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Wenn bei einem Konstruktionsprojekt Millionenbeträge auf dem Spiel stehen, hat die Vermeidung kostspieliger Fehler oberste Priorität. Da Sie an strenge zeitliche und finanzielle Vorgaben gebunden sind, müssen Sie jedes Detail und jede Unwägbarkeit berücksichtigen.

Das Konstruktionsprojektmanagement hilft Ihnen dabei, ganz gleich, ob Sie Öl- und Gasraffinerien errichten, Kraftwerke bauen oder an einer hochmodernen Infrastruktur arbeiten. Von der Planung und dem Entwurf über das Ressourcenmanagement bis hin zur Budgetzuweisung hilft Ihnen das Konstruktionsprojektmanagement, den gesamten Bauprozess effizient und planmäßig zu gestalten.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie noch heute mit dem Konstruktionsmanagement beginnen können.

Was ist Konstruktionsprojektmanagement?

Das Konstruktionsprojektmanagement umfasst die Leitung und Organisation jedes Teils des Projektlebenszyklus, von der Idee bis zur Fertigstellung. Es handelt sich dabei um eine ganzheitliche Praxis mit dem Ziel, Projekte fristgerecht und unter Einhaltung des Budgets abzuschließen. Das Management von Konstruktionsprojekten ist eine komplexe Disziplin, bei der viele wichtige Aspekte berücksichtigt werden müssen, darunter Kostenkontrolle, Zeitplanung, Beschaffung und Risikobewertung. Projektmanager arbeiten mit allen an einem Bauprojekt beteiligten Teammitgliedern zusammen, von Architekten über Eigentümer bis hin zu Konstruktionsunternehmern.

Wer ist für das Konstruktionsprojektmanagement verantwortlich?

Am Konstruktionsprojektmanagement sind Teammitglieder beteiligt, von Finanzplanern und Führungskräften bis hin zu Konstruktionsunternehmern, Ingenieuren, Mitarbeitern vor Ort und anderen. Keiner ist jedoch so wichtig für den Prozess wie der Projektmanager. Die Rolle des Projektmanagers kann von einem Auftragnehmer, einem Eigentümer, der Projekte intern abwickelt, oder sogar von einem spezialisierten Konstruktionsleiter übernommen werden.

Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, dafür zu sorgen, dass der gesamte Konstruktionsprozess reibungslos und nach Plan verläuft. Er ist verantwortlich für die Einhaltung eines straffen Zeitplans, die Einhaltung des Budgets, die Zuweisung von Ressourcen, die Vermeidung einer Ausweitung des Projektumfangs und die Gewährleistung der Qualität. Er bewertet Risiken in Echtzeit und hält die Beteiligten auf dem Laufenden. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Optimierung der Kommunikation ermöglicht der Projektmanager effiziente Prozesse, die sonst nicht möglich wären.

Was sind die fünf Phasen von Konstruktionsprojekten?

Um ein Konstruktionsprojekt erfolgreich zu managen, muss man die fünf Hauptphasen des Projekts verstehen.

1. Planung und Entwicklung

Die Entscheidung, ob ein Projekt durchgeführt werden soll, ist der erste und wichtigste Teil des Konstruktionsprozesses. Der Abbruch von Projekten nach ihrem Beginn ist kostspielig, und je weiter sie fortschreiten, desto größer werden die potenziellen Verluste. Machbarkeitsstudien, Kapitalbudgetierung, Pro-Contra-Listen und umfangreiche Beiträge von Beteiligten sind die Grundpfeiler dieser Phase. Anhand dieser und anderer Praktiken können Sie wichtige Fragen zum Projekt beantworten:

• Wird es einen positiven ROI erbringen?
• Sind die damit verbundenen Risiken überschaubar?
• Passt es in das Portfolio Ihres Unternehmens?

Um diese und andere relevante Fragen zu beantworten, nutzen Sie eine Kombination aus Erkenntnissen aus einer soliden Datenanalyse und dem Feedback der wichtigsten Beteiligten in Ihrem Team. Die Analyse bietet den Entscheidungsträgern eine objektive Perspektive auf das vorgeschlagene Projekt, während ein umfassender Kommentar der Teammitglieder dazu beitragen kann, potenzielle Probleme zu erkennen, die andernfalls unbemerkt bleiben würden.

