Identificando incertidumbres: Garantiza el Éxito del Proyecto con Gestión de Riesgos y Cambios
No se puede negar que los proyectos son impredecibles. En un artículo destacado del New York Times titulado “Years of Delays, Billions in Overruns: The Dismal History of Big Infrastructure”, el autor Ralph Vartabedian discutió la creciente prevalencia de las incertidumbres monetarias y de programación que afectan a los proyectos actuales en los Estados Unidos. Los sobrecostos de los proyectos de hoy en día no solo cuestan miles, sino millones. Del mismo modo, los retrasos en los cronogramas de los proyectos han pasado de meses a años.
Vartabedian nombra varios proyectos que experimentan los mismos problemas, por ejemplo, la línea de tránsito ferroviario de Honolulu. El objetivo de este proyecto era crear un ferrocarril que transportara pasajeros a 32 kilómetros dese la periferia de Pearl Harbor hacia el corazón de la capital. Se esperaba que el proyecto costara USD 4 mil millones con inicio de funcionamiento en 2019. Sin embargo, debido a preocupaciones ambientales, humanitarias y materiales, el proyecto se aplazó... y se aplazó... y se aplazó otra vez. Ahora se espera que el proyecto finalice en 2031, y su costo actual es de unos sorprendentes USD 11.4 mil millones.
¿Se podría haber evitado esto? Según Joseph Schofer, ingeniero civil de la Northwestern University, “Los contratiempos que resultaron en demoras… son el tipo de desafíos que plagan casi todos los proyectos de infraestructura importantes; el error común es no planificarlos ni presupuestarlos correctamente”.
El artículo continúa planteando una preocupación válida: "A medida que el país se embarca en una ola de gastos nacionales impulsada por un proyecto de ley de infraestructura de $1.2 billones (del gobierno federal)", ¿cómo se pueden minimizar los sobrecostos y los retrasos para asegurar que la suma global se gaste en lo que se necesita: mejorar la infraestructura?
Para garantizar que los USD 1,2 mil millones se aprovechen en mejor manera, el proyecto-industria debe estar bien preparado para lo desconocido. Pero la pregunta es cómo hacerlo cuando proyectos como estos están repletos de complejidad.
La solución: establecer un sistema eficaz de gestión de riesgos y cambios
Bien, tal vez sea más fácil decirlo que hacerlo… pero una gestión eficaz de riesgos y cambios es crucial para que un proyecto siga su curso. La razón se encuentra aquí:
¿Qué es la gestión de riesgos?
Un riesgo es cualquier evento que pueda ocurrir durante el proyecto y que difiera de las suposiciones originales asociadas con el mismo. Los riesgos pueden ser positivos o negativos. La gestión de riesgos te permite anticipar los riesgos del proyecto, planificar contingencias y adaptar los planes del proyecto cuando surgen problemas y oportunidades. Si un riesgo se convierte en realidad, puede tener un impacto importante en el costo, el cronograma y los recursos. Por eso es tan importante identificar los riesgos temprano y tener planes de contingencia en su lugar para contrarrestarlos cuando surjan.
¿Qué es la gestión del cambio?
Cuando un riesgo se convierte en realidad, los planes de contingencia que has creado se implementan dentro de tu proceso de gestión del cambio. La gestión de cambios es el uso efectivo de recursos, procesos y estrategias para cumplir con los objetivos del proyecto a pesar de un cambio. El objetivo de la gestión del cambio es minimizar los impactos negativos de los cambios y maximizar cualquier efecto positivo.
Identificando incertidumbres:
Una vez que estableces procesos efectivos de gestión de riesgos y cambios, queda un problema: no puedes ver el futuro. No hay manera de saber con certeza qué circunstancias surgirán durante la ejecución del proyecto. Entonces, ¿cómo puedes identificar riesgos y prepararte para el cambio si no sabes lo que vendrá? A continuación, se presentan algunos pasos prácticos para asegurarte de estar lo más preparado posible.
Fomentar la comunicación abierta:
La comunicación es clave para mitigar el riesgo. Asegúrese de consultar con las partes interesadas relevantes y aprovechar su experiencia y conocimientos propios.
Utilizar los datos de proyectos anteriores para elegir el buen camino:
Es probable que ya haya realizado un proyecto parecido. Aunque no todos los proyectos son iguales, vale la pena consultar los análisis obtenidos de proyectos anteriores para identificar riesgos comunes. Luego, puedes analizar cómo se han abordado los problemas y los resultados posteriores para decidir si deberías mejorar tus procesos de gestión del cambio.
Consultar los datos en tiempo real de los proyectos actuales:
No hay duda de que los proyectos en los que estás trabajando ahora tienen sus propios desafíos. Por lo tanto, es fácil suponer que algunos de esos desafíos también podrían afectar cualquier nuevo proyecto que emprendas. Por ejemplo, si tus proyectos actuales están sufriendo de inflación de costos, los presupuestos para futuros proyectos deberían tener en cuenta estos costos crecientes.
Una visión completa de los datos del proyecto
Desafortunadamente, muchas organizaciones orientadas a proyectos enfrentan problemas al obtener una visión completa de los datos del proyecto. Dado que el acceso a las tendencias a través de los datos del proyecto es imprescindible para identificar riesgos, la falta de visibilidad puede ser perjudicial, o incluso paralizante. Para combatir el problema, los líderes de la industria están abandonando su red fragmentada de herramientas de gestión de proyectos, y están optando por una sola solución automatizada de desempeño de proyectos empresariales (EPP).
De esta manera, logran un nivel de transparencia totalmente novedoso en toda su cartera de proyectos. Una mentalidad EPP permite a los usuarios obtener un control total de todo el ciclo de vida del proyecto, desde tomar mejores decisiones sobre cuales proyectos llevar a cabo, hasta mejorar su capacidad para identificar riesgos y mitigar cambios. A su vez, experimentan un mayor éxito en los proyectos y maximizan los retornos financieros.