산업 시설 프로젝트 계획의 중요성
발행일: 2023년 9월 11일
프로젝트의 계획 단계는 모든 산업에서 매우 긴 여정의 중요한 요소입니다. 계획 단계에서 성공을 평가하는 기준이 설정됩니다. 방향을 제시하고 잠재적인 위험을 설명합니다. 크고 작은 프로젝트가 있는 산업 시설의 경우 계획 단계에서 작은 실수가 나중에 더 크고 비용이 많이 드는 문제를 일으킬 수 있습니다.
계획 단계가 산업 시설에 미치는 영향에 대한 내부자의 관점을 알아보기 위해 15년 이상의 경력을 가진 엔터프라이즈 제품 프로젝트 관리자 무즈타바 쿠레시(Mujtaba Qureshi )와 이야기를 나누었습니다. 엔터프라이즈 제품에서 일하기 전에는셰브런(Chevron)에서 주요 자본 프로젝트를 관리했으며, 특히 프로젝트의 계획 단계를 감독했습니다. 무즈타바는 토목 공학 학사 학위, 엔지니어링 관리 석사 학위, 프로젝트 관리 MBA를 취득한 토목 엔지니어입니다.
무즈타바와의 대화에서 그는 모든 산업 시설 프로젝트의 계획 단계를 개선하기 위한 중요한 인사이트를 공유했습니다:
성공적인 계획 수립에 필요한 전사적인 가시성 확보
"프로젝트 계획 단계는 매우 중요하며 성공의 발판이 됩니다. 하지만, 계획 단계 자체보다 더 중요한 것은 전사적인 가시성을 확보하여 필요한 정보를 제공하는 것입니다. 적절한 계획 없이 미션 크리티컬 데이터에 대한 가시성이 부족한 프로젝트는 결국 나중에 큰 문제를 일으킵니다. 가시성 부족으로 인한 계획 단계의 작은 공백은 실행 단계에서 더 큰 문제를 야기합니다. 비용과 일정 초과 및 기타 부정적인 프로젝트 결과를 초래하여 이해 관계자의 기대에 미치지 못하게 됩니다."라고 무즈타바는 말했습니다.
예를 들어, 몇 년 전 무즈타바는 정유 시설 확장 프로젝트에 참여했습니다. 이 프로젝트에는 몇 가지 문제가 발견되었는데, 모두 계획 단계에서 해결할 수 있는 문제였습니다. 성공적인 계획을 세우는 데 필요한 초기 데이터 정보, 설계, 참조 자료가 없었습니다. 정보에 입각한 의사결정을 위해 필요한 데이터를 제공할 수 없었기 때문에 우리가 수립한 계획은 특정 위험 요소를 고려하지 못했습니다. 이러한 위험이 현실화되었을 때 리소스를 전환하고 개선 노력을 기울일 수 있도록 알려주는 데이터가 없었습니다. 그 결과, 원래 1,600만 달러(217억원)이 들 것으로 예상했던 프로젝트의 비용이 1억 달러(1,357억원)을 넘게 되었습니다. 이러한 문제를 해결하려면 계획 단계에 앞서 모든 프로젝트 관련 데이터에 대한 완전한 가시성을 확보할 것을 권장합니다.
프로젝트의 범위를 초기에 설정하고 경계를 미리 확인
프로젝트 초기 단계에서는 프로젝트의 범위를 개발하는 것이 매우 중요합니다.하지만, 범위를 수정이 필요할 때에는 어떻게 해야 될까요? 이해관계자와 협력하여 새로운 결과와 기대치가 무엇인지에 대해 합의해야 합니다. 그리고, 각 이해관계자로부터 기대치를 명확하게 서면으로 받아 두어야 합니다.
무즈타바는 해당 이해관계자 범주 내에 있는 모든 부서와 그룹은 모든 프로젝트에 대해 서로 다른 요구 사항을 가지고 있다고 말했습니다. 프로젝트 운영 그룹은 안전 그룹과 기대치가 다를 것이고, 안전 그룹의 기대치는 엔지니어링 그룹의 기대치와 다를 것입니다.
"이해관계자가 프로젝트 범위에 대해 합의할 수 없다면, 협력하세요. 모든 이해관계자가 프로젝트의 재정의된 범위에 동의할 때까지 원점으로 돌아가서 논의하세요. 그런 다음 프로젝트를 진행하세요."
