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Controles de proyectos: Elementos clave, beneficios y desafíos

A pesar de los mejores esfuerzos e intenciones, muchas organizaciones descubren que los proyectos a gran escala no cumplen sus objetivos por varias razones: sesgo de optimismo, errores de estimación manual, datos históricos insuficientes, variación del alcance y muchos otros factores.

Cuando se trata de proyectos de capital a gran escala, el 98% de los proyectos incurren en sobrecostos o retrasos. En promedio, los aumentos de costos se estiman en el 80% del valor original y los tiempos de entrega suelen retrasarse 20 meses o más.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un proyecto costoso y con demoras y uno que se entrega a tiempo y dentro del presupuesto? En muchos casos, la respuesta son buenos controles de proyectos.

¿Qué son los controles de proyectos?

Los controles del proyecto son procesos para recopilar y analizar datos del proyecto para mantener los costos y los programas al día. Las funciones de los controles de proyectos incluyen iniciar, planificar, monitorear y controlar, comunicar y cerrar los costos y el programa del proyecto. En última instancia, los controles de proyectos son procesos iterativos para medir el estado del proyecto, pronosticar los resultados probables en función de esas mediciones y luego mejorar el desempeño del proyecto si esos resultados proyectados son inaceptables.

Las actividades generales de los controles del proyecto pueden incluir:

  • Alinear proyectos con las metas y objetivos de la cartera/organización
  • Desarrollar una estructura de desglose del trabajo (WBS)
  • Colaborar en los programas iniciales del proyecto
  • Desarrollar un plan de gestión de riesgos
  • Elaboración del presupuesto y previsión de proyectos
  • Seguimiento de los costos del proyecto
  • Comentarios e informes
  • Optimización de las estrategias del proyecto para permitir mejores resultados en el futuro

Si bien un proyecto puede incluir muchos parámetros, como la calidad, el alcance, etc., la disciplina de los controles del proyecto se enfoca en los factores de costo y programa, monitoreando continuamente cualquier riesgo para ellos.

Jerárquicamente, los controles del proyecto se anidan bajo la gestión del proyecto. Un controlador de proyecto podría estar reportando a un gerente de proyecto sobre un proyecto específico o una cartera completa de proyectos. Los controles del proyecto son parte integral de la gestión exitosa del proyecto, ya que alerta a las partes interesadas del proyecto sobre posibles áreas problemáticas y les permite corregir el rumbo, si es necesario.

Para que los controles del proyecto tengan éxito, no se pueden aplicar de forma inconsistente o al vacío. Más bien, las actividades de control del proyecto deben ejecutarse a lo largo del ciclo de vida completo del proyecto, desde la fase de inicio hasta el cierre, para monitorear y controlar los diversos factores que impactan el costo y el programa.

Entrelazar los controles del proyecto con el resto de la gestión del proyecto proporciona información oportuna que permite a las partes interesadas del proyecto tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.

Procesos que definen los controles del proyecto

Los puntos fuertes de los controles de proyectos residen en su enfoque centrado en los datos y en su atención al detalle. Un director de proyecto no solo quiere saber si hay un sobrecosto, también desea saber las causas fundamentales, los números precisos y cómo se puede solucionar. Aquí es donde una solución de control de proyectos totalmente integrada puede ayudar con la eficiencia para obtener respuestas rápidamente y visibilidad del desempeño, esto puede reducir los costos del proyecto.

Profundicemos en los procesos que definen los controles de proyecto.

Planificación de proyectos

La planificación es uno de los pasos importantes en los que los controladores y los gerentes de proyecto trabajan juntos. Ya sea que se trate de crear planes de proyecto, programas, estructuras de desglose del trabajo o estimaciones de costos, la planificación brinda a todos una línea de base con la cual trabajar durante todo el proyecto.

Elaboración del presupuesto

La integración del proceso para la elaboración del presupuesto en las actividades del proyecto es esencial para calcular los costos con precisión y comprender cuándo y por qué ocurren las variaciones. Al programar los presupuestos por fases y refinar los números, hay un modelo transparente disponible para los altos directivos y los miembros del equipo para que sirva como punto de referencia a lo largo del proyecto y comprendan los flujos de caja de vital importancia.

Gestión de riesgos

Los controles de proyectos proporcionan un enfoque meticuloso para gestionar el riesgo. Al identificar de manera preventiva los riesgos, monitorearlos continuamente y desarrollar planes de contingencia para abordar y mitigar los problemas, es posible reducir el impacto en el presupuesto y el programa. También ayuda a prevenir que se produzcan algunos riesgos en el futuro.

