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Gerenciamento de contratos: Estágios, desafios e benefícios

Contract Management process begins with an agreement

Quando o processo do projeto for iniciado, poucas coisas serão tão importantes quanto os detalhes envolvidos nos contratos relevantes. No setor de construção, muitos contratos são combinados para fornecer parâmetros e detalhes que definem o ritmo do processo inteiro. Uma vez executados, a pontualidade e o acompanhamento de requisitos, solicitações e promessas são uma prioridade importante.

Quando informações não forem inseridas em um sistema padrão gerenciado, os contratos impressos ou digitais podem ficar perdidos na bagunça ou perderem o status de prioridade conforme forem passados de um membro de equipe para outro – uma receita para performance insatisfatória, perguntas não respondidas e reputações manchadas.

O que é o gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contratos é um processo de supervisão intrincado que acompanha contratos desde a pré-concepção até a conclusão, incluindo a execução, seleção de fornecedores, detecção e controle de problemas, rastreamento e processamento. Quando implementados corretamente, os processos de gerenciamento de contratos garantem que orçamentos e capacidades estejam alinhados aos objetivos do projeto.

O melhor gerenciamento de contratos flui suavemente através da organização e integra-se ao gerenciamento e controle de projetos, sempre envolvendo os membros de equipe para aconselhamentos e resultados, e monitorando contratados cuidadosamente quanto a performance e prazos.

Apesar do gerenciamento de contratos ser benéfico em qualquer setor, ele é vital para projetos industriais e de construção. De fato, contratos nesses setores garantem que operações e objetivos financeiros sejam atingidos e riscos sejam reduzidos. É possível gerir supervisão, controle de qualidade e a capacidade de gerenciar muitos profissionais ao mesmo tempo utilizando um programa de gerenciamento de contratos implementado especificamente para esses tipos de projetos.

Os estágios do gerenciamento de contratos

O gerenciamento de contratos não se trata apenas de criar contratos e obter aprovações. Ele inclui uma série de estágios que acompanham o processo inteiro até a conclusão bem-sucedida. Qualquer etapa perdida pode causar atrasos e erros posteriormente. Aqui está um resumo das cinco áreas fundamentais de importância:

  1. Criar: O sistema de gerenciamento de contratos deve ter a capacidade de incorporar procedimentos padronizados com detalhes específicos para os objetivos da organização. Os primeiros passos incluem identificar o tipo de contrato e quem será responsável por cada tarefa. O processo de planejamento deve considerar recursos da empresa, objetivos e os pontos fortes e fracos dos membros de equipe, enquanto desenvolve uma visão geral dos desafios e riscos potenciais.
  2. Negociar: O contrato deve ser redigido de maneira que reflita as necessidades e os valores organizacionais, ajudando a estabelecer confiança entre as duas partes. Quando o contrato inicial for elaborado, a negociação será a próxima etapa óbvia. Cláusulas podem ser discutidas, alteradas ou removidas, como parte do processo de negociação.
  3. Aprovar: Geralmente, aprovações incluem múltiplas assinaturas. Vários gerentes, departamentos e até mesmo contratados podem ter que assinar sobre os detalhes antes de concretizar o acordo.
  4. Finalizar: O processo de assinatura de contratos entre empresas é a etapa final antes de colocar o projeto em andamento. Obter assinaturas de várias partes e entidades rapidamente, até mesmo quando a distância for um fator, é crucial para evitar adiamentos ao processo.
  5. Gerenciar: Quando o projeto for iniciado, mudanças ainda poderão ocorrer. Revisões devem ser gerenciadas cuidadosamente e comunicadas às partes apropriadas. Prazos, auditorias, receitas e despesas devem ser rastreados, completados e compartilhados com o restante da equipe.

Um programa padronizado que é personalizável para as necessidades específicas de uma organização contribui para que contratos corram suavemente. Quando essas cinco áreas são gerenciadas cuidadosamente, as chances de um relacionamento bem sucedido e um acordo concretizado aumentam exponencialmente.

Porque o gerenciamento de contratos é importante?

Um contrato fornece parâmetros para aspectos principais de um projeto, incluindo estratégia de negócios e relacionamentos. Competir no mercado global atual significa que membros de equipe podem estar localizados no mundo todo, adicionando desafios relacionados a fusos horários, necessidades culturais e compreensão.

Contratos incluem prazos de pagamento, negociações, fluxos de trabalho, expectativas de serviço e obrigações de conformidade. O gerenciamento de contratos ajuda a reduzir riscos garantindo a conformidade quando necessário, bem como fornecendo monitoramento e rastreamento para comprová-la. Ele também amplia os resultados comparando preços e reduzindo gastos. A visibilidade em tempo real sobre todos os aspectos de um contrato ao longo do tempo permite que a gerência tome decisões orientadas a dados e correções de curso necessárias antes que seja tarde demais.

Quando um contrato é iniciado, ele deve refletir objetivos, linhas do tempo, orçamentos, recursos, riscos, regulamentações e especificações. Cada fase do processo requer elementos específicos, propósito e gerenciamento para avançar até a próxima etapa.

