Projektvorhersagbarkeit
Bei der Vorhersagbarkeit von Projekten geht es darum, das Ergebnis eines Projekts so früh vorherzusagen, dass es möglich ist, Problembereiche zu erkennen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und das Projekt auf Kurs zu halten.
Bei einem Projektportfolio kann das Konzept der Vorhersagbarkeit auf die gesamte Projektreihe ausgeweitet werden. In diesem Zusammenhang geht es bei der Vorhersagbarkeit von Projekten um die Verbesserung der Konsistenz und die Minimierung von Überraschungen bei einer großen Anzahl von Projekten.
Wenn Branchenführer den Projekterfolg über das gesamte Projektportfolio hinweg bestimmen wollen, konzentrieren sie sich in der Regel auf die Ergebnisabweichung. Die Abweichung ist jedoch kein zuverlässiger Vorhersagewert, da sie nur die Differenz zwischen den tatsächlichen und den geplanten Kosten und Terminen angibt. (Tatsächlich ist die Abweichung sogar bei kleineren Prozentsätzen akzeptabel.)
Stattdessen konzentriert sich die Vorhersagbarkeit von Projekten auf die Aktualität der Informationen in einem Projektzyklus — wenn wahrscheinliche Änderungen des Ergebnisses erkannt werden.
In der Ingenieur- und Baubranche wird beispielsweise geschätzt, dass 98 % der Großprojekte das Budget um mehr als 30 % überschreiten. Wie viel davon könnte vermieden werden, wenn die Überschreitungen früher erkannt und schnell behoben würden?
Warum ist die Vorhersagbarkeit von Projekten so wichtig?
Der Aufbau von Prozessen und Systemen, die die Vorhersagbarkeit von Projekten verbessern, ist in vielerlei Hinsicht entscheidend für den Erfolg einer Organisation.
Rechtzeitige Forecasts geben genügend Zeit für Kurskorrekturen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Ziele erreicht werden und verringern die Ergebnisabweichung. Die Reaktion auf einen besorgniserregenden Forecast könnte darin bestehen, einige Anforderungen herunterzuschrauben, bestehende Geschäftsfälle zu ändern oder das Projekt sogar zu verwerfen. Je früher die Führungskräfte jedoch die Möglichkeit haben, diese schwierigen Entscheidungen zu treffen, desto besser für das Unternehmen — dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, einer höheren Kapitalrendite (ROCE) und eingesparten Opportunitätskosten führen.
Ein weiterer Grund, warum die Projektvorhersehbarkeit wichtig ist, ist die Glaubwürdigkeit des Unternehmens. Chronische Verzögerungen und Kostenüberschreitungen können sich negativ auf die Wahrnehmung des Unternehmens auswirken. Vor allem für Auftragnehmer gilt: Je schlechter der Ruf, desto schwieriger wird es, zukünftige Projekte zu gewinnen. Wenn die Probleme über einen längeren Zeitraum andauern, kann dies sogar den Unternehmenswert mindern und zum Untergang eines Unternehmens führen.
Vorhersagbarkeit stellt sicher, dass Unternehmen für ihre hervorragende Ausführung bekannt sind — und nicht für das Beseitigen dringender Notfälle.
Die Säulen der Projektvorhersagbarkeit
Um Projektvorhersagbarkeit zu erreichen, ist eine solide Grundlage an Best Practices erforderlich. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der langfristiges Engagement erfordert, von der obersten Führungsebene bis hin zu allen Mitarbeitern in der gesamten Kette. Außerdem müssen Anreize geschaffen und eine Kultur der datenbetriebenen Entscheidungsfindung geschaffen werden.
Hier sind die fünf Bausteine der Projektvorhersagbarkeit:
1. Portfoliomanagement
Ziel des Projektportfoliomanagements (PPM) ist es, die optimale Kombination von Projekten zu ermitteln, die dem Unternehmen den größtmöglichen strategischen Nutzen bringen können.
Um das richtige Portfolio zu ermitteln, werden die Projekte gründlich geprüft und nach ihrem potenziellen Beitrag zu den Unternehmenszielen bewertet und eingestuft. Es ist auch hilfreich, die Projekte mit früheren Indikatoren zu vergleichen, um erste Metriken für die Projektleistung zu erhalten.
