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O velho ditado "a confiança é fundamental" não é mais tão presente na indústria de projetos. Muitas vezes, organizações focadas em projetos carecem de confiança porque não conseguem obter uma imagem clara e precisa dos dados de projeto e portfólio. Essa falta de confiança muitas vezes pode ser atribuída ao uso de software de terceiros, soluções caseiras e o Microsoft Excel para gerenciar seus grandes projetos de capital. Neste blogpost, vamos focar neste último - o Excel. E porque ele ficou no passado quando falamos de gerenciamento de projetos.

Todos nós já usamos o Excel. É uma ferramenta flexível com a qual qualquer pessoa em um ambiente profissional está familiarizada. É por isso que as organizações focadas em projetos podem acabar usando essa ferramenta para gerenciar seus projetos. Embora o Excel seja útil e necessário para profissionais de todas as indústrias, ele não foi criado especificamente para gerenciamento de projetos. Por causa disso, o Excel carece de processos de trabalho (gerenciamento de documentos, planejamento de recursos, gerenciamento de riscos etc.) que capacitam as ações necessárias para garantir o sucesso do projeto.

Excel Exige a Manutenção Manual e a Compilação de Dados do Projeto

O Excel não automatiza a entrada e saída de dados do projeto. Sendo assim, todos os dados devem ser adicionados e extraídos manualmente da ferramenta. À medida que a quantidade de dados aumenta ao longo da vida útil de um projeto, torna-se impossível manter um ambiente de dados confiável. Erros humanos inevitavelmente afetarão os dados do projeto, tornando-os nulos e sem valor após a análise.

Além disso, o Excel dificulta o processo de planejamento e gerenciamento, pois a compilação manual de dados do projeto para gerar insights cria um trabalho volumoso e de baixo valor para profissionais cujos talentos são mais bem empregados em outros lugares. Como o Excel não fornece painéis embutidos, os dados devem ser compilados e geralmente apresentados fora da ferramenta - deixando oportunidade para que erros humanos ocorram novamente.

Excel Não Fomenta a Transparência

Todos os interessados em um projeto devem ter visibilidade dos dados do projeto. No entanto, quando uma organização escolhe gerenciar seus projetos com o Excel, os interessados devem confiar nos profissionais do projeto para transmitir todas as informações. Ao contrário de soluções específicas e projetadas para gerenciamento de projetos, o Excel não oferece painéis de usuário. Os painéis geralmente podem ser configurados para atender às necessidades de cada interessado, fornecendo uma imagem clara e personalizada dos dados do projeto que mais interessam. Como o Excel não oferece essa capacidade, os interessados muitas vezes são deixados no escuro quanto ao progresso do projeto.

O Excel também não permite que os usuários se aprofundem nos dados do projeto quando surgem dúvidas. Limitados a relatórios com apenas dados de resumo, os profissionais do projeto muitas vezes lutam para identificar as causas dos resultados negativos a tempo de tomar medidas corretivas. Essa falta de visibilidade contribui para atrasos, estouros de custos e mais.

Isso é agravado pelo tempo necessário para compilar os relatórios necessários no Excel. Quando um relatório de custos mensal leva semanas para ser criado, as informações não são oportunas e a ação corretiva sobre os problemas relatados pode ser impossível.

Esses problemas combinados criam pontos cegos que geralmente serão preenchidos com os preconceitos das partes interessadas e dos profissionais. Essa falta de transparência resulta no projeto se descontrolando e o apontamento de dedos entre as partes interessadas segue. Valeu, Excel!

Excel não Estimula a Integração

O Excel é uma ferramenta independente. Ele não se integra bem com muitos outros softwares vitais da indústria de projetos comerciais usados dentro de uma organização. Na verdade, muitas vezes se torna a solução padrão para preencher as lacunas entre soluções quando a verdadeira interoperabilidade não existe.

Sim, os sistemas podem ser programados para exportar e/ou consumir dados de planilhas do Excel, mas isso é uma solução alternativa. Muitas vezes, isso não alivia grande parte dos processos manuais resultantes da falta de funcionalidade necessária em apoio aos principais processos e relatórios de projetos e portfólios.