Técnicos, engenheiros e outros profissionais qualificados devem ser escolhidos cuidadosamente para concluir o contrato e executar o projeto. A tecnologia fornece uma linha ativa conectando todos os aspectos do projeto, ajudando a preencher as lacunas durante revisões, garantir a comunicação com os membros de equipe certos, na hora certa.

Muitas empresas de construção são confrontadas com a reformulação de como processos tais quais produtividade, performance, mão de obra e inventário estão afetando o crescimento e a rentabilidade. Comunicação, rastreamento, gerenciamento de revisões e uma série de outras tarefas podem somar-se a um processo já complicado. Um bom gerenciamento de contratos e a eficiência operacional andam lado a lado.

Desafios do gerenciamento de contratos

Rastrear e gerenciar a miríade de partes móveis de um contrato pode apresentar uma variedade de desafios. No setor de engenharia e construção, projetos são frequentemente grandes e complexos, envolvendo empreendimentos conjuntos, numerosos subcontratados e complicações relacionadas à execução global.

Os processos do gerenciamento de contratos podem apresentar sérios desafios, especialmente quando gerenciados manualmente. Desafios específicos incluem:

  • Execução: Sem o gerenciamento adequado, arquivos são facilmente perdidos e aprovações e assinaturas demoram muito mais do que o necessário.
  • Rastreamento: Pode ser difícil rastrear e auditar contratos uma vez que sejam assinados e passados para outras equipes que podem não compreender os detalhes que devem ser monitorados. Informações de orçamento, e-mails, informações de reuniões importantes e mudanças ficam presas no engarrafamento antes de serem abordadas. Tempo é dinheiro, e atrasos no projeto reduzem a rentabilidade.
  • Revisões: Gerenciar mudanças antes de um contrato ser aprovado e após ter sido executado é igualmente importante. Projetos maiores frequentemente incluem equipes nacionais ou globais e criam obstáculos para prazos e coesão. Atualizações na documentação original podem levar dias ou até mesmo semanas. Além disso, se equipes estiverem trabalhando em versões diferentes, as decisões equivocadas podem ser implementadas. Qualquer um desses cenários podem levar a riscos aumentados, prazos perdidos, erros e até mesmo litígio.
  • Conformidade: Detalhes dispostos no contrato são obrigações não negociáveis. De um ponto de vista legal, podem haver questões regulatórias ou de conformidade que devem ser seguidas à risca. A falha em segui-las pode ter consequências legais e/ou financeiras graves.

Benefícios do gerenciamento de contratos

O gerenciamento de contratos melhora a comunicação, o tempo de resposta, o alinhamento com os objetivos, a transparência e a capacidade de responsabilização. Estas e outras métricas de performance de projetos podem ser rastreadas e melhoradas com um bom gerenciamento de contratos:

  • Eficiência: O gerenciamento de contratos otimiza a aderência ao contrato e pode reduzir custos de negócios. Todos os documentos necessários podem ser encontrados e contabilizados em um único lugar, oferecendo maior transparência para membros de equipe de diferentes departamentos, bem como contratados trabalhando fora do local. A adição da automação torna documentos e mudanças mais acessíveis, o que, por sua vez, reduz o tempo de resposta a mudanças, adições ou desafios. Experiências positivas relacionadas a acordos contratuais podem garantir melhores preços e disponibilidade de matérias-primas, bem como custos de serviço posteriormente.
  • Redução de riscos: Objetivos e metas de negócios importantes são identificadas quando um contrato é redigido. Um bom processo de gerenciamento de contratos define expectativas baseadas nessas prioridades e garante que os compromissos do contrato sejam cumpridos. O benefício serve para todos, atrelando organizações a cláusulas de performance e proporcionando conformidade de fornecedores. Regulamentações estão em um estado de mudança contínua e, manter o controle sobre elas significa supervisão constante para garantir que os seus projetos permaneçam em conformidade. Rastrear ativos, obrigações e cláusulas é essencial para minimizar o risco de perdas financeiras. O elemento de rastreamento fornecido por uma ferramenta de gerenciamento de contratos monitora continuamente a performance e a conformidade em tempo real.
  • Construção de relacionamentos: Uma experiência de contrato positiva cria parceiros de negócios duradouros com fornecedores e subcontratados. Especialmente no setor de construção, encontrar uma boa ajuda é crítico para projetos futuros.
  • Rastreamento e documentação: Ferramentas de gerenciamento de contratos organizam e centralizam documentos e processos, tornando as percepções e análises de negócios mais acessíveis. A geração de relatórios padronizados e o arquivamento de registros resulta em precisão e visibilidade, criando percepções acionáveis. Quando contratos são gerenciados com transparência, é menos provável que projetos sejam interrompidos por causa de um desafio desconhecido ou de problemas de conformidade.

Benefícios do software de gerenciamento de contratos

Desde o desenvolvimento do contrato até a conclusão do projeto, a revisão do ciclo de vida inteiro do projeto é uma escolha clara para maximizar a performance e a receita. O software de gerenciamento de contratos leva o processo um passo adiante, fornecendo automação, uma única fonte da verdade e visualização em tempo real de atividades diárias.