Die Analyse der Ressourcenverfügbarkeit ist ein entscheidender Teil dieser Säule, da es notwendig ist, die Ressourcenkapazität zu verstehen und sie mit dem Bedarf des Portfolios zu vergleichen. Auf diese Weise lässt sich abschätzen, ob während der Ausführung Hindernisse drohen. Falls die Ressourcen nicht wie erwartet verfügbar sind, können die Unternehmen entsprechend planen. Sie können z. B. neue Mitarbeiter einstellen, Ressourcen aus anderen Projekten umschichten, mehr Budget für den Kauf neuer Ausrüstung einplanen usw.
2. Projekt- und Vertragsmanagement
Wenn wir von den Portfolios weiter nach unten gehen, kommen wir zum Projekt- und Vertragsmanagement. Im Zusammenhang mit der Vorhersehbarkeit liegt der Schwerpunkt hier auf der Integration von Change- und Risikofunktionen mit der übrigen Projektplattform. Diese Säule ist die Berücksichtigung der sich ändernden Dynamik in Projekten und einer Verschiebung der Annahmen, die zu Beginn bei der Entscheidung über das Portfolio bestanden. Auf diese Änderungen muss schnell reagiert werden, um die Auswirkungen auf laufende Projekte so gering wie möglich zu halten.
Durch die Berücksichtigung von Änderungen, Risiken und Problemen als Teil einer ganzheitlichen Technologieplattform können Sie die Auswirkungen auf die Projektleistung und -forecasts automatisch bewerten und somit zum frühestmöglichen Zeitpunkt darauf reagieren. Es bietet auch die Möglichkeit, Live-Projektdaten mit Vorhersagemetriken zu verbinden.
3. Projekt- und Vertragsmanagement
Ziel dieser Säule ist es, durch die Integration von End-to-End-Projektfunktionen, einschließlich Buchhaltung, Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Beschaffung und Budgetierung, strengere Kontrollen durchzusetzen. Anstatt fragmentierte Insellösungen für jede dieser Funktionen zu verwenden, sorgt eine konsolidierte Lösung (eine Plattform, ein Login, eine Datenbank) dafür, dass die Daten von den verschiedenen Projektabteilungen gemeinsam genutzt werden und die Transparenz insgesamt erhöht wird.
Die Verwendung einer nativen, automatisierten Integration stellt sicher, dass die Projektmanager nahezu in Echtzeit Warnmeldungen und Datenanalysen erhalten, die zeitnah Korrekturmaßnahmen einleiten können. Darüber hinaus sorgt sie für Transparenz und fördert eine Kultur, die die Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien und das Aufspüren der Ursachen von Trends unterstützt.
4. Performancemanagement
Um ein zuverlässiges Vorhersagemodell zu erstellen, müssen Sie monolithische Just-in-time-Forecastmethoden zugunsten von Methoden vermeiden, die die Forecasts während der Projektdurchführung regelmäßig anpassen.
Um dies zu erreichen, ist es wichtig, vertrauenswürdige Fortschrittsdaten aus internen und externen Quellen in Echtzeit zu sammeln, sie zusammenzuführen und sie den tatsächlichen Auswirkungen auf Kosten- und Zeitplanüberschreitungen zuzuordnen. Dieser Prozess der Fortschrittsmessung mit mehreren Methoden ermöglicht die Zuordnung der richtigen Fortschrittsquelle zu den einzelnen Projektleistungen.
Ein weiterer Aspekt des Leistungsmanagements ist die Bereitstellung von Metriken zum richtigen Zeitpunkt: bevor es zu spät ist, um zu reagieren. Der Einsatz von visuellen Tools, wie z. B. Dashboards, kann dabei helfen, die Informationen laufend mit den relevanten Beteiligten zu teilen.
5. Messung der Vorhersagbarkeit
Um die Vorhersagbarkeit genau messen zu können, müssen die Projekte Metriken verwenden, die Transparenz über die prognostizierten Zeitabläufe ermöglichen. Das Construction Industry Institute (CII) empfiehlt zwei Vorhersageindizes: Normalized Cost Timeliness (NCT) and Cost Predictability (CP = NCT * % Cost Deviation). Während NCT die Aktualität der Vorhersage misst, ist CP ein Indikator für die Genauigkeit der Vorhersagen, indem die Größe der Abweichungen berücksichtigt wird.
