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プロジェクト コスト マネジメント 手順、基本、メリット

組織は、プロジェクトを成功させ、顧客の期待や社内の目標を満たすことを目指しています。 しかし、現場の現実はどうでしょうか。 PMI レポートでは、調査対象となったITプロジェクトの14%が失敗と判断されています。 当初の予算内で終了したプロジェクトは全体の57%に過ぎず、その他のプロジェクトは自分たちが設定した目標を上回っていました。

コスト超過は、企業の利益に影響を与えるだけでなく、今後のプロジェクト遂行にも支障をきたすため、企業にとっては決して良いニュースではありません。 プロジェクトコストマネジメントとは何か、どうすれば効果的なのかを理解することは、組織が軌道修正するために有益です。

この記事では、プロジェクトコストマネジメントとは何か、そのメリットと導入の手順をご紹介します。

プロジェクトコストマネジメントとは何か?

プロジェクトコストマネジメントとは、承認された予算内に支出を収めることを目的に、プロジェクトのライフサイクルを通してコストを見積もり、予算を立て、コントロールするプロセスです。

プロジェクトが成功したと言えるためには

  • 要件と範囲を満たすことが必要です。
  • その実行品質は高い水準にあります
  • スケジュール通りに完成し
  • 予算内で完成させることができました。

したがって、プロジェクトコストマネジメントは、プロジェクトマネジメントの重要な柱の一つであり、製造業、小売業、テクノロジー、建設業など、業種に関わらず関連します。 これは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトコストの現状をベンチマークし、必要に応じて方向性を再調整するための財務ベースラインを作成するのに役立ちます。

なぜプロジェクトコストマネジメントが重要なのか?

コストマネジメントの重要性は容易に理解できます。 簡単な実例を挙げれば、家を建てようと思ったら、まず予算を決めます。 プロジェクトにどれだけの予算をかけられるかがわかったら、次のステップとして、高レベルの予算をサブタスクや小さなラインアイテムのための経費に分割します。

予算によって、どの設計士に依頼するかが決まります。例えば、プロジェクトを最後まで構築して提供するハイエンドの設計士に依頼するか、あるいは、いくつかの要素をサポートし、少ない予算でも対応できる設計士に依頼するか。 何階建ての家にするか? どのような品質の材料を使うべきか?

予算が決まっていないと、これらの質問に答えることができないだけでなく、プロジェクトが進行中になっても、正しい方向に進んでいるかどうかを評価することができません。 大規模な組織では、複数のプロジェクトの同時進行、当初の前提条件の変更、予期せぬコストの追加などにより、この問題の規模はさらに大きくなります。 そこで役立つのが、コストマネジメントです。

効率的なコストマネジメントを行うことで、プロジェクトマネージャーは

  • ステークホルダーとの間で明確な期待値を設定します
  • お客様との間で確立された透明性により範囲からの逸脱を抑制します
  • 進捗状況を把握し、迅速な是正措置に対応します
  • 期待されるマージンを維持し、ROIを向上させ、プロジェクトの損失を回避します
  • 将来のプロジェクトのベンチマークとなるデータを作成し、長期的なコストトレンドを追跡します

プロジェクトコストマネジメントの4つのステップ

コストマネジメントは継続的なプロセスと考えられていますが、その機能を「リソースプランニング」「見積もり」「予算編成」「コントロール」の4つのステップに分けることが有効です。 これらはほぼ連続していますが、プロジェクトの途中でリソースの変更が起こり、予算を調整しなければならないこともあります。 また、コントロールプロセスで観察された差異により、見積もりの修正が必要になることもあります。

この4つのステップを、それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. プロジェクト リソースプランニング

リソースプランニングは、プロジェクトを実行し、完成まで持っていくために必要なリソースを特定するプロセスです。 リソースの例としては、人(従業員や契約社員など)や機器(インフラ、大型建設車両、その他の限られた専用機器など)があります。

リソースプランニングは、実際の作業が始まる前の、プロジェクトの最初の段階で行われます。

プロジェクトマネージャーは、まずWBS(作業分解構成図)を準備する必要があります。 WBSの各サブタスクを見て、このタスクを完成させるためには、何人の人が、どんなスキルを持っている必要があるのか、また、このタスクを完成させるためには、どんな設備や材料が必要なのか、といったことを考えなければなりません。

このようなタスクレベルのアプローチを採用することで、プロジェクトマネージャーはすべてのリソースの正確で完全なインベントリーを作成することが可能になり、それが次のステップであるコストの見積もりのインプットになります。