Gestión del cambio

Cuando un proyecto se desvía de sus estimaciones originales, suele no ser por un solo factor, sino al efecto acumulativo de varios factores que tienden a pasar desapercibidos. Por eso la gestión del cambio es fundamental. Al darle seguimiento a los cambios y comprender su impacto, mientras se sigue un proceso claro de evaluación, aprobación y rendición de cuentas, los proyectos pueden permanecer en su trayectoria trazada.

Previsión

Al aumentar la precisión de las estimaciones completas, los controladores y gerentes de proyectos pueden obtener mucha más información sobre los factores actuales de los costos y los excesos de programación. La buena medición del progreso es un insumo fundamental para el proceso de previsión.  Sirve como comparación con los costos reales y comprometidos que permiten a los controladores del proyecto extrapolar un pronóstico utilizando una combinación de métodos y fórmulas de previsión estándar. Las actualizaciones periódicas y oportunas ayudan al controlador del proyecto ya que permiten una respuesta más rápida y acciones correctivas cuando un proyecto comienza a desviarse.

Gestión de desempeño

Definir y usar indicadores clave de desempeño (KPI) para monitorear el estado del proyecto y pronosticar tendencias es crucial para tomar acciones correctivas. Las organizaciones que utilizan información de desempeño para administrar proyectos, como los cálculos utilizados en la gestión del valor ganado, logran una tasa de éxito del 68%, en comparación con una tasa de éxito del 7% para los proyectos que no aprovechan estos datos.

Administración de proyectos

Este proceso implica el establecimiento de procesos y sistemas que pueden ayudar a los miembros del equipo a comunicarse y colaborar entre sí. El objetivo es realizar un seguimiento de las actualizaciones de estado, capturar las actas de las reuniones y las lecciones aprendidas, y administrar los flujos de trabajo sin problemas para que los equipos puedan concentrarse en la ejecución real en lugar de en las tareas rutinarias.

Controles del proyecto versus gerente de proyecto

La superposición de funciones entre estas dos disciplinas en ocasiones puede dificultar la diferencia entre ellas. Muchas organizaciones asignan la función de controlador de proyecto a uno de los gerentes de proyecto, lo que hace que esto sea aún más confuso. Sin embargo, es importante discernir las diferencias entre estos dos para poder apreciar plenamente el papel de los controles del proyecto.

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una función holística que implica la gestión de personas, procesos y entregables en un proyecto a través de varias subfunciones. Se centra en la calidad y el alcance, además del costo y el programa.

El objetivo de la gestión de proyectos es más exhaustivo en el sentido de que tiene como objetivo completar con éxito un proyecto con los recursos disponibles.

Controles de proyectos

Los controles del proyecto son una subfunción y se enfocan en solo dos parámetros: costo y programa. La gestión de personas y el control de calidad, por ejemplo, no entran dentro del ámbito de los controles del proyecto.

El objetivo principal de los controles del proyecto es minimizar la variación en los costos y el programa de lo que se planeó originalmente.

Los controles actúan como un arnés de seguridad para la gestión de proyectos. En ocasiones, los gerentes de proyecto pueden concentrarse casi exclusivamente en la entrega, lo que deja menos espacio para examinar los costos, la desviación del plan del proyecto y otras variables involucradas. Los controles de proyecto involucran una verificación de la realidad necesaria para los gerentes de proyecto, brindando una visión más basada en datos de cómo los recursos y objetivos del proyecto evolucionan a lo largo del tiempo.

En esencia, los controles del proyecto son parte de una función de monitoreo que analiza escenarios y brinda recomendaciones. Un controlador de proyecto informa sobre el costo y el programa y asesora al equipo del proyecto sobre posibles problemas. La ejecución real de estas recomendaciones no la realiza el controlador, sino los gerentes de proyecto.

Aunque los controles son una subfunción de la gestión de proyectos, los controladores de proyectos interactúan con más que solo los gerentes de proyectos a los que informan.

Algunos miembros del equipo con los que interactúan los controladores son:

  • Gerente de proyecto
  • Equipo de financiamiento
  • Vendedores
  • Gerente de construcción
  • Líder del equipo de adquisiciones
  • Líder del equipo técnico

Importancia de los controles del proyectos

En una encuesta de 2018, el 88% de los encuestados dijeron que perciben que los controles del proyecto son importantes o críticos para el éxito de los proyectos empresariales.

El informe también confirma la correlación entre los controles de proyectos y el éxito: aquellos que percibían los controles como «críticos» tenían el doble de probabilidades de cumplir con todos los objetivos del proyecto. Aquellos que percibían los controles del proyecto como «nada importantes» tenían 3 veces más probabilidades de fallar.

