、それらを考慮し、チームメンバー全員に表示するプロジェクトスケジュールを作成する必要があります。 組織の成功に貢献するプロジェクトスケジュールを作成するためのヒントをご紹介します。
- 関連するステークホルダーを最初から巻き込む。 現場のメンバーの知識を活用することで、ミスコミュニケーションを避け、潜在的な問題を特定し、全員が納得できるタイムラインを作ることができます。
- 過去のデータを参照する。 「習うより慣れろ」です。歴史は繰り返すものです。 過去のプロジェクトのタイムラインをベンチマークとして振り返ります。 プロジェクトのスケジュールを一貫して改善するために、過去のデータから学んでください。
- すべての必須タスク（およびサブタスク）が含まれていることを確認します。 予期せぬタスクは、たとえ小さなものであっても、プロジェクト全体のスコープに影響を与えます。 有効なスケジュールを作成するためには、プロジェクトに必要なすべてのコンポーネントを特定する必要があります。 タイムラインの各タスクを完了するためのプロセスをリストアップする必要はありませんが、大きなタスクを完了するために必要な個別のサブタスクがある場合は、それを考慮します。 可能であれば、テンプレートを使用することで、予防可能な漏れを防ぐことができます。
- 遅延に対応するためのフロートを設ける。 スケジュールに影響を与える可能性の高いリスクと低いリスクを考慮し、これらの潜在的な遅延を考慮するための時間を確保することで、リスクが発生した際にプロジェクトのスケジュールや範囲を大幅に変更する必要がなくなります。 もし、あるタスクのタイムラインに無理があれば、スケジュールに時間を追加する必要があるかもしれません。
- クリティカルパスを明確に定義する。 このステップを適切に行うことで、プロジェクトのタイムラインを完全かつ正確に作成することができます。 クリティカルパスに沿ってタスクを明確に特定し、優先順位をつけ、リソースを確保することで、プロジェクトを成功させる可能性が高くなります。
適切なプロジェクトスケジュール作成ソフトウェアを見つける
プロジェクトスケジュールの作成に着手することに抵抗を感じるのは、誰もが同じです。 大規模で複雑なプロジェクトを遂行する組織は特定のスケジュール作成ツールを活用するためのリソースを持っていますが、小規模なプロジェクトを遂行する組織には不確実性が残ります。
幸いなことに、EcoSysはエンタープライズプロジェクトパフォーマンスプラットフォームであるため、効率性、予測性、管理性を向上させるツールを提供することでプロジェクト スケジューリングのストレスを軽減することができます。 EcoSysは、あらゆる規模のプロジェクトのスケジュールを構築することができ、他のスケジューリングシステムとの強力な統合により、プロジェクトの進捗状況やパフォーマンスを完全に可視化することができます。 また、EcoSysは、スケジュール作成と他の重要なプロジェクトプロセスをネイティブに統合している点も特徴です。 これにより、リソース管理、見積作成・予算策定、進捗管理・予測、コスト管理、リスクマネジメントなど、企業全体でスケジューリング情報を容易に活用できるようになります。