2. Entwurf

Wenn Sie sich für ein Projekt entschieden haben, ist es an der Zeit, die kreativen Energien zu entfachen. In der Entwurfsphase wird alles entwickelt, vom Grundkonzept des Projekts bis hin zu detaillierten Entwürfen, die das endgültige Design zeigen. Ihr Entwurf wird sich von den ersten Skizzen bis zu den fertigen Zeichnungen und Spezifikationen entwickeln, aber jede Version sollte den Anforderungen des Projekts entsprechen und gleichzeitig den Zeitplan und die Kosten unter Kontrolle halten.

Sobald der Entwurf fertiggestellt und genehmigt ist, ist es an der Zeit, zur Konstruktionsvorbereitungsphase überzugehen.

3. Konstruktionsvorbereitung

Die Konstruktionsvorbereitung umfasst die Erstellung eines Plans, der Sie durch den Konstruktionsprozess führt. Es geht darum, einen Plan für das Projekt zu erstellen, aus dem hervorgeht, was alle Beteiligten zu tun haben, wann sie es tun müssen, wie sie es durchführen sollen und was es kosten wird. Wenn sich alle Beteiligten an den Plan halten und ihre Aufgaben perfekt erfüllen, wird das Projekt pünktlich, ordnungsgemäß und innerhalb des Budgets fertiggestellt.

Die Konstruktionsvorbereitung umfasst eine Vielzahl von entscheidenden Aufgaben. Hier sind ein paar der wichtigsten:

• Definieren und Zuweisen von Ressourcen.
• Minibudgets aufstellen.
• Erstellen von Zeitleisten und Fristen.
• Verteilen von Aufgaben.
• Erstellen Sie Arbeits- und Betriebspläne mithilfe von Projektstrukturplänen (PSP), Organisationsstrukturplänen (OBS) und anderen Instrumenten.

Risikobewertung und Notfallplanung sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Bauvorbereitung. Während eines Konstruktionsprojekts laufen die Dinge selten wie geplant — oft aufgrund von Faktoren, die sich Ihrer Kontrolle entziehen —, so dass Projektmanager und Beteiligte sich darauf vorbereiten müssen, dass Dinge schief gehen können. Je proaktiver Sie sind, desto weniger Zeit, Geld und Ressourcen werden Sie verlieren, wenn Sie versuchen, wieder auf den richtigen Kurs zu kommen, wenn es zu Problemen kommt.

4. Beschaffung

Beschaffung umfasst die Suche, den Einkauf und den Transport der Materialien und Dienstleistungen, die Sie für die Durchführung eines Projekts benötigen. Beschaffungs- und Lieferkettenmanager sollten bereits in der Planungsphase ihren Beitrag leisten, um unerwartete Kostenüberschreitungen in dieser Phase auf ein Minimum zu beschränken. Dennoch ist eine gewisse Volatilität unvermeidlich, da die Preise Marktschwankungen unterworfen sind. Sie sollten dieses Risiko so weit wie möglich durch eine solide Planung vor der Konstruktion einkalkulieren.

Die Beschaffung von Materialien von lokalen, regionalen oder globalen Märkten hat Vor- und Nachteile. Die Beschaffung vor Ort kann weniger Zeit in Anspruch nehmen, ist aber möglicherweise teurer, während bei weniger teuren Materialien, die über große Entfernungen versandt werden, Verzögerungen und Unterbrechungen der Lieferkette häufiger vorkommen können. Stellen Sie gründliche Nachforschungen an, damit Sie die richtigen Optionen auswählen können, um die Budgetanforderungen zu erfüllen und den Zeitplan einzuhalten.