プロセス中に考慮すべきいくつかのヒントがあります。

  • サブタスクとそれに対応するリソースを決定する前に、過去のスケジュールや工数などの履歴データを考慮します。
  • 特に用いることのできる過去のデータがないプロジェクトでは、SMEやチームメンバーからのフィードバックを受けながら、共同作業を行うことが有効です。
  • リソース要求に対する時間の影響を評価します。 例えば、あるリソースが数ヶ月後にしか利用できず、プロジェクトのスケジュールを引きずってしまうことがあります。 これは、コスト見積もりに影響を与える可能性があります。
  • このステップは計画段階で行われますが、プロジェクトマネージャーは現場の現実を考慮する必要があります。 例えば、ある専門性を持ったリソースの必要性を認識しても、そのようなリソースが組織内にいなければ、契約社員を雇うか、チームをトレーニングしてスピードアップさせることを検討しなければなりません。 これらの現実の変数はすべて、コストマネジメントに影響を与えます。

2. コスト見積もり

コスト見積もりは、プロジェクトの実行に必要なすべてのリソースに関連するコストを定量化するプロセスです。 コスト計算を行うためには、以下の情報が必要です。

  • リソースの要求(前のステップからの出力)
  • 各リソースの価格(例:1時間あたりのスタッフの人件費、ベンダーの雇用コスト、サーバーの調達コスト、単位あたりの材料費など)
  • 各リソースが必要とする期間
  • 前提条件リスト
  • 潜在的なリスク
  • 過去のプロジェクトのコストと業界のベンチマーク(該当する場合)
  • 会社の財務の健全性と報告構造についての洞察

見積もりは、コスト管理のステップの中でも最も難しく、正確さが重要となります。 また、プロジェクトマネージャーは、固定費や変動費、間接費、インフレ、貨幣の時間的価値などの要素を考慮しなければなりません。

見積もりと実際のコストの乖離が大きければ大きいほど、プロジェクトが成功する可能性は低くなります。 しかし、推定モデルには多くの種類があります。 類似したプロジェクトからの過去のコストデータが豊富にある場合は、アナログ式の見積もりが適しています。 パラメトリックモデリングやPERT(プログラムの評価とレビューのテクニック)などの数学的アプローチを好む組織もあります。

また、トップダウン方式とボトムアップ方式のどちらを採用するかという選択もあります。 トップダウンは、過去の原価計算データがある場合に有効です。 この場合、プロジェクトマネージャーは通常、同様のプロジェクトを実行した経験があるため、的確な判断を下すことができます。 ボトムアップは、組織があまり経験を積んでいないプロジェクトに有効です。したがって、タスクレベルでコスト見積もりを算出し、それをトップに巻き上げることに意味があります。

意思決定イネーブラとしてのコスト見積もり

コスト見積もりは計画段階で行われるため、すべてが決まっているわけではないことを覚えておくと便利です。 多くの場合、プロジェクトチームは1つのプロジェクトに対して複数の解決策を考えますが、コスト見積もりはどの方法を取るかを決めるのに役立ちます。 活動基準原価計算、職務原価計算、ライフサイクル原価計算など、この比較分析を行うのに役立つ原価計算の方法論はたくさんあります。

例えば、ライフサイクルコストは、プロジェクトの完全なエンド ツー エンドのライフサイクルを考慮します。 例えば、ITプロジェクトではメンテナンスコストが無視されがちですが、ライフサイクルコストは長期的な視点に立ち、サイクルの終わりまでリソースの使用を考慮します。 同様に、製造業のプロジェクトでは、将来のサービスコストや交換費用を最小限に抑えることが目標となります。

時には、見積もりの過程で、チームがコストを評価して削減することもあります。 例えば、バリューエンジニアリングは、プロジェクトから最適な価値を得ると同時に、コストを削減するための手法です。

3. コスト予算策定

コスト予算策定は、見積もりの一部として捉えることも、独立したプロセスとして捉えることもできます。 予算策定とは、個々のタスクやモジュールなど、プロジェクトの特定の塊に対して、特定の期間にコストを配分するプロセスです。 予算には、突発的なコストに対応するための予備費が含まれています。

例えば、3年間のプロジェクトで見積もられた総費用が200万ドルだったとします。 しかし、予算配分は時間の関数であるため、プロジェクトマネージャーは、とりあえず最初の2四半期だけを考慮することにしました。 完成させるべき作業項目を特定し、この期間、これらの作業項目に、例えば3万5千ドルの予算を割り当てます。 プロジェクトマネージャーは、WBSと前節で説明したいくつかの見積もり方法を使って、この数字を導き出します。

予算化することでコストのベースラインができ、それを基準にしてプロジェクトのコストパフォーマンスを継続的に測定・評価することができます。 予算がなければ、総見積額は抽象的な数字のままで、途中で計測することは難しいでしょう。 プロジェクトのパフォーマンスを評価することで、プロジェクトの将来のフェーズのためにどれだけの予算を確保する必要があるかを評価することができます。