Wenn Sie einen Bubblechart erstellen, in dem Sie NCT und CP gegenüberstellen, sollten Sie sich am unteren Ende des Quadranten mit einem niedrigen NCT (was auf einen geringeren Zeitaufwand für die Vorhersage hinweist) und einem niedrigen CP (geringere Abweichung von der Vorhersage) befinden. Diese Diagramme geben einen klaren Eindruck davon, wie vergangene und aktuelle Projekte miteinander verglichen werden.
Bei der Messung der Vorhersagbarkeit geht es auch darum, din Forecast mit Anreizen zu verbinden. Dies kann direkte Anreize (z. B. Projektboni, die an eine frühzeitige, genaue Berichterstattung geknüpft sind) und indirekte Anreize (z. B. die Verknüpfung von Kompetenz und Integrität einer Person mit hoher Vorhersagbarkeit) umfassen. So umstritten sie auch sein mögen, Anreize für die Vorhersagbarkeit von Projekten dienen in der Regel als wichtiger Regulator für menschliches Verhalten und Vorurteile, die zu den Hauptursachen für Projektüberschreitungen gehören.
Best Practices für die Vorhersagbarkeit von Projekten
Obwohl die Vorhersagbarkeit ein intuitives Konzept ist, kann die Umsetzung in der Praxis eine große Aufgabe sein, wenn Unternehmen Hunderte oder Tausende von Projekten gleichzeitig durchführen. Außerdem spielen hier mehrere Faktoren eine Rolle, wie z. B. die Abhängigkeit von Ressourcen, das Engagement des Kunden, die Anforderungen und das Budget. Jeder dieser Faktoren kann sich ändern, was den gesamten Prozess der Vorhersagbarkeit noch komplexer macht.
Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Ihnen helfen, die Herausforderung der Vorhersagbarkeit zu meistern:
Festlegung der fünf Säulen der Vorhersagbarkeit
Ein wesentlicher Teil dieses Prozesses besteht darin, alle fünf Säulen — Portfoliomanagement, Projekt- und Vertragsmanagement, Projekt- und Vertragscontrolling, Leistungsmanagement und Messung der Vorhersagbarkeit — effektiv funktionieren zu lassen. Da dies die grundlegenden Bausteine sind, die die Vorhersagbarkeit ermöglichen, ist es wichtig, sie richtig einzusetzen und Daten aus diesen Säulen in den gesamten Projektlebenszyklus zu integrieren.
Fördern Sie eine Kultur der Transparenz
Das Erreichen von Vorhersagbarkeit ist eng mit dem Faktor Mensch verbunden, der nicht nur die Projektmitarbeiter, sondern auch die Organisationskultur und ein Belohnungssystem rund um Projekte umfasst.
Beispielsweise wird bei den meisten Projekten die termingerechte Erledigung von Aufgaben und die Einhaltung des Budgets belohnt. Wenn also ein Teammitglied ein Problem feststellt, nachdem das Projekt zu 20 % fortgeschritten ist, hat es keinen Anreiz, es zu diesem Zeitpunkt zu melden. Der Optimismus setzt ein, und er glaubt, dass er das Projekt irgendwie pünktlich abschließen kann. In Wirklichkeit verschlimmert sich die Situation, und das Problem wird erst gemeldet, wenn das Projekt zu 70 % abgeschlossen ist und es zu spät für Korrekturmaßnahmen ist. Eine verspätete Meldung hat auch potenziell negative Auswirkungen, wie Schuldzuweisungen, Mikromanagement und vielleicht sogar eine toxische Teamkultur.
Daher ist es wichtig, dass die Anreize mit Ihrem Ansatz zur Vorhersagbarkeit von Projekten übereinstimmen. Wenn das Ziel darin besteht, potenzielle Probleme früher zu erkennen, sollten Sie Anreize für eine frühzeitige Offenlegung schaffen und diese Erwartung in Meetings und persönlichen Gesprächen während der gesamten Projektlaufzeit bekräftigen.
