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Unternehmen wollen, dass ihre Projekte erfolgreich sind und sowohl die Erwartungen der Kunden als auch ihre internen Ziele erfüllen. Doch wie sieht die Realität in der Praxis aus? In einem PMI-Bericht wurden 14 % der untersuchten IT-Projekte als Fehlschläge eingestuft. Nur 57 % der Projekte wurden im Rahmen ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen, die anderen überschritten ihre selbst gesetzten Ziele.

Dies ist sicherlich keine gute Nachricht für Unternehmen, da Kostenüberschreitungen nicht nur ihre Gewinnspannen beeinträchtigen, sondern auch die Fähigkeit zur Durchführung künftiger Projekte einschränken. Ein Verständnis dafür, was Projektkostenmanagement ist und wie man es effektiv einsetzt, kann für Unternehmen von Vorteil sein, um auf Kurs zu bleiben.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Projektkostenmanagement ist, welche Vorteile es bietet und welche Schritte zu seiner Umsetzung erforderlich sind.

Was ist Projektkostenmanagement?

Projektkostenmanagement ist der Prozess der Kalkulation, Budgetierung und Kontrolle der Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus mit dem Ziel, die Ausgaben im Rahmen des genehmigten Budgets zu halten.

Damit ein Projekt als erfolgreich bezeichnet werden kann, ist es erforderlich, dass

• es den Anforderungen und dem Umfang gerecht wird
• die Qualität der Ausführung einen hohen Standard aufweist
• es innerhalb des Zeitplans abgeschlossen wird und
• es innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Daher ist das Projektkostenmanagement eine der wichtigsten Säulen des Projektmanagements und ist unabhängig von der Branche relevant, sei es in der Fertigung, im Einzelhandel, in der Technologiebranche, im Konstruktionswesen und so weiter. Es hilft dabei, eine finanzielle Ausgangsbasis zu schaffen, an der die Projektmanager den aktuellen Stand ihrer Projektkosten messen und bei Bedarf eine Neuausrichtung vornehmen können.

Warum ist das Projektkostenmanagement so wichtig?

Die Bedeutung des Kostenmanagements ist leicht zu verstehen. Um ein einfaches Beispiel aus dem wirklichen Leben zu nehmen: Wenn Sie beschließen, ein Haus zu bauen, müssen Sie zunächst das Budget festlegen. Wenn Sie eine Vorstellung davon haben, wie viel Sie für das Projekt ausgeben wollen, besteht der nächste Schritt darin, das Gesamtbudget in Ausgaben für Teilaufgaben und kleinere Einzelposten aufzuteilen.

Das Budget ist ausschlaggebend für wichtige Entscheidungen, wie z. B.: Welcher Architekt soll beauftragt werden — ein teurer Architekt mit Auszeichnungen, der das Projekt von Anfang bis Ende betreut, oder jemand, der bei einigen Elementen helfen und für ein kleineres Budget ausreichend ist? Wie viele Stockwerke soll das Haus haben? Welche Qualität der Materialien soll verwendet werden?

Ohne ein vorher festgelegtes Budget ist es nicht nur schwierig, diese Fragen zu beantworten, sondern es ist auch unmöglich zu beurteilen, ob man in die richtige Richtung geht, wenn das Projekt erst einmal angelaufen ist. In großen Unternehmen wird dieses Problem noch verschärft, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, sich die ursprünglichen Annahmen ändern und unerwartete Kosten hinzukommen. Genau hier kann das Kostenmanagement helfen.

Durch die Einführung effizienter Kostenmanagementverfahren können Projektmanager:

• klare Erwartungen an die Beteiligten stellen
• die Ausweitung des Projektumfangs aufgrund der mit dem Kunden geschaffenen Transparenz kontrollieren
• den Fortschritt verfolgen und schnell mit Korrekturmaßnahmen reagieren
• die erwartete Gewinnspanne aufrechterhalten, den ROI erhöhen und Verluste im Projekt vermeiden
• Daten generieren, um Branchenmaßstäbe für zukünftige Projekte zu erstellen und langfristige Kostentrends zu verfolgen

Die vier Schritte des Projektkostenmanagements

Obwohl das Kostenmanagement als ein kontinuierlicher Prozess betrachtet wird, ist es hilfreich, die Funktion in vier Schritte zu unterteilen: Ressourcenplanung, Kalkulation, Budgetierung und Kontrolle. Diese Schritte sind meist sequentiell, aber es kann vorkommen, dass sich die Ressourcen in der Mitte des Projekts ändern und die Budgets angepasst werden müssen. Oder die während des Kontrollprozesses festgestellten Abweichungen können eine Überarbeitung der Kalkulation erforderlich machen.