Estos resultados enfatizan la importancia de los controles, especialmente considerando el número de desviaciones importantes de las estimaciones iniciales del proyecto en el pasado.

En un análisis de PwC de proyectos de capital, ¡seis plantas nucleares observaron un sobrecosto promedio del 157%! En otro caso, un proyecto de refinería finalmente sobrepasó su presupuesto de $4000 millones iniciales a $12 000 millones.

Los profesionales de proyectos saben que, ya sea un proyecto de construcción a gran escala o el lanzamiento de un nuevo sitio web para una pequeña empresa, siempre habrá demoras inesperadas, costos adicionales o circunstancias inesperadas. Pero sin los controles del proyecto para anticipar y resolver estos problemas, los costos y las demoras pueden convertirse en enormes gastos y afectar otras áreas del negocio.

Beneficios de los controles de proyecto

En los megaproyectos, las diversas partes móviles pueden dificultar la alineación con los planes iniciales. Sin embargo, un monitoreo, un análisis y una regulación estrictos pueden mantener esto bajo control. Los proyectos de todos los tamaños, no solo los grandes, experimentan importantes beneficios cuando los controles se ejecutan correctamente.

A continuación se presentan algunos de los beneficios clave de los controles de proyectos:

  • Reducción de los costos del proyecto gracias a la capacidad de tomar decisiones oportunas utilizando KPI
  • Mayor previsibilidad del proyecto para el costo y la fecha de finalización
  • Mayor visibilidad de la salud financiera del proyecto en todas las etapas.
  • Capacidad para mitigar el arrastre del alcance del proyecto
  • Datos de evaluación comparativa significativos para proyectos futuros a través de proyectos bien estructurados
  • Aumento de los márgenes al trabajar en un entorno de precio fijo
  • Mejor reputación para gestionar y controlar adecuadamente los proyectos.
  • Ventaja competitiva sobre organizaciones con capacidades de gestión de proyectos menos desarrolladas
  • Mayor satisfacción laboral para los miembros del equipo del proyecto

Informes que todo equipo de control de proyectos debería tener

Es muy frecuente que los controles del proyecto se perciban como «análisis administrativos en oficina», sin una comprensión clara de cómo se relacionan directamente con el desempeño del proyecto y el ROI.. Esto dificulta que los equipos de proyectos capten la atención de la gerencia.

Sin embargo, cuando las recomendaciones están respaldadas por hechos y datos procesables, es más probable que los equipos las adopten. Por eso es esencial crear informes inteligentes, automatizados y regulares en el proceso.

Aquí hay algunos informes que ayudan a socializar los conceptos de controles de proyecto con los equipos del proyecto y permiten que todos se alineen en el mejor camino a seguir:

1. Informe de costos

Una de las herramientas de comunicación más utilizadas, un informe de estado debe incluir todas las métricas relacionadas con los costos del proyecto. Los ejemplos de métricas de costo incluyen el presupuesto real consumido hasta el momento, los gastos comprometidos, como los contratos firmados con los proveedores para el trabajo que todavía no termina, y las proporciones del trabajo real ante lo planificado en una fecha determinada. Un elemento básico del informe de costos del controlador del proyecto es la curva en S, que rastrea visualmente los gastos totales hasta la fecha.

Los informes de costos se pueden compartir en una variedad de formatos y frecuencias: algunos equipos prefieren un estilo scrum diario, algunos tienen sus propias plantillas personalizadas que se envían semanalmente y algunos las compactan en paneles de control en tiempo real. Si bien se ha demostrado que la frecuencia de los informes mejora el desempeño del proyecto, todas las partes interesadas deben tener claro cómo acceder al informe y cómo utilizar la información proporcionada.

2. Registro de la gestión del cambio

La variación del alcance es un desafío común para la mayoría de los gerentes de proyectos. Un registro de gestión de cambios realiza un seguimiento del cambio en el alcance desde la declaración inicial del trabajo o la estimación. Identifica cuánto podría ser el costo adicional a incurrir en el proyecto y cuánto puede retrasarse el proyecto debido a la adición en el alcance.

Esta información ayuda a los equipos del proyecto a prepararse para el impacto y comunicar ese impacto a los clientes, ya sean internos o externos. En ocasiones, esos clientes pueden estar dispuestos a reducir sus solicitudes cuando comprenden las implicaciones. También proporciona una formalidad para hacer que todas las partes revisen y aprueben los cambios.

3. Registro de riesgos

Un registro de riesgos es un documento que gestiona los riesgos y registra el dinero de contingencia relacionado con los riesgos conocidos.

Funciona como un registro RAID (riesgo, acción, problemas, decisiones) y se crea al comienzo de un proyecto, documentando riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. A medida que avanza un proyecto, los factores de riesgo pueden cambiar y estos cambios se registran en el registro de riesgos.