Eine weitere wichtige Entscheidung ist die Wahl des Zeitpunkts für die Durchführung der Beschaffung. Anstatt die Beschaffung vor Beginn des Konstruktionsprojekts abzuschließen, können Sie die benötigten Ressourcen während des Projektfortschritts beschaffen, um den sich entwickelnden Anforderungen gerecht zu werden. Diese Strategie bietet zwar zusätzliche Flexibilität, senkt die Lagerkosten und schont die Liquidität, birgt aber das Risiko von Lieferverzögerungen oder Engpässen, die das gesamte Projekt verzögern können. Außerdem sind Sie dadurch potenziellen Preiserhöhungen ausgesetzt. Für welche Vorgehensweise Sie sich auch immer entscheiden, versuchen Sie, die Bestellungen auf Ihren Konstruktionsplan abzustimmen, und halten Sie Ausweichmöglichkeiten bereit, um Ihr Budget und Ihren Zeitplan bei veränderten Umständen einzuhalten.

5. Bau

Sie haben Ihren Plan erstellt, jeder weiß, welche Aufgaben er hat, und Sie verfügen über die notwendigen Ressourcen, um anfangen zu können. Jetzt kann mit der Konstruktion begonnen werden. All Ihre Vorbereitung und Planung zahlt sich in dieser Phase aus und trägt dazu bei, dass der Konstruktionsprozess reibungslos abläuft und erfolgreich abgeschlossen wird. Auch die gründlichste Planung kann natürlich nicht jede Schwierigkeit vorhersehen, daher ist eine regelmäßige Überwachung und Bewertung der Fortschritte in dieser Phase unerlässlich, um auf Kurs zu bleiben.

Wenn Sie aufgrund neuer Umstände oder Ziele Anpassungen vornehmen müssen, kommt das Change Management ins Spiel. Die Projektmanager müssen die erforderlichen Anpassungen vornehmen und dabei die Parameter des Projektplans einhalten. Suchen Sie nach einer Change Management Lösung, die Sie bei der Analyse der Auswirkungen von Änderungen und der Minimierung ihrer Folgen für das Projekt unterstützt.

4 Kernprozesse des Konstruktionsprojektmanagements

Nachdem Sie nun die wichtigsten Phasen eines Konstruktionsprojekts kennen, wollen wir uns ansehen, wie die Konstruktionsbetreuung dazu passt. Diese Konstruktionsbetreuungsprozesse sind der Schlüssel für einen reibungslosen Projektablauf von Anfang bis Ende.

1. Ideenfindung und Recherche

Die Ideenfindung ist Teil des Front-End Loading (FEL), des Planungs- und Entwurfsabschnitts des Projektlebenszyklus. Dabei wird jedes Detail eines Projekts von den Beteiligten daraufhin geprüft, ob es mit dem aktuellen und künftigen Projektportfolio Ihres Unternehmens in Einklang steht. Das vorgeschlagene Projekt muss im Hinblick auf den ROI, die geltenden Vorschriften, die Integration mit bestehenden Projekten, das Risiko und andere Faktoren sinnvoll sein.

Während dieses Prozesses werden die Ideen durch rigorose Forschung und datengestützte Analysen zu Projektvorschlägen verfeinert. Kapitalbudgetierung, Machbarkeitsstudien, Brainstorming und finanzielle Aufschlüsselung sind nur einige der Praktiken, die in dieser Phase zum Tragen kommen. Holen Sie während der Prüfung des Projekts aktiv Beiträge von möglichst vielen Teammitgliedern ein, um sicherzustellen, dass das Projekt umfassend mit dem Portfolio Ihrer Organisation übereinstimmt.

Eines der Hauptziele der Ideenfindung besteht darin, eine stetige Abfolge hochwertiger Projekte zu gewährleisten und gleichzeitig das Risiko auf einem überschaubaren Niveau zu halten. Ein Projekt, das das Potenzial für einen beträchtlichen ROI hat, aber mit großen Risiken verbunden ist, passt möglicherweise nicht in ein Portfolio sicherer, stabiler Investitionen. Selbst wenn dies der Fall ist, erfordert es während des gesamten Projektlebenszyklus mehr Aufmerksamkeit und Wartung.