Quando um contrato é aprovado, ele deve ser aceito e assinado por várias partes. Assinaturas ficam complicadas quando é necessário obter mais de uma, potencialmente do país inteiro ou até mesmo do mundo inteiro. O software de gerenciamento de contratos fornece uma ferramenta de assinatura eletrônica que soluciona esse problema entediante, acelerando a execução.

Após a execução do contrato, o gerenciamento eficiente do contrato pode aprimorar significativamente os resultados do projeto. Soluções de software podem transformar os termos do contrato em regras de negócios que garantem conformidade – seja aderindo ao cronograma necessário, aos termos de pagamento, processos de gerenciamento de mudanças ou até mesmo fornecendo visibilidade sobre a performance em andamento para atingir incentivos predeterminados.

Para realmente aproveitar os benefícios, o software de gerenciamento de contratos deve incluir:

  • Planejamento de aquisições: Ferramentas para avaliar e gerenciar clientes e fornecedores potenciais devem ser intuitivas. O software deve oferecer parâmetros para escolher oportunidades que estão alinhadas aos valores e serviços da sua empresa.
  • Gerenciamento de fornecedores e licitações: Contratos individuais sob o contrato principal são igualmente importantes. O software oferece a capacidade de escolher e avaliar fornecedores e contratados com base em qualidades predeterminadas e experiências de trabalho anteriores.
  • Controle de orçamentos e custos: Permanecer dentro de um orçamento predeterminado é essencial em um programa de gerenciamento de contratos. O software adiciona avaliação de valores, progresso, conclusão e previsões para o futuro.
  • Gerenciamento de mudanças: Se as coisas mudarem com o tempo dentro do contrato, revisões devem ser anotadas, aprovadas e compartilhadas com a equipe rapidamente. O software de gerenciamento de contratos também pode calcular efeitos sobre custos e cronogramas.
  • Gerenciamento do progresso no campo: O software de gerenciamento de contratos vai além do contrato, rastreando o que está acontecendo no campo, comunicando mudanças e progressos, e relatando problemas instantaneamente. Esse acesso em tempo real ajuda a equipe a determinar ações alternativas e tomar decisões de maneira proativa.
  • Administração: Comunicação e colaboração são elementos-chave para contratos e projetos bem-sucedidos. Parceiros, clientes e empreiteiras podem permanecer atualizados em relação a todas as documentações e mudanças sobre reuniões, itens de ação, responsabilidades, progresso e status.
  • Conformidade: Uma solução de software de gerenciamento de contratos anota informações importantes e as rastreia ao longo do ciclo de vida do projeto, criando alertas para as pessoas adequadas quando houver suspeita de violação. Uma visão geral em tempo real permite ser proativo antes de um problema chegar a ocorrer.
  • Documentação e rastros de auditoria: O software de gerenciamento de contratos permite que todos os membros da equipe literalmente fiquem atualizados conforme mudanças são realizadas. Orçamentos, linhas do tempo, objetivos, auditorias e outras documentações são todas atualizadas e acessíveis em tempo real. Ter acesso a todos os aspectos das mudanças no projeto conforme elas ocorrem em uma visualização de fonte única significa reações oportunas, resultados positivos, riscos reduzidos e menos complicações que poderiam resultar em prazos perdidos, erros e até mesmo litígio.

Soluções de dados abrem o caminho para melhorias ao contrato geral e à organização do projeto com procedimentos e notificações automatizados. Uma solução que pode efetivamente eliminar problemas proporciona uma vantagem competitiva e melhora a performance geral do projeto.

Uma solução de gerenciamento de contratos deve integrar-se perfeitamente com outros sistemas de gerenciamento de projetos, como o gerenciamento de portfólio de projetos e controles de projeto. Um software que gerencia o ciclo de vida inteiro do seu projeto pode fornecer recursos para todos os membros da equipe, não importam quais são suas funções específicas. O benefício dessa visualização unificada é inestimável para a equipe, o processo e os resultados.

Gerenciamento de contratos e integração do ciclo de vida inteiro do projeto

O gerenciamento de contratos em planejado é apenas uma parte de um método de supervisão bem planejado. Dados do projeto em tempo real são atualizados constantemente em um sistema de ciclo de vida, e devem ser utilizados para mais do que apenas orçamentos e cronogramas. Eles devem ampliar a perspectiva, ajudando a gerenciar mudanças de maneira proativa, tomar melhores decisões e permitir alinhamento estratégico.

A performance de projetos corporativos é uma plataforma que unifica portfólios, controles de projeto e gerenciamento de contratos. A integração nativa desses processos em um sistema de fácil utilização aprimora a seleção de projetos estratégicos e impulsiona cada processo até sua conclusão bem-sucedida. Ela fornece parâmetros mensuráveis e acionáveis que melhoram a previsibilidade, a eficiência e o controle dos seus projetos.

Acesse esses recursos adicionais para obter mais informações sobre gerenciamento de contratos ao longo do ciclo de vida do projeto e do portfólio:

Soluções EcoSys: Gerenciamento de portfólio de projetoscontroles de projeto e gerenciamento de projetos