계획 단계에서 이 단계를 놓치거나 실행 단계에서 범위 확대가 현실화되었을 때 다시 다루지 않으면 프로젝트를 보류하거나 나중에 일정을 변경해야 할 수 있습니다.
프로젝트 범위를 관리하는 산업 시설에 대한 한 가지 중요한 팁은 경계를 포함하는 것입니다. 범위에 경계를 반드시 언급해야 합니다. 프로젝트의 경계 안에 무엇이 있고 경계 밖에 무엇이 있는지 명확히 해야 합니다. 이러한 관행은 팀이 나중에 발생하는 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다른 이해관계자가 프로젝트에서 해결해야 할 사항을 요청할 때, 그것이 원래 합의된 범위를 벗어난 것이라면 변경 사항이 프로젝트 납기에 어떤 영향을 미칠지에 대해서 대화를 하면 이해하기가 더 쉬워집니다.
더 나은 데이터 기반 의사 결정을 위한 단일 데이터 소스 구축
전통적으로 조직은 프로젝트/자산 관련 데이터를 저장하기 위해 다양한 도구에 의존해 왔습니다. 도구가 너무 다양하기 때문에 사용자는 각 도구에서 데이터를 추출한 다음 과거 또는 현재 성과에 대한 '큰 그림'을 보기 위해 해당 데이터를 수동으로 입력해야 했습니다. 물론 이러한 수동 프로세스는 인적 오류가 발생하기 쉽고 시간이 많이 소요됩니다. 또한 이러한 방식은 데이터를 신뢰할 수 없게 만드는 경우가 많습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 무즈타바는 모든 데이터 원본을 단일 위치로 통합할 수 있는 도구를 사용할 것을 권장합니다. 데이터와 도구도 중요하지만, 산업 시설에서는 데이터에 쉽게 액세스할 수 있는 단일 데이터 환경을 구축하는 것이 중요합니다.
"프로젝트가 실행 단계에서 성공하려면 프로젝트 계획에 정보를 제공할 수 있는 효율적이고 신뢰할 수 있는 데이터가 있어야 합니다."라고 무즈타바는 말했습니다.
데이터가 단일 데이터 원본으로 전달되면 비즈니스 리더는 정확하고 쉽게 액세스할 수 있는 데이터를 사용하여 의사 결정을 내릴 수 있으며, 계획 단계에서 더 나은 선택을 하여 모든 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있습니다.
자동화를 활용하여 이해관계자들은 지속적으로 정보를 제공받고, 더 가치 있는 업무에 집중
효율적이고 신뢰할 수 있는 프로젝트 계획을 수립하려면 자동화된 도구를 활용하는 것이 중요합니다. 자동화를 통해 프로젝트 전문가는 데이터 수집 및 보고와 같은 저부가가치 작업을 자동화 도구에 맡기고 보다 고부가가치 작업에 집중할 수 있습니다. 또한 자동화는 인적 오류의 가능성을 제거하여 데이터의 정확성과 신뢰도를 높이는 데 도움이 됩니다.
보고와 관련하여 무즈타바는 "내부 이해관계자에게만 보고하는 시대는 끝났고, 이제 외부 보고가 너무 많이 필요합니다. 각 이해관계자의 관심사에 맞는 정확한 데이터가 포함된 강력한 보고서를 적시에 제공하려면 자동화가 필수입니다.
무즈타바는 "데이터 수집과 보고서 구성에 업무 전체를 할애하지 않고도 이러한 수준의 실시간 보고를 달성하려면 자동화된 프로젝트 관리 시스템이 필요합니다."라고 했습니다.
그 결과, 이해관계자는 프로젝트 노력과 성과에 대해 더 많은 정보를 얻을 수 있고, 프로젝트 계획자와 관리자는 가장 중요한 일, 즉 프로젝트 성공에 집중할 수 있습니다.
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Mujtaba Qureshi (무즈타바 쿠레시), 제품 관리자, 엔터프라이즈 프로젝트
무즈타바는20년 이상 프로젝트와 프로그램을 관리해 왔습니다. 그는 산업 시설 엔지니어(에너지 프로젝트 설계 및 시운전), 건설 전문가, 수석 프로젝트 보증 엔지니어로 근무한 경험이 있습니다. 그는 엔지니어링&기술 대학교(University of Engineering & Technology)에서 토목 공학 학사 학위와 MBA를, 아칸소 주립 대학교(Arkansas State University)에서 엔지니어링 관리 석사 학위를 취득했습니다.