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Je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger ist es, die Projekte auf die übergeordneten Unternehmensziele abzustimmen. Für die Geschäftsleitung ist es schwierig, Projekte zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen und eine optimale Effizienz zu erreichen. An dieser Stelle kommt das Projektportfoliomanagement (PPM) zur Hilfe.

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Strategie, bei der potenzielle Projekte nach ihren voraussichtlichen Erfolgen und Risiken bewertet und dann Mitarbeiter, Ressourcen und Zeitpläne so zugewiesen werden, dass die Unternehmensleistung maximiert wird.

Beachten Sie diese Analogie: PPM ist vergleichbar mit der Verwaltung eines Finanzportfolios, das in 10 Jahren genug Geld für die Studiengebühren eines Kindes abwerfen soll. Ein Portfolio kann aus mehreren Konten bestehen. Und jedes Konto kann ein anderes Anlageprofil haben — einige mit Schwerpunkt auf Aktien, andere mit Schwerpunkt auf kurz- und langfristigen Gewinnen. Die Aufgabe des Portfoliomanagers besteht darin, die perfekte Kombination von Anlagen auszuwählen und sie so zu verwalten, dass das 10-Jahres-Ziel erreicht wird.

In ähnlicher Weise kann auch das Projektportfolio Ihrer Organisation aus Teilportfolios, Programmen und/oder Projekten bestehen.

Warum ist Projektportfoliomanagement so wichtig?

Unabhängig davon, wie Ihr Portfolio aussieht, ist PPM von entscheidender Bedeutung, denn es hilft Ihnen und Ihrem Team, die übergeordneten Ziele im Auge zu behalten.

Wenn Sie sich auf einzelne Projekte konzentrieren, besteht die Gefahr, dass die Kosten zu hoch werden und die Rentabilität sinkt. Durch die Zentralisierung des Projektmanagements in Form eines Portfolios können Sie Ihre Bemühungen jedoch auf die richtigen Projekte zur richtigen Zeit konzentrieren.

Darüber hinaus bietet ein zentralisierter Ansatz den Managern eine solide Grundlage für die Durchführung erfolgreicher Projekte — und alles beginnt mit einem soliden PPM-Prozess.

Der Projektportfoliomanagement-Prozess

Der PPM-Prozess ist ein kontinuierlicher Kreislauf, der es den Teams ermöglicht, auf die sich

verändernden Marktkräfte zu reagieren und gleichzeitig die Faktoren zu berücksichtigen, die den Projekterfolg beeinträchtigen. Diese zyklische, flexible Natur treibt die Projektentscheidungen mit einem ständigen Blick auf die Ziele einer Organisation an.

Obwohl der Prozess flexibel ist, besteht er aus verschiedenen Phasen.

Lebenszyklus des Portfoliomanagements

Das Project Management Institute (PMI) definiert drei Phasen des Portfoliolebenszyklus oder -prozesses: Planen, Genehmigen sowie Überwachen und Steuern. Das PMI unterteilt diese drei Phasen in zwei Gruppen: die Prozessgruppe „Ausrichtung“ und die Prozessgruppe „Überwachung und Kontrolle“.

Nachfolgend ein Überblick über die einzelnen Gruppen.

Prozessgruppe „Ausrichtung“

Die Prozessgruppe „Ausrichtung“ umfasst die Auswahl, Einführung und Klassifizierung von Projekten. Sie sollte auch aktuelle Informationen darüber enthalten, wie die Projekte mit den strategischen Zielen und den aktuellen operativen Regeln übereinstimmen. Mit diesem Ansatz können einzelne Projekte bewertet werden, während das Portfolio als Ganzes verwaltet wird.

Diese Gruppe ist am aktivsten, wenn eine Organisation ihre strategischen Ziele aktualisiert und Organisationsbudgets und -pläne festlegt. Je nach Organisation kann dies jährlich, vierteljährlich oder in kürzeren Abständen geschehen.