Schauen wir uns jeden dieser vier Schritte im Detail an.

1. Projektressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess der Ermittlung der Ressourcen, die für die Durchführung eines Projekts und dessen Abschluss erforderlich sind. Beispiele für Ressourcen sind Menschen (z. B. Mitarbeiter und Auftragnehmer) und Ausrüstung (z. B. Infrastruktur, große Baufahrzeuge und andere Spezialausrüstung, die nur begrenzt zur Verfügung steht).

Die Ressourcenplanung wird zu Beginn eines Projekts durchgeführt, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Um damit zu beginnen, müssen die Projektmanager zunächst den Projektstrukturplan (PSP) erstellen. Sie müssen sich jede Teilaufgabe im Projektstrukturplan ansehen und sich fragen, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten für diese Aufgabe benötigt werden und welche Art von Ausrüstung oder Material für diese Aufgabe erforderlich ist.

Mit diesem Ansatz auf Aufgabenebene können die Projektmanager ein genaues und vollständiges Inventar aller Ressourcen erstellen, das dann als Input für den nächsten Schritt der Kostenschätzung dient.

Einige Tipps, die Sie bei diesem Prozess berücksichtigen sollten:

• Berücksichtigen Sie historische Daten — frühere Zeitpläne und Aufwände —, bevor Sie Teilaufgaben und die entsprechenden Ressourcen festlegen.
• Holen Sie sich das Feedback von fachlichen Experten und Teammitgliedern ein — ein kollaborativer Ansatz funktioniert besonders gut bei Projekten, für die keine Daten aus der Vergangenheit zur Verfügung stehen.
• Beurteilen Sie die Auswirkungen der Zeit auf den Ressourcenbedarf. Beispielsweise kann eine Ressource erst nach einigen Monaten verfügbar sein, wodurch sich der Zeitplan des Projekts verzögert. Dies könnte sich auf die Kostenschätzung auswirken.
• Obwohl dieser Schritt bereits in der Planungsphase erfolgt, müssen die Projektmanager auch die realen Gegebenheiten berücksichtigen. So kann beispielsweise der Bedarf an einer Ressource mit bestimmten Fachkenntnissen festgestellt werden, aber wenn eine solche Ressource innerhalb des Unternehmens nicht zur Verfügung steht, muss man in Erwägung ziehen, einen Auftragnehmer einzustellen oder sein Team zu schulen, um es auf den neuesten Stand zu bringen. All diese realen Variablen wirken sich auf das Kostenmanagement aus.

2. Kostenkalkulation

Kostenkalkulation ist der Prozess der Quantifizierung der Kosten, die mit allen für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen verbunden sind. Zur Durchführung von Kostenberechnungen benötigen wir die folgenden Informationen:

• Ressourcenbedarf (Ergebnis des vorherigen Schritts)
• Preis für jede Ressource (z. B. Personalkosten pro Stunde, Kosten für die Einstellung von Lieferanten, Kosten für die Beschaffung von Servern, Materialpreise pro Einheit usw.)
• Dauer, für die jede Ressource benötigt wird
• Liste der Annahmen
• Mögliche Risiken
• Frühere Projektkosten und Branchenmaßstäbe, falls vorhanden
• Einblicke in die Finanzlage und die Berichtsstrukturen des Unternehmens

Die Kalkulation ist wohl der schwierigste Schritt im Kostenmanagement, da es hier auf Genauigkeit ankommt. Außerdem müssen die Projektmanager Faktoren wie feste und variable Kosten, Gemeinkosten, Inflation und den Zeitwert des Geldes berücksichtigen.

Je größer die Abweichung zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Kosten ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt erfolgreich ist. Es gibt jedoch viele Kalkulationsmodelle, aus denen man wählen kann. Die analoge Kalkulation ist eine gute Wahl, wenn Sie über eine Fülle von historischen Kostendaten aus ähnlichen Projekten verfügen. Einige Organisationen bevorzugen mathematische Ansätze wie die parametrische Modellierung oder die Programmbewertungs- und -überprüfungstechnik (PERT).

Dann gibt es noch die Wahl zwischen einem Top-down- und einem Bottom-up-Ansatz. Der Top-down-Ansatz funktioniert in der Regel, wenn Daten aus der Vergangenheit zur Verfügung stehen. In diesem Fall haben die Projektmanager in der Regel Erfahrung mit der Durchführung ähnlicher Projekte und können daher eine gute Entscheidung treffen. Die Bottom-up-Methode eignet sich für Projekte, mit denen Unternehmen noch nicht viel Erfahrung haben, so dass es sinnvoll ist, eine Kostenkalkulation auf Aufgabenebene durchzuführen und diese dann auf die oberste Ebene zu übertragen.