もう一つの理由は、組織は資金調達を将来の予想されるキャッシュフローに依存することが多いため、予算を固める必要があります。 初期の段階では、プロジェクトマネージャーの資金力は限られており、それに合わせて目標を設定しなければなりません。 それは、最初の数ヶ月で家の基礎と1つのフロアを作り、後になってより多くの節約をしながら残りの部分を完成させることに似ています。

4. コストマネジメント

コストマネジメントとは、ベースラインからのコストの差異を測定し、そのギャップを修正するために、割り当てられた予算を増やしたり、作業範囲を縮小したりするなど、適切な行動をとることです。 コストマネジメントはプロジェクトのライフサイクルを通して行われる継続的なプロセスです。 ここでは、測定だけでなく、タイムリーで明確な報告に重点を置いています。

コストベースラインと並んで、コストマネジメントに欠かせないインプットとなるのが、コストマネジメントの計画です。 この計画には、プロジェクトのパフォーマンスをどのように測定するか、逸脱の閾値は何か、閾値を超えた場合にどのようなアクションを取るか、決定権を持つ人や役割のリストなどの詳細が含まれています。

アーンドバリューマネジメント (EVM)は、コストパフォーマンスを測定するための最も一般的なアプローチの一つです。 一例を挙げてみましょう。

1週間後にタスクXの進捗状況を測定したところ、25%完了していたとします。 さて、タスクの予算が達成できているかどうかをどのように評価しますか?

まず、プロジェクトマネージャーは、このタスクの計画値を算出します(計画段階)。 例えば、タスクXの予算が4000ドルで、今週中に50%完了する予定だとします。

タスクXの週ごとの計画値(PV)=4000ドル×0.5=2000ドル

タスクXの週ごとのアーンドバリュー(EV) = 4000ドル * 0.25 = 1000ドル

さて、あなたは作業の実際のコスト(AC)も決定しますが、これには設備費や材料費などの他の変数が含まれます(例えば、800ドル)。

スケジュールのばらつき=EV – PV = 1000ドル – 2000ドル = -1000ドル。

コスト変動=EV-AC=1000ドル-800ドル=200ドル。

スケジュールの差異がマイナスの場合は、タスクが遅れていることを示していますが、コストの差異がプラスの場合は、予算を下回っていることを示しています。

巨大なプロジェクトで何百ものタスクを扱う中で、コスト管理は、意思決定者が状況に迅速に対応するために必要なレベルの透明性を提供することができます。

プロジェクトコストソフトウェア

コストマネジメントは、プロジェクトマネジメントの他の側面と同様に、多くの変数が絡み合った複雑なものです。 プロセス自体が精巧なので、細部にまで気を配り、厳格なアプローチが必要です。 プロジェクトマネジメントソフトウェアを使用することで、このプロセスを大幅に簡素化することができます。

プロジェクトコストマネジメントソフトウェアを使用するメリットは次の通りです。

  • 見積もりや測定時の煩雑な定量分析を自動化することで、人為的なミスを防ぐことができます。
  • 計画、見積、予算、管理の各段階でデータを統合することにより、継続的なモニタリングが可能となり、単発的な介入ではなく、迅速で積極的な対応が可能となります。
  • コストソフトウェアがシナリオ予測やwhat-if分析を用いて代替ソリューションの評価を助けるため、意思決定が容易になります。
  • ダッシュボードやその他のユーザーインターフェースにより明確かつ容易にレポートを作成できます
  • 地理的に異なる場所でのプロジェクトにおける多通貨管理の複雑さを、プロジェクトコストソフトウェアで簡素化します
  • 多くのプロジェクトコストソリューションでは、サードパーティとの統合が可能なため、データをプールして分析できます
  • 複数のプロジェクトにまたがるパフォーマンスデータが得られることで、ベンチマークや標準化が可能になります

コストマネジメントとエンタープライズプロジェクトパフォーマンス

PMIの2018年Pulse of the Profession詳細レポートの中で、回答者の41%が「自分のプロジェクトは非常に複雑だ」と答えています。 アンケート調査参加者の40%が、「プロジェクトの成功をより良くするためのテクノロジーへの投資」を最優先事項としているのも当然のことです。

コストマネジメントは、現在のプロジェクトだけでなく将来のプロジェクトを成功させるための組織の能力と密接に関係しています。 信頼できるコストマネジメントソフトウェアに投資することで、大きな節約につながります。 コストマネジメントの優れたソリューションは、コストを孤立した機能として扱うのではなく、プロジェクトやポートフォリオのパフォーマンスに不可欠なものとして活用し、プロジェクト間でデータを相関させます。

プロジェクトコストマネジメントに関する詳細は、以下のリソースをご覧ください。

製品: EcoSys

ソリューション: プロジェクトポートフォリオマネジメント、 プロジェクトコントロール、プロジェクトマネジメントアーンドバリューマネジメント (EVM)

プロセス領域: コスト管理

ブログ: プロジェクトコントロールの6つのベストプラクティス優れたアーンドバリューマネジメント (EVM)の基礎