Prozessgruppe „Überwachung und Kontrolle“

Die Prozessgruppe „Überwachung und Kontrolle“ überprüft die Leistungsindikatoren und überwacht die Übereinstimmung mit den strategischen Zielen. Sie stellt sicher, dass die Leistung des gesamten Portfolios den von der Organisation festgelegten Metriken entspricht. Solche Metriken können z. B. ROI oder Kapitalwert sein. Die Metriken können auch die Leistung nach Kategorie oder als Aggregat überwachen. Manchmal werden sogar einzelne Portfoliokomponenten verfolgt.

Schritte des Projektportfoliomanagement

Der PPM-Prozess besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Ausrichtung auf hohem Niveau sowohl im gesamten Portfolio als auch während des gesamten PPM-Lebenszyklus erhalten bleibt.

1. Festlegen der Geschäftsziele. Um sich auf die Projekte zu einigen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, müssen sich die Teams auf eine gemeinsame Linie einigen. Eine der beliebtesten Methoden, um diese Übereinstimmung zu erreichen, ist die Entwicklung einer Strategie, die genau festlegt, was die Geschäftsziele sind und wie die Teammitglieder diese priorisieren sollten.
2. Sammeln und recherchieren Sie Informationen über potenzielle Projekte. Stellen Sie eine Liste von Ideen für potenzielle Projekte zusammen und recherchieren Sie diese Ideen. Zu den Inspirationsquellen können Ideen von Teammitgliedern, Kundenfeedback oder bestimmte gesetzliche Anforderungen gehören. Stellen Sie dann einige wichtige Details zu diesen Ideen zusammen, z. B. den potenziellen Ressourcenbedarf.
3. Grenzen Sie Ihre Liste ein und wählen Sie die besten Projekte aus. Die Daten aus dem vorangegangenen Schritt geben Ihnen die Möglichkeit, die Projekte auszuwählen, die am besten zu Ihren Unternehmenszielen passen. Nutzen Sie diese Daten, um die Unterscheidungsmerkmale eines Projekts zu definieren und ein vorläufiges Portfolio zu erstellen, das Ihre Rendite maximieren und gleichzeitig das Risiko ausgleichen wird.
4. Validieren Sie die Machbarkeit des Portfolios und initiieren Sie Projekte. Als Nächstes müssen Sie das Projektportfolio im Hinblick auf seine Durchführbarkeit und die verfügbaren Ressourcen validieren. Erweitern Sie die bereits gesammelten Daten und machen Sie sich ein realistischeres Bild von den Ressourcen, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind, und von möglichen Rückschlägen. Wenn das Projekt immer noch durchführbar erscheint, können Sie die Ressourcen zuweisen und fortfahren.
5. Verwalten und überwachen Sie das Portfolio. Sobald die Projekte angelaufen sind, müssen Sie und Ihr Team sie verwalten, die Leistung im Auge behalten und bei Bedarf nachjustieren. Das kann bedeuten, dass Sie sich mit Fragen wie der Neugestaltung des Projektplans, der Neuzuweisung von Ressourcen und der regelmäßigen Überprüfung des gesamten Portfolios befassen müssen.

Die wichtigsten Elemente des Projektportfoliomanagements

Auch wenn die oben genannten Schritte einfach erscheinen, kann es schwierig sein, mit dem PPM-Lebenszyklus zu beginnen und ihn beizubehalten. Überlegen Sie daher sorgfältig, welche Fragen Sie wann stellen und welche Instrumente Sie verwenden, um den Überblick zu behalten.

Stellen Sie die richtigen Fragen

Obwohl die Verbindung zwischen Unternehmensstrategie und Projekten meist zu Beginn des Portfolioplanungsprozesses in Betracht gezogen wird, sollte es keine einmalige Überlegung sein. Es muss ein kontinuierlicher Prozess der Bewertung und Überprüfung sein.