2. Das Projekt definieren und planen

Sobald Sie sich für ein Projekt entschieden haben, ist es an der Zeit, die Details auszuarbeiten, um zu verhindern, dass sich der Projektumfang vergrößert, und um Ihr Team bei Projektbeginn auf Kurs zu halten. Zu den wichtigen Details, die in dieser Phase angesprochen werden sollten, gehören der Umfang des Projekts, eine realistische Zeitleiste, die erforderlichen Ressourcen, ein angemessenes und genaues Budget sowie die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs). Die Einholung von Feedback von möglichst vielen relevanten Teammitgliedern sollte auch in dieser Phase eine Priorität sein, ebenso wie die Bestimmung des für das Projekt erforderlichen Personals.

3. Rollen festlegen

Da an einem Konstruktionsprojekt viele Parteien beteiligt sind, müssen Sie die Rolle der einzelnen Parteien klar definieren. Dadurch werden die Zuständigkeiten aller Beteiligten geklärt, Sie können die Teammitglieder zur Verantwortung ziehen und Verwirrung und Verzögerungen vermeiden. Wenn alle Teammitglieder ihre Rolle im Projekt kennen und wissen, wie sie ihre Aufgaben zu erfüllen haben, gibt es keine Redundanzen mehr und die Aufgaben schlüpfen nicht durch das Netz.

4. Fertigstellung und Ausführung der Konstruktionspläne

Bevor die eigentlichen Konstruktionsarbeiten beginnen, sollten sich die Projektmanager mit den entsprechenden Beteiligten treffen, um den Plan zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten über dieselben Informationen verfügen und sich einig sind. Es ist zwar gut möglich, dass Sie im Laufe des Projekts mit unerwarteten Schwierigkeiten und Änderungen konfrontiert werden, doch wenn Sie vor Baubeginn keine ausdrückliche Zustimmung einholen, ist es so gut wie sicher, dass Sie im Laufe des Projekts zusätzlichen Herausforderungen gegenüberstehen.

Sobald der Bau beginnt, müssen die Projektmanager alles tun, um den Prozess koordiniert und effizient zu gestalten. Das bedeutet, dass sie den Fortschritt rigoros messen und nachverfolgen müssen. Relevante und umfassende, in Echtzeit aktualisierte Leistungskennzahlen — über die rund 56 % der Projektmanager nicht verfügen — bieten einen unschätzbaren Einblick in die Leistung und den Status des Projekts. Die Auswahl der richtigen KPIs ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine Möglichkeit bieten, das Projekt auf einen Blick effizient zu überwachen und zu erkennen, ob es aus dem Ruder läuft. Anhand von Daten zum aktuellen Stand des Budgets, der Beschaffung und anderer wichtiger Projektaspekte können Sie die nötigen Erkenntnisse gewinnen, um die Kosten zu kontrollieren und die Termine einzuhalten.

Umgang mit Herausforderungen im Konstruktionsprojektmanagement

Das Management von Konstruktionsprojekten ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Hier finden Sie einige der häufigsten und einige Tipps, wie Sie sie meistern können.

Kommunikation und Dokumentenmanagement

Es ist nicht einfach, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten eines Bauprojekts aufrechtzuerhalten. Noch schwieriger kann es sein, alle Projektdokumente in einem zugänglichen, genauen Repository zu speichern. Aber die Risiken, die mit einer schlechten Kommunikation und Dokumentenmanagement einhergehen, sind zu groß, um sie zu ignorieren.

Von Change Orders bis hin zu laufenden Beschaffungsvorgängen – ein Kommunikationsfehler, der nur einen einzigen wichtigen Prozess verzögert, kann das gesamte Projekt zum Stillstand bringen, zu Kostenüberschreitungen führen oder Konflikte zwischen den Parteien verursachen. Vermeiden Sie die Herausforderungen, die mit dem Versuch verbunden sind, die Kommunikation über E-Mail, Chat, Telefon und andere Kanäle zu verwalten – mit einer Softwarelösung, die Informationen und Kommunikation in einer einzigen Plattform zentralisiert.

