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Apesar de uma longa história de contratempos e da falta de muitos recursos essenciais, as planilhas continuam vivas como uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Existem opções melhores que oferecem benefícios significativos, especialmente para projetos grandes. No entanto, as organizações precisam entender os motivos pelos quais os funcionários recorrem a uma solução familiar, mesmo que ela seja inadequada para o trabalho.

As origens da planilha

As planilhas computadorizadas foram inventadas em 1978 por Dan Bricklin, um estudante de Harvard e cientista da computação. Segundo relatos, Bricklin teve a ideia enquanto observava seu professor de contabilidade criar uma tabela em um quadro negro e percebeu que um computador poderia lidar com a tarefa muito melhor.

Em 18 de outubro de 1979, essa ideia se materializou no Visicalc, um programa que rapidamente ganhou imensa popularidade e recebeu o título de "killer app" dos computadores. Seis anos depois, a Microsoft introduziu o Excel, agora sinônimo de software de planilha.

Originalmente projetadas para tarefas contábeis, a aplicação das planilhas se diversificou, às vezes levando a consequências não intencionais. Como observou humoristicamente o jornalista Yogi Schultz, "Os engenheiros são líderes mundiais em usar o Excel de maneira errada."

Margem para erro

Ao longo dos anos, erros em planilhas foram implicados em contratempos significativos, desde a perda de US $ 6,2 bilhões do JP Morgan devido a um erro de copiar e colar, até a má divulgação de 16.000 casos de coronavírus durante os primeiros dias da pandemia, e até mesmo na interrupção dos resultados das eleições de partido na Áustria. Embora todos esses problemas muitas vezes derivem de erro humano no manuseio de dados, a estrutura inerente das planilhas pode tornar esses erros fáceis de cometer e difíceis de detectar.

No entanto, com 2 bilhões de usuários em todo o mundo, o atrativo do Excel permanece forte. Uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute para a Hexagon descobriu que uma parte significativa das empresas envolvidas em projetos de engenharia em grande escala, construção ou fabricação de equipamentos importantes ainda depende de planilhas para tarefas como orçamento e previsão.

Mais surpreendentemente, uma grande parcela dos entrevistados admitiu usar planilhas em áreas onde são inadequadas, como ideação, monitoramento de progresso ou gerenciamento de riscos. "42,4% dos entrevistados relataram depender de planilhas para gerenciamento de riscos e mudanças", lamentaram os autores. "Isso não é apenas ineficiente e ineficaz; aumenta os riscos que estão tentando ser controlados."

Em projetos grandes, as limitações das planilhas se tornam evidentes. Elas geralmente não se integram bem com outros softwares, exigindo entrada e extração manual de dados, o que aumenta o risco de erros humanos. Além disso, oferecem capacidades limitadas para colaboração, proteção de acesso e rastreamento de alterações.

Olhando para as alternativas

Melhores alternativas existem, como o software de desempenho de projeto empresarial, projetado especificamente para atender às necessidades de projetos grandes. Essas plataformas fornecem funcionalidades que vão além do escopo das planilhas tradicionais, especialmente em áreas como planejamento, agendamento, controle de qualidade e gerenciamento de riscos. "As planilhas não são mais adequadas para o gerenciamento em nível empresarial hoje, e o foco deve se voltar para soluções integradas em nível empresarial", confirma a pesquisa do Project Management Institute.

No entanto, as empresas rotineiramente descobrem que o desafio não é apenas eliminar as planilhas, que muitas vezes são um sintoma de questões mais profundas.

Mais notavelmente, seu uso persistente muitas vezes decorre de sua familiaridade com os funcionários, mas também da falta de acesso, confiança ou treinamento em ferramentas alternativas. Mais comumente, os funcionários recorrem a planilhas porque acham difícil filtrar dados relevantes ou não confiam nos resultados que encontram e desejam fazer seus próprios cálculos - mesmo correndo o risco de adicionar seus próprios erros.

Nesse sentido, a persistente dependência de planilhas muitas vezes revela lacunas organizacionais. Como comentou o economista Tim Harford sobre o que ele chamou de "a tirania das planilhas", "isso também ilustra perfeitamente as contorções que fazemos como resultado de tratar os dados como uma reflexão tardia, apenas algo para juntar em uma planilha. Isso é uma pena porque a história sugere que informações bem gerenciadas podem ser transformadoras."

*Este artigo foi escrito por James Tauladan, Vice-Presidente de EMIA para Desempenho de Projetos Empresariais da Divisão de Asset Lifecyle Intelligence da Hexagon. Ele foi publicado originalmente no site.