Unabhängig davon, wann diese Beziehung im Vordergrund steht, hilft es Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, um jede Entscheidung in die richtige Richtung zu lenken:

• Steht das Projekt im Einklang mit der Unternehmensstrategie?
• Ist dies der richtige Zeitpunkt, um das Projekt voranzubringen?
• Welchen Wert hat das Projekt für die Organisation?
• Wird das Projekt intern (von der Organisation) oder extern (von den Kunden) vorangetrieben?
• Welchen Stellenwert hat das Projekt in der Prioritätenliste? Ist es dringend oder nur ein nettes Extra?
• Weist das Projekt Redundanzen auf? Gibt es andere interne Projekte, die ähnliche Ziele verfolgen? Wenn ja, wie können wir sie kombinieren oder ergänzen?
• Kann ein Projekt als Vorlage für ein anderes dienen?
• Stehen Ressourcen wie Zeit, Budget und Arbeitskräfte für die Durchführung zur Verfügung?
• Wirkt sich die Zuweisung von Ressourcen für ein Projekt auf ein anderes Projekt aus (z. B. Verschiebung eines Projekts, um einem anderen gerecht zu werden)?
• Sind die Erwartungen der Beteiligten realistisch?
• Wie kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen?
• Wie lauten die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die den Erfolg des Projekts und die entsprechenden Auswirkungen auf das Portfolio anzeigen?

Diese und weitere Fragen werden Ihnen und Ihrer Organisation helfen, eine umfassendere Sichtweise auf Projekte zu entwickeln.

Andere Projektportfoliomanagement-Tools und -Techniken

Neben dem Stellen entscheidender Fragen gibt es weitere PPM-Techniken, die eine strukturierte Methode zur Bewertung, Auswahl und Priorisierung von Aspekten der Prozessgruppe der Abstimmung im Portfoliomanagementlebenszyklus bieten.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Einführung in fünf solcher PPM-Tools und -Techniken:

• Kosten-Nutzen-Analyse: Ein Verhältnis, das zur Bewertung des Risikos gegenüber dem Nutzen bei jedem Projekt verwendet wird. Je niedriger die Kosten und je höher der Nutzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Projekt erfolgreich ist.
• Entscheidungsbaumanalyse: Ein visuelles Tool für die qualitative Analyse, das sich ideal für die Bewertung von Szenarien eignet, die von vielen subjektiven Faktoren beeinflusst werden. PPM-Tools stellen hypothetische Szenarien auf und bieten eine Grundlage für die Bewertung möglicher Ergebnisse.
• Scoring-Modell: Eine analytische Technik, die quantitative und qualitative Faktoren einer Entscheidung mit Gewichten und Punktzahlen verbindet. Die Technik schafft eine rationale Grundlage für die Priorisierung von Projekten mit den höchsten Punktzahlen.
• Geschätzter wirtschaftlicher Wert (ECV): Der ECV bezieht das Risiko in eine Formel ein, die dem Nettogegenwartswert (NPV) ähnelt, um die Erfolgswahrscheinlichkeiten für kommerzielle und technische Projekte zu bewerten.
• Zielsetzungsmatrix: Bei dieser Methode wird die übergeordnete Unternehmensstrategie in mehrere Geschäftsziele aufgeteilt und die Projekte werden entsprechend ihrer Ausrichtung auf die einzelnen Ziele bewertet. Die Matrix ermöglicht die Berücksichtigung von Unterzielen, um eine differenzierte Methode zur Bewertung von Projekten anhand von Zielen zu schaffen.

Wählen Sie das richtige PPM-Tool

Genauso wichtig wie die richtigen Fragen und die Anwendung der richtigen Techniken ist die Auswahl eines hervorragenden PPM-Tools für den PPM-Prozess.

Das richtige PPM-Tool gibt Ihnen nicht nur Einblick in jedes Detail Ihres Portfolios als Ganzes, sondern unterstützt und stärkt auch die beteiligten Personen und Prozesse. Es unterstützt und stärkt die beteiligten Personen und Prozesse, indem es die Projektauswahl mit den Budgetierungsprozessen Ihres Unternehmens in Einklang bringt und sicherstellt, dass die Projekte den Prioritäten entsprechen, dass sie die Finanzbudgets unterstützen und dass sie mit den verfügbaren Arbeitskräften realisierbar sind.