Neben der Erleichterung der häufigen Kommunikation sind Projektmanager auch für das Dokumentenmanagement verantwortlich. Auftragnehmer, Versicherungsgesellschaften, Eigentümer und andere Parteien benötigen eine einzige Quelle der Wahrheit, auf die sie sich verlassen können. Sie können mit dem Aufbau eines erfolgreichen Dokumentenmanagementprozesses beginnen, indem Sie das aktuelle Dokumentenmanagementsystem Ihres Unternehmens untersuchen, vorhandene Dokumente zentralisieren, Prozesse standardisieren und die Vorteile einer Dokumentenmanagementlösung mit den von Ihnen benötigten Funktionen nutzen.

Kalkulation

Die Komplexität und Bedeutung der Kalkulation von Kosten, erforderlichen Ressourcen und Zeitrahmen im Bauwesen kann nicht genug betont werden. Selbst ein kleiner Fehler bei der Kalkulation kann angesichts der engen Gewinnspannen im Baugewerbe zu einem Verlust bei einem Projekt führen. Eine erhebliche Fehlerspanne bei der Kostenkalkulation eines Großprojekts, z. B. beim Bau eines Kraftwerks, könnte sogar dazu führen, dass das Projekt auf halbem Weg gestoppt wird, obwohl bereits nicht unerhebliche Kosten entstanden sind. Preisschwankungen, Währungsverfall, Materialknappheit und andere Faktoren machen Kalkulationen zu einer ungenauen Wissenschaft. Es gibt jedoch Prognosetools, die Ihnen helfen, all diese Variablen zu berücksichtigen und Ihre Kalkulationen so genau wie möglich zu machen.

Datensilos

Wenn Daten dezentralisiert und schwer zugänglich sind, kommt es häufig zu Missverständnissen, und Projekte verlaufen selten nach Plan. Datensilos können die Kostenkontrolle, den Zeitplan des Projekts, die Risikobewertung und vieles mehr beeinträchtigen. Wenn Ihr Auftragnehmer auf Informationen wartet, die bereits verfügbar sind, oder beschließt, das Projekt ohne diese durchzuführen, müssen Sie entweder mit Verzögerungen rechnen oder die Daumen drücken und auf das Beste hoffen.

Um Datensilos aufzubrechen, sollten Sie eine Datenmanagementlösung einsetzen, die die Zentralisierung und Integration relevanter Informationen erleichtert. Die besten Tools verbinden alle Ihre Systeme miteinander und ermöglichen Ihrem Team einen schnellen Zugriff auf die Daten, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Mangel an Echtzeitdaten für Risikobewertung und Change Management

Es bringt nichts, Daten im gesamten Team gemeinsam zu nutzen, wenn die Informationen veraltet sind. Konstruktionsprojekte sind naturgemäß fortlaufende Arbeiten. Daher benötigen Sie Echtzeitdaten, um über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und sich mit auftretenden Herausforderungen auseinanderzusetzen. Auch hier ist die richtige Softwarelösung die Antwort. Die Plattform, für die Sie sich entscheiden, sollte Ihnen mit aktuellen Dashboards und Berichten das Zurechtfinden in den Daten erleichtern und gleichzeitig die Tools bereitstellen, die Sie benötigen, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und die Auswirkungen Ihrer Entscheidungen zu erkennen.

Vereinfachen Sie das Konstruktionsprojektmanagement

Projektmanagement im Konstruktionswesen sorgt dafür, dass die Teams aufeinander abgestimmt sind, und führt zum Erfolg. Wenn Sie jedoch versuchen, alle oben beschriebenen Projektmanagementpraktiken selbst anzuwenden, führt dies nur zu Frustration. Sie brauchen die richtige Software, um die Vorteile eines effektiven Projektmanagements so schnell wie möglich zu nutzen.

Mit Lösungen für das Konstruktionsprojektmanagement können Sie Ihre Foecasts verbessern, Informationen zentralisieren, die Effizienz steigern und die Kosten niedrig halten. EcoSys bietet eine erstklassige Lösung für die Projektabwicklung in Unternehmen, die Ihnen dabei hilft, dies und vieles mehr zu erreichen. Es entlastet Sie durch eine einfach zu bedienende Plattform, die Risiken mindert, Fehler eliminiert und die Kommunikation erleichtert. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie EcoSys Ihr nächstes Konstruktionsprojekt zu einem Erfolg machen kann, kontaktieren Sie uns noch heute.