Isso faz com que os dados do projeto sejam isolados. Quando os dados do projeto são fragmentados dessa forma, a organização não consegue obter uma imagem clara do progresso do projeto. Essa incapacidade de reunir os dados do projeto causa a manutenção manual e a compilação de dados do projeto e a falta de transparência discutida anteriormente.

Excel Não é uma Plataforma Segura

Quando você colabora com várias pessoas ao mesmo tempo, o Excel não fornece uma maneira direta de saber quem está acessando quais arquivos e o que estão fazendo com eles. Isso não só pode ser frustrante porque você não consegue acompanhar facilmente as mudanças, mas também é um risco de segurança.

Você pode comprometer as necessidades de segurança do seu cliente se a pessoa errada revelar acidentalmente informações sensíveis. Sem um sistema de controle de acesso adequado, informações proprietárias ou planos futuros podem cair nas mãos de sua concorrência, colocando você em desvantagem.

Ao contrário do Excel, as soluções ideais de projeto oferecem controles de acesso incorporados para promover um ambiente seguro para os dados do projeto. Como discutido anteriormente neste post, você também pode controlar o que cada usuário pode visualizar e editar, fornecendo-lhes painéis personalizados e permissões de usuário. Desta forma, você pode acompanhar o que cada membro da sua equipe está visualizando e alterando.

Excel Minimiza a Credibilidade

O Excel não suporta a previsibilidade do projeto, conforme definido por previsões precisas e oportunas. Como você pode imaginar, informações entregues lentamente com erros ocultos podem minar sua confiança e a credibilidade de sua organização. Como discutido anteriormente neste post, ao usar o Excel, os profissionais do projeto muitas vezes lutam para identificar as causas dos resultados negativos do projeto a tempo de tomar medidas corretivas.

O Instituto da Indústria da Construção (CII) relatou que, em média, a geração de relatórios de variação de previsão começa aos 65% da duração do projeto. Essas variações muitas vezes deveriam ser conhecidas e relatadas muito antes no projeto. Uma vez que essa diferença entre o custo planejado e o custo esperado é comunicada neste estágio, é tarde demais para mudar. Surpresa! Os custos do projeto parecem ter aumentado inesperadamente.

Mas as partes interessadas e os executivos de projeto odeiam surpresas. Ao usar o Excel, em vez de ser conhecido por entregar projetos dentro do prazo e dentro do orçamento, você começa a ser conhecido por entregar projetos atrasados e acima do orçamento. Por causa disso, você perde negócios e seu resultado sofre.

Trocando o Excel por Enterprise Project Performance

A esperança não está perdida para aqueles que precisam ser resgatados do abismo do Excel! Líderes da indústria de projetos estão se voltando para uma solução de desempenho empresarial em projetos (EPP). Uma solução EPP remedia todos os problemas causados pelo Excel e, ao fazer isso, reinstaura a confiança em toda a organização. Com uma solução EPP, você obtém os benefícios fornecidos por um sistema empresarial que supera as limitações das ferramentas de produtividade de desktop, ao mesmo tempo em que desfruta da facilidade de uso e flexibilidade fornecida pelo Excel. Em resumo, ele traz todo o sistema de gerenciamento do ciclo de vida do projeto para uma plataforma única, confiável e poderosa.

O Excel, embora tenha atributos úteis e poderosos, simplesmente não é construído para servir como solução de gerenciamento de projetos. As deficiências se tornam cada vez mais claras à medida que o tamanho dos projetos que você gerencia cresce. O software EPP, por outro lado, é uma solução específica e projetada que promove a confiança, permitindo que os gerentes de projeto:

• Passem mais tempo em tarefas de alto valor e menos tempo em gerenciamento e compilação de dados,
• Construam um ambiente transparente com painéis personalizados baseados em função para manter as partes interessadas informadas,
• Integrem soluções vitais de terceiros para que todos os dados do projeto sejam armazenados em um único local,
• Mantenham a segurança dos dados do projeto usando seu sistema de controle de acesso incorporado,
• E entreguem consistentemente projetos dentro do prazo e dentro do orçamento para proteger a credibilidade da organização como um todo.

A solução EPP da Hexagon, EcoSys™, oferece capacidades robustas para suportar gerenciamento de portfólio de projetos, gerenciamento de projetos e controles de projetos prontamente. Para ver como o EcoSys pode ajudá-lo a maximizar o desempenho do projeto, solicite uma demonstração hoje.