Kostenkalkulation als Entscheidungshilfe

Es ist sinnvoll, daran zu denken, dass die Kostenkalkulation in der Planungsphase erfolgt und daher noch nicht alles in Stein gemeißelt ist. In vielen Fällen schlagen die Projektteams mehrere Lösungen für ein Projekt vor, und die Kostenkalkulation hilft ihnen bei der Entscheidung, welchen Weg sie einschlagen wollen. Es gibt viele Kalkulationsmethoden, wie z. B. die Prozesskostenrechnung, die Arbeitsplatzkostenrechnung und die Lebenszykluskostenrechnung, die bei dieser vergleichenden Analyse helfen.

Bei der Lebenszykluskostenrechnung wird beispielsweise der gesamte Lebenszyklus eines Projekts berücksichtigt. Bei IT-Projekten werden zum Beispiel die Wartungskosten oft ignoriert, doch die Lebenszykluskostenrechnung ist langfristig angelegt und berücksichtigt die Ressourcennutzung bis zum Ende des Zyklus. In ähnlicher Weise besteht bei Fertigungsprojekten das Ziel darin, künftige Servicekosten und Wiederbeschaffungskosten zu minimieren.

Manchmal ermöglicht der Kalkulationsprozess den Teams auch eine Bewertung und Reduzierung der Kosten. Zum Beispiel hift die Qualitätssteuerung, den optimalen Nutzen aus einem Projekt zu ziehen und gleichzeitig die Kosten zu senken.

3. Kostenbudgetierung

Die Kostenbudgetierung kann als Teil der Kostenkalkulation oder als eigenständiger Prozess betrachtet werden. Bei der Budgetierung werden die Kosten für einen bestimmten Teil des Projekts, z. B. einzelne Aufgaben oder Module, für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen. Budgets enthalten auch Reserven für unerwartete Kosten.

Angenommen, die geschätzten Gesamtkosten für ein Projekt, das sich über drei Jahre erstreckt, betragen 2 Millionen Dollar. Da die Budgetzuweisung jedoch eine Funktion der Zeit ist, beschließt der Projektmanager, vorerst nur die ersten beiden Quartale zu betrachten. Er bestimmt die abzuschließenden Arbeitsposten und stellt für diesen Zeitraum und diese Arbeitsposten ein Budget von z. B. 35.000 USD zur Verfügung. Der Projektmanager verwendet den Projektstrukturplan und einige der im vorigen Abschnitt besprochenen Kalkulationsmethoden, um diese Zahl zu ermitteln.

Durch die Budgetierung wird eine Kostenbasis geschaffen, anhand derer wir die Kostenentwicklung des Projekts messen und bewerten können. Ohne das Budget wären die geschätzten Gesamtkosten eine abstrakte Zahl, die sich nur schwer auf halbem Wege messen ließe. Die Bewertung der Projektleistung bietet die Möglichkeit zu beurteilen, wie viel Budget für künftige Phasen des Projekts freigegeben werden muss.

Ein weiterer Grund für die Festlegung von Budgets ist die Tatsache, dass sich Organisationen bei ihrer Finanzierung häufig auf den erwarteten künftigen Cash Flow verlassen. In den Anfangsphasen verfügt der Projektmanager nur über einen begrenzten finanziellen Spielraum und muss die Ziele entsprechend festlegen. Es ist vergleichbar mit dem Bau des Fundaments und einer Etage des Hauses in den ersten Monaten und später das restliche Projekt fertigzustellen, wenn Sie mehr sparen.

4. Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle ist der Prozess der Messung von Kostenabweichungen von der Baseline und der Ergreifung geeigneter Maßnahmen, wie die Erhöhung des zugewiesenen Budgets oder die Verringerung des Arbeitsumfangs, um diese Abweichung zu korrigieren. Die Kostenkontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess, der während des gesamten Projektlebenszyklus durchgeführt wird. Der Schwerpunkt liegt dabei sowohl auf der rechtzeitigen und klaren Berichterstattung als auch auf der Messung.

Zusammen mit der Kosten-Baseline ist der Kostenmanagementplan ein wesentlicher Beitrag zur Kostenkontrolle. Dieser Plan enthält Einzelheiten wie die Messung der Projektleistung, den Schwellenwert für Abweichungen, die Maßnahmen bei Überschreitung des Schwellenwerts und die Liste der Personen und Rollen, die über die Entscheidungsbefugnis verfügen.