Nutzung von Vorhersageindizes
Die Analyse von Ergebnisabweichungen allein reicht nicht aus, um die Vorhersagbarkeit von Projekten zu verbessern. Als Alternative hat das CII den Vorhersagbarkeitsindex eingeführt. Dieser Index misst die Fähigkeit eines Projektteams zur Vorhersage von Kosten und Terminen, indem drei Kernkompetenzen bewertet werden:
- Rechtzeitigkeit der Forecasts
- Genauigkeit der Forecasts
- Abweichungen bei der Fertigstellung
Die Berechnung dieser Metriken hilft Unternehmen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie gut ihre Projekte auf der Vorhersagbarkeitsskala abschneiden, was indirekt Aufschluss darüber gibt, wie gut Projekte ohne Überschreitungen durchgeführt werden.
Nutzung von Technologie als Wegbereiter
Technologie kann als transformatives Medium für die Vorhersagbarkeit von Projekten dienen. Sie muss jedoch mit anderen Faktoren, wie Menschen und Prozessen, kombiniert werden.
Laut KPMG besteht das fehlende Glied in der Transformation der Leistung projektorientierter Organisationen in der Integration von Menschen, Steuerung und Technologie. Diese Integration kann für den Erfolg von Projekten einen großen Unterschied machen.
Der Einsatz einer unternehmensweiten Projektleistungsplattform kann dazu beitragen, die Vorhersagbarkeit von Projektportfolios und des Unternehmens insgesamt zu verbessern. Denken Sie zum Beispiel an eine Plattform, die alle Daten aus den fünf Säulen enthält und im Hintergrund automatisch Vorhersageindizes berechnet, mehrere Forecastingmethoden anwendet und Problembereiche kennzeichnet, die einer weiteren Untersuchung bedürfen.
Unternehmen können in hohem Maße von einer Lösung profitieren, die als zentrale Projektdatendrehscheibe fungiert, Daten aus Tausenden von internen und branchenweiten Projekten über Jahre hinweg sammelt und diese Daten zur Verbesserung der Projektvorhersagbarkeit nutzt.
Benchmarking von Vorhersagedaten
Das Benchmarking von Projektinformationen mit einem breiteren Datenpool ist sehr wichtig, um Probleme zu erkennen und die Alarmsignale früher auszulösen. Es ist auch eine nützliche Methode zur Messung und zum Vergleich mit anderen Projekten, Regionen, Geschäftsbereichen usw.
Benchmarking ist jedoch nicht einfach zu implementieren, da es sich bei verschiedenen Projekten nicht immer um einen angemessenen Vergleich handelt. Die meisten Unternehmen verfügen weder über ausreichende Daten noch über das entsprechende Fachwissen, und die Teams zögern oft, Daten auszutauschen.
An dieser Stelle können Projektleistungsplattformen für Unternehmen nützlich sein. Sie bieten eine optimierte Methode zur unternehmensübergreifenden Erfassung vorhersagebezogener Metriken und sind in der Lage, große Datenmengen zu konsolidieren und zu analysieren. Sie bieten auch die Möglichkeit, die Daten für externe Faktoren zu normalisieren, z. B. für gesetzliche Änderungen und unvorhersehbare Risikoereignisse.
Häufige Herausforderungen für die Projektvorhersagbarkeit
Es gibt mehrere Gründe für eine geringe Vorhersagbarkeit von Projekten. Zunächst können wir sie in zwei Gruppen einteilen: menschliches Verhalten und systembedingte Einflüsse.
Menschliches Verhalten
In seinem Bericht über die Verbesserung der Projektergebnisse und der Vorhersagbarkeit hat das CII menschliches Verhalten als den größten Faktor identifiziert, der zu Projektüberschreitungen beiträgt, und zwar noch vor den üblichen Verdächtigen: Planung, Entwicklung des Projektumfangs und Fragen des Projektmanagements.
Ein Beispiel dafür, wie sich menschliches Verhalten negativ auf Projekte auswirken kann, ist der Optimismus, d. h. die Einstellung von Menschen, die glauben, dass Projektüberschreitungen irgendwie zu gegebener Zeit wieder aufgeholt werden können.