Zu den wichtigsten Eigenschaften und Funktionen von PPM-Software gehören:

• Strategische Planung
• Kapitalplanung
• Opportunitymanagement
• Projektentwicklung
• Ressourcenmanagement
• Portfolioanalyse und Berichterstattung
• Etappenziele und automatisierte Arbeitsabläufe

Die Daten aus diesen Funktionen geben Ihnen in Echtzeit objektive Einblicke in das Projektgeschehen. Sie ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem Sie „Was-wäre-wenn“-Szenarien auswerten:

• Was würde passieren, wenn ein bestimmtes Projekt gestrichen wird?
• Wie würde sich eine dreiwöchige Verzögerung bei diesem Projekt auf die Ressourcen für ein anderes Projekt auswirken?
• Wie würde sich die gemeinsame Nutzung einer Ressource für mehrere Projekte auswirken?
• Wie würde sich die Roadmap für das nächste Jahr auswirken, wenn das Budget in diesem Jahr um 10 % erhöht würde?

Ein robustes PPM-Tool mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet eine schnelle Möglichkeit zur Bewertung dieser und weiterer Fragen.

Projektportfoliomanagement vs. Projektmanagement

Auch wenn PPM und Projektmanagement auf den ersten Blick austauschbar erscheinen, gibt es doch einige wichtige Unterschiede. Das Projektmanagement und damit die Projektmanager konzentrieren sich auf „Projekte richtig machen“. PPM und Portfoliomanager hingegen konzentrieren sich darauf, „die richtigen Projekte zu machen“.

PPM befasst sich mit dem großen Ganzen und damit, wie alle Projekte einer Organisation gemeinsam auf die Erreichung strategischer und ROI-Ziele hinarbeiten. So kann sich das Projektmanagement beispielsweise darauf konzentrieren, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Aufgaben für ein bestimmtes Projekt betraut werden. PPM hingegen prüft, wie sich ein bestimmtes Projekt in ein Portfolio einfügt, und stellt sicher, dass das Portfolio eine gute Leistung erbringt.

Die Rolle des Projektportfoliomanagers

Die Hauptaufgabe eines Projektportfoliomanagers besteht darin, die Geschäftsstrategie des Unternehmens mit der Projektimplementierung zusammenzuführen. Im Gegensatz zu einem Projektmanager konzentriert sich ein Portfoliomanager auf die Projektauswahl und nicht auf die Aufteilung der Aufgaben. Mit anderen Worten: Ein Projektportfoliomanager kümmert sich um das „Was“ und „Welches“, während ein Projektmanager sich um das „Wie“ kümmert.

Im Kern besteht die Rolle des Portfoliomanagers darin, die Beschränkungen der Organisation zu verstehen, die sich auf das Projekt auswirken. Beispiele hierfür sind Budget, Zeit, Infrastruktur und Mitarbeiter. Anhand dieser Einschränkungen und der strategischen Ziele des Unternehmens wählt der Portfoliomanager die Projekte aus. Jedes Projekt, das er auswählt, erfordert eine Investition von Zeit, Geld und anderen begrenzten Ressourcen. Die Effektivität eines Portfoliomanagers hängt von seiner Fähigkeit ab, mit der Organisation und den einzelnen Projektteams zusammenzuarbeiten.

Zu den Aufgaben eines Projektportfoliomanagers gehören:

• Verwaltung von Projektanträgen
• Ressourcenzuweisung und -verwaltung
• Risikomanagement
• Identifizierung und Reduzierung von Ineffizienzen
• Zusammenarbeit mit leitenden Beteiligten
• Change Management
• Verfolgung des geschäftlichen ROI von Projekten

Vorteile von PPM

Gute PPM-Praktiken verleihen Organisationen Tiefe und Reife, indem sie einen harmonisierten Ansatz für das Management von Projekten in großem Umfang einführen. Sie haben sowohl quantitative als auch qualitative Vorteile und bilden den Dreh- und Angelpunkt für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