Die Earned Value Management (EVM) ist einer der beliebtesten Ansätze zur Messung der Kostenleistung. Nehmen wir ein Beispiel.

Am Ende einer Woche messen Sie den Fortschritt von Aufgabe X und stellen fest, dass sie zu 25 % abgeschlossen ist. Wie können Sie nun beurteilen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, das Aufgabenbudget einzuhalten?

Zunächst berechnet ein Projektmanager den geplanten Wert für diese Aufgabe (in der Planungsphase). Nehmen wir an, Aufgabe X hat ein Budget von 4.000 USD und soll in einer Woche zu 50 % abgeschlossen sein.

Geplanter Wert (PV) von Aufgabe X pro Woche = 4.000 USD * 0,5 = 2.000 USD

Earned Value (EV) von Aufgabe X pro Woche = 4.000 USD * 0,25 = 1.000 USD

Jetzt werden auch die tatsächlichen Kosten (AC) der Arbeit bestimmt, die andere Variablen wie Ausrüstungs- und Materialkosten umfassen (z. B. 800 USD).

Zeitplanabweichung = EV – PV = 1.000 USD – 2.000 USD = -1.000 USD.

Kostenabweichung = EV – AC = 1.000 USD – 800 USD = 200 USD.

Die negative Zeitplanabweichung zeigt an, dass die Aufgabe in Verzug ist, die positive Kostenabweichung hingegen, dass sie unter dem Budget liegt.

Bei der Bearbeitung von Hunderten von Aufgaben in großen Projekten kann die Kostenkontrolle das Maß an Transparenz bieten, das die Entscheidungsträger benötigen, um schnell auf die Situation zu reagieren.

Projektkostensoftware

Das Kostenmanagement ist, ähnlich wie andere Aspekte des Projektmanagements, sehr komplex, da viele Variablen im Spiel sind. Der Prozess selbst ist sehr aufwendig und erfordert viel Liebe zum Detail und einen rigorosen Ansatz. Durch den Einsatz von Projektmanagement-Software kann dieser Prozess erheblich vereinfacht werden.

Sehen wir uns einige Vorteile des Einsatzes von Projektkostenmanagement-Software an:

• Die Automatisierung der mühsamen quantitativen Analyse während der Kalkulation und Messung hilft, manuelle Fehler zu vermeiden
• Die Integration von Daten aus den Bereichen Planung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und schnelle, proaktive Reaktionen anstelle einmaliger Eingriffe.
• Die Entscheidungsfindung wird erleichtert, da die Kostensoftware bei der Bewertung alternativer Lösungen mithilfe von Szenarioprognosen und Was-wäre-wenn-Analysen hilft.
• Übersichtliche und einfache Berichterstattung in Form von Dashboards und anderen umfassenden Benutzeroberflächen
• Die Komplexität des Mehrwährungsmanagements in Projekten an verschiedenen geografischen Standorten wird durch Projektkostensoftware vereinfacht.
• Viele Projektkostenlösungen ermöglichen die Integration von Drittanbietern, so dass Daten zusammengeführt und analysiert werden können.
• Benchmarking und Standardisierung sind durch die Verfügbarkeit von Leistungsdaten über mehrere Projekte hinweg möglich.

Kostenmanagement und Projektleistung im Unternehmen

Im PMI Pulse of the Profession Report 2018 gaben 41 % der Befragten an, dass ihre Projekte eine hohe Komplexität aufweisen. Es überrascht daher nicht, dass 40 % der Umfrageteilnehmer „Investitionen in Technologie, um den Projekterfolg zu verbessern“ als ihre oberste Priorität ansehen.

Das Kostenmanagement steht in engem Zusammenhang mit der Fähigkeit einer Organisation, aktuelle und zukünftige Projekte erfolgreich durchzuführen. Die Investition in eine zuverlässige Kostenmanagement-Software kann zu enormen Einsparungen führen. Eine gute Lösung für das Kostenmanagement wird es nicht als isolierte Funktion behandeln, sondern es als integralen Bestandteil der Projekt- und Portfolioleistung nutzen und Daten projektübergreifend korrelieren.

Weitere Informationen über das Kostenmanagement von Projekten finden Sie in diesen zusätzlichen Ressourcen:

Produkt: EcoSys

Lösungen: Projektportfoliomanagement, Projektcontrollig & Earned Value Management

Prozessbereich: Kostenkontrolle

Blog: 6 Best Practices für das Projektcontrolling, Grundlagen eines guten Earned Value Managements