Eine weitere Dimension des menschlichen Verhaltens ist die unzureichende Aufmerksamkeit für Details. Dies kann sich darin äußern, dass nicht genügend Ressourcen zugewiesen werden, dass das Change- und Risikomanagement unzureichend ist oder dass der Fokus auf Prozesse und Projektcontrolling nachlässig ist. Je größer die Projekte werden, desto unmöglicher kann es werden, solche Fehler zu beheben oder zu kontrollieren.
Systemische Gestaltung
Die mangelnde Bereitschaft, schlechte Nachrichten zu überbringen, hängt mit der geringen Transparenz und Rechenschaftspflicht in Organisationen zusammen. Das wirft die Frage auf, ob grundlegende Berichterstattungssysteme vorhanden sind und ob Organisationen über die richtigen Prozesse und Systeme verfügen, um inmitten des Chaos eine einzige Version der Wahrheit zu erfassen.
Eine weitere häufige Herausforderung ist der geringe organisatorische Reifegrad. Ein geringer Reifegrad kann bedeuten, dass ein einfaches und unkompliziertes Konzept für die Projektplanung, die Kalkulation und das Risikomanagement verwendet wird, ohne die Komplexität des Umfelds zu berücksichtigen. Oder die Verwendung von isolierten Systemen und Prozessen in verschiedenen Projekten, die es den Mitarbeitern sehr schwer machen, Metriken übergreifend zu vergleichen, was dann zu unzureichenden Daten führt, um sinnvolle Entscheidungen zu treffen.
Viele systembedingte Probleme lassen sich auf das Fehlen einer unternehmensweiten Plattform für die Projektleistung zurückführen, die über die nötigen Tools verfügt, um Daten zu konsolidieren und frühere Leistungen zu nutzen. Durch die Einführung einer solchen Softwareplattform kann das menschliche Verhalten angepasst werden, indem die Teams veranlasst werden, Probleme früher offenzulegen, Risikobereiche frühzeitig zu erkennen und die Projektmetriken mit dem Belohnungssystem zu verknüpfen.
Wie man eine erstklassige Vorhersagbarkeit von Projekten erreicht
Die meisten Unternehmen verfügen über einige Systeme, um schlechte Nachrichten frühzeitig zu erfassen. CII berichtet, dass die Berichterstattung über Abweichungen im Durchschnitt erst bei 65 % des Projektfortschritts beginnt. Diese unglückliche Statistik verdeutlicht, warum es bei Projekten immer wieder zu Überschreitungen des Zeitplans und der Kosten kommt.
Um die Grenzen der Vorhersagbarkeit zu erweitern und Ihr Projektportfolio auf Erfolgskurs zu bringen, finden Sie hier einige Tipps für den Anfang:
- Übernehmen Sie alle Grundlagen der Vorhersagbarkeit.
- Unterstützen Sie diese Grundlagen mit einer unternehmensweiten Technologieplattform.
- Implementieren Sie die oben genannten Best Practices.
- Kombinieren Sie die Best Practices aus der Praxis mit den Daten und Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens.
- Automatisieren Sie Integration, Berichterstattung und Analysen zur Vorhersagbarkeit.
- Fördern Sie transparente, proaktive Verhaltensweisen.
- Richten Sie Anreizsysteme ein, die Teams dazu ermutigen, schlechte Nachrichten frühzeitig zu veröffentlichen.
Vorhersagbarkeit als Fortschrittskennzahl
Bei aller Betonung der Vorhersagbarkeit sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es sich dabei um eine Metrik handelt, die im Nachhinein betrachtet wird. Die Zukunft liegt darin, den Status quo in Frage zu stellen und diese Metriken zu prädiktiven Indikatoren zu machen.
Dies ist sicherlich möglich, wenn Unternehmen Projektleistungsplattformen so gut wie möglich nutzen. Durch die Aggregation von Daten (z. B. unstrukturierte Statusinformationen, Informationen über Risiken und Probleme, Bewertungen der Teamkompetenzen) über Hunderte von Projekten und die Anwendung einer Kombination aus maschinellem Lernen und Big-Data-Analyse können diese Metriken zur Vorhersagbarkeit in der Vergangenheit als prädiktive Analysetools dienen.
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