Einem PMI-Bericht zufolge schließen Unternehmen mit ausgereiften PPM-Verfahren 35 % mehr ihrer Programme erfolgreich ab, scheitern seltener und verschwenden weniger Geld. All diese Vorteile führen indirekt auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

PPM bringt eine Reihe weiterer Vorteile mit sich. Die Entscheidungsfindung kann sich leichter auf Fakten als auf subjektive Faktoren konzentrieren, vor allem, wenn eine Organisation auf etwas Großes hinarbeitet, wie die Anpassung an bevorstehende gesetzliche Änderungen. PPM ermöglicht Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und darüber nachzudenken, wie sich die notwendigen Anpassungen auf das Risiko und den Nutzen von Projekten auswirken und ob sie das Gesamtkalkül für die Aufnahme in das Portfolio verändern:

• Wirken sich die Änderungen darauf aus, wie das Projekt mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden kann?
• Haben die Regelungen lang- oder kurzfristige Auswirkungen Wann treten sie in Kraft? Werden die Vorschriften für die absehbare Zukunft in Kraft bleiben oder sind sie eher vorübergehend?
• Wie werden sich die neuen Vorschriften auf den Arbeitsablauf und den Zeitplan des Projekts auswirken?
• Welche Folgemaßnahmen werden erforderlich sein, z. B. Schulungen oder Change Management?
• Welche Kosten sind mit der Umsetzung der notwendigen Anpassungen verbunden, und wirkt sich dies auf den Business Case aus?
• PPM kann dabei helfen, die Entscheidung zu analysieren und die Risiken zu mindern.

Darüber hinaus fördert PPM ein kooperatives statt konkurrierendes Umfeld innerhalb der Organisation, was die Ressourceneffizienz verbessert. Wenn interne Abteilungen nicht mehr um IT-Ingenieure konkurrieren müssen, um das gleiche Ziel zu erreichen, werden Ressourcen frei, die sich auf andere Ziele konzentrieren können, z. B. die Verbesserung des Kundendienstes oder der Rentabilität.

Best Practices des Projektportfoliomanagements

PPM hat viele Teildisziplinen, und seine Umsetzung kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Während die einen den Schwerpunkt auf das Ressourcenmanagement legen, bevorzugen andere eine kontinuierliche Transparenz der Projekte.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Best Practices, die Sie auf Ihrer PPM-Reise begleiten sollen:

• Verstehen Sie die Geschäftsstrategie: Da es bei PPM darum geht, Projekte an einer Geschäftsstrategie auszurichten, ist es wichtig, diese Strategie zu verstehen und zu wissen, wie sie sich ändert. Wenn sich beispielsweise das Hauptziel von der Produktivitätssteigerung in bestimmten globalen Märkten zu einer Konzentration auf Produktinnovation ändert, müssen sich auch die PPM-Prioritäten ändern.
• Identifizieren Sie die richtige Auswahl an Projekten: Häufig verwechseln die Unternehmen Geschäftigkeit mit Fortschritt. Ein falsches Projekt, das fehlerfrei durchgeführt wird, ist dennoch ein Misserfolg, da es das Unternehmen nicht in der strategischen Richtung voranbringt.
• Einrichtung eines Projektmanagementbüros (PMO): Durch die Einrichtung eines PMO für die Abwicklung von PPM-Aktivitäten werden die Prozesse formalisiert und die Mitarbeiter befähigt. Es spiegelt die Unterstützung der Führungskräfte für den PPM-Ansatz wider.
• Schaffen Sie Standards für die Projektbewertung: Da Projekte immer wieder neu bewertet werden, ist es unerlässlich, gemeinsame Kriterien und eine Checkliste mit Metriken zu erstellen, anhand derer sie bewertet werden können. Nur so vergleicht man nicht Äpfel mit Birnen.
• Formulieren Sie eine Risikomanagementstrategie: Portfoliomanager können das Risiko reduzieren, indem sie mit Hilfe von PPM-Modellen wie der Kosten-Nutzen-Analyse und dem ECV eine Risiko-Ertrags-Analyse durchführen und in Projekte investieren, die maximale Erträge abwerfen.
• Formulieren Sie eine Strategie für das Change Management: Der Wandel ist die einzige Konstante. Märkte verändern sich, Technologien entwickeln sich weiter, und Kunden ändern ihre Anforderungen. Eine Strategie für das Change Management nimmt all diese Faktoren vorweg. Bei sorgfältiger Auswahl können Metriken die Meldungen auslösen, die angemessene und rechtzeitige Reaktionen auf unvorhergesehene Veränderungen ermöglichen.
• Verwenden Sie ein PPM-Tool: Die Komplexität von PPM kann durch Software vereinfacht werden, die die taktische Projektsteuerung mit der strategischen Projektauswahl verbindet. Tools wie die EcoSys Enterprise Project Performance Software helfen Portfoliomanagern, das Beste aus PPM herauszuholen und machen die Überwachung der Portfolio-KPIs einfach.

