Conteúdos Hexagon para Você

A integração de dados de projetos e a gestão de desempenho de projetos têm sido aliados naturais por muitos anos. Participei de várias implementações de sistemas como usuário, implementador e consultor nos últimos 20 anos, e o único caso de fracasso que consigo lembrar claramente foi aquele em que a integração foi mantida no mínimo.

A necessidade de um sistema integrado para apoiar a gestão e a entrega de portfólios, programas e projetos complexos é inquestionável. Projetos entregues utilizando processos e ferramentas isolados e desconectados têm o dobro de chances de falhar em comparação com aqueles que utilizam sistemas totalmente integrados. Taxas de sucesso mais baixas também são observadas em projetos gerenciados com ferramentas baseadas em planilhas, que são quase impossíveis de padronizar e apresentam ineficiências e erros bem documentados.

O grau em que você pode aproveitar os ganhos de produtividade, a confiança nos dados e a satisfação dos papéis proporcionados pela integração depende da maturidade da integração de uma organização, do valor que ela atribui aos benefícios associados e de quanto está disposta a investir e se comprometer para desenvolver a solução mais eficiente possível.

Uma solução típica de desempenho de projetos empresariais exige integração com sistemas de agendamento de projetos para acompanhar o progresso, atualizar previsões e medir indicadores-chave de desempenho (KPIs). Também inclui integração com sistemas ERP para código de contas, orçamento, custos comprometidos e custos reais. Soluções mais avançadas incluem integrações com outras fontes de informações de progresso, como software de modelagem 3D, ferramentas de engenharia e outros sistemas de gestão de informações e plataformas de BI.

Os Cinco Níveis de Integração de Dados de Projetos

Existem cinco níveis de maturidade de integração, que vão do nível 0 ao 4. Embora menos projetos estejam sendo gerenciados de acordo com as características do Nível 0, ainda há uma quantidade insuficiente de projetos sendo entregues nos níveis 4 ou mesmo em uma combinação dos níveis 3 e 4. É na combinação desses níveis de maturidade (3 e 4) que a maioria das empresas deveria estar almejando alcançar. Então, quais são os cinco níveis?

Manual Data Entry – Entrada Manual de Dados

Manual Export/Import – Exportação/Importação Manual

Automated Data Exchange – Troca de Dados Automatizada

No Code Automated Data Exchange – Troca de Dados Automatizada Sem Código

Native Integration – Integração Nativa

Nível 0 – Entrada Manual de Dados

Embora raramente utilizado em programas e projetos complexos, o uso de entrada manual de dados ainda pode ser encontrado em organizações menores. As vantagens incluem a ausência de desenvolvimento de soluções, custos de implementação e suporte, além da inexistência de necessidade de investimento interno. No entanto, essas vantagens são superadas pela intensidade do trabalho e ineficiências associadas a essa abordagem. Além disso, erros humanos podem ocorrer, levando a custos ainda mais altos e impactos prejudiciais aos negócios.

Nível 1 – Exportação/Importação Manual

O uso de importações de planilhas elimina a necessidade de entrada manual de dados e oferece uma solução econômica, com algum grau de definição e mapeamento de dados. No entanto, esse nível de maturidade precisa, e em muitos casos deve, ser superado. A extração, manipulação e importação de dados ainda dependem fortemente de intervenções humanas, o que pode causar atrasos e erros no processamento. Um elemento-chave ausente é a validação automatizada de dados. Embora o mapeamento de dados possa reduzir erros, o risco de erro humano ainda é significativo.

Nível 2 – Troca de Dados Automatizada

As soluções de ETL (Extract, Transform and Load) têm sido usadas há anos para integração de dados. As vantagens incluem a troca programada e precisa de dados, com mínima intervenção humana e transferência sem erros. Contudo, essas soluções não são baratas. Exigem recursos de design e desenvolvimento, frequentemente caros, por períodos significativos de tempo. Custos contínuos de suporte e manutenção também devem ser considerados, especialmente devido às frequentes modificações ou atualizações nas ferramentas e processos internos das organizações.

Nível 3 – Troca de Dados Automatizada Sem Código

Mudanças em processos e sistemas muitas vezes levam a modificações nas integrações de dados existentes. Alterar, testar e implementar soluções construídas com métodos tradicionais de ETL pode ser difícil, caro e demorado. O uso de uma plataforma de integração, ou middleware, que suporte configuração em vez de codificação para manutenção e atualizações, oferece a flexibilidade e o controle de dados necessários para gerenciar mudanças com rapidez e facilidade. Embora ainda possam existir limitações devido à falta de habilidades de programação e custos relacionados à atualização e manutenção, as eficiências e os benefícios a longo prazo são indiscutíveis.

EcoSys Connect – Plataforma de Integração Sem Código

O EcoSys Connect é um exemplo de plataforma que permite integração sem código, proporcionando uma solução eficiente, flexível e de fácil adaptação às mudanças organizacionais, garantindo economia de tempo e recursos.

Nível 4 – Integração Nativa

A melhor solução para integrar dados e processos é “nenhuma integração” – ou seja, uma solução que gerencie processos como gestão de portfólio, gestão de recursos, financiamento, controle de projetos e gestão de construção dentro da mesma plataforma. Isso oferece benefícios significativos ao eliminar custos, esforços e riscos associados à movimentação de dados, além de proporcionar uma experiência de usuário unificada para todos os envolvidos.

No entanto, encontrar e implementar uma solução capaz de atender aos requisitos de todas as partes interessadas é desafiador e exige uma profundidade e abrangência raramente encontradas. Organizações devem sempre buscar as melhores soluções possíveis, mas isso pode não ser viável se tentarem permanecer dentro de uma única solução.

Qual Nível de Integração de Dados de Projetos é o Melhor?

Então, qual é a solução ideal? Na prática, é impossível – e, em alguns casos, incorreto – gerenciar todas as integrações apenas com integração nativa. A complexidade dos projetos e os processos necessários para gerenciá-los frequentemente exigem o uso de sistemas externos que oferecem capacidades além do que é possível dentro de uma única solução "completa e abrangente". Por isso, muitas organizações adotam metodologias nos níveis de maturidade 3 e 4. Maximizar a integração nativa sempre que possível, mas também aproveitar e integrar outras soluções quando necessário.

Enquanto continuamos a aprimorar nossas capacidades de integração e explorar novas possibilidades com soluções como EcoSys Connect e Live Connectors, estamos ansiosos para oferecer as soluções mais eficientes, flexíveis e econômicas para nossos clientes.

Tradução Quadro:

Enterprise Resource Management – Gestão de Recursos Empresariais

Procurement - Aquisições

Scheduling - Agendamento

Estimating – Estimativas

Engineering, Design and Construction – Engenharia, Design e Construção

Fabrication - Fabricação

Document and Information Management - Gestão de Documentos e Informações

API - API (Interface de Programação de Aplicações)

EcoSys Connect - EcoSys Connect

Portfolio Planning and Control - Planejamento e Controle de Portfólio

Resource Planning and Management - Gestão de Recursos

Fund Management - Gestão de Fundos

Capital Budgeting and Planning - Orçamento e Planejamento de Capital

Document Management - Gestão de Documentos

Estimating and Benchmarking - Estimativas e Benchmarking

Project and Contract Planning - Planejamento de Projetos e Contratos

Budgeting and Forecasting - Orçamentação e Previsão

Cost Control - Controle de Custos

Progress and Performance Management - Gestão de Progresso e Desempenho

Risk, Issue and Change Management - Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças

Project and Contract Administration - Administração de Projetos e Contratos