En equipos grandes, un registro de riesgos proporciona visibilidad a todos sobre las áreas de mayor inquietud. Brinda claridad a las partes interesadas al abordar escenarios hipotéticos y correlacionar estos escenarios con su cociente de riesgo. También crea más predictibilidad en los proyectos, ya que los miembros del equipo pueden revisar las ocurrencias pasadas de estos cambios o riesgos para anticipar cómo pueden afectar este proyecto.

Desafíos dentro de los controles del proyecto

A pesar del creciente reconocimiento de los controles como disciplina, las preguntas para las organizaciones son: ¿Qué tan bien se implementa en la organización? ¿Está dando los resultados esperados? ¿Son consistentes estos resultados?

Cuando los proyectos fracasan, muchas organizaciones culpan a la eficacia de los controles de sus proyectos. Sin embargo, este es el momento de evaluar si los procesos de control se han implementado adecuadamente. Veamos algunos desafíos y obstáculos que enfrentan los equipos de proyecto al implementar los controles de manera adecuada:

  1. Falta de compromiso y apoyo de la alta dirección: Este es uno de los principales desafíos. Control no significa simplemente seguimiento; si bien el seguimiento es pasivo, el control se refiere a la toma activa de decisiones basadas en análisis e informes. Por lo tanto, esto no se puede lograr sin la autoridad suficiente que proporciona el equipo de liderazgo. En ausencia de autonomía y apoyo, los controladores no pueden lograr sus objetivos. Muchos equipos de control de proyectos tienden a carecer de personal o no cuentan con el respaldo suficiente para invertir en las herramientas adecuadas.
  2. La percepción como una función más de costos: Como los controles no se destacan a menos que las cosas salgan mal, pueden percibirse como un gasto general. Sin embargo, esto no es cierto. Un estudio sobre este tema realizado por IPA Global indica que, si bien los costos de la función de control del proyecto oscilan entre el 0.5% y el 3% del proyecto, la mejora de costos de sus mejores prácticas puede variar entre el 6% y el 20%. Las organizaciones pueden resolver este problema de percepción capacitando a los equipos de proyecto y a los ejecutivos sobre el potencial retorno de la inversión de los controles.
  3. Dinámica de confrontación: Las funciones como los controles y la auditoría suelen tener un enfoque sospechoso para las personas que se centran en la entrega y los tiempos de entrega. Al crear asociaciones en vez de un enfoque de enfrentamiento, esto se puede superar. También es importante que las organizaciones integren la función con otras áreas de la gestión de proyectos. Un controlador de proyecto no es alguien que visita una vez cada pocas semanas o meses con malas noticias. Es mejor integrar esta función de forma armoniosa en el ciclo de vida del proyecto.
  4. Procesos manuales y desactualizados: Incluso cuando hay suficiente apoyo de la gerencia y conciencia en los equipos sobre la importancia de los controles, la implementación real puede no estar a la altura de los difíciles desafíos de los proyectos. Muchas organizaciones todavía utilizan procesos manuales con engorrosas hojas de cálculo para intentar hacer seguimientos y gestionar matrices de riesgo y solicitudes de cambio. Los sistemas manuales tienden a permanecer aislados y generan datos distintos en lugar de conocimientos holísticos. Tampoco brindan la visibilidad requerida en el panorama general.

El poder del software de control de proyectos

Los controles de proyecto abarcan múltiples procesos e interactúan con múltiples funciones para garantizar el éxito del proyecto. Requieren una atención constante a los detalles a lo largo de la duración de los proyectos, algunos incluso pueden durar años.

En el pasado, pudo haber sido aceptable utilizar métodos manuales para monitorear y evaluar las métricas del proyecto. Pero en estos días, es fundamental utilizar informes automatizados y pronósticos basados en algoritmos para aprovechar los mejores datos disponibles del proyecto. Los controles de proyecto son demasiado importantes para el éxito de los grandes proyectos, y el éxito de la organización en general, para desaparecer los procesos manuales y los errores del camino.

Un enfoque moderno de los controles de proyectos requiere un software de control de proyectos estratégicos. Una solución sólida como el software Enterprise Project Performance de EcoSys ofrece herramientas para la elaboración de presupuestos, la gestión de riesgos, la planificación, la administración, la previsión y más para mantener sus proyectos a tiempo y en el objetivo, y ofrecer un mayor valor comercial en toda su organización.

Visite estos recursos adicionales para obtener más información sobre los controles de proyecto:

Soluciones EcoSys: Gestión de carteras de proyectos, Controles del proyecto y gerente de proyecto