Projektportfoliomanagement-Software

Bei guter Ausführung kann das Projektportfoliomanagement für das erfolgreiche Wachstum eines Unternehmens oder einer Organisation von entscheidender Bedeutung sein. Es schafft eine Struktur für die Bewertung und Auswahl eines Projektportfolios, für die reibungslose Überwachung der Projekte während des dynamischen Wandels und für die Lenkung der Projekte mit angemessenen Kontrollen bis zum Abschluss. Software-Tools vereinfachen die Komplexität des Prozesses erheblich, insbesondere wenn es sich um einen gemeinschaftlichen Prozess handelt.

Bei der Auswahl von PPM-Software sollten Sie darauf achten, dass Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der über die nötige Erfahrung in diesem Bereich verfügt. Er wird Ihnen helfen, die subtile Teamdynamik der Kollaborationssoftware zu erkennen. PPM-Software wird in der Regel dann implementiert, wenn ein Unternehmen so stark wächst, dass sich die Zunahme von Projekten auf die Lieferung auswirkt. Der Einsatz von PPM-Software verleiht einer Organisation einen Reifegrad, der ihr ermöglicht, schneller und nachhaltiger die nächste Wachstumsstufe zu erreichen.

Sich entwickelnder Reifegrad

In einem PMI-Bericht von 2018 geben nur 30 % der Befragten an, dass sie einen hohen Reifegrad im Portfoliomanagement erreicht haben. Obwohl die meisten Unternehmen mit PPM vertraut sind und es sogar praktizieren, schöpft nicht jeder sein volles Potenzial aus.

Werden zum Beispiel die Ressourcen gut verwaltet? Sind die PPM-Prozesse kontinuierlich und anpassungsfähig? Gibt es in der Organisation eine auf das Portfolio ausgerichtete Kultur? Gibt es wirksame Tools, die den Prozess unterstützen? Die Durchführung einer Gap-Analyse wird dazu beitragen, die notwendigen Schritte zur Weiterentwicklung dieses Reifegradmodells aufzuzeigen.

Um effektiv zu sein, sollte Ihr PPM von der gesamten Organisation — von der Führungsebene abwärts — konsequent und zuverlässig unterstützt werden. Um eine positive Auswirkung auf die Rentabilität zu haben, sollte es Transparenz über die wichtigsten Metriken und finanziellen Aspekte von Projekten bieten. Das Ziel sollte sein, Wettbewerb und organisatorische Abschottung zu vermeiden. PPM wird alle Beteiligten auf den Weg der Zusammenarbeit bringen, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Weitere Informationen zu PPM finden Sie in diesen zusätzlichen Ressourcen:

• Lösungen: Projektportfoliomanagement
• Produkte: EcoSys Software zur Projektdurchführung für Unternehmen
• Blog: Optimierung des Projektportfoliomanagements, Vorteile des Konstruktionsprojektportfoliomanagements, Was ist der Lebenszyklus des Portfoliomanagements?